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集成 IBM Workplace Web Content Management 和 Lotus Domino Document Manager

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文档和内容管理是当前的一项重要业务需求。IBM Workplace Web Content Management 是 IBM Workplace 家族的产品之一,帮助用户在 Internet 和内网上发布公司内容。很多组织都有一些现成的或者遗留的文档需要发布,但是在 Workplace Web Content Management 中重建这些文档不但是一项乏味的工作,而且没有必要。

IBM Lotus Domino Document Manager(以前称为 Lotus Domino.Doc)是一种文档管理系统,可以查看、审批和存档文档。Domino Document Manager 虽然是世界一流的文档生命期管理工具,但是把文档发布到 Web 站点上并不容易。不过,在 Workplace Web Content Management 的帮助下,您可以开发一种解决方案,很方便地将现有数据从 Domino Document Manager 发布到 Web 站点或者内网上。

本文示范了如何集成 Domino Document Manager 和 Workplace Web Content Management 2.0 Domino Edition。在这种集成解决方案中,文档最初利用 Domino Document Manager 的内容管理能力来开发。然后用 Workplace Web Content Management 将 Domino Document Manager 文档发布为 HTML 文件或者文件附件。还可以将 Workplace Web Content Management 的工作流能力添加到解决方案中,实现整个组织中的所有内容和资产的工作流控制。或者集成 Lotus Workflow,使这种集成解决方案更加强大和动态。本文将介绍如何将 Lotus Workflow 集成到我们的解决方案中。

本文假设您使用过 Workplace Web Content Management 和 Domino Document Manager,并熟悉这两个系统中使用的术语。了解 Lotus Workflow 也对阅读本文很有帮助。

集成概述

集成 Workplace Web Content Management 和 Domino Document Manager 是从升级 Domino Document Manager Library 数据库开始的。在 Workplace Web Content Management 安装数据库中执行升级操作时,Library 数据库中将增加 4 种派生形式和一些代理。这 4 种派生形式为:

  • ILWWCMFull DDoc
  • ILWWCM DDoc
  • ILWWCMProfile DDoc
  • ILWWCMSimple DDoc

这些派生形式是 Workplace Web Content Management 和 Domino Document Manager 之间的桥梁。使用它们构造的 Domino Document Manager 文档很容易转化成 Workplace Web Content Management 文档。

升级 Library 数据库之后,要创建对应着 4 种派生形式的文档类型。在 Domino Document Manager 中,文档类型就是内容模板。创建新的 Domino Document Manager 文档类型时,该文档类型的名称定义了要使用的派生形式。如果指定名称的派生形式不存在,您就会收到一个错误。因此在集成中,创建的文档类型必须与 4 种派生形式中的其中一种同名。

准备好文档类型之后,我们要创建一个文档,并将其导入 Workplace Web Content Management 发布数据库。导出模式有两种:On Demand 和 Scheduled。On Demand 模式立即导出文档,而 Scheduled 模式则将文档添加到计划队列中,留待以后处理。导出模式是在 Workplace Web Content Management 发布数据库的 DDocLWFDefaultMode 系统设置中确定的。

除了选择导出模式外,还可以设置导出动作,其中包括:

  • 转换为 ILWWCM 体。
  • 添加为 ILWWCM 附件。
  • 附加到 ILWWCM 体。
  • 从 ILWWCM 体链接到 ILWWCM 附件。

要处理的最后一点是工作流设置,集成 Lotus Workflow,这些将放在本文的后面介绍。

示例场景

本文中使用一个非常简单的示例场景来说明这些产片的集成。在这里我们要将文本文件导出到 Workplace Web Content Management。下一节将一步步地介绍配置过程。

创建 Domino Document Manager Library 数据库

创建一个名为 DomDocLib.nsf 的 Document Manager Library 数据库。关于库创建指令,请参阅 Domino Document Manger 帮助。所有文档类型、File Cabinet 以及要导出的文档都存放在 Library 数据库中。

创建自定义的文件柜模板

使用 Lotus Notes 客户端在 Domino Document Manager 服务器上创建一个新的模板,将其命名为 ILWWCMCab.ntf。该模板应该使用默认的文件柜模板(filecab.ntf)作为模板。

