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使用 IBM 社会协作工具套件构建智能社区

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智能社区简介

社区的概念基于协作,其中社会协作、其工具和技术(例如 Web 2.0)扮演非常重要的角色,可以使用它们创建、扩展、维护和重用知识,进而在业务上创造巨大的收入。在深入了解社会协作及其对社区的影响之前,让我们首先探索什么是智能社区。

社区是一组兴趣领域相似的互相连接的人员。他们进行实际或虚拟的连接,对感兴趣的主题/领域分享他们的想法,并生成在类似上下文中可以重用的知识构件。可以将智能社区概念化为与业务相关的特定兴趣领域的、活跃的最新知识网络中心。围绕技术和业务构建的智能社区的全部内容是为相互连接的人员构建生态系统,并通过正确扩展具有类似设计思想或兴趣的人员的更大网络,改进公共社区远景、知识创建、想法和经验的交流等。下面是组织中智能社区的一些基本特征的构想:

  • 发现具有适当技能的实践者,并与之保持连接
  • 确定适当的对等组并快速协作
  • 建立技能、进行指导,并通过虚拟协作共享知识
  • 通过获取正确的信息显著减少所需的工作
  • 独立跨越层级或组织结构

如果没有社会协作,就无法实现社区智能化的所有各个方面和协作类型。社会协作、工具和技术疏通了想法交流、知识创建、分类和搜索的多种渠道。

智能社区的优点

可以将智能社区视为创建和传播策略知识的引擎,它与特定的上下文密切相关,并面向一组具有特定需求的特殊人群;但创建智能社区不太不易。可以将在社区中共享和学到的知识视为社会资本。人员可以在各种级别或跨部门连接,而不受正式结构的约束。当人员彼此连接时,他们能够共享他们的专门技术,并互相学习。通过帮助遇到相似问题或具有相似体验的合作者,可以节省大量的时间。可以提高学习效率,少走弯路,并减少错误。以前,认识具有类似经验的合作者非常重要,尤其是在地理位置分散的大型分布式组织中。不过,通过社会协作和 Web 2.0,现在我们可以让平台快速确定这些类似的人员组,这样可以实时创建、维护并与其他实践者共享知识。下面列出了使智能社区利用最新社会协作工具和技术的一些优点:

  • 快速解决问题
  • 利用现有知识快速开发新功能
  • 快速利用最佳实践
  • 标准化实践
  • 通过通信和协作节省时间
  • 可以避免错误

现在,让我们简要描述一下社会协作,及其对组织和 IBM 产品的影响。

社会协作和组织

假设我们不与同事、朋友和家人交流,是否可以生存?我们生活的每一秒钟都在发送和接收信息。如果没有协作,仅靠个人的能力,则永远不可能达到完美无缺。

信息技术产业现在已成为最重要的支柱产业之一,它几乎涵盖社会的所有领域,如卫生保健、研究或金融。IT 工作人员负责系统体系结构、测试、维护、应用程序开发、操作过程和所有其他活动。组建团队和进行社会协作是此类行业的直接要求,在该行业中个体必须协同工作,单靠自己的力量什么也做不了。如果我们分析一下软件专业人员的日常工作小时数,几乎 40% 的时间都花费在搜索信息和协作上(会议、论坛、聊天和一些活动中的自由讨论)。

大多数软件项目都由团队协作完成,通常超越了地域、国家/地区、种族和语言的限制,其中虚拟分布式团队概念是非常需要的。团队通常由来自全球各地、不同时区、不同文化和不同工作习惯的人员组成。有些项目中的人员在一起工作了数年,但是一次也没有见过面。因此,协作对项目的成功非常重要。不仅对于软件项目,包含分布式团队的任何活动都需要强大的社会协作。

