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项目组合管理(Portfolio management):IBM Rational 新方法概述

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插图作者注解:您阅读本文之前不需要参考项目组合管理系列中我的其他文章。如果您不熟悉项目组合管理的主题,那么参考前面的文章可能会有用:2005 年 10 月版的 Rational Edge 中的文章介绍了项目组合管理的主题并且提供了大量定义。2005 年 11 月版中的文章为项目组合管理向企业计划的成功应用提供并定义了原则(我们称之为“基本要素”)。1

项目组合管理:摘要

Morgan Stanley 的Dictionary of Financial Terms 提供了术语 portfolio(译注:在金融辞汇中,此术语应翻译为“投资组合”;在文中其余的部分翻译为“项目组合”。)的解释:

如果您有多于一种的证券,那么您就有一个投资的组合。您通过购买额外的股票、债券、公共基金,或其他投资来构建投资组合。您的目的是,通过选择您认为会增值的投资来增加投资组合的价值。

根据现代投资组合理论,您可以通过创建多样化的投资组合来减少投资风险,多样化的投资组合包括很多不同类型或等级的证券,以便至少其中的一些可以在任何的经济环境中创造很多的回报。

在非金融的商业环境中,projects(项目)initiatives(计划)是投资的手段。从最简单的意义上讲,一个计划是与下面有关的主要工作:

  • 必需的结果或工作产物的具体(和受限的)集合。
  • 负责执行计划并使用资源,如基金,的一组人。
  • 已规定的开始和结束。

管理人员可以将许多计划组织成支持商业分段、产品或产品线(或者其他一些分割方案)的项目组合。

这些工作是目标驱动的,换句话说就是,它们支持企业商业策略的主要目标和/或组件。

管理人员必须不断地在相互竞争的计划中做出选择(也就是,管理组织的投资),选择那些最好地支持并启用各种商业目标(也就是,它们将投资风险多样化)的计划。他们还必须管理投资,提供关于保证哪个计划、继续哪个计划,和拒绝或中止哪个计划的连续监督和决策制定。

方法内容摘要和概览

如您所见,项目组合管理工作区的边界和内容是相当广泛的。在确定并交付 IBM Rational 新方法和实践的工作中,第一件要做的是开发一个项目组合管理工作区的模型。我们想要识别各种类型的由项目组合管理执行者执行的工作。此外,我们希望实践者能够将已识别的工作组织成一个向工作提供顺序的有逻辑的功能结果。随着项目组合管理模型的交付,该模型成为指导开发工作的基准参考点。图 1 提供了一个项目组合管理工作区的高级(极度简化的)图形表示。

图 1:项目组合管理工作区

图 1:项目组合管理工作区

图 1:项目组合管理工作区

图 1 中所显示的模型是一个对于项目组合管理工作区的正在进行的工作。我们期望,通过客户的使用,并经过额外的方法开发工作,该模型将会得到发展。此模型是 IBM Rational Portfolio Management 方法的一部分。

需要完成的几类工作可以分为(水平地)“工作组”,或工作的逻辑集合。这些工作组形成了一个非正式的(且仍不完整)的组织中项目组合管理的执行生命周期。如您所见的,开始点位于组织中的战略层,在这一层,要确定、执行并跟踪企业的商业策略。

以下的内容简要地说明了项目组合管理模型中的已识别的工作组,这些工作组具体到项目组合管理中的持续的工作:

项目组合管理的实际工作(我们有意地略过了引入组织中的项目组合管理的决定,以及策略开发和实现的工作)开始于新计划(可能是规划、项目,或其他结构化的工作)的定义和采纳。

采纳计划形成项目组合之后,继续执行,项目组合管理工作的类型转为多元地跟踪计划的执行。确定跟踪数据,获取并配置跟踪工具,并且在工作进行中进行数据收集(和分析)。

在固定的一览表上,要针对跨项目组合组的计划集合进行各种类型的评审的计划与执行。所有类型评审的目的是确保没有减少计划的价值内容,并且确保每个计划还继续为企业商业策略的目标和目标部件出力。

我们的方法是迭代的,通过这种方式,我们交付了方法和实践用以填充项目组合管理工作区。

对于新的 IBM Rational Portfolio Management 方法的最初版本,我们确定了五个工作区域,照我们的看法,这些区域对实例化和项目组合管理工作的执行是价值很大的。这五个高价值的工作区域形成了新方法最初版本的核心,新的方法提供了:IBM Rational Portfolio Management (for Initiatives): 方法和实践

图 2 举例说明了项目组合工作区模型的编排,并且确定了那些在最初方法版本的边界内工作区域:

图 2:项目组合管理工作区:最初的版本内容

图 2:项目组合管理工作区:最初的版本内容

图 2:项目组合管理工作区:最初的版本内容

绿色的工作区域框是带有最初版本中的方法和实践内容的。绿色工作区域框上面的大写文本是方法和实践材料的主要标题,这些都包含在最初版本中。本文下一个部分将讨论这些方法和实践材料集合中的每一个。

最后,作为内容摘要的一部分,我们必须确定伴随方法和实践最初版本的介绍和说明材料。由于这是新方法和实践的第一个版本,所以有必要为用户提供一个围绕项目组合管理主题的学习基础。许多接触这些方法的人都不熟悉该主题,并且也不熟悉组成项目组合管理的工作类型。

因此,我们已经提供了一系列说明并教授有关多种项目组合管理主题的白皮书,这些将在靠后的部分进行详细讨论。

五个高价值实践内容

如上面所提到的,这个IBM Rational Portfolio Management (for Initiatives): 方法和实践最初版本包含了五个高价值区域内的方法和实践集合,如图 2 中绿色框中所示。

我们将依次分析每个区域,并描述其方法和实践内容。

项目组合评估

让我们开始定义什么是“项目组合评估”。项目组合管理方法的最初版本中的词汇表将项目组合评估定义为:

一个按照项目来组织和管理的计划,实现组织或企业中的项目组合管理实践的规划的早期部分。它提供了构建一组项目组合所必需的重要工作产物和结果,比如,首要的任务和项目组合结构(Portfolio Structure)。

项目组合评估是项目组合管理方法最初版本中项目组合管理高价值区域中的一个,图 2 中的一个绿色框。

项目组合评估为组织中所有进行中的计划(或约定的子集)识别、收集数据,并建立价值量度。这些计划是项目组合管理应用的主体和对象。术语“计划”应用广泛,包括项目、大型项目,和所有类型的结构化工作。

动员和计划(Mobilizing and Planning)

Portfolio Management 方法中的第一个集合,即动员和计划,是整个项目组合评估的一部分,且与建立所需的准备事项以开始全组织的项目组合评估有关。图 2 中显示出了此内容。建立“准备”的想法包括以下主题:

  • 确定评估领导团队。
  • 评审并获取对评估工作内容和边界的共识。
  • 确定并获取对所需物理设备的使用。
  • 确定并安装所需的技术基础设施和软件工具。
  • 计划并安排评估工作。
  • 改进并最终确定所需的模板、实例,和评估工具。
  • 培训评估团队。
  • 选择并验证组成每次迭代所需的计划价值贡献(Initiative Value Contribution)量度的使用。
  • 验证准备状态,以启动评估,并获得执行人的允许。

当该工作完成时,您可以看到培训后的评估团队建立起来了,并且所需的评估工具已得到改进且取得一致。

每个确定的计划将从属于复杂价值量度(在计划集合的上上下下分级中都有描述)的确立。被用来执行此分级的量度被定义为动员和计划工作的一部分。

执行和验证(Execution and Validation)

Portfolio Management 方法中第二个实践集合,即执行和验证,是整个项目组合管理工作中的第二部分,如下文所概括的:

过程中的此部分是关于计划好的评估的执行,且关于对每个确定的计划所构成的计划价值贡献进行量化,并与企业商业策略目标和目标部件取得一致。

这在图 2 中所示。跨组织的计划已经确定,有关计划的数据已经收集好(按照约定的数据方案中的说明),并且计划已经插入并组织到存储库中进行保留。

当此工作完成时,就计划好了一个工作空间,进行了培训,并且工作空间开发发挥作用,以开发并量化对于每个确定计划的复杂量度。此种复杂的量度有多重用途,其中一个是在所有的组织计划(项目组合评估的一部分)中建立价值层次。

来自项目组合评估的执行和验证部分的必需结果如下所概述:

  • 验证准备工作达到必需的完备程度
  • 验证评估技术和工具通过实际使用而体现的效用
  • 执行人员赞成执行评估
  • 计划进行访问,完成调查问卷,并确定计划
  • 检查与计划相关的所收集的数据的质量和完备性
  • 用计划数据填充项目组合存储库
  • 准备工作对话,用以量化已确定计划的计划价值贡献 —— 包括团队培训
  • 执行团队工作对话,用以开发个人的计划价值贡献
  • 确定最初的计划组(一个“试验”),移动到项目组合结构开发的下一个阶段(可选)
  • 向执行者展示项目组合评估结果
  • 有序地停止项目组合评估及所有工作产物和结果的所有权的转换

作为组织中项目组合管理方法实现的一部分,项目组合评估的工作是第一个要着手的项目或计划。

当跨企业或业务范围的管理实现策略以及为执行该策略所形成的规划计划得到了开发和执行的批准之后,就意味着这个工作开始了。 此工作包含于图 2 中所示的项目组合管理模型中的一部分,在两个标有“Enterprise Business Strategy”和“Portfolio Management Definition and Commitment”的橙色框中。