创建模板后,该模板会自动打开。选择 File - Database - Properties,打开 Database Properties 对话框。单击 Design 附签,“Inherit design from template”选项。选择“Database is a template”选项,输入模板名,然后关闭属性对话框。

从 Workplace Web Content Management 安装数据库中升级数据库

在 Lotus Notes 客户机中打开 Workplace Web Content Management 安装数据库。双击 Install comment 打开它,然后单击 Start Installation 按钮。

在 Workplace Web Content Management 页中选择“Install Domino.Doc and Lotus Workflow Integration Components”选项,然后单击 Next。

图 1. 安装选项
Installation options
Installation options

在下一屏上,在 Update Domino.Doc Library 字段中输入创建的 Domino Document Manager Library 数据库名。在 Update Domino.Doc FileCabinet 模板字段中输入创建的文件柜模板名;在 Update ILWWCM Publishing 字段中输入 Workplace Web Content Management 发布数据库名。然后单击 Update Now 按钮。

编辑文件柜模板 DocEvents 脚本库

在 Domino Designer 中打开创建文件柜模板(ILWWCMCab.ntf)。打开共享库的 Script Library 视图。因为不需要定制自己的 DocEvents 脚本库,所以可以将原来的 DocEvents 改为其他名称,然后将 ILWWCMDocDocEvents 重命名为 DocEvents。对于希望定制自己的 DocEvents 脚本库的高级用户,有关的更多细节,请参阅 Workplace Web Content Management InfoCenter

升级 Domino Document Manager Library DocType 表单

在 Domino Designer 中打开创建的 Document Manager Library 数据库(DomDocLib.nsf)。打开 DocType 表单,在下方(注释节之前)添加 ILWWCM DDoc Lib Options 派生形式。

完成这一步之后,所有的派生形式都将添加到 Domino Document Manager Library DocType 表单中,供将来使用。

创建文档类型

在 Lotus Notes 客户机中打开 Document Manager Library 数据库。单击 Library Administration 按钮切换到 Library Administration 视图。单击 Create Document Type 按钮。完成文档后,Type Name 字段只能是下面派生形式中的一种:

  • ILWWCM DDoc
  • ILWWCMFull DDoc
  • ILWWCMProfile DDoc
  • ILWWCMSimple DDoc

这就是前面提到的派生形式名。

同时还要在文档中将文件柜模板设置为创建的模板之一。

在 Field Attributes 区中填充所有必需的字段。Export_direct_to_ILWWCM 字段是必需的。在 Workflow Options 的 Event based Initiation 区中,将“Automatically initiate a workflow process upon the following event”字段设为“First document check in”。

图 2. 工作流选项
工作流选项
工作流选项

在 ILWWCM DDocLWF Options 区中,单击 Locate Database 按钮,选择 Workplace Web Content Management 发布数据库,还可以设置默认的导出设置,如工作流阶段和导出动作。

保存文档类型。按照同样的步骤创建其他三种文档类型。

在 Domino Document Manager Library 中创建文件柜

在 Lotus Notes 客户机中打开 Document Manager Library 数据库(DomDocLib.nsf)。默认情况下,这个库位于 Non-Administration Perspective 中。单击 New File Cabinet 按钮打开新建文件柜表单。在 General Information 节中输入创建的文件柜模板的标题和名称。该例中该文件柜名为 Bulletinfilecab,文件柜模板是 ILWWCMCab.ntf。

在 Security 节中,将 Allowable binder types 设置为“No Type, Categorized Binder ”:将 Default binder type 设置为 No Type。将 Allowable document types 设置为 ILWWCM DDoc、ILWWCMFull DDoc、ILWWCMProfile DDoc 和 ILWWCMSimple DDoc。将 Default document type 设置为 ILWWCM DDoc。

图 3. 安全选项
安全选项
安全选项

保存文件柜之后,它将出现在文件柜列表中。

现在已经完成了所有的配置步骤,接下来要在 Domino Document Manager 中创建文档,然后将其导出到 Workplace Web Content Management 发布数据库。

从 Domino Document Manager 导出文档

这一节将在 Domino Document Manager 中创建一个简单的文档,其中只包含一个文本文件,然后将该文档导出到 Workplace Web Content Management 发布数据库。

