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全面了解 Lotus Quickr connectors

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2007 年 1 月的用户大会上,IBM 宣布了新一代企业级协作软件 Lotus Quickr。在众多用户的关注和期待下,Lotus Quickr 于 2007 年 6 月正式发布。在其众多功能之中,Lotus Quickr connectors 给用户留下了深刻印象。本文对 Lotus Quickr connectors 的原理、配置、功能等进行了较为全面的介绍,希望有助于读者深入了解 Lotus Quickr 的这一重要组件。

[注:Lotus Quickr connectors 的中文名称为 Lotus Quickr 连接器。]

原理与构架

图 1. Lotus Quickr 整体框架图
图 1. Lotus Quickr 整体框架图
图 1. Lotus Quickr 整体框架图

上图为您展示了 Lotus Quickr 的基本框架,通过这个整体框架图,我们看到 connectors 在整个 Quickr 框架中的重要地位:Lotus Quickr 旗下包括 for Domino 和 for Portal 两个版本, 它们基于不同的数据存储,不同的底层实现,最终展现给用户的 Web 界面是略有不同的;然而它们遵从相同的文档服务 API 接口,提供完全相同的文档服务,而 connectors 就是基于这一套 API 开发出来的统一的客户应用。这样,用户通过 connectors,使用统一的桌面集成,访问不同的服务器内容,从而屏蔽了文档服务后台的差异。

Connectors 的实质,就是一组应用程序插件,用户使用日常的桌面工具,就像是操作本地文档一样操作服务器上的文档,轻松实现桌面与远程服务器间的无缝操作。

在 Lotus Quickr 第一个版本中,包括如下 4 个 connectors:Lotus Quickr connector for Windows Explorer,Lotus Quickr connector for Microsoft Office,Lotus Quickr connector for Notes 和 Lotus Quickr connector for Sametime。

下图为您展示了 Lotus Quickr connectors 的访问框架。您可以看到,在客户端有两个公用组件:核心访问(Core)和监控器(Monitor)。核心访问组件通过调用 Web service API 和 REST API,与服务器端的内容服务层进行交互,同时它还提供各个 connectors 需要的公共的对话框和属性框,使得不同的 connectors 可以共享一致的 UI。监控器则承担了对于客户端缓存目录的监控, 并实时把文件更新回传给服务器。此外您还可以看到,connectors 所有的操作都是与内容服务 API 进行交互,屏蔽了底层的差异。

图 2. Lotus Quickr connectors 框架结构图
图 2. Lotus Quickr connectors 框架结构图
图 2. Lotus Quickr connectors 框架结构图

安装和配置

Quickr connectors 的安装

用户可以从 Lotus Quickr 主页的连接器链接下载安装文件进行安装。此外,Lotus Quickr 不久即将提供连接器的 Silent 安装功能,从而使得 Quickr connectors 的安装过程变得更加简单快捷,让您可以通过企业级的桌面应用管理程序在企业范围内进行简单快速的部署。

Quickr connectors 的配置

通过图形界面配置场所:

Quickr 各个 connectors 中都有添加场所的功能。由于不同的 connectors 共享相同的场所配置参数,所以只需在一个 connector 中添加场所,其它的 connectors 中都能得到相同配置。

用户也可以在访问 Quickr 服务器的时候,在浏览器上配置场所。当用户进入到某一库中,点击页面右方的“添加到 Lotus Quickr 连接器”链接,无需任何输入,即可完成配置。

场所配置示例:打开带有 Quickr 功能的 Windows 资源管理器,在右键菜单中,选择“添加场所”,在“服务器:”输入相应的服务器 URL,如:http://www.QuickrServer.com;在“用户标示:”和“密码:”中输入相应的用户名和密码信息;选择需要的场所,完成场所的添加。您还可以随时通过修改“属性”,来设置本地文件缓存目录、是否显示视图、双击是否检出文档的相关配置。

通过注册表配置场所:

Quickr connectors 场所配置参数存储在每个 Windows 用户的注册表中,这样,不同的系统登录用户拥有各自的场所配置,在使用中不会互相干扰。同时,注册表的使用,也使得大规模企业级部署中,不需人为干预的终端环境配置成为可能。