项目组合评估的完成为项目组合管理实践的下一阶段的实现提供了基础。下一个阶段包括对于组织的最初项目组合结构的定义和填充。

管理业务用例,用于采纳(Managing Business Cases to Acceptance)

这是 Portfolio Management 方法中第三部分实践集合。管理业务用例是企业中一件进行中的工作,这与开发、评审,及设法验证新计划而进行的业务用例的核准是相关的。如图 2 所示,它被包含于标记为“Initiatives Assessment and Approval”的绿色框中。

让我们按照与前面的实践一样的方法开始进行定义。Portfolio Management 方法最初版本中的词汇表将业务用例定义为:

业务用例是一个工作产物,它汇集并确定一些数据,这些数据是用于通过识别并量化预期的回报及通过执行而增值的结果来验证潜在的规划、项目或计划的采纳及批准。

此外,它还将对已提议的计划的预期价值贡献进行量化,并且量化调整及支持区域,并且在 Enterprise Business Strategy 的范围内指定了在计划“混合”中的位置。

因此业务用例是计划组织过程,进行考虑、评估并处理新工作、所需结果和资金及资源需求提议的载体。

在管理业务用例的方法和实践内容中,提供一个概念文档(其中一个方法体系结构要素)作为与业务用例相关的整个实践集合的摘要和总览。在此概述中,包含了整个业务用例过程,如下所示:

这是一个持续的行为,为了迭代审阅而接收并管理工作过程,以及提出新计划的业务用例的最终批准。提交的业务用例及其提议的计划受到多元的迭代审阅并按需要得到修改。

业务用例和计划受到了最终的策略审阅,用于了解 Enterprise Business Strategy 的支持和实现。如以下的其中一个,业务用例和已提议的计划接收到来自最终策略审阅的处理:批准、暂时批准、提及,或拒绝。

关于业务用例的接收、审阅和决策制定的实际工作在管理业务用例(另一个方法体系结构要素)的方法和实践的一组实践中得到定义和描述。这些实践的标题说明了其内容为:

  • 服从和初始质量评审
  • 项目组合"符合" 业务用例 (识别正确的项目组合)
  • 业务用例 "特性" 评审
  • 业务用例 "策略" 评审

对于管理业务用例的实践集(在组织中的项目组合管理方法的实现中)应该是需要被首先引入的之一。其支持并启用了一个门卫功能,确保所有在最初的项目组合评估之后确定的额外计划能够被很好地构想并与组织的商业策略结合起来。

管理定期评审

这是 Portfolio Management 方法中第四个实践集合。管理定期评审是组织中一项进行中的工作,是与活动计划的面向管理的定期评审的计划和执行有关。如图 2 中所示,包含于标明为“Initiatives Periodic Reviews”的绿色框中。

项目组合管理工作重要的部分以评审的形式发生。项目组合中的计划需要积极的管理和监督。评审是实行该积极管理的媒介。评审是非常重要的,因为一组计划的唯一可确定的内容是变更是不断进行着的。

方法和实践中确定并定义的一种类型的评审是定期评审,如方法中所说明的:

定期评审分析、限定,并量化计划的当前性能,及对多方面的计划和预期结果不断地顺应。他们主要着重于量度组、特性、性能和从所管理的工作角度看的对计划预料的顺应。

总之,定期评审要从“好的”管理和性能角度来分析计划。以下列表列举了适合定期评审的评审区域和主题的类型:

  • 根据计划的性能或进展
  • 遵循进度
  • 在被提出计划的业务用例中确定的方法的顺应或实现
  • 完成规定的工作产物或结果
  • 结果的质量
  • 整个计划团队成员的道德和责任
  • 符合预算和已计划的支出
  • 对额外资金或花销安排中的变更的请求的数量和类型
  • 对所有类型资源的使用

定义并配置标准定期评审以适应具体计划的实际工作,以及涉及执行这些评审的工作,是由一组实践定义并说明的。这些实践可以由题目自行说明:

  • 新计划的建立(对计划的标准定期评审进行裁减)
  • 提前的评审准备
  • 完成定期的评审

单个或整个系列定期评审的结果,以及源于在评审数据上执行的趋势分析的信息,用作对有关单个计划的未来的决策制定的主要输入。

计划及完成阶段,及里程碑(p&m)评审

这是 Portfolio Management 方法当前版本中最后一个实践集合。计划和完成阶段,以及里程碑评审是组织中正在进行的工作,这是关于活动计划的策略上的评审的计划和执行。如图 2 中所示,包含于标明“Portfolio Phase and Milestone (P&M) Reviews”的绿色框中。

