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LDD Today

Lotus Notes カレンダーとスケジュールの詳細な説明 Part 1

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もし、開発者に Lotus Notes/Domino を一言で表すとどうなるかを質問すると、多くの場合、「ワークフロー」という答えが返されるでしょう。つまり、ワークフローは、Lotus Notes/Domino における主要なコラボレーション機能のバックボーンになっているのです。特に、Notes のカレンダーとスケジュール (以下、C&S と表記します) では、このことが言えます。

developerWorks の以前の Lotus 記事『Saving time with Notes 6 Calendar and Scheduling(US)』では、Lotus Notes 6 で導入された C&S のすべての新機能が説明されています。この 2 部構成の記事では、Lotus Notes 6.5 での C&S の機能について詳しく解説します。パート 1 では、C&S のプリファレンスがどのような機能を持ち、それが C&S の動作にどのような影響を与えるのかを調べます。また、会議に関する機能とその背景のワークフローについても見ていきます。この記事の目的は、Notes 6.5 C&S のワークフロー・メカニズムの基礎を理解することであり、C&S のすべての機能をフルに活用する際に役立ちます。Notes C&S を使い慣れていると、この記事で説明する概念を理解しやすいでしょう。しかし、初めて使用する方にも十分に読み進められる内容になっています。

Notes C&S のプリファレンス

C&S のプリファレンスは、カレンダープロフィールを使用して設定します。カレンダープロフィールにアクセスするには、カレンダーを開き、[ツール] - [プリファレンス] を選択し、[カレンダーとタスク] タブをクリックします。このタブにはいくつかのサブタブがあります。各タブには、C&S に関連するオプションが含まれています。たとえば、[基本] タブでは、新規カレンダーエントリに対するデフォルトを選択したり、既に使用可能な標準カテゴリのリストに個人用のカテゴリを追加できます。ここで追加したカテゴリは、新しいカレンダーエントリの [カテゴリ] フィールドに表示されます。

[表示] タブには、カレンダーの外観を制御するいくつかのオプションがあります。たとえば、[[勤務日] の表示開始時刻] と [[勤務日] の表示終了時刻] では、各カレンダーエントリでのスケジューラの詳細に表示する時間を指定します。表示できる最長時間は 10 時間で、開始時刻は [[勤務日] の表示開始時刻] の値によって決められます。つまり、勤務日の開始時刻が 8:00 AM で、終了時刻が 8:00 PM の場合は、スケジューラの詳細として 8:00 AM から 6:00 PM が表示されます。

図 1. スケジューラの表示時間
スケジューラの表示時間
スケジューラの表示時間

[表示] タブには、メールビューおよびフォルダでカレンダーエントリと通知をどのように表示するかを決めるオプションもあります。たとえば、[カレンダースケジュール文書を、処理用の新規通知ミニビューに入れる] を選択すると、Lotus Notes 6 で導入された機能のミニビューが表示されます。[返信した会議招集を受信ボックスから削除] を選択すると、返信済みの会議招集が自動的に受信ボックスから削除されます。

[スケジュール] タブ (図 2) を使用すると、スケジュールとそれに関連するオプションを設定できます。[曜日] と [時間] によって、会議に参加できる時間帯を決められます。(カレンダーで、この時間帯を外れた時間に会議や他のエントリを登録することもできます。しかし、他のユーザーが会議のスケジュールを決めるために空き時間をチェックしたときに、この時間帯以外の時間は利用不可として表示されます。)

図 2. [スケジュール] タブ
[スケジュール] タブ
[スケジュール] タブ

さらに、コンピュータのオペレーティング・システムで設定されているタイムゾーン以外のタイムゾーンに変更できます。また、重複チェックのオプションを選択すると、カレンダーで既存のエントリと重複するカレンダーエントリを追加しようとすると、警告が表示されます。(このオプションを選択すると、エントリが勤務時間外の場合にも警告されます。)

