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10 步部署 IBM Lotus Quickr services for WebSphere Portal

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Lotus Quickr wikiWebSphere Portal wiki

简介

Lotus Quickr 是 IBM 出品的一款团队协作软件,提供开箱即用的利用 Web 2.0 特性的功能。它提供诸如文档库、日志和 wikis 之类的服务,这些服务可被动态添加到用户创建的位置。位置是团队空间,其中集合了各种所需的组件,可以定义为具有适当的成员关系。该软件让您提供成员关系,以预定义诸如 Manager、Editor、Contributor 和 Reader 之类的角色。

根据自己的目的和在组织中的角色,用户可以用不同方式向 Lotus Quickr 位置贡献内容。如果目标是与员工共享策略文档,那么内容可以发布到 wiki。如果营销部门想要发布最新的演示模板及产品或服务画册,以达到高效的发布,那么他们可以在文档库中做这件事。如果销售业务单位想要准备对请求建议书(request for proposal,RFP)的响应,那么他们可以进行协作,处理库中不同版本的文档。知识可由领域专家(subject matter expert,SME)高效地散布,SME 可以将相关信息发布到博客中。

Lotus Quickr 作为团队协作的一部分,提供多种方式贡献或访问信息。可以根据用户团体每天使用的工具,选择高效的方式。Lotus Quickr 提供插入到桌面应用程序(比如 Lotus Notes 客户端、IBM Lotus Sametime® 客户端、Microsoft® Windows® Explorer 和 Microsoft Office® 应用程序)的连接器,并支持对内容的轻松访问。用户可以根据日常工作中使用最多的桌面应用程序,选择适当的连接器。

管理员除了监视系统资源和开发一次性的备份及还原 Lotus Quickr 内容的任务之外,基本上没什么事情可做。下面几节描述为在一个组织中高效部署 Lotus Quickr 而执行的一系列任务。假设已定义好团队协作的需求(例如,“内容是什么”和“谁对内容具有访问权限”)。非功能性需求超出了本文范畴。

1. 安装 Lotus Quickr

Lotus Quickr 发布时带有一个安装程序,可以指导您完成安装过程 —— 不管您是为开发环境安装单个服务器以让 Lotus Quickr 快速运行,还是为生产环境需要集群的高可用性和容量。需要在安装 Lotus Quickr 之前仔细阅读规划考虑因素,以便确定环境类型(开发或生产)。Lotus Quickr 设置中需要的主要组件是 Web 服务器、Lotus Quickr 服务器、数据库和企业目录。

Lotus Quickr 8.1 在 Linux 和 Windows 操作系统上提供很多安装和配置选项。Lotus Quickr 运行在 WebSphere Application Server 上,使用 IBM DB2 通用数据存储内容和配置。Lotus Quickr 支持很多 LDAP 服务器作为用户仓库,包括 IBM Tivoli® Directory Server、IBM Lotus Domino®、Novell eDirectory、Sun Java System Directory Server、Microsoft Windows Active Directory。有关受支持硬件和软件的更多详细信息,请参考 Lotus Quickr system requirements

在开始 Lotus Quickr 安装之前,需要完成一些任务,以确保主机适合于完成安装。根据所选操作系统的不同,需要完成的任务也有所不同。下面是一些示例任务:

  • 验证操作系统版本细节
  • 检查有效磁盘空间
  • 检查网络设置
  • 管理路径环境变量的长度
  • 设置文件描述符限制
  • 启用文档转换服务

Lotus Quickr 可以作为单个组件与它自己的集成数据库 (IBM DB2) 一起安装。图 1 中显示了典型的拓扑图。

图 1. 单个服务器部署
单个服务器部署
单个服务器部署

对于高可用性生产环境,推荐采用集群式设置,即运行着 Lotus Quickr 和 WebSphere Application Server Network Deployment Manager 的多个实例。图 2 中是一个示例集群拓扑。

图 2. 集群部署
集群部署
集群部署

典型的参考体系架构(参见图 3)可以利用 WebSphere Application Server 的集群特性。

图 3. 参考体系架构
参考体系架构
参考体系架构

Lotus Quickr 的安装过程包括以下主要任务:

  1. 安装 Network Deployment Manager(只在集群式配置中需要)。
  2. 通过选择以下安装类型安装 Lotus Quickr:
    • Departmental or express
    • Advanced single server
    • Advanced enterprise cluster
  3. 提供文件路径和管理员或用户凭证。
  4. 安装 External IBM HTTP 服务器 (IHS)。
  5. 安装 WebSphere Application Server 插件。
  6. 必要的话,启用 LDAP 安全性。
  7. 必要的话,迁移数据库。

