深入了解 Lotus Quickr V8.0 的文档管理

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新一代内容协作软件 Lotus Quickr 8.0 于 2007 年 6 月正式发布,旗下包括 Lotus Quickr for Domino 和 Lotus Quickr for Portal 两个版本。文档管理是企业最主要的 IT 需求之一,也是 Lotus Quickr 的核心功能,用户可以用它方便地存储、组织和共享文档。本文将对 Lotus Quickr 文档管理的主要功能与特性进行较为全面的介绍,希望对读者了解这一核心功能有所帮助。(本文中所展示的截图和特性是 Lotus Quickr for Portal 版本,而 Lotus Quickr for Domino 版本的特性和 UI 会稍有不同。)

概述

IBM 早已改变了自己传统守旧的形象,在软件方面一直注意引导发展的潮流和倡导工业标准。作为一个新推出的协作软件,Lotus Quickr 在文档管理方面有着很多突出的表现。

技术方面

Lotus Quickr 是基于 Web 2.0 的企业级内容协作软件,它大量采用了 Web 2.0 相关技术和组件以提高用户体验,遵循相关工业标准,具有开放性,互操作性等特点:

Ajax 技术的引入

Ajax(Asynchronous JavaScript and XML),是目前广为应用的一种 Web 2.0 开发技术,其核心就在于 Web 应用的异步调用。下图所示,当我们把鼠标移动到文件上方的时候,会得到文档的预览图。和以前的技术相比,由于使用了 Ajax 技术,只有用户发出请求,才会生成预览,降低了服务器的负担;并且由于是异步调用,无需刷新页面,大大改善了用户体验。此外,Lotus Quickr 在文档管理界面中,大量使用了下拉式菜单,使得用户对文档的操作如同桌面应用一样简单快捷。

图 1. Ajax 技术实现示例:预览图片文件
图 1. Ajax 技术实现示例:预览图片文件
图 1. Ajax 技术实现示例:预览图片文件

对于 ATOM 的支持

Feed 是最近业界炙手可热的内容发布新技术,常见的发布规范包括:RSS、RDF、Atom。Lotus Quickr 的文档发布采用了 ATOM,这包括了所有的文档和文件夹,这样用户可以很容易的用 Feed 阅读器进行订阅。此外,用户还可以通过 ATOM 把任何一个 Lotus Quickr 文档库或者任何一个符合规范的第三方文档发布源直接导入到本地。

对于 ODF 的支持

ODF(Open Document Format),开放文档格式越来越频繁的走入人们的视野,它是一种基于 XML 技术的开放式格式,具有开放性、继承性和互操作性等特点。Lotus Quickr 对 ODF 的支持包括:可以直接在浏览器中建立、打开、编辑 ODF 格式的文件,可以随心所欲的对文档进行 ODF 格式与其他常见格式(比如微软的 Office 格式)转换。

对于 Web Services 的支持

Quickr 不仅仅是一个文档管理软件,更重要的在于,它以 Web Services 的形式提供了一套文档服务,用户可以非常容易的通过 WebService API 读写文档,获取文档属性,进行检入、检出、审批、删除等操作。

对于 JCR 的支持

Lotus Quickr for Portal 文档库采用了基于 JSR-170 标准的 JCR(Java Content Repository)文档存储模型,用户可以存储任何类型的文件,如音频、视频、图像、文本等。

功能方面

作为企业级内容协作软件,Lotus Quickr 可以帮助用户方便地存储、组织和共享文档,实现内容协同。Quickr 不仅提供了文档创建、修改、删除、复制、拖拽等基本功能,还允许用户配置自定义的元数据、文档模板、文档类型和文档视图等以增强对文档的管理和查询。除此之外,它还提供了灵活的版本控制,严谨的文档核准流程,针对文档库、文件夹和文档的权限管理,强大的文档搜索等辅助功能。

