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使用 WebSphere Business Compass 可视化并实现您的业务设计

概述

要使您的组织像您预想的那样成功,组织中的每个成员都必须了解组织的发展方向以及如何实现发展目标。每个成员都必须理解组织的使命,以及如何组织起来完成这些使命。他们还必须理解,自己如何融入组织以及自己从事的工作如何提供价值并帮助组织实现其目标。所有这些信息 — 您的组织完成其需要完成的任务需要的资源、您的组织开展的实际工作、以及如何完成那些工作 — 组成了业务设计。

业务执行与业务设计相关,业务执行也成为业务设计的实现。业务实现是您的组织实现其目标的运营方式,它包括您的组织执行的所有工序和流程。可以说,有两个紧密关联但不同的方面:一个是纯业务设计方面,另一个是设计实现方面。

WebSphere Business Compass(以下称为 Compass)向您提供以下两个方面的洞察:高级业务设计和详细的业务实现。使用 Compass,可以将业务设计和业务实现结合起来,捕获对于理解它们很关键的关系。您的组织要获得成功,这两个方面必须共同演变。

在本文中,您将了解如何使用 Compass 来捕获文档中的业务信息。我们都知道如何使用文档-文件、信件和草稿纸。我们撰写、收集、存储、整理并传递它们。Compass 使用文档隐喻并在其基础上构建。您做的所有事情都创建并存储在文档中。文档采集以下两个方面的元素:业务设计和业务实现。

不同类型的业务信息相互关联,因此,一个文档中的信息可以与另一个文档中的信息相关。当将文档联系起来之后,它们形成一个信息网络,推动您的业务沿着您希望的方向前进。文档之间的关系非常重要,因为不同类型的信息被结合起来以便解决业务问题。在 Compass 中,文档通过预定义和自定义的链接类型连接。

将两者融为一体

Compass 中的文档类型可以划分为如下表所示的业务设计和业务实现。

表 1. Compass 中的文档类型
业务设计业务实现
战略流程
职能服务
组织图表单
业务词汇业务词汇
协作

这些文档之间的关系通过使用以下链接类型捕获:

  • 预定义:Compass 内置支持在文档之间创建预定义类型的关系。例如,在一个流程中,一个必须人工执行的步骤可以拥有一个与之关联的表单。
  • 自定义:可以在下面的文档之间创建关系:它们包含的信息超出了使用预定义的关系自动采集的信息的范围。例如,可以采集您的业务特有或者反映您的业务的运营方式的信息。

下面的流程图展示了这两个方面的元素:业务设计和业务实现。这些链接展示了 Compass 中的这些文档类型之间的预定义关系的类型。

图 1. Compass 中的文档类型之间的预定义关系
Compass 中的文档类型之间的预定义关系
Compass 中的文档类型之间的预定义关系

跟随虚构的 CreativeGenius Board Game Company 在 Compass 中创建文档的示例,我们展示如何通过定义和发现关系来绑定两个方面(业务设计和业务实现)。要跟随这个示例,转到 Business Design Home 空间,单击 Start 按钮,新建一个空间。选择 Design=> Upload File 导入本文的 下载 部分包含的 CreativeGeniusTeamSpace.BCA 样例文件。

CreativeGenius Board Game Company

Wilby 最近被任命为 CreativeGenius Board Game Company 总裁,他看到了一些想改进的领域。他的计划之一是利用他的棋盘游戏开发人员和视觉设计师的创新能力与市场营销团队合作,研发一些创造性的革新方法来推销游戏。

但是,由于该公司此前已经一直很成功,Wilby 不想进行迅速和剧烈的变革,他想首先确保自己理解公司的当前运作方式。他决定使用 Compass 来捕获公司的业务运作方式,然后明确和定义他的目标。最后,他计划与公司其他人分享自己的想法。

他首先创建一个 Business Design 空间,他和其他人可以在其中创建和编辑业务设计文档。Wilby 将这个空间命名为 CreativeGenius Team Space。与这个空间关联的团队成员可以在空间中查看并编辑文档。Wilby 添加了所有部门的副部长,以便他们可以向他的愿景贡献想法。

采集公司的战略和词汇表

Wilby 首先将公司的战略采集到一个战略图中。他希望公司全体员工都能在这个战略图完成后看到它,以便他们能够制定决策来与公司的总体战略看齐。

他单击工具栏上的 Strategy Map 并将该图命名为 CreativeGenius Strategy

他将总体目标设置为 “成为世界领先的棋盘游戏制造商”,并添加了公司为达到目标可以采取的两个行动(今年制作更多原创新游戏开展一场像我们的游戏一样具有想象力的广告战)以及两个指标(5 个原创新游戏35% 的棋盘游戏市场份额), 公司可以通过这两个指标来检验这个目标是否已经成功达成。