Departmental or express 安装选项是三种可用选项中最容易的一种,因为它将所有的组件都安装在同一台服务器上。该安装类型为数据库设置使用一个预定义的用户 ID,这可能会与组织策略相冲突。

Advanced single server 安装选项也将所有组件都安装在同一台服务器上。在这种选项中,可以提供您自己选择的数据库用户 ID。如果计划安装一台单独的服务器,但是以后可能会添加到集群中去,那么推荐采用该选项。

Advanced enterprise cluster 选项提供开箱即用的集群,以加速 Lotus Quickr 集群的部署。安装该选项时,可以在主和次节点之间进行选择。选择主选项会安装一个主节点并创建一个集群。选择次选项会向现有集群添加一个次节点。与主节点安装在一起的 DB2 数据库自动被集群中所有其他节点使用。

2. 配置 Lotus Quickr

Lotus Quickr 安装上需要执行的最为重要的配置任务是,配置数据库、配置安全性和配置 Web 服务器。Lotus Quickr 包含一个配置工具,让您可以使用基于向导的工具完成典型的安装后任务。配置向导的初始面板提供一系列配置任务,比如将数据迁移到另一个数据库,将额外的节点连接到数据库,启用 LDAP 安全性以及禁用安全性。该配置工具也允许以控制台模式启动程序,以在没有图形用户界面的情况下运行配置。

3. 创建分类

用户可以在 Lotus Quickr URL (http://servername:portnumber/lotus/quickr) 处看到一个登录页面;当他们提供凭证并成功通过身份验证时,会看到一个默认页面,其中包含到用户具有访问权限的所有 Lotus Quickr 位置的链接。位置根据权限和访问的频率,显示在不同的附签下。用户可以将经常访问的位置放在“收藏夹”中。用户具有访问权限的所有位置都显示在“我的位置”中,而所有用户都具有“读”权限的位置都列出在“公共位置”下。

位置

位置是所有页面和组件的顶层容器。依据预定义的角色,比如 Manager、Editor、Contributor 和 Reader,一些适当的访问权限可被定义到一个位置。默认页面和其他页面中的选项取决于用户分配到的权限级别。可针对一组在一个团队工作或者需要共享项目相关信息的团队成员,创建一个位置。可针对不同的团队,甚至同一单位的几个团队,定义多个位置。另一方面,如果一个业务单位不够大,不需要多个位置,则只应该为其所有成员定义一个位置。共享的内容和对内容具有访问权限的成员数量决定了要创建的位置数。

图 4 显示了已登录用户具有访问控制权限的位置列表。

图 4. 位置列表
位置列表
位置列表

页面

页面是位置中的一个实体,在顶部提供一个标签或附签,可以宿主一个或多个组件。除了管理员之外,其他角色不能独自创建页面。相反,页面是在组件添加到位置时自动创建的。

图 5 显示了选定位置的视图、位置中的页面和位置的组件。

图 5. 位置视图
位置视图
位置视图

组件

组件是一个可重用的特性,可从调板中选择并添加到页面。Lotus Quickr 提供 9 个开箱即用的组件,很容易通过单击 Customize 按钮而包含在任何页面上。下面简要描述这 9 个组件:

  • 博客(Blogs)。博客是 Web 日志,个人或团队可以将所有与某个主题相关的信息都张贴在这里。它提供一种简单的机制,与组织中比较广泛的观众共享信息;它适合于知识分发。每个博客通常由一个擅长于特定领域的人维护着,博主定期更新博客。
  • Wikis。Wiki 提供一种协作创作环境,团队可以在这里集体讨论一个想法、讨论一个主题或者张贴有用的信息。团队中的任何人都可以创建 wiki 条目,其他人可以发表评论。
  • 库(Library)。库提供一种高效的文档共享平台以及一些特性,比如上传、下载、使用审批工作流以及控制文档版本。文档可以按照文件夹和类别进行组织,并以视图的形式进行浏览。
  • 公告(Announcements)。该组件用于向组织中的团队或个人广播公告。一个内置的富文本编辑器允许您在每个公告细节中包含富文本,比如图像、超链接和格式。图 6 显示了公告视图。