图 2. Lotus Quickr 文档管理主界面
图 2. Lotus Quickr 文档管理主界面
图 2. Lotus Quickr 文档管理主界面

功能与特性

可自定义的内容元数据、模板和文档类型

Lotus Quickr 文档管理的一个亮点是提供给用户可自定义的内容元数据、模板和文档类型。用户可以在文档库中导入具有特定格式和内容的文档作为创建新文档的模板,还可以使用属性表来定义特定的业务数据。模板和属性表可以与文档类型绑定,在创建这种类型的文档时,模板中的内容就会被“预填”到文档中,属性表中定义的属性也被关联到文档。这些功能极大地方便了用户对于内容的组织和查找。

下图显示了属性、模板、版本控制、核准流程与文档类型的关系。

图 3. 文档类型关系图
图 3. 文档类型关系图
图 3. 文档类型关系图

下面的场景生动地展示了自定义的元数据、模板和文档类型给我们带来的好处。

研发部利用文档模版对部门内文档格式统一要求,使工作更规范化。下图显示了该研发部门定义的概要设计文档的模板:

图 4. 概要设计文档模板
图 4. 概要设计文档模板
图 4. 概要设计文档模板

设计文档需要有一些共同的属性,比如产品/项目名称、产品版本号、需求分析编号、架构师等,以方便组织和查找。所有这些可以在属性表中定义。属性表提供了多种类型的字段,如文本、单选框、复选框、数字、日期、URL等等。用户创建的属性表可以针对本地文档库,也可以在所有库中共享。

图 5. 概要设计文档属性设置
图 5. 概要设计文档属性设置
图 5. 概要设计文档属性设置

研发部创建了文档类型“概要设计文档”,并关联了模板和属性表。在文档类型中还定制了版本控制和核准流程。文档类型创建成功后,可以通过定制创建菜单将它添加到创建菜单上以方便使用。

图 6. 创建文档类型
图 6. 创建文档类型
图 6. 创建文档类型

现在,研发部创建的任何产品的概要设计文档都可以和概要设计文档类型相关联。用户可以从菜单直接选择“创建”概要设计文档, 将产品版本及其他信息填写到元数据域,使用预定义格式的文档模板便捷规范的书写设计文档,保存提交之后,文档将会自动提交给相关人员去审核。

可自由定制的视图

视图是 Lotus Quickr 文档管理的一大特色。使用视图,用户可以对大量的文件根据其中某个属性进行筛选,更准确地定位所需文件,从而提高工作效率。Lotus Quickr 给用户提供了几种预定义的视图:草稿视图、共享视图和个人视图。除此之外,用户还可以定制个性化的视图以符合自己的需要。定制的条件除了标题、文件名、大小、类别等文档所固有的普通属性之外,用户还可以选择属性表中的属性作为条件,并将这些属性在视图中自由展现。条件过滤的表达式,包括了大于、小于、包含、早于等等常见的逻辑操作。用户可以创建自己的私有视图,也可以将其与所有用户共享。下图显示了创建一个视图来查看需求分析编号为 2511.01 的所有设计文档。

图 7. 创建定制视图
图 7. 创建定制视图
图 7. 创建定制视图

针对文档库、文件夹和文档的多层次权限管理

Lotus Quickr 提供了强大的权限管理功能。在文档管理器中,除了可以针对整个文档库设置管理者、编辑者、参与者和阅读者之外,还可以针对库中的文件夹和文档单独设置许可权。比如,数码影像产品研发部包含三个组:数码相机研发组、胶片研发组和电子打印研发组,在该部门文档库创建之后,这三个组均被添加为部门库的阅读者,并且每个组的负责人被添加为部门库的编辑者。默认情况下,库中所有文件夹和文档的访问许可都继承自库的访问许可。但是有些例外情况下需要重新指定。比如,胶片研发组有些文档只希望本组成员和库的管理者可以访问,于是该组负责人王荷英创建了一个文件夹“胶片研发”,并对该文件夹设置访问许可:阻止继承自库的阅读者权限、参与者权限和编辑者权限,并添加胶片研发用户组为参与者。如果某些文档只希望特定的人有权访问,还可以针对这些文档设置访问许可。比如王荷英在此文件夹中添加了一个文档“开发经费预算”,除了她本人和库的管理者,其他人没有任何访问权限。具体设置步骤如下: 阻止继承自所在文件夹的阅读者权限、参与者权限和编辑者权限。