下面简单介绍一下 Quickr 注册表的结构

Quickr connectors 注册表的位置:我的电脑 -> HKEY_CURRENT_USER -> Software -> IBM -> Lotus Quickr。其中子节点 Desktop Integration 保存了 connectors 场所配置信息。在之下的 Servers 结构中,按数字顺序(1,2,3)注册了每一个服务器的连接配置(如地址,账号等),针对每个服务器,又具体注册了已经连接的所有场所配置信息(如缓存目录,视图选项,双击是否检出等)。在另一个子节点 Notes Integration,注册了 Notes connector 中的 Lotus Quickr 首选项的配置。

图 3. Quickr 注册表结构图
图 3. Quickr 注册表结构图
图 3. Quickr 注册表结构图

功能与特性

常规文件操作

Lotus Quickr connectors 提供了最符合用户习惯的常规操作。在资源管理器和 Sametime 中,Quickr connectors 用户可以通过使用新建目录、文件改名、拖拽、复制等常见功能,像处理本地文件一样处理远程文件。此外,在任意一个浏览本地文件的窗口,都可以简单的使用本地文件的右键菜单“添加到场所…”,将本地文件直接上传至 Quickr 服务器。

下图显示了用户将一个存在于桌面的文档上传至 Quickr 服务器:

图 4. 上传本地文件到服务器
图 4. 上传本地文件到服务器
图 4. 上传本地文件到服务器

文档存取操作

Quickr 8.0 的 Microsoft Office connector 提供了 Office 文件存取与 Quickr 服务器的集成,用户可以在 Office 菜单中执行从场所打开文档,将文档添加到场所,从文档类型创建等存取操作。

如果用户日常使用的不是 Office 而是 Adobe Photoshop 之类的应用,是否可以方便地把文件保存到 Quickr 服务器呢?答案是肯定的, Lotus Quickr connectors 提供了一个特定的位于本地的远程服务器缓存文件夹,这样,其它任何应用程序,只要将文件存储到这一缓存文件夹,Lotus Quickr connectors 的监视器就会自动地将文件上传到远程服务器上。如果登录操作系统的用户是 WPLC,则缺省的缓存的路径结构:

C:/Documents and Settings/WPLC/Libraries/服务器名/场所名*/文件夹*,此外用户也可以自己指定缓存目录。

检入检出机制

在 Quickr 这种集中文档管理模式中,我们会经常遇到多人同时对同一文档进行操作的场景,为了保证文档的一致性,Lotus Quickr connectors 使用了轻量级的检入/检出机制,同一时间只允许一个成员拥有编辑权限。 当某个成员在对文档进行修改的时候,可以通过使用内置于 Windows 资源管理器,Sametime 以及 Microsoft Office 的相应连接器的检入检出功能,给文档加锁,此时其他成员只能读取文档,不能修改或者覆盖文档,从而保证了多成员文档操作的一致性。同时用户通过查看 Windows 资源管理器和 Sametime 的草稿视图中的工作草稿,可以很方便的看到自己正在进行操作并锁定的文档;其他用户则可以通过文档属性知道当前文档正在被谁编辑。在 connectors 中,您可以针对不同的场所,根据需要设置打开文件的时候进行编辑还是只读。

版本管理控制

当修改文档的时候,人们经常为管理文档的版本而苦恼。Lotus Quickr connectors 的版本管理功能极好地解决了这个问题。在 Quickr 中版本管理集成在每个文档的属性的版本标签页上,方便用户快捷的查看和修改。用户可以自动或者手动的生成一个文档版本, 还可以方便地查看任何一个历史版本的内容或者将任何一个历史版本恢复成当前版本。