    图 6. 公告视图
    公告视图
    公告视图
  • 联系(Contacts)。该组件可以在一个集中位置保存联系信息(例如,团队成员的联系信息),以方便团队成员的使用。
  • 项目任务(Project tasks)。该组件提供项目任务的简单描述,并以状态形式显示完成的百分比。对于那些有多个任务,每个任务由不同团队成员执行的项目,这是一个很好的工具。可以使用状态的图形显示,以颜色编码和警报来显示已经超过期限,从而提供额外的功能。
  • 提要读者(Feed reader)。该组件显示从 Lotus Quickr 中产生的提要;提要可以来自库、wikis 或博客。
  • 讨论论坛(Discussion forums)。该组件允许团队向团队空间添加各种论坛,向论坛添加各种主题,以及向主题添加帖子。
  • 团队日历(Team calendar)。该组件通过创建日历项跟踪诸如会议、事件和最终期限之类的条目。 可以对特定的一天或者某个重新出现的事件,创建跨度范围在 24 小时以内的多个事件。可以为一个事件设置多个里程碑。

对位置具有 Manager 级别权限的用户可以向位置添加适当的组件。该用户可以决定该位置需要什么类型的内容,并添加适当的组件。

4. 设置文档库

Lotus Quickr 的库组件需要特别注意一下,因为它为团队共享的文档提供各种有用的特性。该组件基本上就是让您使用各种技术,比如文件夹(参见图 7)、类别和视图,来组织文档。可以定义工作流,让文档通过一个简单、线性的、内置于 Lotus Quickr 中的审批流程。可以使用属性表和文档模板,来定义定制的元数据和创建模板。可以定义定制的文档类型,来关联工作流、定义文档模板以及选择版本控制选项。

图 7. 库文件夹视图
库文件夹视图
库文件夹视图

图 8 显示了文件夹中包含的文档。

图 8. 库文档视图
库文档视图
库文档视图

下面是库组件的一些关键元素,可以用于组织文档。

文件夹

文档库中的文件夹类似于 Microsoft Windows 操作系统中的文件夹。它是一个文档容器,您可以为其中的文档定义访问控制。文件夹结构可以像 Windows 中的树格式那么查看,也可以是具有可定制列的表格格式。下面是有关维护文件夹结构的一些考虑因素:

  • 决定文件夹结构。
  • 保持文件夹结构的最大深度不超过三层;否则,导航起来会很麻烦。
  • 提供文件夹的访问控制。

类别

类别提供另一种组织文档的方式。上传文档时,您可以将每个文档与一种或多种类别相关联。库中的文档可以依据文件夹或类别进行导航。当需要从多个文件夹检索所有具有某种共同特点的文档时,类别是很有用的。执行以下步骤,将文档与类别相关联:

  • 定义将在库中使用的类别。
  • 将文档上传到库中时选择适当的类别。
  • 指导用户使用类别导航。

视图

视图提供一种方法,检索一个文件夹或多个子文件夹的所有文档,或者检索满足某个条件的所有文档。可以根据诸如作者、日期或文档类型之类的属性,很方便地定义条件。Lotus Quickr 支持开箱即用的预定义视图,比如 Submitted Drafts、Drafts for Approval 和 Checked out by me。视图也可以是个人的(这意味着只有创建它的人可以查看它),也可以是共享的(这意味着它可以被对库具有访问权限的其他人查看)。考虑下面有关创建不同视图的技巧:

  • 定义库中需要的视图种类;识别每种情况的条件。
  • 基于以上提到的条件,创建视图。
  • 保持视图最小,并尽可能让视图是个人的。

属性表

属性表提供一种方法,采用这种方法可以为给定的文档类型定义定制的元数据。您可以在上传该类型的文档时,为元数据提供值。属性表可以帮助提供更多默认没有提供的属性值,这些属性值对于搜索 Lotus Quickr 中的内容非常有用。

考虑以下有关定义属性表的考虑因素:

  • 识别为给定文档类型定义的元数据。
  • 定义元数据时考虑搜索条件。
  • 通过属性表定义元数据。

文档模板

文档模板使用方式与 Microsoft Office 中使用模板的方式相同。它是创建文档的起点。模板的内容作为创建文档时文档的内容出现。

考虑以下有关创建文档模板的考虑因素:

  • 文档扩展名匹配模板的扩展名。
  • 模板没有相关的定制元数据。
  • 定制元数据来自文档类型的属性表。

工作流

与文档类型相关的工作流定义一个已上传文档要进行发布及变得对授权用户可见所需要经过的审批过程。审批过程可以是顺序的或并行的。多层次工作流(表示所有用户需要以确定的顺序审批内容)也是可能的。图 9 显示了文档库中的工作流定义。

下面是将工作流与文档类型相关联所需采取的步骤:

  • 识别所需的审批层次。
  • 识别每一层可以授予权限的用户和组。
  • 将工作流与适当的文档类型相关联。
图 9. 文档类型视图
文档类型视图
文档类型视图

版本控制

文档版本是文档的一份特定实例。当一个文档创建并确定了版本,它给出的就是初始文档。文档每做一次修改,新版本就会取代当前文档。

以下是文档版本控制的一些特征:

  • 使用版本控制,在更改发生之前可以保存文档的一份副本。
  • 文档可以还原到前一版本。
  • 通过使用文档类型定义可以进行文档版本控制。

文档类型

文档类型提供一种机制,通过这种机制,可以定义非标准的文档,附加属性表,定义文档模板,选择版本控制选项,以及关联工作流。文档类型使得绑定所有这些参数成为可能。当上传某个特定类型的文档时,所有预定义的参数都开始生效。

当作为文档类型定义的一部分定义一个文档时,考虑下面这些技巧:

  • 识别属性表。
  • 识别文档模板。
  • 决定版本控制选项。
  • 决定工作流。

5. 连接 Lotus Quickr

连接器提供容易的方式贡献和访问内容。它们是连接常用桌面应用程序(比如 Microsift Windows、Lotus Notes、IBM Lotus Sametime 和 Microsoft Office)的插件。

  • Microsoft Windows。利用该连接器,一个额外的项变得在 Windows Explorer 中可用,类似于“我的文档”。用户可以利用该项添加感兴趣的位置,它们像任何其他文件夹一样包含在 Windows 中。用户然后可以拖放文档到这个文件夹中。适当的图标用于表示文档的不同阶段或模式,比如合格、锁定和草稿。
  • Lotus Sametime。这个 Lotus Quickr 连接器插入到 Lotus Sametime 中,提供文档可访问性功能。
  • Lotus Notes。这个 Lotus Quickr 连接器插入到 Lotus Notes 中,提供文档可访问性功能。
  • Microsoft Office。这个 Lotus Quickr 连接器插入到 Microsoft Office 应用程序(Word、Excel 和 PowerPoint)中,从应用程序中提供所需的文档管理功能。

以下技巧可以帮助您适当地使用连接器:

  • 决定这些连接器中哪一个在组织很重要。
  • 连接器下载特性在默认 Lotus Quickr 安装中可用;指导用户使用该下载特性。
  • 向用户提供关于使用适当连接器的培训。

图 10 显示了不同的连接器视图。

图 10. Lotus Quickr 连接器
Lotus Quickr 连接器
Lotus Quickr 连接器

6. 定义角色和提供访问控制

Lotus Quickr 通常被配置为具有一个企业目录(LDAP 系统),其中宿主着用户和组信息。这些用户和组可以被给予访问 Lotus Quickr 中各种工件(实际上就是位置和库工件)的权限。访问级别由用户或组所关联的角色而确定。Lotus Quickr 中可用的预定义角色是 Administrator、Manager、Contributor、Editor 和 Reader:

对于一个位置,用户或组可以被分配任何角色,权限级别可以定义为如图 11 和 12 所示。

图 11. 位置角色定义
位置角色定义
位置角色定义
图 12. 位置访问控制定义
位置访问控制定义
位置访问控制定义

7. 搜索内容

Lotus Quickr 提供强大且高效的开箱即用的搜索功能。来自博客、wikis 和库中的内容被自动索引,因而全文搜索变得可能。关键词搜索可在不同的参数(比如文档类型、类别、用户和通过属性表定义的定制元数据)上执行。图 13 显示了 Search Center 窗口。

考虑以下有关搜索实现的技巧:

  • 使用不同条件验证搜索功能。
  • 指导用户使用搜索功能。
图 13. Search Center
Search Center
Search Center

8. 理解管理

Lotus Quickr 为执行日常管理任务(比如管理策略、内容、用户和组,或者访问更加高级的管理特性)提供 Site Administration 链接。上面列出的每个特性在单独的附签中可用。由于 Lotus Quickr 建立于 IBM WebSphere Portal 技术之上,所以您可以使用 Advanced Administration 附签来访问 WebSphere Portal 管理 portlets。

在开始管理门户之前,需要确保您能够使用 Web 浏览器访问 Lotus Quickr。您可能也必须使用 WebSphere Application Server 控制台。在使用 WebSphere Application Server 控制台或 WebSphere Portal 管理 portlets 执行管理之前,确保您具有适当的用户身份,且该身份具有管理特权。有些管理任务要求重启 Lotus Quickr 服务器。

