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Lotus Notes 8.5.1 时间管理实践

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概述

在职场中,我们不但需要掌握工作所需的硬技能 (Technical Skill),同时还必须掌握一定的软技能 (Soft Skill),这样才更有利于个人职业的发展。例如软件工程师只会写代码、写文档是不够的,还必须学会团队协作,沟通,领导力等才能更好地胜任工作。从事不同职业的人需要的软件技能虽有所不同,但是许多软技能是各行各业的职场人都需要掌握的,其中时间管理就是职场人士的必修课之一。

时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标。目前的时间管理已是第四代时间管理。第四代时间管理的核心是以人生目标为中心,合理安排时间,实现自我价值。第四代时间管理倡导的是一种和谐的时间管理,推崇事业和生活同时发展。第四代时间管理避免的情况是当您辛辛苦苦爬上一个山峰后,却看到的是您不想看到的风景。

做好时间管理,需要一个强有力的工具,来帮助我们制定计划,安排代办事宜,规划日程等。Lotus Notes8.5.1 这是这样一个工具,它提供了强大的功能来帮助用户做时间管理。本文将作者的亲身实践融入第四代时间管理方法来讲述如何使用 Lotus Notes8.5.1 管理时间,帮助读者成为职场高效率人士。

Pareto 80-20 法则和四象限原理

时间管理领域最著名的是 Pareto 80-20 法则和 4 象限原理。首先看一下 Pareto80-20 法则。Pareto 是一名意大利的经济学家。他发现,在任何系统中,80% 的结果是由该系统中约 20% 的原因产生。推广到时间管理领域,很多情况下,工作的 80% 的收益都来源于 20% 的工作。这就意味着 80% 的工作都是在做低效率的事情或做无用功。所以我们要将精力放到那 20% 的工作中,这样我们的工作就会更有效率。

四象限原理是帮助我们发现 20% 的工作的有力工具。四象限原理如图 1 所示。象限 1 是既重要又紧急的事情,如我们的上司临时分配的一项明天必须提交的一个报告;象限 2 是重要但非紧急的事情,如实施软件测试自动化,锻炼身体,培养领导力,学习项目管理等;象限 3 是非重要但紧急的事情,如陌生人的电话,及时聊天工具来的消息,马上要召开的无聊的讲座或会议;象限 4 是非重要又非紧急的事情,如上网等。由大量历史数据和经验表明,象限 2 是 20% 工作产生 80% 效果的工作区域,如果我们将精力集中到象限 2,那么我们就会成为高效率人士。

图 1. 四象限原理
图 1. 四象限原理
图 1. 四象限原理

对于不同的象限,我们采取的策略不同。象限 1 的事情是不得不做的事情,我们的原则是尽量避免扩大象限 1。象限 2 属于 20% 的工作换来 80% 效果的区域,这是我们应该投资大量时间的象限。但对于大部分读者来说,大家都知道象限 2 的重要性,但重视程度和采取的行动往往不够,这也是我们效率低下的本质原因。时间管理的本质就是促使大家加强象限 2 时间的投入。对于象限 3,我们应该尽量减少该象限的事情。对于象限 4,尽量避免。

Lotus Notes 8.5.1 时间管理

IBM Lotus Notes 软件是 IBM Lotus Domino 软件的主要集成客户端,它结合了电子邮件、代办事宜和日程安排功能,并为协作应用程序提供了强大的桌面平台。它的目的就是提高我们的工作效率使得我们更加轻松高效的开展工作。Lotus Notes 时间管理就是使用 Lotus Notes8.5.1 提供的组件来管理时间。本文提到到组件包括:记事本,代办事宜,日历,邮件。

Lotus Notes8.5.1 时间管理方法如图 2 所示。首先用记事本设定目标,然后用代办事宜规划一周要做的事情,最后用日历安排每天要做的事情。记事本中目标的来源为四象限原理中的象限 2。代办事宜的主要来源是记事本,然后是一些象限 1 和 3 的事情。来源于记事本的代办事宜优先级一般为中,而象限 1 和 3 事情优先级为高。优先级将随着时间推移和事情紧迫程度而调整。日历主要来源于代办事宜。头天晚上或当天早上根据代办事宜安排当天日程。当天日程中会预留半到 1 小时空白,以响应某些来自象限 1 和 3,而且任务时间短,不需要在代办事宜管理的事情。

图 2. Lotus Notes8.5.1 时间管理方法示意图
图 2. Lotus Notes8.5.1 时间管理方法示意图
图 2. Lotus Notes8.5.1 时间管理方法示意图