[アラーム] タブには、アラームのオンとオフを切り替えるチェックボックスと、カレンダーイベントの種類ごとに特殊なアラームを選択するためのオプションがあります。[タスク] タブでは、オプションを選択することにより、タスクエントリをカレンダーに表示するかどうか、および未完了タスクのステータスと日付を自動的に更新するかどうかを指定できます。色を使用する場合は、[色] タブを用いることにより、カレンダーエントリを異なる色で区別できます。([自動処理] タブについては、パート 2 の記事で説明します。)

[アクセス/代理] タブでは、自分のメール、カレンダー、および空き時間情報にアクセス可能なユーザーを制御できます。たとえば、[メール/カレンダーへのアクセス] サブタブ (図 3) を使用すると、自分のカレンダーへのアクセスを他のユーザーに許可できます。このタブでは、自分のメールファイルへのアクセス権限をすべてのユーザーに与えるか、あるいは特定のユーザーまたはグループだけに与えるかを指定できます。また、アクセスの範囲として、すべてのメール、カレンダー、タスクへのアクセスを許可するか、カレンダーとタスクへのアクセスだけを許可するのかを選択できます。さらに、許可するアクションの種類 (閲覧、作成、編集、削除) を選択することにより、アクセスのレベルを詳細に定義できます。

図 3. [メール/カレンダーへのアクセス] タブ
[メール/カレンダーへのアクセス] タブ
[メール/カレンダーへのアクセス] タブ

[スケジュールへのアクセス] タブでは、自分のスケジュール情報の参照をどのユーザーに許可するのかを指定できます。特別な理由がない限り、すべてのユーザーにスケジュールの参照を許可することが一般的です。特に会議への招集を望む場合は、この設定にすべきです。ただし、[参照を許可するスケジュール情報] オプションで選択することにより、アクセスできるスケジュール情報の範囲を制限できます。

以上で、利用できるプリファレンスについて一通り説明しました。次に、実際のワークフローを見ていくことにしましょう。もちろん、実際のワークフローとは会議のことです。

会議、会議、会議!

C&S のワークフロー・プロセスは、主に会議のスケジュール設定に向けて設計されています。会議は、単一インスタンスの会議 (1 回だけ開催される会議) と複数インスタンスの会議 (繰り返し開催される会議) の 2 種類に大きく分けられます。議長がカレンダーで会議を作成するとき、[繰り返し] オプションにチェックマークを付けると、繰り返し開催される会議になります。このときダイアログボックスが表示され、議長は、会議の最初の日付、最後の日付、および頻度を指定できます。毎週または毎月のような定期パターンではなく、特定の日付に繰り返し開催する場合は、カスタムの繰り返し会議を作成し、特定の日付を選択します。

単一インスタンスの会議を作成すると、議長のカレンダーに 1 つの文書が作成され、招集される各ユーザー、会議室、およびリソースに通知文書がメール送信されます (会議室とリソースには、議長が予約した場合のみ送信されます)。繰り返し会議の場合は、議長のメールファイルに親文書と返答文書の 2 つの文書が作成されます。親文書はカレンダーには表示されませんが、返答文書は会議のスケジュールが設定された各日付に表示されます。

会議に招集されたユーザーは、出席する、欠席する、他のユーザーを代理人にする、別の日時を提案する、暫定的に出席または欠席としておく、詳細情報を要求するという選択肢を持ちます。議長が会議室またはリソースを要求した場合は、リソースの所有者 (存在する場合) または自動処理によって要求が承認または拒否されます。招集されたユーザーと会議室からのすべての返信は、電子メールによって議長に送り返され、オリジナルの会議文書 (繰り返し会議の場合は親文書) への返答文書として表示されます。このプロセスを図 4 に示します。

図 4. C&S のワークフロー
C&S のワークフロー
C&S のワークフロー

この図からもわかるように、Lotus Notes/Domino の C&S ワークフローでは、文書が情報を運ぶ役割を担っています。

参加者のステータス
会議のスケジュールを設定するとき、必須参加者以外にも、オプション・フィールド (cc) でオプションの参加者を選択したり、FYI フィールド (bcc) でユーザーを指定して FYI を送信することができます。FYI フィールド (bcc) で指定されたユーザーは、会議をカレンダーに追加できますが、会議招集に返信することはできません。会議への参加者のリストを表示するには、カレンダーで会議を選択し、[議長アクション] - [招集者ステータスの表示] を選択します。これによって、すべての参加者 (オプションの参加者も含む) のリストが、現在のステータスと共に表示されます。ステータスには、招集されたユーザーからの返信に応じて、[了承]、[辞退]、[仮出席]、[変更]、[代理]、[返答なし] の 6 つがあります。また、要求された会議室またはリソースからの返信ステータスもすべて表示されます。招集されたユーザーが詳細情報を求めた場合、このユーザーのステータスは [返答なし] となります。