图 2. 展示行动和指标的战略图
展示行动和两个指标的战略图
展示行动和两个指标的战略图

他还绘制了将影响这个战略的业务因素图,添加了两大强项(所有职员都是 “创新人才”目前拥有流行电视剧的许可),他希望这两个强项将帮助公司实现其战略目标;以及一个机遇(我们最近的许多游戏只是改编的旧游戏),他看到了更多创造性;以及一个外部威胁(电子游戏日益流行)。

图 3. 展示业务因素的战略图
展示业务因素的战略图
展示业务因素的战略图

在创建这个战略图时,Wilby 定义了公司的共享业务词汇表。他转到 Documents 视图,单击工具栏上的 Vocabulary,为棋盘游戏电子游戏 等术语添加了公司的定义。这个词汇表充当所有文档的共享定义的基础。

这个词汇表最终还将成为一个参考资料,Wilby 的所有员工将使用它来理解在 CreativeGenius 公司的大厅中听到的语言。词汇表将随着业务发展而不断增长,需要共享定义的新术语也会不断出现。这样,CreativeGenius 员工能够确信,当他们使用相同的术语时,他们指的是同一个事物。

添加职能

接下来,Wilby 添加了一个功能图,用于定义并分解 CreativeGenius 执行的主要职能。业务职能可能不会随时间变化,因此,功能图提供公司职能结构的高级视图,而不是组织机构图中描述的组织结构(部门等)。

Wilby 希望功能图帮助定义公司知道的内容、如何做和正在做的事,并希望功能图发现增长领域(他的公司需要改进的地方)和差距(他的公司缺乏能力的地方)。

他单击工具栏上的 Capability Map 并将这个图命名为 CreativeGenius Capabilities。在最高级别上,Wilby 决定 CreativeGenius 拥有 3 个主要功能:游戏营销产品研发和制造、以及 风险和财务管理

图 4. 展示 3 个功能的功能图
展示 3 个功能的功能图
展示 3 个功能的功能图

这些功能都细分为更详细的功能或职能。CreativeGenius 的成员可以通过单击每个功能右下角的 Details 来探索这些功能的层级。他们可以通过单击页面顶部的导航路径记录(breadcrumb trail)来返回这个图的最顶层。

图 5. 导航路径记录
导航路径记录
导航路径记录

尽管识别组织中存在的功能需要花费一些时间,但功能图可以用作一个 “透视镜”,CreativeGenius 的成员可以通过它查看公司经营的业务。这些功能建立后,就可以用于对流程编组,以便对流程归类,从而明确流程正在解决的问题和各个流程如何相互配合等问题,而不只是拥有大量孤立的流程定义。除流程外,其他文档也可以关联到功能图并分组。 由于 Wilby 对公司的了解更多,他可以通过添加一些自定义关系来对其他文档分组,以便显示组织的其他部分通过功能图透视镜看起来是什么样子。

编制一个流程档案

CreativeGenius 的一个强项是形成新的创意,因此 Wilby 想捕获他的团队创建和利用这些创意所遵循的流程。他决定从一个非常简单的流程流开始。

他单击工具栏上的 Process Map 并将这个图命名为 Develop Ideas。这个流程图从视觉上表示 CreativeGenius Board Game Company 如何形成和评审创意。流程图遵循用于展示业务流程流的 Business Process Modeling Notation (BPMN) 标准。

图 6. 包含两个活动和一个决策点的流程图
包含两个活动和一个决策点的流程图
包含两个活动和一个决策点的流程图

Wilby 还创建了一个更大的高级流程图,记录创建棋盘游戏的完整流程。他将这个大图命名为 New Board Game Development Process,并创建了一个包含一系列按顺序发生的活动的流程图。

图 7. 展示 3 个活动的流程图的开始阶段
展示 3 个活动的流程图的开始阶段
展示 3 个活动的流程图的开始阶段

Wilby 看到,New Board Game Development Process 实现了他的功能图中显示的一个功能。他返回功能图,选择 Product Development and Manufacturing 功能,单击 Details,展开 Supporting Processes,单击 Add a process。他将这个功能的一个链接添加到 New Board Game Development Process。

另外,Wilby 现在有一种方法来衡量他在战略图中设定的一个目标(“今年制作更多原创新游戏”)。他单击 Develop Ideas 流程的 Details,展开 Measures,单击 Add a measure。他选择 CreativeGenius Strategy 并复选 5 original new games