下面我们将详细介绍 Lotus Notes8.5.1 中相应组件在时间管理中的应用。

使用记事本创建职业和年月周目标

设定目标是时间管理最重要的要素。没有目标管理,就没有时间管理。

职业目标是我们对于人生整个职业生涯的规划。职业目标需要设定长远目标和近期目标,长远目标比如您想成为一个世界 500 强的资深总裁或者成为一个软件公司的首席架构师等;近期目标是对于当前工作的规划,如未来 3 年领导能力,沟通能力,项目管理能力得到锻炼,从当前管理 10 人左右团队到管理 100 人左右的团队等。

职业目标需要细化为可以执行的年,月,周目标。年,月,周目标的另外一个重要来源是当前工作项目。职业目标强调个人,当前工作项目强调公司。年,月,周目标是两者均衡的结果。

本文下面将介绍如何用 Lotus Notes8.5.1 的记事本来设定目标。

打开记事本

打开 Louts Notes, 在左上角点击 Home打开主工作台,单击 NoteBook就打开了 Louts Notes 记事本。打开的记事本节目如图 3 所示。

图 3. 打开的记事本
图 3. 打开的记事本
图 3. 打开的记事本

设定职业目标

单击 New, 在打开的新建记事本中,填入标题 :Career 和分类 :Career, 然后再输入详细职业规划内容,最后点击 Save and Close。一个职业计划就建成了。如图 4 所示。

图 4. 职业目标
图 4. 职业目标
图 4. 职业目标

设定年月周目标

单击 New, 在打开的新建记事本中,填入标题 :2010-Goals 和分类 :Year, 然后在下面输入详细的 2010 年度目标,最后点击 Save and Close。一个年度目标就建成了。

继续上面类似的的步骤,对于月目标,标题填入 2010-< 月 > 和分类填入 Month,对于周目标,标题填入 2010-< 月 >-< 日 > 把月和周目标建立起来。其中周目标的标题使用该周周一的日期。创建好的年月周目标如图 5 所示。

图 5. 年月周目标
图 5. 年月周目标
图 5. 年月周目标

下面展示两个具体目标作为示例。

图 6 展示了一个近期职业目标的例子。

图 6. 一个职业目标的例子
图 6. 一个职业目标的例子
图 6. 一个职业目标的例子

图 7 展示了一个周目标的例子。周目标来自月目标和当前工作项目。

图 7. 一个周目标的例子
图 7. 一个周目标的例子
图 7. 一个周目标的例子

创建每周待办事宜

代办事宜用来记录和管理未来一周要做的事情。Lotus Notes 允许一个任务超过一周,但是大的任务很难跟踪和管理,作者的建议是:如果任务超过一周,将其细化为小的易于量化管理的任务。

代办事宜的来源有两种:来源于记事本中的周目标和当前工作中的象限 1 和象限 3 的事情。正常情况下,大部分的代办事宜都来自周目标。个别来自象限 1,极少来自象限 3。来自象限 1 和 3 的事情如果不是当天必须完成的,则记入代办事宜,否则直接计入当天日历为紧急事项预留的时间。如果预留时间不够,则调整其他当天待完成日历项,留出时间给这些紧急任务。

代办事宜的优先级别有四种:高,中,低和无。优先级高意味着该项任务需要尽快完成,头天晚上安排第二天日程的时候,要先安排优先级高的事情,然后安排优先级中的事情,最后预留一定的时间用来响应紧急的事情。不要直接将来自周目标的任务优先级设置为低。优先级为低的任务往往是计划外的任务,是在本周执行过程中加进来的。或者是一些任务在执行过程中,发现没有继续执行的必要,则设置优先级为低。

将任务的优先级从中或低调整为高可以按照下面的原则来进行:

  1. 已经没有高优先级的任务,该任务相对来说,更应该先执行
  2. 任务的截至极限是今天或明天
  3. 任务符合职业发展计划
  4. 来自象限 1 的事情
  5. 上级安排的事情

在上周末或本周初的时候构建本周要完成的任务。根据每个任务的具体情况,设置优先级,开始时间,结束时间以及分组。优先级高的事情一定要提前做。优先级高的事情做完后,要将一些优先级中的计划调整为高,继续集中精力做这些优先级高的任务。不要处理优先级为低的事情,除非由于情况变化,该任务优先级升高。每周末的时候,对于未完成的优先级低的事情进行删除。

下面具体讲述如用 Lotus Notes8.5.1 的代办事宜来管理每周任务。

打开代办事宜

打开 Lotus Notes 的主工作台,单击 To Do List,就打开了代办事宜。如图 8 所示。

图 8. 代办事宜
图 8. 代办事宜
图 8. 代办事宜

从周目标创建代办事宜

代办事宜主要来源于周目标。图 9 展示了从上节的周目标示例创建相应的代办事宜。

图 9. 从周目标示例创建的代办事宜
图 9. 从周目标示例创建的代办事宜
图 9. 从周目标示例创建的代办事宜

上图示例中“创建 LI8233 测试计划”和“DB2-731 认证第三章”为两个高优先级的任务,它们分别来自项目和职业分组。“创建 LI8233 测试计划”的完成时间为 2010-08-25,而“DB2-731 认证第三章”的完成时间为 2010-08-26,其他任务的完成时间为 2010-08-27。完成时间是根据任务实际情况设置的。“创建 LI8233 测试计划”的完成时间只所以设置成 2010-08-25 是因为这个任务的输出 -LI8233 测试计划要在 2010-08-27 评审,所以设置值为 2018-08-25。给任务一定的缓冲而不是使任务上升为紧迫的任务是时间管理的要素之一。按这种方法完成的任务质量更高,我们也更从容,更自信。