議長は、電子メールの送信先として、招集したすべてのユーザー、返信したユーザーのみ、返信しなかったユーザーのみを選択できます。この機能は、招集するユーザー数が多く、その一部だけにメールを送信したい場合に特に役立ちます。また、全員が参加できるセミナーの案内など、参加者からの返信が不要な状況もあります。このようなケースでは、通常の会議招集ではなくブロードキャストを送信します。ブロードキャストを送信するには、会議のスケジュールを設定する際に [送信オプション] で [参加者から返信を受け取らない] を選択するか、全員を FYI 参加者として招集します。

了承 (出席)
ユーザーが単一インスタンスの会議への招集を了承すると、招集は会議文書に変換されます。この文書は、ユーザーがプリファレンスで [返信した会議招集を受信ボックスから削除] をチェックしていない限り、カレンダービューと受信ボックスに表示されます。繰り返し会議の場合、招集は親文書に変換され、新規のインスタンス文書が親文書への返答として作成されます。親文書はカレンダービューには表示されません。インスタンス文書はカレンダービューに表示されますが、受信ボックスには表示されません。

また、ユーザーが招集を了承すると、通知が生成され、議長のメールファイルに送信されます。議長が会議のスケジュールを変更した場合は、スケジュール変更通知が作成され、オリジナルの会議文書への返答として参加者のメールファイルに送信されます。繰り返し会議では、この通知は親文書への返答として表示されます。参加者が議長からのスケジュール変更通知を了承すると、会議文書が更新されて変更が反映されます。スケジュール変更の際に [通知にコメントを追加する] を選択して議長がコメントを追加した場合は、下図のように、「i」のアイコンが通知に表示されます。

図 5. コメントを含む通知
コメントを含む通知
コメントを含む通知

オリジナルの招集に返信するよりも前にスケジュール変更通知を開いた場合は、招集を最初に開くためのオプションが表示されます。返信していない通知が複数ある場合は、前の通知を開こうとすると、会議のスケジュールが変更されていることを示す警告メッセージが表示されます。このとき、最新の通知を開くオプションがユーザーに提供されます。これは、単一インスタンスの会議のときの動作です。繰り返し会議の場合は、どの通知を開いても、[この通知を開く]、[古いものから順に未処理の更新通知を開く]、[すべての更新通知を自動的に処理する] という 3 つの選択肢を持つプロンプトが表示されます。通常は、変更内容が順番に処理される 3 番目のオプションを選択することをお勧めします。このオプションを選択すると、それぞれの通知を開く必要はありません。

図 6. 繰り返し会議で複数のスケジュール変更がある場合
繰り返し会議で複数のスケジュール変更がある場合
繰り返し会議で複数のスケジュール変更がある場合

会議招集またはスケジュール変更通知を暫定的に了承 (仮了承) することもできます。この場合、会議はカレンダーに追加されますが、ビジータイムとしては認識されません。つまり、カレンダーエントリの「保留」と同じ扱いになります。このため、会議の時間は空き時間として表示されます。(これが内部的にどのように機能するかは、パート 2 で説明します。)仮了承した会議を了承することもできます。これにより、会議の時間帯は予約済みとなります。さらに、一度辞退した会議または繰り返し会議のインスタンスを了承することも可能です。これを行うには、[会議] ビューで会議または繰り返し会議のインスタンスを見つけて選択し、[出席] (または [仮出席]) オプションを選択します。

議長が会議招集をブロードキャストとして送信したときは、[カレンダーに追加] オプションだけを選択できます。これは、議長に通知が送信されない点を除き、通常の会議招集を了承するのと同じ効果があります。このため、会議に出席したくないときは、ブロードキャスト招集を無視するか、削除します。