Web 2.0 和社会协作

术语“Web 2.0”是由 Tim O' Reilly 提出的,理由是“Web 2.0 这一术语包含的意义更广泛,有些内容在本质上不同于现在的 Web”。Web 2.0 并不是执行新内容;而是以不同的方式执行相同的内容,并保持“毫不费力地实现人员之间的无缝连接”这一最前沿的目标。Web 2.0 尝试将一个体系下的所有现有开放标准组合在一起,以实现重用、提供社会协作工具、利用人员计算,并使 web 本身成为开发平台。

Web 2.0 让人津津乐道的与众不同的主要因素是其人工方面。上述 Web 2.0 的主要用途是用许多新方法连接人员,并利用集体的智慧。在这方面,创造了许多新概念,如:技术(Blogging、社会网络、社区、Mashup 和标记)、标准(XHTML、CSS 和 REST)和工具(RSS、AJAX、DOJO、PHP 和 Ruby)。Web 2.0 的强大功能是建立合作者与信息之间的新关系。这极大地增强了社会协作。

Web 2.0 的组件将显著促进社会协作。Blogging 是社会交谈艺术,已替代个人主页,这可以更有力地表达思想和想法。Wiki 在分布式团队中启用了协作供稿和创作。标记或大众分类法是标识信息小部件以增加任何网站功能的协作方法。Web 2.0 与其他此类概念合并在一起,为社会协作提供了理想的平台。

Web 2.0 的组件和社会协作

Web 2.0 侧重于以不同方式完成相同的任务,它鼓励协作和创新。Web 2.0 中已经考虑的主要概念有:

  • Blogging:这是一个网站,其中用户可以发布问题、清澄说明并对各种主题和领域进行讨论。它允许动态添加和修改内容,并在 web 上提供实时发布。
  • 社会网络:这些网络是专用的虚拟社区,其中人员可以按社会或专业进行协作。这些站点包含帮助用户优化社会协作的高级工具和功能。
  • Wiki:wiki 是侧重于相关内容的页面集合。Wiki 具有一组用户和访问控制权限。它是一种功能非常强大的协作工具,并且非常容易创建。
  • 书签/标记:标记或大众分类法是书签集合,它是通过提供一组关键词或指向有用信息的标记产生的。创建此类书签集合可让用户能够有效地查找所需的信息。
  • Atom/RSS:Atom 和 RSS (Really Simple Syndication) 是通过允许用户订阅内容(而不是浏览网站)来支持 Web 2.0 范例的技术。它表示消费者获取信息方式更加智能化的方法。
  • Podcasting:这是一种将媒体文件发布到 Internet 的机制,这样用户可以订阅同一媒体文件,并有助于跨社区级联传播有用的内容。
图 1. Web 2.0 流
Web 2.0 流
Web 2.0 流

用于社会协作的 IBM 工具

IBM 一直在不遗余力地倡导社会协作,并且已经利用 Web 2.0 和相关技术来开发功能强大的社会协作工具。IBM 还具有严格的社会计算指导原则,使用户能够有效地利用社会协作的强大功能。IBM 同时开发了有助于社会协作的内部和外部工具。这些配套工具可以帮助在组织内外进行社会协作和创建智能化社区。以下各部分将介绍一些用于创建智能社区的 IBM 社会协作工具。

LotusLive 和智能社区

LotusLive (www.lotuslive.com) 是 IBM 提供的联机协作解决方案平台。LotusLive 涵盖一些社会计算构建块和 Web 2.0,并支持文档共享、联机会议支持和联机办公室工具。IBM 和客户可以利用此解决方案进行联机协作,从而减少客户冲突,并使协作更加透明。

LotusLive 基本上有两个组件:网络和协作与 Web 会议。网络和协作由 LotusLive Engage 和 LotusLive Connections 支持,而 Web 会议由 LotusLive Meetings 和 LotusLive Events 支持。