图 8. 针对文档库、胶片研发组文件夹、开发经费预算进行不同的权限设置
图 8. 针对文档库、胶片研发组文件夹、开发经费预算进行不同的权限设置
图 8. 针对文档库、胶片研发组文件夹、开发经费预算进行不同的权限设置

生动的文档预览

即使用户在本地系统中没有安装诸如 Microsoft Office 之类的软件,仍然可以在浏览器中查看这些文件的内容。Quickr 会自动将这些文档的内容转换成 HTML 格式(如 Word 文档)或者图片格式(如 PowerPoint 文档)在网页上展现,这使得企业大大降低了客户端部署的成本和复杂度。

下图显示了在浏览器中预览某 PPT 格式的文档:

图 9. 文档预览
图 9. 文档预览
图 9. 文档预览

简单灵活的版本控制

Lotus Quickr 提供了简单灵活的版本控制功能。文档的一个版本是文档实例的一个拷贝。在 Lotus Quickr 中版本控制集成在文档属性的版本标签页上,方便用户快捷的查看和修改。用户可以自动或者手动的生成一个文档版本, 还可以方便的打开任何一个历史版本查看内容或者将任何一个历史版本恢复为当前版本。版本控制是文档类型的一个特征,用户可以在版本控制选项来禁用或启用版本控制功能,新版本可以手动生成,也可以每次更新自动生成。

图 10. 文档版本视图
图 10. 文档版本视图
图 10. 文档版本视图

严谨的文档核准流程

Lotus Quickr 提供了严谨的文档核准流程,核准流程是文档类型的一个特征,用户可以通过文档类型编辑器启用或禁用文档核准流程。

如果禁用文档核准流程,用户在完成文档修改后,可以直接检入文档;如果启用文档核准流程,用户在完成文档修改后必须经过核准者核准。一个用户,多个用户,用户组或它们的组合都可以指定为文档核准者。文档核准流程分为串行和并行两种。如果启用串行文档核准流程,多位核准者必需按顺序核准文档,草稿的提交者在随时可以看到下一个核准者是谁;如果启用并行文档核准流程,多位核准者可以按任意顺序核准文档,草稿的提交者随时可以看到谁核准了文档,谁还没有核准。

核准者可以在草稿视图中的“待核准的草稿”中方便地查看等待核准的文档,并且核准者可以选择一个或者多个文件,方便地点击“核准”或者“拒绝”进行文档的核准工作。下图显示了核准者之一刘小佩对等待核准的文档的核准操作,该文档启用了并行文档核准流程。

图 11. 核准者对待核准文档进行操作
图 11. 核准者对待核准文档进行操作
图 11. 核准者对待核准文档进行操作

文档的提交者可以在草稿视图中的“已提交的草稿”中查看已提交但还未得到核准结果的文档状态。下图显示了文档的提交者在已提交的草稿视图看到的文档状态:该文档目前已被刘小佩核准,正等待张新和陈岩的核准。

图 12. 已提交的文档视图
图 12. 已提交的文档视图
图 12. 已提交的文档视图

与桌面应用集成

为改善用户体验,Lotus Quickr 提供了 Lotus Quickr connector。它把桌面应用和 Lotus Quickr 集成,你可以使用 Windows Explorer、Lotus Sametime、Lotus Notes、Microsoft Office 方便地操作和管理文档。