辞退 (欠席)
会議招集を辞退すると、議長のメールファイルに通知が送信されます。自分のメールファイルでは、親指を下にしたアイコンが会議招集に表示されます。会議招集を辞退した場合でも、[更新通知を今後も受け取る] オプションをチェックすることで、その会議の更新を今後も受け取ることができます。議長がスケジュールを変更または会議を更新するとスケジュール変更通知が送信されるので、それに返信できます。スケジュール変更を了承すると、オリジナルの会議招集は会議文書に変換されます (単一インスタンスの会議の場合)。辞退後にオリジナルの会議招集を削除してしまった場合は、会議招集が自動的に再作成されます。繰り返し会議の場合は、特定のインスタンスを辞退し、そのインスタンスの更新を受け取ることができます。この機能は、会議の中心となるユーザーが、繰り返し会議の一部のインスタンスだけに出席できないときに役立ちます。つまり、中心となるユーザーが欠席すると会議が進行しないので、議長はこのユーザーに合わせてスケジュールを変更します。このユーザーが更新情報を受け取るよう設定していれば、変更通知を受け取って了承することにより、会議に出席できます。

会議または繰り返し会議のインスタンスを一度辞退した場合でも、[会議] ビューでこの会議を選択し、[出席] を選択することで出席に変更できます。同様に、会議または繰り返し会議を一度了承した場合でも、カレンダーからその会議を削除することで、欠席に変更できます。これは、[欠席] アクションを選択した場合と同じことになります。類似した機能として、受信ボックスで会議招集または通知を削除しようとすると、操作ミスによる削除でないことを確認するダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスでは、処理を続行して会議招集を削除することも、受信ボックスだけから削除することもできます。

予定変更の提案
単一インスタンスの会議に招集されたとき、その日時がスケジュールに合わない場合は、別の日付または時刻を提案できます (会議のスケジュールを設定するときに、議長が送信オプションで [変更要求を認めない] を選択していない場合に限ります)。[予定変更の提案] アクションを選択すると、新しい日時の提案を含む通知を議長に送信できます。受信ボックス内の会議招集は、「この会議の予定変更が提案された」ことを示す通知に変換されます。議長が変更を承認すると、スケジュール変更通知がすべての参加者に送信されます。議長が変更を否認すると、変更を提案したユーザーに通知が送信されます。この通知は、受信ボックス内の変更提案への返信として表示されます。

図 7. 議長によって否認された変更提案
議長によって否認された変更提案
議長によって否認された変更提案

繰り返し会議の場合は、新しい会議招集には [予定変更の提案] オプションは含まれていません。しかし、繰り返し会議がすでにカレンダーに登録されているとき、または議長から送信されたスケジュール変更通知に返信するときは、そのインスタンスに対して別の日時を提案できます。予定変更を提案したインスタンスはカレンダーから削除されますが、[会議] ビューで見ることができます。議長が変更提案を承認し、ユーザーが最終的なスケジュール変更を了承した場合、あるいは別のユーザーによって提案されたインスタンスを了承することで自分の提案を撤回した場合は、インスタンスが再びメールファイルに追加されます。

代理
会議に招集されたユーザーは、別のユーザーに会議への代理を依頼することができます (会議のスケジュールを設定するときに、議長が送信オプションで [代理を認めない] を選択していない場合に限ります)。この機能は、会議に出席できないユーザーが、別のユーザーを代理として会議に出席させるときに役立ちます。たとえば、プロジェクトの進捗会議への招集があり、これが病院での診察の日時と重なるような場合、会議招集に対して代理を依頼することにより、別のユーザーに代理として会議に出席してもらうことができます。

会議招集への返信として [代理] を選択すると、代理を依頼するユーザーを選択するダイアログボックスが表示されます。ここで選択したユーザーには、会議招集が送信されます。また、他のユーザーに代理を依頼したことを示す通知が議長に送信されます。カレンダーに既に登録されている会議の代理も依頼できます。繰り返し会議の特定のインスタンスも代理が可能です。代理を依頼した会議または特定のインスタンスはカレンダーから削除されます。これ以降、会議に関する議長からの通知は、代理ユーザーに送信されます。代理を依頼するときに、オリジナルの参加者が更新通知の受け取りを希望したときは、通知はオリジナルの参加者にも送信されます。しかし、すでに代理を依頼済みなので、オリジナルの参加者は通知に返信できません。