  • LotusLive Engage:这是一种智能化会议服务解决方案,该解决方案将联机会议体验与诸如文件存储和共享、即时消息传递和报告创建之类的协作工具集成在一起。联机社区是此工具不可或缺的一部分,该工具可以无缝启动,免费安装。它可以满足社区成员之间快速协作和共享所需信息的要求。
  • LotusLive Connections:这是 Web 协作服务的集成套件,可提供以下功能:活动管理、联机聊天服务和文件管理。此套件可以与 LotusLive Engage 一起使用。此套件的最低要求是需要有 Web 浏览器和 Internet 连接,这可以进一步提高产品接受度。活动管理有助于更好地协调并顺利地执行任务,帮助联机社区相应地同步其工作。
  • LotusLive Meetings:这是一种集成 Web、音频和视频会议的多功能联机会议服务。只需最少的插件就可以显著简化该界面。此套件可以与 Lotus Notes 和 Microsoft Outlook 集成。在分布式社区中,通常需要全局查找人员;因此以口头语言或面对面的形式进行会话非常困难。不过,对于理想执行的任何社区,让人员参与没有人工形式的会话就无法完成的任务始终是最好的方法,使用此工具就可以实现这一点。
  • LotusLive Events:这是一种用于管理网络直播的事件管理服务。使用此套件可以方便地组织联机事件。它包括一系列功能,如自动化邮件公告、注册管理、事件预演、事件存档、多浏览器和平台支持,以及为未来事件导出注册信息。对于任何社区,事件管理都是帮助成员进行连接的关键组件,此套件可以为事件管理提供高度增强的功能。

获取此套件的单独软件或硬件不涉及单独成本。它是 Web 平台协作的第一个套件,也是连接组织边界外不同组织的人员的社会网络套件。使用此套件可以显著地增加信息共享、客户端-项目的透明度。此套件提供软件即服务(Software as a service,SaaS),因此干系人无需关注基础结构。此套件极大地增强了社会协作的功能。

图 2. Lotus Live 套件
Lotus Live
Lotus Live

Lotus Connections 和智能社区

Lotus Connections 是社会计算软件,它以较低成本引入社会计算的强大功能,获得了巨大创新。Web 2.0 的概念(如 Wiki、标签、大众分类法和 Blogging)在此套件中全部受支持。五种主要组件为:Communities、Profiles、Blogs、Dogear 和 Activities。

  • Communities:创建协作的公共区域,鼓励对共同目标感兴趣的一组人员进行创新。通过该套件,我们可以为特定的业务目的创建特定的社区,来极大地提高关注度。尽管以前也使用过社区概念,但该工具可提供一系列功能来简化智能社区的创建,一个简单示例是为该工具提供地理支持。
  • Profiles:帮助用户基于专业知识、项目和职责查找组织中具有业务特定要求的其他用户。包含集成目录和位置引擎,还为搜索任何组织的资产存储库提供设备。这里还支持社会标记。保持概要管理可以帮助人员以更智能的方法进行连接,从而筛选出精确的标准和需求。
  • Blogs:Blogs 已成为 Web 2.0 的突出功能之一,其中用户可以在同一空间上提供其观点,并执行协作思想。这可以增加透明度、附属思想,并鼓励在某一领域创新。智能社区必须具有的功能之一是团队成员之间的信任,并可以通过 Blogging 机制进行信任鼓励。
  • Dogear:这是一种创建、组织、与其他用户共享书签以及管理书签的套件。这有助于方便地确定为特定主题获取信息的位置,从而可以重用其他用户已执行的研究。社区的主要难点之一是查找正确信息需要花费大量的时间和精力。使用书签/标记对有用信息进行标记可帮助社区成员更有效地查找正确的信息,因此鼓励他们向智能社区过渡。
  • Activities:它可帮助用户进行活动管理,并为计划协作活动提供集中控制。其他用户可以无缝集成到特定用户执行的活动管理中。自动化通知也是此软件包的一部分,等等。随着社区逐渐全球化,它将帮助成员了解其他人员的活动意图,以便计划工作和更有效地完成工作。这可以提高使用智能社区的效率。

使用 Lotus Connections 对组织进行互相连接时,主要重用现有工作项可以获得最佳工作执行效果。甚至将此类工具套件用于分布式团队时可建立更密切的关系和协作。工作可以在更具创新和协作的环境中完成,这无疑是进一步创新的源泉。