查看代办事宜

Lotus Notes 提供了 6 种视图来查看代办事宜。作者最常用的视图是按 Personal显示的视图,如图 10 所示。该视图首先按未完成,完成任务分组,然后再将未完成任务按优先级分组。Personal视图对于我们实时管理代办事宜非常有益。它可以及时的将完成的任务清理出我们的视野,再将未完成任务按优先级分组显示,使我们轻松的按优先级分配任务。

图 10. Personal 视图
图 10. Personal 视图
图 10. Personal 视图

更改代办事宜

随着时间的进行和任务的执行以及外界情况的变化,有的时候需要更改任务,比如更改优先级,主题或完成时间等。更改的步骤如下:

  1. 双击需要更改的任务,
  2. 在打开的任务明细表单里面更改需要更改的域,
  3. 点击保存完成更改。

标记完成

当某项任务完成的时候,就要使用标记任务完成功能将该任务从未完成分组移走。及时的标记完成任务并将任务移入完成任务是时间管理的要素之一。另外定时浏览一下已完成任务列表也会给人一种成就感,从而增强时间管理的信心。标记任务完成的动作很简单。步骤如下:

  1. 选中完成的任务
  2. 在代办事宜上部菜单,单击标记完成按钮。

安排每天日历

Lotus Notes 日历组件提供了我们管理每天日程的功能。合理的日程安排并严格执行是时间管理的要素之一。Louts Notes 允许安排任意时间段的日程。作者建议的是一次只安排一天的日程。安排的时机是头天晚上或当天早上。

日历的主要来源是代办事宜。次要来源是一些象限 1 的不跨天的事情。一个代办事宜根据任务大小可以建立 1 到若干个日历项来完成。小的任务可以 1 天完成。大的任务可以分配到多天完成。

下面就讲述如用 Lotus Notes8.5.1 的日历管理每天日程。

打开日历

在 Lotus Notes 的主工作台,单击 Calendar,就打开了 Louts Notes 日历。如图 11 所示。

图 11. 日历
图 11. 日历
图 11. 日历

创建日历项

日历项主要来源于代办事宜。从代办事宜创建日历项的步骤如下:

  1. 选中代办事宜项
  2. 单击鼠标右键,移动鼠标到 Copy Into New,然后在展开的二级菜单中,移动鼠标到 Calendar Entry,单击鼠标左键。整个步骤如图 12 所示。
    图 12. 拷贝代办事宜到日历
    图 12. 拷贝代办事宜到日历
    图 12. 拷贝代办事宜到日历
  3. 在弹出的对话框中,选中 Appointment,然后单击 OK 按钮,如图 13 所示。
    图 13. 选中 Appointment 日历类型
    图 13. 选中 Appointment 日历类型
    图 13. 选中 Appointment 日历类型
  4. 在打开的日历项中,填入开始时间和结束时间,然后点击 Save and Close按钮。如图 14 所示。一个任务就转化为了一个日历项。
    图 14. 填入日历项日期
    图 14. 填入日历项日期
    图 14. 填入日历项日期
  5. 重复上面的操作,安排周一整天的日程。整个周一的日程如图 15 所示。
    图 15. 周一的完整日程安排
    图 15. 周一的完整日程安排
    图 15. 周一的完整日程安排

在上面例子中,17:00-17:30 为动态时间用来处理一些紧急的不可预料的事情。如果紧急的事情半个小时内不够的话,则需要调整其他日历项来为该紧急事情让出时间。比如删掉某些日历项或者缩减某日历项的时长。图 16 是在图 15 基础上进行调整的示例。在该图中,在 14:00 到 15 点增加了一个项目进度报告的项目。这是因为上司突然要求当天下班之前汇报一下项目进度,该事情属于象限 1 的事情,属于高优先级的事情,所以只有调整已安排的日程来先完成它。

图 16. 调整的日程安排
图 16. 调整的日程安排
图 16. 调整的日程安排

查看日历

Lotus Notes 提供了丰富的功能来查看日历。如图 17 所示。主要功能包括:

  • 提供一个日历控件可以查看任意一天的任务安排
  • 可以同时查看 1 天,2 天,1 星期或者 1 个月的日程安排。
  • 提供列表和图形两种方式查看日历
图 17. 丰富的查看日历功能
图 17. 丰富的查看日历功能
图 17. 丰富的查看日历功能