  1. 在 Lotus Notes 客户机中打开 Domino Document Manager Library 数据库。如果在 Administration Perspective 中打开数据库(左侧会显示 Create Document Type 按钮),则单击 Library 按钮进入 Non-Administration Perspective。
  2. 打开文件柜,然后打开绑定器,该例中使用 Default Binder。
  3. 单击 New Document 按钮打开新建文档表单。输入文档标题,然后在 Document Content 字段中附加上希望发布的文本文件。因为我们只创建了一种文档类型,所以不需要选择。如果有多种文档类型,则选择其中之一。
    图 4. 新建文档
    新建文档
    新建文档
  4. 至少要填充在前面的 Create Document Type 一步中要求的字段。根据需要填写可选字段。该例中我们将目标阶段设置为草稿阶段。
  5. 保存并关闭文档后,会提示选择 Check in mode。可以使用默认的“Check in as a version”或者选择“Check in as a draft”。如果选择“Leave checked out”,就不会触发 DocEvent,因为没有检入文档。
  6. 关闭文档后,根据设置的导出模式,文档被立即导入 Workplace Web Content Management 发布数据库中或者导入计划列表中。
  7. 在 Lotus Notes客户机中打开 Workplace Web Content Management 发布数据库。导出的文档显示在草稿文档列表中。
    图 5. Workplace Web Content Management 发布数据库
    Workplace Web Content Management 发布数据库
    Workplace Web Content Management 发布数据库
  8. 打开文档可以看附加文件的内容显示在文件体字段中。

这就是将文档从 Domino Document Manager 导入 Workplace Web Content Management 的全过程。可以将 Domino Document Manager 文档导出到所选 Workplace Web Content Management 工作流的不同阶段,包括草稿、审阅和发布阶段。

集成 Lotus Workflow

Lotus Workflow 是一种应用程序,可以帮助组织计划、调度、跟踪、监控和存档基于文档的工作和项目。使用 Lotus Workflow 可以控制在 Domino Document Manager 中存储或创建文档的生命期工作流。

通过集成 Domino Document Manager、Lotus Workflow 和 Workplace Web Content Management,可以实现文档的审阅和发布过程。导出动作是作为一系列活动的结果自动完成的。与 Workplace Web Content Management 相比,Lotus Workflow 提供了更加灵活的工作流管理。

我们继续使用上面的例子,通过 Lotus Workflow 将文档导出到 Workplace Web Content Management 发布数据库。创建和配置 Lotus Workflow 数据库的细节不在本文的讨论范围之内。关于如何使用 Lotus Workflow 的更多信息,请参阅产品文档。本文只讨论了该产品的集成。

创建 Lotus Workflow 数据库

基本的工作流都需要 Organization Directory、Process Definition、Design Repository 和 Application databases。该例中创建了以下数据库。

数据库类型数据库名
Organization DirectoryILWWCM_OrganizationDirectory.nsf
Process DefinitionILWWCM_ProcessDefinition.nsf
Design RepositoryILWWCM_DesignRepository.nsf
ApplicationILWWCM_Application.nsf

使用 Workplace Web Content Management 安装数据库升级 Lotus Workflow

在 Lotus Notes 客户机中打开 Workplace Web Content Management 安装数据库,选择“Install Domino.Doc and Lotus Workflow Integration Components”。在 Update Lotus Workflow 应用程序字段中输入 Lotus Workflow Application 数据库,然后单击 Update Now 按钮来升级应用程序数据库。

这一步和上述对应步骤的差别在于这里升级的是 Lotus Workflow 应用程序。这是集成 Lotus Workflow 和 Workplace Web Content Management 最重要的一步。升级之后,Lotus Workflow 应用程序中添加了一些 Workplace Web Content Management 组件,如 ExportToILWWCM 代理和 4 种派生形式,后面的步骤中将会用到这些组件。

设置组织信息

在 Lotus Notes 客户机中打开 Organization Directory 数据库,然后添加两个工作组作为编辑和经理。编辑工作组包括负责这个过程中编辑阶段的工作人员,经理工作组包括负责这个过程中审批阶段的工作人员。