文档审核流程

谈到文档管理,都离不开文档审核流程,connectors 将文档审核集成到了最常用的桌面应用中。首先在 Windows 资源管理器和 Sametime 的 Lotus Quickr 面板中,通过查看草稿视图可以看到处于审批过程的文档。草稿视图中的“已提交的草稿”,显示的是当前用户作为提交者提交上去但没有得到审批结果的文档;草稿视图中的“待核准的草稿”,显示的则是当前用户作为审批者尚未审批的文档。文档审核功能在 Windows 资源管理器和 Sametime 中的右键菜单,Microsoft Office 中 Lotus 工具菜单都得到了支持,通过点击“核准”或者“拒绝”按钮就可以进行文档的审批工作。下图显示了某财务主管在等待自己审批的草稿视图中根据报销申请人姓名分组浏览。

图 5. 在 Windows 资源管理器中查看等待自己批准的报销申请
图 5. 在 Windows 资源管理器中查看等待自己批准的报销申请
图 5. 在 Windows 资源管理器中查看等待自己批准的报销申请

视图

视图是 Lotus Quickr connectors 的亮点之一。Lotus Quickr connectors 将视图巧妙的集成在用户熟悉并广泛使用的 Windows 资源管理器和 Lotus Sametime 的界面中,通过个性化的定制个人视图和共享视图在更大程度上的提高生产力。

使用视图,用户可以很方便的对大量的文件,针对其中的某个属性进行筛选,比如,人力资源部门的同事可以使用自己客户端的 Windows 资源管理器的视图,从成千上万的简历文件中筛选出“学校”属性属于清华大学的学生简历;经理可以直接使用 Sametime 的视图筛选出绩效考核低于60分的员工的相关文档。视图的筛选功能将用户从繁杂而枯燥的逐个查看文件内容中解脱了出来,并且无需登录服务器,极大的节省了用户的时间和精力。

而在视图中定制与文档类型相关的属性列,可以使文档的附加信息添加到视图中来,大大丰富了文档视图的信息量,可以极大的提高工作效率,同时所有的属性列都可以进行排序和分组。比如,我们可以给每份简历的文档定义含有学校名称,专业方向,英语水平,笔试成绩等属性。通过查看属性表自定义列的信息我们就可以迅速了解求职者的基本情况,有选择的查看符合自己需求简历。下图显示的就是某人事经理在资源管理器中根据 Java 成绩查看所有逻辑考试超过 70 分的学生简历。

图 6. 在 Windows 资源管理器的自定义制图中查看符合自己要求的简历
图 6. 在 Windows 资源管理器的自定义制图中查看符合自己要求的简历
图 6. 在 Windows 资源管理器的自定义制图中查看符合自己要求的简历

与 Lotus Notes 的集成

无论是 Notes 邮件还是 Notes DB,过大过多的附件是一直困扰用户的问题之一。Lotus Quickr connectors 与 Notes 集成使用,减少了电子邮件收件箱溢出,使用户在使用的 Notes 的同时直接访问 Quickr 中的内容并进行协作。把 Notes 附件从无序的存储,通过服务器的集中管理有效的组织起来。

Lotus Quickr connectors 作用在 Notes 上,一个常见的功能是将附件以链接形式发送来节省邮件空间,并能够自动将文件存储到一个目录组织清晰的文档库中,提高工作效率。

下图演示的,是安装 Lotus Quickr connector 后,用户发送带附件邮件的时候,Notes Mail Client 的 OnSend() 事件会触发一个对话框。用户可以通过该对话框选择是用附件形式发送还是用链接形式发送,同时可以通过“高级”选项选择以链接发送的文件还是以附件发送的文件。

图 7. 在"附件"对话框中选择发送方式
图 7. 在附件对话框中选择发送方式
图 7. 在附件对话框中选择发送方式

对于收件箱中的附件,用户也只需点一下鼠标右键菜单就能将其保存在远程服务器中共享,并且可以通过保存附件对话框中“用链接替换附件”选项,决定是否将当前附件用链接形式替换,以节省邮件空间。

用户或许会觉得每次发送邮件都要选择发送方式太麻烦,Lotus Quickr connectors 可以通过 Notes 文件菜单中的 Lotus Quickr 首选项,定制邮件发送的方式,为用户解决这一问题。

图 8 .“Lotus Quickr 首选项”对话框中定制邮件发送方式
图 8 .“Lotus Quickr 首选项”对话框中定制邮件发送方式
图 8 .“Lotus Quickr 首选项”对话框中定制邮件发送方式