还记得展示文档之间的链接的图表吗?Wilby 现在已经创建了其中两个链接。

图 8. 战略图、功能图和流程图之间的预定义链接
战略图、功能图和流程图之间的预定义链接

在创建流程图的过程中,Wilby 还希望能够识别他的公司中负责执行各种活动的部门。他决定创建一个组织图。

添加一个组织图

组织图展示 CreativeGenius Board Game Company 中的不同组织单位之间的关系。Wilby 添加了市场营销、销售和研发部门。

图 9. 展示 3 个部门的组织图
展示 3 个部门的组织图
展示 3 个部门的组织图

为定义每个部门中可用的技能,他添加了一些角色。例如, 他通过单击蓝色图标并单击 New Role 向研发部门添加了一个角色。他通过添加一个名称和描述定义了一个角色(在本例中为 Game Developer)。这个角色自动添加到词汇表并被组织图引用。

Wilby 还指定了研发部门内执行该角色的员工编号(10)。

图 10. 展示角色的组织图
展示角色的组织图
展示角色的组织图

与组织单位关联的角色现在可以被指定为流程图中的活动执行者。返回到流程图,Wilby 可以向活动添加执行者,以展示哪个团队负责哪个活动。在 Generate Ideas 活动中,他单击 Details,展开 Performers,单击 Add 添加他刚才创建的 Game Developer 角色。

挖掘细节:子流程和表单

Wilby 在 Compass 中建立这组核心文档后,公司中的其他人员可以在那些文档上协作并创建其他文档。公司业务分析师 Destiny 想深化 Wilby 的工作,添加更低的细节级别。

首先,Destiny 决定将 Wilby 的 Develop Ideas 流程图绑定到更高级别的 New Board Game Development 流程图中。她向 New Board Game Development 流程图添加了一个活动并将其命名为 Develop Ideas Process。要使用 Wilby 的流程,Destiny 必须首先完善她的新活动,使其成为一个全局子流程,这要求她使用详细调色板,而不是简单(默认)调色板。

图 11. 选择详细调色板
选择详细调色板
选择详细调色板

详细调色板提供可用于创建更详细的流程图表的额外元素类型。Wilby 不需要使用这个调色板,因为他只关注高级设计。

Destiny 通过单击向下箭头展开 Task 调色板,然后选择 Global Subprocess。她将这个全局子流程拖拽到她刚才添加的 Develop Ideas Process 活动上,使其成为一个全局子流程。

图 12. 选择全局子流程
选择全局子流程
选择全局子流程

要引用这个新子流程将使用的流程,Destiny 必须首先打开 Develop Ideas Process 的 Details 窗口,添加 Called Process 区域,并单击该区域中的 Choose。她选择 Wilby 的 Develop Ideas 流程图作为被调用的流程。

图 13. 添加 Called Process 区域
添加 Called Process 区域
添加 Called Process 区域

Destiny 想使用 View 下方的调色板中的 Walkthrough 选项来遍历这个流程,向他人展示该流程。她 想通过这个过程展示每个流程阶段应该填写哪些表单,因为她知道 CreativeGenius Board Game Company 执行的一些活动涉及到表单。在 New Board Game Development Process 图中,Prepare Order for Manufacturing 任务与一个表单相关,该表单用于采集将要制作的棋盘游戏的细节。当她执行流程遍历时,Destiny 希望能够展示这个表单,通过展示启动制造流程需要的输入来展示更完整的流程全貌。

Destiny 截取了制造规范表单的一幅屏幕截图并将其保存为一个图像文件。然后,她创建了一个新表单文档,输入表单名称(CreativeGenius Manufacturing Request form),然后选择 Add an image file 将这个表单图像添加到 Business Design 空间。

要关联到一个表单,活动必须由一个人执行。从 Task 调色板,Destiny 选择 User Task 并将用户任务拖拽到 Prepare Order for Manufacturing 活动上,使其成为由一个人执行的一项活动。然后,她打开活动的 Details 窗口,展开 Associated User Interface,单击 Add,然后选择 CreativeGenius Manufacturing Request form

现在,当 Destiny 进行逐步遍历时,她就可以在流程到达 Prepare Order for Manufacturing 活动时单击 Form 图标,展示流程运行时这个表单的外观。如果一个活动关联了多个表单,Destiny 将单击图标旁边的多个箭头来依次展示需要的每个表单。