会議招集に対する代理ユーザーの返信は、議長とは別にオリジナルの参加者にも送信されるので、オリジナルの参加者は代理の依頼が了承されたかどうかを知ることができます。代理を依頼されたユーザーが辞退を選択すると、辞退によってオリジナルの参加者が別のユーザーに代理を依頼し直すことができなくなることを示すダイアログボックスが表示されます。つまり、代理ユーザーには、会議を辞退するか、会議の制御をオリジナルの参加者に戻すかの 2 つの選択肢があります。

図 8. 代理を依頼されたユーザーが辞退を選択した場合
代理を依頼されたユーザーが辞退を選択した場合
代理を依頼されたユーザーが辞退を選択した場合

情報の要求
ユーザーは、会議に関するより詳細な情報をいつでも要求することができます。[情報の要求] ボタンをクリックすると、質問またはコメントの入力が求められます。これによって、詳しい情報を要求するメールが議長に送信されます。議長は、これに対してコメントを返すことができます。

スケジュール変更
議長がスケジュールを変更すると、スケジュール変更通知がすべての参加者、会議室、リソースに送信されます。会議招集は辞退したが、更新情報を受け取るよう設定している場合も、スケジュール変更通知が受信ボックスに送信されます。Lotus Notes 5 以前は、繰り返し会議の各インスタンスはそれぞれ固有の文書を持っていました。しかし、現在のリリースではこの方法は使用されていません。しかし、Lotus Notes の現在のリリースでも、議長がインスタンスのスケジュールを変更すると、繰り返し会議のインスタンス文書は複数の文書に分割されます。たとえば、毎週 1 回、5 週間に渡って開催される繰り返し会議があるものとします。議長が 1 回目と 2 回目のインスタンスで開始時刻を 1 時間早めると、5 つのインスタンスを含む 1 つの返答文書が、2 つの返答文書に分割されます。つまり、この 2 つの返答文書のうち、1 つは 1 回目と 2 回目のインスタンス用で、もう 1 つは残りのインスタンス用になります。

スケジュール変更のときに会議室またはリソースの要求が否認された場合、議長はこれらを会議のインスタンスから削除し、別の会議室またはリソースを選択できます。会議室またはリソースの変更もスケジュール変更として認識されるので、スケジュール変更通知が参加者全員に送信されます。議長が後から新しい参加者を追加すると、この参加者に新規の会議招集が送信されます。会議が繰り返し会議で、新規の参加者が 1 つのインスタンスだけに招集される場合でも、この参加者のメールファイルでは、繰り返し会議としての構造を保ったまま会議が保存されます。このため、会議は親文書とその返答文書としてのインスタンス文書を持ちます。このような扱いになるのは、議長のメールファイル内で、会議が既に繰り返し会議として登録されているからです。議長は、いつでも参加者を削除できますが、削除した参加者からこれまでに受け取ったすべての返信は会議の構造内に残されます。

図 9. 会議の親文書と返答文書
会議の親文書と返答文書
会議の親文書と返答文書

異なる日時を設定したインスタンスを持つ繰り返し会議では、すべてのインスタンスのスケジュールを同時に変更しようとすると予期せぬ結果が生じます。Lotus Notes は数学的なロジックを用いて、常に一定の処理を行います。たとえば、ある週の 5 日間連続して毎日 2:00 PM から 2:30 PM まで会議を行うスケジュールを作成したものとします。次に、[このエントリのみ] オプションを選択した状態で、最初のインスタンス (月曜日) のスケジュールだけを 2:15 PM 分から 2:45 PM に変更します。さらに、最初のインスタンスを選択し、開始時刻を 2:30 PM に、終了時刻を 3:00 PM にして、スケジュールを変更します。これを行うとき、変更をどのインスタンスに適用するかを問われるので、[すべて] を選択します。すべてのインスタンスで同じ長さの時間を相対的にずらすことによってスケジュールを変更することを示すダイアログボックスが表示されます。