在“全面了解 Lotus Quickr Connectors”一文中对 Connector 作了更为详细的阐述,本文就不再费更多笔墨了。

除此之外,Lotus Quickr 还提供了多种桌面集成操作以提高用户体验。

上载

用户可以简单快捷地将已有文件从桌面系统上载到 Lotus Quickr 中。它不仅支持单个文件的上载,同时支持多个文件或文件夹的批量上载。

图 13. 上载多个文件
图 13. 上载多个文件
图 13. 上载多个文件

拖拽

除了上载,用户还可以方便地直接从桌面系统将单个、多个文件或文件夹拖拽到浏览器,Lotus Quickr 将自动把这些文件上传到服务器。

图 14. 拖拽多个文件到 Lotus Quickr
图 14. 拖拽多个文件到 Lotus Quickr
图 14. 拖拽多个文件到 Lotus Quickr

本地化图标

在 Lotus Quickr 中,如果文档在用户的本地系统中有匹配的应用程序,那么该文档的图标就取自对应的应用程序。这使得用户在浏览器中看到的文件列表完全符合平时的使用习惯。

图 15. 本地化图标
图 15. 本地化图标
图 15. 本地化图标

查看/编辑文档

在 Lotus Quickr 中查看或编辑文档的时候,Lotus Quickr 会自动打开与该文档匹配的编辑器,如果没有匹配的编辑器,Lotus Quickr 会请求用户选择正确的应用程序。比如用户选择编辑一个 Excel 文件,Excel 会自动启动并打开待编辑的文件。

为了增强用户体验,Lotus Quickr 预置了多个浏览选项以满足各种用户喜好。

按文件夹树浏览

用文件夹树组织文档,使得用户浏览文件就像 Windows 中的资源管理器一样。

按类别浏览

通过配置,用户可以按照自定义的类别浏览文档。这使得用户可以打破文件位置的约束,用另外一种逻辑来浏览文档。Quickr 的类别管理支持多级分类。

草稿状态

用户可以设置草稿文件是否出现在文件夹中,缺省情况,草稿只出现在草稿视图中。

最新文档

用户可以设置是否启动新文档的标识,并且可以设置最近多长时间发布的文档归为新文档。

图 16. 按文件夹树浏览文档,启动新文档标识,并允许草稿出现在文件夹中
图 16. 按文件夹树浏览文档,启动新文档标识,并允许草稿出现在文件夹中
图 16. 按文件夹树浏览文档,启动新文档标识,并允许草稿出现在文件夹中

强大的文档检索功能

Lotus Quickr 提供了查找(Find)和搜索(Search)两套机制来适应各种不同的检索需要。

查找

在文档管理库中,查找仅在当前文件夹下对文件名进行检索,对于查找关键字不区分大小写。如果使用多个关键字,则各关键字之间是逻辑与(AND)的关系。与搜索相比,查找功能是一个轻量级的、高效的检索方式。

搜索

搜索进行的是全文检索,除了文档内容,还可以按照标题、作者、文档类型、类别、属性表等各种条件搜索。同时 Lotus Quickr 还默认配置了多种搜索范围(Search Scope),用户不仅可以当前库中搜索,还可以在所有有权访问的库中,或者用户的收藏夹,甚至一个文件夹中进行搜索。除此以外,用户还可以根据需要自定义搜索范围,如下图中的 developerWorks,甚至将外部搜索引擎集成到 Lotus Quickr 中,如 Google、百度等。

图 17. 配置自定义搜索范围及配置结果
图 17. 配置自定义搜索范围及配置结果
图 17. 配置自定义搜索范围及配置结果

在这里还值得一提的就是优化搜索,只要点击优化条件的链接,通过对现有搜索结果细化,用户就可以更准确的定位到目标结果。下图展示了搜索中心的搜索结果, 我们可以看到丰富的查询条件和便捷的优化搜索选项。

图 18. 高级搜索
图 18. 高级搜索
图 18. 高级搜索

展望

文档的管理是最常见的计算机应用之一,也是 IBM 公司一直十分重视的技术领域。凭借 IBM 多年以来在文档方面的技术积累,凭借 IBM 对于软件开放性、集成性的一贯策略,凭借 IBM 在文档管理的相关技术区域的深厚底蕴,比如全文检索、知识管理、工作协同、站点门户等等,我们可以相信,Lotus Quickr 在文档管理领域一定有一个灿烂的未来!


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