存成链接的附件是怎样被访问的呢?下图是一个附件存成链接之后的情形,他由左侧的 Quickr 链接和右侧的 HTTP 链接组成:

图 9. Notes 中的 Quickr 链接
图 9. Notes 中的 Quickr 链接
图 9. Notes 中的 Quickr 链接

Quickr 的链接的实质就是一个可以定位目标文档的 XML 描述,收件人可以点击左边的 Quickr 链接,通过 ATOM 协议用相关程序直接打开文件,比如双击上面的链接之后, Quickr 会在 XML 文件中 Link 的 Tag 里找到唯一标示该文档位置的 ID,定位文档,Word 会自动运行打开文件。没有安装 Quickr connectors 的收件人,则可以点击右边的 http 链接,通过浏览器查看此文件。下面为您展现的就是一个Quickr链接原始xml描述:

清单 1. 代码清单
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<link id="/contentRoot/icm:libraries[7]/clb:libraries[188]/clb:libraries/搜索分析.doc" 
formatVersion="1.0">
  <server url="http://quickr04.cn.ibm.com" />
  <library id="77b057004635b455b13cf13168da9bf1" 
  path="/contentRoot/icm:libraries[7]/clb:libraries[188]/clb:libraries" />
  <document id="/contentRoot/icm:libraries[7]/clb:libraries[188]/clb:libraries/搜索分
  析.doc" path="/contentRoot/icm:libraries[7]/clb:libraries[188]/clb:libraries/搜索分析.doc" />
  <creator dn="uid=chenzhen,cn=users, dc=ibm,dc=com" name="陈祯" 
  email="chenzhen@cn.ibm.com" />
</link>

插入文档或文件夹链接:

Lotus Quickr connector for Notes 还可以直接将 Quickr 场所中的文档或是文件夹的链接插入到 Notes 邮件或者其他常规 Notes 文档的 RTF 域中。下图显示的是在一个人力资源数据库中插入简历链接。

图 10. 插入文档链接
插入文档链接
插入文档链接

与邮件系统、即时通讯系统的应用集成

将文档管理集成到桌面, 给了用户不一样的体验,而 Lotus Quickr connectors 与本地邮件系统、本地即时通讯应用的集成进一步提高了协作的效率。

插入文档链接到邮件:

Sametime,Office,Windows Explorer 通过与 Lotus Quickr connectors 的集成,可以随心所欲的将 Quickr 中的文档通过电子邮件以链接方式发送出去。用户只需右键点击文档或者启动Office的菜单,选择其中的发送链接选项即可轻松完成。并且 Connectors 可以通过自动调用系统默认的邮件收发软件(如 Lotus Notes,Outlook 等)发送选中的文档链接。

下图显示了用 SeaMonkey 邮件客户端发送文档链接,您可以注意到,出现在附件里面的链接显示了 Quickr 的图标。

图 11. 通过邮件客户程序发送文档链接
图 11. 通过邮件客户程序发送文档链接
图 11. 通过邮件客户程序发送文档链接

聊文档:

Lotus Quickr connectors 与 Sametime 集成使用实现了一个实用的功能:聊文档。用户在文档右键菜单中选择聊文档功能,便可以选择团队成员针对文档进行协同工作。所有与会者可以点击文档链接查看文档,共同讨论该文档,并对文档作出修改。修改后的文档会保存在 Quickr 场所中,保证用户可以即时看到最新的文档。借助与即时通讯软件的集成,用户可以更加方便有效的进行文档协作。

图 12. 两名技术人员针对某文档进行实时讨论
图 12. 两名技术人员针对某文档进行实时讨论
图 12. 两名技术人员针对某文档进行实时讨论

前景与展望

Quickr connectors 不仅仅是一组应用程序的插件,更蕴含着文档协作的理念,并揭示了以用户为中心的软件发展方向。IBM 会继续丰富现有 connectors 的功能,进一步壮大 connectors 的家族。并且,更为重要的是,使用 IBM 开放的文档服务 API,广大的软件厂商及用户,可以便捷地开发出更多的满足自己需求的 connectors。


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publish-date=08232007