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企业中的 Wiki、blog 及其他社区工具

通过社会协作技术解决企业的应用程序问题

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在线社区这种现象已发展到与 Web 本身并驾齐驱。可以看到,人们以共同的目标为基础,通过各种各样的形式在线交流思想和信息,这些形式包括电子邮件、邮件列表、在线论坛、基于 Web 的应用程序开发工具、即时消息传递以及 Web 门户。近来,有两种社区工具得到了广泛关注:wikiblogWeb log)。

Wiki 是 1995 年由 Ward Cunningham 始创的,目的在于为许多软件工程师熟悉的 Portland Patterns Repository 提供支持。wiki 是可读可写的 Web 站点,wiki 通过可选的访问控制对作者身份设定限制,所有访问者都可创建新页面或修改已有页面。通常,用户使用简单的标记创建内容,作出自己的贡献。在 Internet 上,使用 wiki 的项目已经取得了很多非凡的成就。或许最令人佩服的就是 Wikipedia(请参阅 参考资料),这是一份倍受推崇的基于 wiki 的百科全书,由来自世界各地的数千名贡献者创建。

blog 是一种易于更新的 Web 站点,某个人在这里发布信息,供他人阅读。读者可以评论 blog 所有者发布的所有条目,但不能发布顶级内容。

本文主要介绍如何在企业中利用 wiki、blog 以及其他一些社区工具,还会介绍一些新兴的可行应用。另外还会关注这些新的社区工具是如何与很多组织目前正在使用的组件(groupware)和团队协作软件相关联的,以及如何为适当的工作选择正确的工具。

Web 上的社区

在 Web 上有几种类型的社区,它们使用各种类型的社区工具。Wikipedia 类型的社区就是其中的典范,人们为了在 Web 上创造一项工作成果而走到一起。Portland Patterns Repository 是一群人共同在 Web 上创建共享资源的早期示例。开放标准的领域里还诞生了其他此类社区。wiki 的一种新应用是为开放标准组织协作编写规范文档。主要示例就是内容联合的 Atom 协议规范,为 blog 站点所广泛应用。Atom 团队在他们的 wiki(请参阅 参考资料)上共同构建了最初的规范。另外还在同一 wiki 上控制了他们的项目管理问题,维护了相关的文档。现在,Atom 由 IETF 的工作小组管理,但 wiki 仍然用于跟踪问题,并为 Atom 社区提供一个统一信息收集点。

另一类社区涉及开源软件现象。开源软件项目利用 Wiki、blog、论坛和其他工具管理其项目、开发文档、制定决策以及发布可交付成果。Apache Foundation 为其每个开源项目使用一个 wiki,并通过一个组织级的 wiki 站点(请参阅 参考资料)指向所有这些 wiki。各个项目都使用自己的 wiki 创建项目文档、跟踪和管理项目并向社区中的开发人员提供信息。wiki 非常适合开源社区,原因是它表现了同样的开放、团队贡献模式,而这正是开源运动本身的基础。它还弥补了这些团队使用多年的其他一些社区工具的不足之处。

社区工具还与 Web 上不断发展的社会网络站点现象紧密相关。社会网络软件通过人与人之间的联系,创造、管理和构建共同利益、工作关系和共同需求方面的价值。社会网络工具(如共享书签服务和关系网络分析)有助于形成社区并保持这些社区的活力。在社区站点中,Wiki、blog 和讨论小组有时会与社会网络工具相结合,以促进信息共享。

社区工具正在使 Read/Write Web 这一概念开始成为现实。在这种设想中,Web 用户不仅浏览信息或在电子商务交易过程中提交表单数据,向站点贡献内容也会成为 Web 体验的基本组成部分。在这一转变中,Wiki 和 blog 是主要工具,特别是 blog,它为 Web 用户提供了发布各种信息的简便方法。

社区工具的角色

有效的在线社区使用一组社区工具,所使用的每一种工具都扮演着它最适合的角色。并非所有的社区都需要相同类型的支持。社区工具可分为五组:

  • Wiki
    Wiki 支持以开放的、社区指导的方式创建共享内容。
  • Blog 或 Web Log
    blog 促进了来自一个信息源(通常是一个人)的轻松的信息发布,并且使社区成员注册进行评论更加方便。有时,它还用于发表公告、通报新闻或只是表达一种观点。
  • 电子邮件列表和论坛
    这些机制支持链式讨论,通常用于简化问题解决和投票。
  • Web 站点和 Web 门户
    社区通常都有传统的 Web 站点和 Web 门户,用于传递更多静态信息或可控信息。Web 站点对于非成员来说可能就是社区的门面,它还能为社区成员提供 Web 应用程序。
  • 组件(Groupware)
    组件包括团队协作以及以文档为中心的系统,如 Lotus® Domino®、Lotus Domino Document Manager 和 Lotus QuickPlace®。这些工具通常支持更为关键的业务过程,其中需要严格的文档控制和可强制实施的业务策略。

有人曾尝试过用 wiki 来承担论坛的角色,但 wiki 有着与生俱来的自由,无法满足保持时间顺序、分隔话题以及使某人轻松跟随讨论进展的需求。此外,由于 blog 的讨论由 blog 所有者控制,因此它也无法承担这一任务。评论者是无法开启新话题的。同样,出于其内容管理方式的原因,Web 站点和组件通常也无法担负起 wiki 所扮演的角色。与面向内容的管理方式不同,wiki 以社区中个人的动态内容为基础,支持站点内容和结构的有机演进。它允许协作者同时迅速地更改内容,而不会带来进程或工作流开销。尽管这种特点迫使社区去修订 wiki,以消除不正确的或不恰当的内容,但它同时也是 wiki 成功的主要原因。在后文中,我将讨论自由与控制的问题。

wiki 社区的运作方式

通过 wiki 协作的社区共享的内容与开源软件开发项目有很多共同之处。很多开源项目将 wiki 用作项目管理和文档工具。但这并非两者最根本的相似之处。Wiki 协作和开源开发都基于一套核心原则。wiki 的原则可归纳如下:

  • 平等。任何参与者都可以提交新内容。对于某些 wiki,提交内容即可成为参与者。任何参与者都可以更改任何内容,以纠正所发现的问题、添加额外的信息或以某个立场提出质疑。很多 wiki 实现都提供对访问控制列表的支持,可以将其应用于单独的页面或整个站点。但是,为了不抹杀创造力和参与性,成功的 wiki 都会十分谨慎地使用这些工具。
  • 更改始终可见。对站点所做的更改是即时的,并且全局可见。
  • 众多细微更改。一个活跃的 wiki 中的经典模式就是长期进行很多细微更改。每更改一次就创建一个页面的新版本,这些页面可具有许多增量版本的历史记录。
  • 简单。Wiki 提供了足够的力量,使内容的创建轻而易举。这种简单之中也包含为数不多的一些约束,目的在于使灵活性最大化。

wiki 成功的原因

Wiki 的使用和设置都非常简单。最初目标是提供一种比编写 HTML 代码简单得多的 Web 页面创建方法。然而,与典型的文档管理系统相比,wiki 的设置和使用也非常简单。这种简单性还对成功的另一个因素 —— 即创建内容的速度作出了贡献。快速发布和快速纠正就是 wiki 的运作模式。

wiki 协作这种开放、平等的本质使其协作者怀有一种权力感。人们发现自己可以对集体工作成果产生直接影响。由于每个页面都保留了版本历史记录,因此可以标识每个人的贡献,从而促进了主人翁意识。此类修订历史非常易于访问,因此,它是站点中非常显著的部分。此外,它还是杜绝不当或破坏性更新以及启用编辑监督的关键所在。