要启动或停止 Lotus Quickr 服务器,可执行以下步骤:

  1. 打开一个命令提示符,并更改到以下目录:
    Linux:<WAS_profile_root>/bin
    Windows:<WAS_profile_root>\bin
  2. 输入以下命令启动 Lotus Quickr 服务器:
    Linux:./startServer.sh WebSphere_Portal
    Windows:startServer.bat WebSphere_Portal
  3. 输入以下命令停止 Lotus Quickr 服务器:
    Linux:./stopServer.sh WebSphere_Portal -username <admin_username> -password <admin_password>
    Windows:stopServer.bat WebSphere_Portal -username <admin_username> -password <admin_password>

注意:要以托管模式启动或停止 Lotus Quickr 服务器,可以使用部署管理人员的管理控制台。

Lotus Quickr 管理人员的典型管理任务如下:

  • 管理访问权限、用户和组
  • 管理库
  • 管理页面、布局和内容
  • 链接到远程服务器上的 Lotus Quickr 文档
  • 管理连接器策略
  • 为会话设置 LTPA 超时
  • 配置门户
  • 支持语言

由于 Lotus Quickr 建立于 IBM WebSphere Portal 技术之上,所以您可以使用门户(比如 XML 配置界面和门户脚本编程界面)提供的管理工具:

  • XML 配置界面为门户配置更新提供批处理界面,允许您导入或导出整个门户配置或部分配置。
  • 门户脚本编程界面允许您创建门户管理人员可以用来从命令行执行管理任务的脚本。

9. 备份、归档和还原

Lotus Quickr 位置的备份、归档和还原功能允许管理人员和应用程序管理者备份位置的副本、归档位置以及在需要时还原归档的位置。

可以通过以下步骤启用位置的备份:

  1. 登录 Lotus Quickr。
  2. 打开位置。
  3. 选择 Customize - Properties - Edit Properties - Edit。对于属性“Application Backup for Archiving and Restore”,选择 Enable 并单击 OK。
  4. 对所有需要备份的位置重复该序列。

要在集群中启用备份、归档和还原功能,可执行以下步骤:

  1. 登录到 WebSphere Application Server 管理控制台。
  2. 选择 Resource - Resource environment providers - New。
  3. 输入 WP ApplicationInfrastructureXMLService 作为名称。
  4. 保存更改。
  5. 选择 WP ApplicationInfrastructureXMLService - Custom Properties - New。
  6. 输入 backup.root 作为名称,输入 E:\Backup 作为值。E:\Backup 是共享驱动器,并且这是对所有节点共享的。
  7. 保存更改并重启部署。

备份、归档和还原操作对于使用 Manage Places 选项的位置可用,如图 14 所示:

  • 单击 Backup 图标创建应用程序的一份副本。
  • 单击 Archive 图标归档应用程序。
  • 单击 Restore 图标还原应用程序的备份或归档的副本。
图 14. 位置备份、归档和还原
位置备份、归档和还原
位置备份、归档和还原

要将备份从一台服务器移动到另一台服务器,可执行以下步骤:

  1. 当备份创建在 server1 上之后,就创建了 <portalserver>\backups。
  2. 将该备份从 server1 复制到 server2 上的 <portalserver>\backups。
  3. 在 server2 上还原位置。

10. 扩展 Lotus Quickr 服务

Lotus Quickr 可以使用 REST 服务、Web 服务、Lotus Web Content Manager API 和主题定制来进行定制和扩展。Lotus Quickr 中可以扩展的组件有:

  • 使用 REST 和 Web 服务提要的文档库定制
  • 文档菜单定制
  • 使用其他来源的提要显示的定制内容和个性化
  • 使用主题和皮肤定制的外观更改
  • 新的基于 Lotus Web Content Management 的组件的修改和创建

图 15 中显示了添加到组件列表的新的定制组件。

图 15. News 组件
News 组件
News 组件

图 16 中显示了添加到位置的定制的 News 组件。

图 16. News 组件显示
News 组件显示
News 组件显示

结束语

Lotus Quickr 为团队协作提供一种简单却高效的平台。该产品提供开箱即用的 Web 2.0 功能以及丰富的 UI 特性。通过带有评论和警报特性的组件(比如博客、wikis 和文档库),演示了这些 UI 特性,其中评论和警报特性强调了用户向团队空间的内容贡献。该产品容易设置,可以快速配置团队协作所需的基本功能。这个开箱即用的功能可以刺激团队中足够的知识共享和联网,在组织中形成良好的协作氛围。


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