调整日历项

如前面所述,有的时候,需要调整已经规划好的日程。有以下三种调节方法:

  • 鼠标移动到待调整的日历项边缘,当光标变为上下箭头时,按住鼠标左键,移动到要调整到的目标时间,松开鼠标左键。
  • 鼠标移动到待调整的日历项,按下鼠标左键,然后移动到想要调整到的目标时间段,松开鼠标左键。
  • 双击待调整的日历项,在打开的日历项详细信息中,修改要调整的时间范围,然后点击 Save and Close按钮。

管理邮件的技巧

使用 Lotus Notes 的人基本上都要使用 Louts Notes 的邮件。很多人的每天的工作都是围绕邮件展开,如任务的分配,书面沟通等。经常的我们会看到一个人的 Louts Notes 充满了各种各样的邮件。如果不对邮件进行合理的管理,这将是一项长久的耗费时间的工作。使用 Lotus Notes 提供的功能管理好邮件可以为我们节省大量的时间,下文罗列出了作者的心得和几种有用的功能。

查看时机

很多人每天邮件都很多。Notes 又提供了新邮件提醒功能,每当新邮件来临的时候,很多人总忍不住查看,从而打断了当前的工作内容,这样其实大大降低了效率。作者建议查看邮件不要太频繁。推荐的查看时机是每天早上刚上班一次,下午刚上班一次,下午中间一次。也就是一天查看邮件 3 次足以,切不可每天花费大量的时间在及时邮件上,这样会得不偿失,因为邮件毕竟不是及时工具,如果真有紧急的事情的话,应该用及时聊天工具和电话沟通。

为重要人物标识颜色

邮件来自各种各样的人,而工作中,对我们而言,重要而相关的邮件总是那几个人发给我们的,比如老板,项目组的同事等。为了快速的识别出他们发来的邮件,我们可以使用 Louts Notes 提供的颜色标识功能来实现。

在邮件主界面里面,通过依次单击 More->Preferences->Mail->Sender Colors 来打开配置界面。如图 18 所示。

图 18. 颜色标识配置界面
图 18. 颜色标识配置界面
图 18. 颜色标识配置界面

在左边填入发信人,右边选中颜色,再点击 OK按钮,就可以看到如图 19 所示的效果,关键人物的信件一目了然。

图 19. 颜色标识效果
图 19. 颜色标识效果
图 19. 颜色标识效果

创建目录分类存放邮件

每天的邮件都很多,时间一长,如果不对邮件分类管理,查找邮件就是一个很费时间的事情。通过目录分类存放邮件使得邮件管理变的轻松。如图 20 所示。

图 20. 创建目录分类存放邮件
图 20. 创建目录分类存放邮件
图 20. 创建目录分类存放邮件

有两种常见方式将邮件存放到相应目录中,拖拽和建立 Rule。拖拽是指直接将鼠标移到要移动的邮件上,然后按照鼠标左键不放,拖拽到目标目录上,松掉鼠标左键,则该邮件就挪到的相应的目录中。建立 Rule 可以让邮件自动的转移到指定的目录。建立 Rule 很简单,通过依次单击 More->Mail Rules->New来打开配置界面,如图 21 所示。指定 Condition,即要过滤的邮件和 Action,即要移到的目录,然后点击 OK按钮即可。

图 21. 建立 Rule 使邮件自动转移到相应目录
图 21. 建立 Rule 使邮件自动转移到相应目录
图 21. 建立 Rule 使邮件自动转移到相应目录

快速标记

快速标记适宜标记来自象限 1 和 3 的不跨天的以邮件为载体的事情。如果跨天,则拷贝到代办事宜管理,拷贝的过程和拷贝代办事宜到日历的过程类似。快速标记过的邮件将在每天安排的动态时间处理。图 22 显示如何对一个邮件做快速标记。

图 22. 快速标记邮件
图 22. 快速标记邮件
图 22. 快速标记邮件

快速标记的邮件可以在邮件界面的左下角找到。如图 23 所示。

图 23. 快速标记的邮件
图 23. 快速标记的邮件
图 23. 快速标记的邮件

在当天动态时间出来过的标记邮件,可以类似对代办事宜任务做标记完成。如图 24 所示。将该标记移掉,则它就从邮件左下角消失了。

图 24. 将该标记移掉
图 24. 将该标记移掉
图 24. 将该标记移掉

结束语

人在职场,都希望能够追逐到自己的梦想。时间管理是实现我们梦想和理想的武器。而 Louts Notes 正是那把武器的载体。合理地利用 Lotus Notes 的记事本,代办事宜,日历以及邮件功能,管理好时间,是帮助我们走向职场成功的有力保证。


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