所有这些加在一起就是前面讨论的 wiki 社区运作方式的要点。Wiki 就好比文档和 Web 站点的开源开发。Wiki 允许各个群体以一种自然的方式协作,建立信任、使结构和内容有机演进、汇聚社区知识,因此,它的运作方式就像是一种协作式内容环境。

当前 wiki 和 blog 在企业中的应用

企业 wiki 的公认定义是由一家企业所使用的 wiki 的简单概念。这依然是一个新兴领域,wiki 提供者关注的是协作任务和用户驱动的应用程序开发。大多数 wiki 实现可用于企业之中,但是,企业 wiki 与其他 wiki 实现略有不同。通常,它们与企业身份管理和存储备份相集成,为将外部内容整合到 wiki 中提供工具,并包括其他协作支持。由软件公司交付的 wiki 提供服务与支持,而开源实现提供的则是尽力而为的服务。

企业 wiki 的应用

在各种规模的公司中,wiki 一般都是由中小型团队使用的,主要是用于辅助基于文档的协作。常见应用方式可归入以下几类:

  • 项目管理工具
    Wiki 用于创建和跟踪管理团队项目所需的所有项目文档,包括项目规划、日程安排、状态报告、规范、how-to 文档以及变更提议。此类应用大多源于创建自己的低成本、轻量级项目管理解决方案的小型团队。随后扩展到其他团队。在某些情况下,wiki 还作为整个公司项目管理的基础。
  • 知识库
    企业或机构内的利益团体是由于致力于共同的目标、使用相同的工具或方法而形成的。这些团体从收集和共享关于这种共同利益的知识中受益。Wiki 用于以协作的方式贡献一组获取这些知识的文档。这些利益团体可以是呼叫中心团队、一组运用相同技术或方法学的项目团队、需要在其成员之间共享信息的多个部门,有时也可能是在工作过程中获得信息、需要共享此信息以帮助同事的个人。
  • 文档储存库
    有效地部署 Wiki 以实现文档储存库,特别是在文档快速、频繁变化的情况下。这包括作为项目一部分开发、依然处于变动状态的文档以及必须长期更新的工作文档。

受控内容和 wiki 内容

为企业环境作出的社区工具选择很大程度上取决于受控内容与非受控内容的对比结果。企业中的团队或团体在选择实现所需文档类型和交互方法的恰当途径时,会考虑到关键的权衡事项。企业文档和 Web 内容管理工具都基于工作流、策略、管理控制和监控。它们寻求的是确保发布高质量的信息,并确保文档在其整个生命周期中都得到正确的处理。与此完全相反,wiki 基于自我管理的范式,该范例不强制实行任何工作流,最大化内容提供者的自由和自律。使用 wiki 的团体通常也希望确保高质量的信息,但这只是编辑监督中的一项实践,不受控制和工作流直接支持。

wiki 放弃集中化管理,以减少编辑工作或简化工作流过程。保持 wiki 内容正确、结构合理需要不断地进行监控和纠正。成功的 wiki 一般指定一个人或一个小组来监控所有更改,并且采取纠正措施以确保站点的质量。这种方法可能抹杀了集中化系统的优势,集中化系统的目标是通过经认可的工作流保持良好的秩序。但很多团队发现,与 wiki 环境能够带来的速度和团队创造力相比,为使其保持良好的秩序所需付出的努力微不足道。

您可能希望了解正规文档管理系统和 wiki 之间的其他差别。表 1 中概括了这些差别。

表 1. wiki 和文档管理系统之间的差别
 wiki 文档管理
团队控制,非 IT
信息质量 编辑监督 经认可的工作流
文档保留 用户/编辑的判断力 保留策略
内容和组织的进化 社区更新的有机演进 团队控制内容,管理员控制结构
并发更新 大多数没有控制,有一些有简单的检出 锁定,检出