図 10. 繰り返し会議のスケジュール変更 (異なるスケジュールのインスタンスがある場合)
繰り返し会議のスケジュール変更 (異なるスケジュールのインスタンスがある場合)
繰り返し会議のスケジュール変更 (異なるスケジュールのインスタンスがある場合)

スケジュール変更の結果は、最初のインスタンでは 2:30 PM から 3:00 PM になり、他の 4 つのインスタンスでは 2:15 PM から 2:45 PM になります。なぜ、このようになるのでしょうか。開始時刻と終了時刻は、すべてのインスタンで同じではありません (最初だけが異なります)。このため、スケジュール変更は、どのインスタンスでも、開始時刻と終了時刻を 15 分間ずらす、と解釈されたのです。結果として、最初のインスタンスでは 2:15-2:45 が 2:30-3:00 に変更され、他のインスタンスでは 2:00-2:30 が 2:15-2:45 に変更されました。

[会議室予約] データベース

会議室とリソースは、会議招集やスケジュール変更通知を受け取ったり、これに対して承認または否認できるという点で、参加者とたいへんよく似ています。この処理は、[会議室予約] データベースを介して行われます。このデータベースはメール受信データベースで、通常は、Domino のシステム管理者が標準の [会議室予約] テンプレートを使用して作成します。このデータベースで作成されたすべての会議室およびリソースは、メールを受信できるように Domino ディレクトリに登録されます。このことは、議長が会議で使用する会議室またはリソースを要求すると、会議室またはリソースにメール送信された通知が [会議室予約] データベースにルーティングされることを意味します。

会議室またはリソースに 1 人以上の所有者が設定され、議長がこの所有者に含まれない場合は、予約要求は [会議室予約] データベースに格納され、承認を待ちます。所有者には、承認を待っている予約要求があることを示す通知が送信され、議長には、要求が所有者に転送されたことを示すメールが送信されます。会議室またはリソースに所有者が割り当てられていない (または、議長自身が所有者になっている) 場合もあります。このようなケースでの予約要求の承認プロセスについては、パート 2 の自動処理のところで説明します。

予約要求は、所有者の承認を待っている間は [会議室予約] データベースの [承認待ち] ビューに表示されます。予約の日時に会議室またはリソースが利用可能で、所有者が要求を承認すると、予約要求は正式な予約に変換されます。この予約は、予約状況の [日付別] ビュー、[リソース別] ビュー、または [カレンダー] ビューで見ることができますが、[承認待ち] ビューには表示されません。繰り返し会議の場合は、各インスタンスごとに実際の予約文書が作成されます。([会議室予約] データベースでは、手動で作成しない限り、繰り返し会議には親文書と子文書の階層関係は存在しません。)承認の通知は、常に議長の受信ボックスに送信されます。

[会議室予約] データベースには、実際の予約インスタンスとは別に、予約文書の残骸が残ることがあります。これらは [($Reservations)] ビューにのみ表示されます。[会議室予約] データベースの [文書削除 (自動)] エージェントは、実際の予約インスタンス文書と共にこれらを削除します。たとえば、所有者が要求を否認すると、否認の通知が議長に送信され、予約要求が [会議室予約] データベースに取り残されます。これらの文書は [($Reservations)] ビューで見ることができます。[文書削除 (自動)] エージェントは、否認された予約要求を削除します。所有者が予約要求を否認した場合は、要求は [取消] フォルダに移動されます。議長が会議のスケジュールを変更し、所有者が予約要求を否認した場合は、既存の予約は削除され、要求が [取消] フォルダに移動されます。

まとめ

この記事では、プリファレンス設定と会議機能など、Notes のカレンダーとスケジュールの主なコンポーネントがどのように機能するのかを見てきました。パート 2 では、Schedule Manager、自動処理、タスクなど C&S の他の機能について調べます。また、C&S に関する問題のトラブルシューティングに役立つヒントや推奨事項についても説明します。


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ArticleTitle=LDD Today: Lotus Notes カレンダーとスケジュールの詳細な説明 Part 1
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