图 3. Lotus Connections
Lotus Connections
Lotus Connections

智能社区通过社会协作创造价值

通过分析一个曾经收集的最大编制的电子通信网络,并将其与详细的绩效数据合并,调查者得出了以下结论:从社会网络和社区产生的社会资本与信息工作者的生产率成正比。通过构造个体和项目级别的社会网络,已发现社会网络中个体的绩效高于从社会网络隔离出的那些个体的绩效。

通过员工的网络行为可以洞察公司的团队工作、创新,以及知识和思想的传播。这对于全球性公司尤其重要,因为一个地理区域中的专家可能不知道其他地理区域中的同事正在努力解决类似的问题,在这种情况下社会协作将把他们更紧密地联系在一起。

超越组织的社会协作和智能社区

当社会协作超出组织边界时,其性质将会发生重大变化。在组织内部开发的社区通常集中于业务概要和技术实现。我们很少遇到组织内部的社区会努力满足员工感兴趣的个人主题。虽然这是由专业和业务需求决定的,但是,如果我们仅考虑组织边界,则会错过各种有效的方法。一旦我们摆脱组织的限制,就会打开通向各种可能性的大门,因为不再局限于各种规则和领域。这不仅有希望实现更大的创新,而且会提高创造力。妨碍此做法的关键点是,虽然规则可能对创新无益,但它会引入外部世界没有的原则。

统计显示,每月至少有三分之二的未成年人在使用社会网站,每天有五分之一的未成年人在使用社会网络,每月至少有三分之一的成年人在使用社会网络 [数据来源:North American Technographics Retail and Marketing Online Youth Survey(2007 年第 4 季度),North American Social Technographics Online Survey(2007 年第 2 季度,7 月全部内容),版权所有,2008 Forrester Research, Inc. 保留所有权利]。直到最近,这些社区人员才进行交互来满足其个人需求,但是我们仍将探索社会协作的功能,为社会构建智能社区。

组织边界之外的社区以与组织包含的边界类似的方式运作。大量增加的内容有跨越文化、社会和地区界限的个性化、自定义和域。社区的成员可以更自由地发表其观点和想法,使域的范围更宽。这些社区比例的增加说明了基于社区的开发将转向面向社会的开发,最终使世界变得更加智能和美好。通过边界外的此类社区协作可以极大地影响社会的生态系统。由于 Internet 的不断发展,创建并有意义地保有这些社区变得更加简单。

假设可以根据需要访问专业化区域中的医生智能社区,假设有专门用于特定主题的研究人员智能社区。这两个智能社区可以通过社会协作来延伸并找到兴趣类型相似的一组人员,并能够创造价值/知识。如果正确地采用和实现社会协作,则可以为社会和人类带来更大价值。因此,在我们生活的每个区域中,我们可以依靠其他服务和帮助,通过社会协作可以把事情做得更好。以下部分将简要介绍几个最流行的社会协作工具,人员在这里汇集在一起,并形成一个组或社区。我们可以肯定地说,未来这些社区通过协作将为社会和技术带来巨大的价值,可以参与跨越组织边界的协作开发并产生丰厚的价值。

外部社会协作工具

万维网上提供了许多社会协作工具,其中包含各种功能和设备,范围包括从人员之间的公共网络到高可用的社区论坛。尽管数量非常多,但是我们将重点介绍最流行的协作工具,并尝试了解有关每种工具的功能。这些功能促成了我们这样一种构思:将这些功能整合在一起来创建智能社区。