在 Lotus Workflow 中创建 Web Content Publish Process

启动 Lotus Workflow Architect,打开创建的数据库。在 Lotus Workflow Architect 中选择 File - Create Process。按照图 6 所示来创建一个过程。

图 6. 示例 Workflow 过程
示例 Workflow 过程
示例 Workflow 过程

上面的工作流过程说明了在 Web 内容管理中使用 Lotus Workflow 的典型方式。在编辑活动阶段,编辑人员负责创建 Web 内容。此后,内容转移到审批活动阶段,审批人员或者管理人员负责审查内容,决定批准或者拒绝。被拒绝的内容又返回到编辑活动阶段。如果内容获得批准,则在自动导出活动阶段被 ExportToILWWCM 代理自动导出。如果批准的 Web 内容已经存在,那么负责改写决策阶段的人将决定只覆盖内容、覆盖全部字段,还是不执行覆盖。

创建工作流过程之后,选择 Process - Basic Properties。在 Own 附签中选择过程的所有者。在 Form 附签中选择主表单名 ILWWCM LWF。

在 Initiators 附签中选择 All,这样任何访问应用程序数据库的人都能发起一项任务。然后可以从 Domino Document Manager 导出一篇新文档到 Lotus Workflow 中。

各项活动的设置如下表所示。包含 ExportToILWWCM 代理的自动导出活动是必需的。每项活动中都选择“Also Notify about new activities by mail”,以便支持邮件通知功能。

设置说明
编辑活动选择编辑工作组作为所有者
审批活动选择管理员工作组作为所有者。在 Decision 附签中完成以下字段:
Decision Description(决策描述):Approval(是否批准)?
Decision Choices(决策选项): Approval(批准),Disapproval(拒绝)
审批决策选路属性如果要回到编辑活动,则输入 Disapprove。将 Type to Condition and the Condition 设置为 @ JobProperty([Desition])="Disapprove"

要进入自动导出活动,可以输入名字 Approve。将 Type to Condition and the Condition 设为 @ JobProperty([Desition])="Approve"
自动导出活动在 Action 附签中选择 Agent 作为动作类型,代理是 (ExportToILWWCM)
覆盖决策选择管理人员工作组作为所有者。在 Decision 附签中完成以下字段:
Decision Description(决策描述):Document already exists(文档已经存在)
Decision Choices(决策选项):只覆盖内容、全部覆盖或者不覆盖
寻路关系属性画上连线,然后对每条连线设置寻路关系属性。最后将 Type 设为 Else。在改写决策中将 Type to Condition and the Condition 设为 @If(GetOverwriteSetting="Yes")

保存这个过程,将其命名为 ILWWCMExport,然后激活该过程。

在 Domino Document Manager Library 数据库中升级文档类型

在 Lotus Notes 客户机中打开 Domino Document Manager Library 数据库。单击 Create Document Type 按钮。输入与派生形式模板名称以及为 Lotus Workflow 选择的类型匹配的文档类型。比如,如果选择表单类型 ILWWCM LWF,文档类型就是 ILWWCM DDoc。

在 Workflow Options 下,为“Specify location of workflow application”字段选择“by path”,在 Path 字段中输入工作流应用程序名称。在 Event based Initiation 区中,选中“First document check in”选项。还要选择前面在 Lotus Workflow Architect 中创建的过程名。

图 7. 工作流选项
工作流选项
工作流选项

这样就完成了 Lotus Workflow 的配置。在 Domino Document Manager Library 数据库中创建文档时,将“Export directly to ILWWCM” 设置为 No。在运行 Lotus Workflow 应用程序的 OS Lotus Domino Workflow Backgrounder 代理时,文档被交给创建的工作流,可以从 By Job Name 视图中看到它。

结束语

通过集成 Domino Document Manager、Workplace Web Content Management 和 Lotus Workflow,可以建立一个强大的、端到端的内容管理系统, 用它来控制、审批和发布文档。这三种产品的集成通过 Workplace Web Content Management 安装数据库很容易完成。这样可以避免在 Workplace Web Content Management 中重建基于 Domino 的数据,而利用已有的 Domino Document Manager 和 Lotus Workflow 系统。


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