图 14. 在遍历过程中展示一个表单
在遍历过程中展示一个表单
在遍历过程中展示一个表单

创建组织图(允许 Wilby 向流程图添加执行者)和表单文档(关联到一个用户界面)后,文档间的两个额外链接被添加进来。

图 15. 战略图、功能图、流程图、表单文档和组织图之间的预定义链接
战略图、功能图、流程图、表单文档和组织图之间的预定义链接
战略图、功能图、流程图、表单文档和组织图之间的预定义链接

添加外部服务

CreativeGenius Board Game Company 需要的一些流程(比如制造和运输)被外包给其他组织。为表示那些第三方向 CreativeGenius 提供的服务,Destiny 创建了一些服务文档并将其命名为 Game Manufacturing ServiceGame Shipping Service

一个服务文档可以包含一个或多个服务操作。在 Game Manufacturing Service 中,Destiny 单击 Add an operation 并将新操作命名为 Manufacture Games。这些操作可以拥有一些输入和输出消息, 用于表示有关各方之间交流的信息。 CreativeGenius 发送一条消息(包含棋盘游戏规范)给 Manufacturing,稍后接收到来自 Manufacturing 的打包游戏。

为指定一个操作的输入和输出,Destiny 可以从此前已在词汇表中创建的消息中选择。在本例中,不存在任何消息,因此 Destiny 亲自创建。在 Manufacture Games 操作中,Destiny 单击 Specify an Input,然后单击 New Entry。她将她的新消息名称指定为 Game Manufacturing Specification。当她单击 OK 时,新消息将自动添加到词汇表。

尽管 Destiny 创建的消息在概念上表示在服务供应商和 CreativeGenius 之间流动的信息,但它实际上并不提供消息细节。为提供细节,Destiny 决定创建一个业务项目来表示消息中的信息。这个业务项目可以在其他消息中重用。

Destiny 打开词汇表文档,然后在词汇表中创建一个 Manufacturing Specification 业务项目,选择 Business Item 作为项目类型,输入名称和说明。

图 16. 向词汇表添加一个业务项目
向词汇表添加一个业务项目
向词汇表添加一个业务项目

所有业务项目都有一个名称和说明,可以扩展为包含一些关键属性,这些属性对于理解业务项目的内容很重要。为了能够制定那些关键属性,Destiny 选择 Complex 作为该业务项目的类型,然后添加一些属性。

图 17. 向业务项目添加一些属性
向业务项目添加一些属性
向业务项目添加一些属性

Destiny 此前已经创建了一些服务定义,现在可以指示这个流程使用那些服务。她返回 New Board Game Development Process 并修改现有的任务(Send to Manufacturing),使其成为一个服务任务,就像她在修改一个流程来创建一个全局子流程时所做的那样。现在,她可以关联这个服务任务和她此前创建的服务文档。要创建这个关联,Destiny 展开 Send to Manufacturing 任务的 Details 窗口,展开 Service Definition 区域(只存在于服务任务中),然后选择 Game Manufacturing Service 服务文档。

由于制造游戏不是一个立即返回结果的服务,Destiny 添加了一个名为 Receive Boxed Game Units 的 Received Message 事件,表示流程继续之前的一个点,这个点需要此操作的输出。

图 18. 显示一个 Received Message 事件的流程
显示一个 Received Message 事件的流程
显示一个 Received Message 事件的流程

Destiny 还决定添加一个链接来显示 Make-It Inc. 组织提供 Game Manufacturing Service。由于 Compass 中没有预定义的链接类型来捕获这个关系,她选择在组织图和服务文档之间创建一个自定义关系来跟踪这个信息。首先,她为 Make-It Inc. 创建了一个单独的组织图。在这个新组织图中,她打开 Details 窗口,展开 Links,然后单击 Add。她添加了一个指向 Game Manufacturing Service 的链接,单击 Specify a label for the selected link,,然后将这个链接命名为 Provided Services

通过这种方法,Destiny 可以创建任意数量的自定义关系并随意命名。

图 19. 向一个自定义链接添加一个标签
向一个自定义链接添加一个标签
向一个自定义链接添加一个标签

Destiny 创建了 Ship-It Inc. 组织图,并通过相同的方法将其链接到 Game Shipping Service 文档。现在,她添加了两个自定义关系。

跨组织或部门协作

Destiny 继续检查下一级别的细节,以捕获 CreativeGenius 如何完成其使命的相关细节。创建服务文档后,她决定使用一个协作来展示 CreativeGenius 如何通过使用其他组织的服务来与那些组织交互。一个协作表示两个或多个实体(比如公司或部门)之间的交互。