  • Facebook:Facebook 由 Mark Zuckerberg、Dustin Moskovitz 和 Chris Hughes 提出。除常规功能(如聊天服务、概要管理和状态管理)外,它还具有许多其他独特的功能。每个用户都有一个板报,他们在板报上发布消息,其格式与 Blog 非常类似。它还能够从流行 Blog 站点进行导入。礼品管理是 Facebook 的一个非常有用的功能,其中用户可以发送具有个性化的礼品。广告发布是另一个功能,其中用户可以免费发布分类广告。为用户提供了各种网络和组,可供用户加入相关主题的 Facebook。用户还可以在 Facebook 上发布视频,它也可以充当很好的学习工具。
  • Orkut:Orkut 由 Orkut Buyukkokten 首创,由 Google 拥有。其常见功能包括消息发布、社区和实时聊天设备。You Tube 可提供专辑创建和视频上载。还提供轮询功能。Orkut 还具有很高的安全功能,只有通过身份验证的用户和组才能使用该功能访问个人信息。
  • MySpace:MySpace 创建于 2003 年,由 Fox Interactive Media 拥有。它具有标准概要管理功能、Blog 和高级多媒体支持。提供消息传递支持,以及公告牌功能。支持即时消息传递以及高级音乐功能,其中用户可以上传音乐分类目录。MySpace 具有高级 API,这样用户可以根据需求自定义站点。MySpace 还具有手机可访问性,并对 RSS 源提供支持。轮询、论坛和广告发布是 MySpace 支持的其他功能。
  • LinkedIn:LinkedIn 是特定于业务的社会网站,具有不同于其他功能的独特功能,它更侧重于公司领域的社会网络群体。它更倾向于行业和组织,人员可以建立与他们在业务中了解的那些人的联系。它的安全性特别高,因为成员资格基于现有用户的专业鉴定资料。除此之外,它还具有任何正常社会网站的所有常规功能。

优点

社会协作始终以某种固有形式进行实践。不过,我们现在拥有的一切都来自企业,它们为社会协作创造环境并开发优秀的资源,以便使用社会计算取得社会协作的巨大作用。在此模型中,重用和创新的概念得到了很大推动,这归功于连接组的群策群力。

由于技术市场的竞争越来越激烈,每天都会推出新的产品和服务,所以人员对组织的成功至关重要。连接的组织资源越多,社会协作索引的次数就越高,产生的“社会软件”的质量就越高。高效协作还可以通过重用节省成本,节省的成本越多,全天候工作空间的实际实现就越多,在全球范围内发表各自意见的自由讨论就越多。

此协作的关键好处是减少了客户端和项目提交团队之间的障碍。鼓励将客户端作为社会协作的一部分。只要开始使用此概念,另一端的人员不仅成为开发人员或项目管理人员,而且还能够了解客户端问题。在社会级别进行协作可以向客户端和项目团队提供关于客户端问题的不同看法,此行为只会产生更满意的客户端,使其他客户端重用更好的业务解决方案。

挑战

虽然使用社会计算实现社会协作具有大量的优点,但是也存在如下许多挑战。缺少保密性和隐私性是主要的问题之一。集体团队使用社会网络时,可能会由于疏忽而导致组织的保密信息泄露出去的风险。如果不能保持正确的控制,则可能会对组织造成巨大损失,并违反知识产权。

由于大多数社会协作工具都不受任何核心主体的控制,所以此类计算不存在任何设置规则或结构。当执行此类活动时,要求自已承担更大的责任。另外,由于缺少集中控制,所以实现将变得有些无结构性,这可能导致浪费精力(而不是提高工作效率)。小型组织在此类工作中还可能存在投资力度小的问题。在结构化的基础上采用社会协作也是一个较长的学习过程,因为人员在参与某些活动时也需要了解活动规则。

未来展望

如果正确地利用社会协作功能,则该功能可以消除社会和文化上的工作障碍,并能够促进创新和提高生产率。社会协作将保持下去,越来越多的组织会适应和支持协作需求,从而获得更大的市场占有率。各组织需要大力支持这些需求,这样才可以帮助创建结构化方法,从而执行社会协作并降低风险。

致谢

我们对 Ram Viswanathan(IBM 的著名工程师兼 GBSC 的首席架构师)表示忠心的感谢和诚挚的问候,他提供了一些宝贵的指导性意见,如果没有他的支持,我们将无法完成本文。


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