与企业团队工具的关系

企业团队工具表示文档管理方法的实例。通常,社区支持会指定给 Web 服务器和门户服务器,通过 Web 内容管理产品或协作产品支持。正如前面 Web 上的社区 一节所述,Web 站点或门户可以向社区之外的人提供关于该社区的较为静态的信息,并托管为该团队提供支持的应用程序。但是,社区交互的核心是共享共同创建和管理的信息。这就使人们开始关注企业中当前用于支持团队协作的工具。

以 IBM 协作工具为例,Lotus Domino 是核心,另外还有 Lotus Domino Document Management 和 Lotus QuickPlace。为定位这些解决方案,您必须认识到团队需要一定程度的灵活性、控制和管理。一端是集中管理控制极少甚至完全没有的 wiki。另一端是有着严格控制和集中管理的 Domino 和 Domino.Doc®。中间是 QuickPlace,它包括集中管理,但将协作空间结构中的大部分指派给用户。wiki 根据其用户的一致意见进行有机演进,而在 Domino 数据库或 Domino Document Management 中,结构由管理员设定,用户在这些约束限制下工作。中间是 QuickPlace 协作空间,在其中,团队成员可以发展空间,但结构和交互的方面通常不在其控制范围内。

与所有在线社区一样,企业也应该利用恰当的工具的承担恰当的角色,以便为团队提供支持。wiki 可能在快速生成信息、获取知识以及促进基层协作方面非常有效。当文档变得稳定时,您需要将一些通过 wiki 协作生成的文档移动到另外一个受控的储存库中。此类文档包括那些必须应用业务控制以便符合联邦或州法规的文档。部分此类文档可能需要从初始创建起到生命周期结束时一直在受控、受监管的环境中加以管理。其他一些文档可能是自动化人工过程中所必需的,因此必须在与工作流解决方案集成的受控设置下加以管理。

应用程序 wiki

业务团队和面向任务的小组要求应用程序支持其职能。对此类应用程序的需求出现快,往往变化的也很快。它们支持特殊业务过程、数据收集和团队交互,并且往往会在任务完成或要求更改之后被废弃。这种 “可废弃的应用程序” 现象是业务团队使用基于 Web 的工具创建自己的环境化服务和解决方案大趋势的一部分。它还是对 wiki 在企业中日益增长的应用方式的一种扩展 —— 减少电子邮件交换。

那些特殊、团队驱动、生命周期短的应用程序发挥了 Wiki 的优势,某些形式的 wiki 有可能会在其创建过程中扮演主要角色。例如,JotSpot 将自己列为应用程序 wiki,它提供工具、组件以及模板,以便快速开发这些类型的应用程序。IBM 也正在尝试这一概念。理念是支持一个技术方面较不成熟的社区 —— 只具备非常基础的 Web 技能,使其可开发所需应用程序。这一模型对于个人或团体、即时部署、聚合和团队所做的修改以及团队自身总体控制来说是一种直接的业务价值。

在这个模型中,wiki 是开发工具和应用程序。团队成员协作处理应用程序,就像处理普通内容一样。大部分团队成员可以查看表示应用程序组件的附加标记,并可将这些组件放在一个页面上并通过关键字参数进行定制。少数 Web 技术指导团队成员可编写新组件,使用的同样是应用程序 wiki 的工具。

应用程序 wiki 概念是全新的,现在,它在团队内的动态用法已众所周知。但是,对于组织来说,以试点模式为团队推行应用程序 wiki 无疑是合理的选择。考虑到 wiki 协作的根本特性,试点和生产部署之间相差无几。wiki 用户会任何他们认为对自己有帮助的东西。

结束语:Wiki 帮助团队更快完成工作

如果,大多数企业已经认识到自己处于一个不断变化的环境之中,在这种环境中,改进团队交互和协作的速度和质量变得越来越重要。在与企业中已部署的其他社区工具结合使用时,Wiki 和 blog 将有助于建立健全、高产的社区,并有助于促进高效协作。组织应该考虑以试点方式应用 wiki 和 blog。他们会发现,团队自己将找到利用 wiki 和 blog 完成其工作的最佳方法。


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