如上面所提到的,评审是项目组合管理工作中的主要工作部分。另一类型的评审是阶段和里程碑评审。它有不同的目标集并使用与先前说明的定期评审不同的量度。这是一个计划的面向策略的评审,如方法中所描述的:

这些评审的范围受到 Enterprise Business Strategy 中目标和目标组件,以及好的项目组合管理实践的必要内容或原则的应用的限制。其包含这样的主要题目,如:Initiative Value Contribution、Apportionment of Initiatives Resources、Enterprise Business Strategy Enablement,和 Oversight of Portfolio Contents and Initiatives。Phase and Milestone Review 的主要结果是继续、变更,或终止计划工作的决策。

此评审与持续的性能以及计划到商业趋势和策略的要素之间的连接有关。此类型的评审的结果是一个主要的决策:继续(继续进行工作)、变更(做出结构的、趋势的和管理上的变更),或者停止(中断工作和支出)计划及其工作。

下面列表例举了适合阶段和里程碑评审的各类型的评审区域和主题:

  • 计划的当前状态,由所收集的数据和量度所示
  • 来自其他评审的结果及其趋势分析数据
  • 持续地对原始的利益组进行预计,这是对着手进行计划的验证工作的一部分
  • 不断地实现企业商业策略中的目标和目标部件

计划、建立并执行阶段和里程碑评审,并对计划的未来达成一致的实际工作是在一组实践中进行说明的。这些实践可由题目自我描述:

  • 新计划的建立
  • 提前的评审准备
  • 完成评审
  • 通过验证指导计划决策

如您在题目中所见到的,阶段和里程碑评审的整个过程与上面描述的阶段评审类似。

执行阶段和里程碑评审之后,又形成了对计划的未来决定。这个提议的决定将得到验证和执行的适当权力。

介绍和说明材料

常规的情况下,组织可以按照源自领域内的一般经验的特定的和固定的假设和观点来接触一组新的商业方法和实践。但是这里不能假设读者或用户已经熟悉了这些具体实例,甚至假设术语都得到了普及。

出于此原因,Portfolio Management 新方法的这个最初版本中还带有一组提供背景和培训的白皮书。图 3 是 Portfolio Management 新方法的发布版本。此图中显示出一个带有“Where To Begin”标题的选项卡,以及“Introduction”和“Getting Started”的白皮书列表。如列表中所示,这些题目给了您对每篇文章的大概印象。

图 3:Portfolio Management 方法:介绍材料

图 3:Portfolio Management 方法:介绍材料

图 3:Portfolio Management 方法:介绍材料

表 1 中对图 3 中的材料进行了简要说明。

表 1:Introduction and Getting Started 白皮书。
标题描述
An Introduction To Portfolio Management(白皮书)提供对项目组合管理领域内的概念和思想的基本介绍。
Portfolio Management Workspace Overview(白皮书)扩充了项目组合工作区模型的内容。描述每个模型工作区域内的工作类型。
Portfolio Management Essentials(白皮书)进行中的工作。确定项目组合管理工作中用到的基本原则,及其影响和暗示。
Readiness To Implement ... .(清单)一个整理过的清单,可以在组织中进行分析,量化并了解为实现项目组合管理实践而进行的准备工作的状态。
Answering Who, What, ...(白皮书)一个问答式的白皮书,讲述了关于新方法的基本问题。

除了这组白皮书,还有一个正式的术语词汇表,定义了方法和实践中用到的术语,如图 4 所示。

图 4:Portfolio Management 方法:词汇表项

图 4:Portfolio Management 方法:词汇表项

图 4:Portfolio Management 方法:词汇表项

辅助此方法的工具(IBM Rational Method Composer)提供了一个自动的,弹出式词汇表,包含了方法和实践中用到的术语及其定义。

了解更多的信息

IBM Rational Portfolio Management (for Initiatives)的最初版本于 2005 年 12 月问世。此版本是以早期的 General Availability 为基础的,并且可以更新和变更。正式版,即 General Availability,将于 2006 年问世。

所有 IBM Rational Unified Process(RUP)和 IBM Rational Methods Composer 的注册用户都可以使用 Portfolio Management 方法中包含的方法库。使用此材料需要有 IBM Rational Methods Composer 工具集。

如果您还有问题,或希望了解更多关于 IBM Rational 新方法的信息,请通过 michael.hanford@us.ibm.com 与 Mike Hanford 联系

注释

12005 年 10 月:“Portfolio management: An introduction。” 2005 年 11 月:“Portfolio management: The IBM view of PM essentials。”


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  • 您可以参阅本文在 developerWorks 全球网站上的 英文原文

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ArticleTitle=项目组合管理(Portfolio management):IBM Rational 新方法概述
publish-date=03152006