Destiny 创建了一个协作文档来展示这些组织如何合作来创建一个棋盘游戏。她将这个协作命名为 Board Game Development Cross Team Collaboration。默认情况下,这个协作包含两个空池,表示协作中的参与者。Destiny 单击 Add a process to this pool,然后可以从 New Board Game Development Process 的活动中选择一项。她选择了一些对跨团队协作重要的活动并单击 Done 返回她的协作文档。选中的活动显示在一个池中。

由于 Destiny 希望这些池表示 CreativeGenius 与之协作的外部组织,她需要另一个池。她单击调色板上的 Pool 图标并将其拖拽到画布上的一个空点上。其他两个池没有关联到流程,因为 CreativeGenius 不关心其他两个公司如何执行它们的活动且不需要任何内部细节。

通过单击池并单击 Details 窗口中的 Participant 旁边的 Choose,Destiny 向每个空池添加了一个参与者。她为一个池选择了 Make-It Organization,对另一个池选择了 Ship-It Organization

当她拥有两个池来表示与 CreativeGenius 交互的两个公司之后,Destiny 将她的流程中的活动连接到这两个池,以显示通信发生的地方。她将连接手柄从 Ship New Game to Distributors 活动拖放到 Ship-It Organization 池上来创建一个消息流。类似地,她将连接手柄从 Send to Manufacturing 活动拖放到 Make-It Organization 池上。她还通过将连接手柄从池拖放到 Receive Boxed Game Units 活动上来创建一个从池返回的消息流。

图 20. 协作文档
协作文档
协作文档

生成的协作展示 CreativeGenius 流程如何与外部世界通信和交互。Destiny 还可以继续创建展示公司内部部门之间关系的协作。

使用网络浏览器探索

您已经看到,在 Compass 中,文档之间的关系非常重要。使用网络浏览器(可从 Documents 视图获取),您可以查看这些关系并在它们之间导航。

Destiny 已经将活动添加到 Wilby 的图并添加了自己的图,Wilby 可以使用网络浏览器来检查 CreativeGenius 中的关系,更全面地理解他的公司可以完成的任务和完成任务的方式。

他单击新的 Board Game Development Cross Team Collaboration 文档并将它放置在中心,然后单击工具栏上的 Network Browser 。在 Network Browser 窗口中,他选择 Incoming and Outgoing Connections。下面的图像显示结果。

图 21. 协作文档及其所有关系
协作文档及其所有关系
协作文档及其所有关系

Wilby 可以看到游戏开发过程中与 CreativeGenius Board Game Company 交互的各个组织。他想查看 New Board Game Development Process 的更多细节,因此他单击旁边的流程。

图 22. New Board Game Development Process 及其所有关系
New Board Game  Development Process 及其所有关系
New Board Game Development Process 及其所有关系

他可以看到 Destiny 添加的一些新文档,比如 CreativeGenius Manufacturing Request Form。他还看到她创建的新关系,其中包括 New Board Game Development Process、Game Manufacturing Service 和 Game Shipping Service 之间的关系。

接下来,Wilby 单击 CreativeGenius Company Vocabulary 文档查看引用词汇表的各种文档。这个视图向他展示他的公司如何使用公共术语和定义,以及公共词汇表如何在公司内传播。理想情况下,词汇表文档应该是所有文档的中央枢纽。

Wilby 拥有了一种新方法来可视化这些关系并获取业务洞察。

与公司共享文档

Wilby 现在想让他的员工查看他已经定义的信息。该公司从在 Compass 中共享这些文档获得了两个好处。在业务设计层面上,这些文档使员工能够更好地理解如何将他们的工作融入更大的组织环境中。他们可以看到他们的功能如何在这个信息中反映,以及他们的日常工作如何融入公司的总体战略。

在业务实现层面上,这些文档提供关于公司中的各种流程是如何运行的信息。理解流程意味着可以更高效地运行流程,且员工可以避免困惑和冗余。

为了与他的员工共享这些文档,Wilby 转到 CreativeGenius 团队空间的 Documents 视图,选择所有文档,然后单击 Make Document Public 图标。现在,公司内的所有员工都能看到这些文档并在他们自己的文档中引用它们 — 打开它们并引用其中的片段,作为一种信息共享方式。如果他们想修改文档中的信息,他们可以与文档所有者合作,请求访问权限并自己修改;也可以请求文档所有者进行修改。

Wilby 已经使用 Compass 来采集公司的业务运行方式并明确和定义了自己的目标,现在他对自己接受 CreativeGenius Board Game Company 总裁一职的决策充满信心。他理解这个组织的经营方式,而且,通过与许多员工协作制作他们的流程文档,Wilby 逐渐开始了解他们。他坚信,通过他的专业技术,他和 CreativeGenius Board Game Company 能够在棋盘游戏行业中开创一个美好的未来。


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