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使用 IBM Lotus Notes/Domino V8 邮件收回功能

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邮件消息收回功能是人们最需要的 IBM Lotus Notes/Domino V8 功能之一。默认情况下,服务器和客户机将启用该功能,允许您收回被错误发送的邮件消息。本文将研究邮件收回功能的工作方式,讨论如何配置和控制该功能,将涵盖设计和部署该功能中的一些细节。

邮件收回是如何工作的:基本原理

从用户的角度看,邮件收回的使用比较简单。只需打开 Lotus Notes V8 邮件文件的 Sent 视图,高亮显示希望收回的邮件,然后单击 Action 栏中的 Recall Message 按钮(参见图 1)。

图 1. Action 栏的右侧展示了 Recall Message 按钮
Action 栏的右侧展示了 Recall Message 按钮
Action 栏的右侧展示了 Recall Message 按钮

然后会出现一个显示原收件人的对话框,可以取消选中,或者选择收件人来获取响应(参见图 2)。

图 2. Recall Message 对话框
Recall Message 对话框
Recall Message 对话框

单击 OK 后,将显示对话框表明已执行收回请求。如果进行了正确设置,会从收件人邮件中删除消息。您将收到一个报告,告知收回了哪些消息(以及这些消息是否已被阅读),是否存在无法收回的消息以及无法收回的原因。现在来研究一下隐藏在这个简单过程背后的原理。

配置邮件收回功能

Lotus Notes/Domino V8 中已启用邮件收回功能。无论是从头开始构建新系统,或是升级服务器和用户,都可以使用该功能。如果您需要花费一段时间升级一个大型系统,可能需要先禁用该功能,以便先对用户进行支持和培训。

使用 Server Configuration 文档来配置邮件收回。这个中心文档允许您方便地为所有服务器启用或禁用该功能。Mail Policy 文档可以进一步细化设置,单个的用户参数设置同样也可以。

如果没有 Server Configuration 文档,默认情况下仍会开启邮件收回功能,默认设置如下:

  • Message Recall:设置为 Enabled
  • 是否允许收回未读状态的消息:设置为 Unread Only
  • 允许收回的消息的最长时间限制: 14 daysMessage Recall:设置为 Enabled

如果部署计划要求稍后退出该功能,则必须创建一个 Server Configuration 文档暂时关闭它。

若要禁用邮件收回功能,只需打开 Lotus Domino V8 Server Configuration 文档,并将 Message Recall 设置由 Enabled 更改为 Disabled,如图 3 所示。

图 3. Server Configuration 文档中的 Message Recall 附签
Server Configuration 文档中的 Message Recall 附签
Server Configuration 文档中的 Message Recall 附签

实现邮件收回功能的要求

实现邮件收回功能的要求包括:

  • Lotus Domino V8 或更高版本的服务器,包含要收回的邮件。
  • 基于 Lotus Notes V8 或更高版本邮件模板的邮件文件,使用它来收回消息。
  • 发件人邮件文件中的邮件消息副本。(通常会在 Sent 视图中找到它,不过在 All Documents 视图中也可以找到 Message Recall 按钮。)
  • 允许服务器执行邮件收回功能的许可(可以选择在策略和收件人邮件文件级别上给出许可,可以在该级别上关闭邮件收回功能)。

不仅在具备上述最低要求时可以使用邮件收回功能,甚至当请求收回功能的用户位于非 Lotus Domino V8 的服务器上时,也可以使用该功能。所需要的就是一个 Lotus Notes V8 邮件模板,它包含一个执行邮件收回操作的按钮。此外,收件人和发件人之间的中间服务器可以是任意版本的服务器,因为此时的请求只是一个电子邮件消息。

邮件收回的限制

邮件收回功能只能用于通过 NRPC 发送的邮件。这意味着无论是发送到 Internet 的邮件还是通过 SMTP 发送的内部邮件都不会被成功收回。

如果存在限制某个用户使用该功能的 Mail Policy,则该策略会起作用并限制该功能发挥作用。如果不存在任何策略,或者策略允许用户更改收回设置,则每个用户都可以在他/她的 Mail Preferences 中选择禁用该功能。

只有位于 Lotus Domino V8 或更高版本服务器上的邮件才能被成功收回。Lotus Domino V8 路由器可以执行该操作,因此发送到 Lotus Domino V7 服务器的收回请求不会被成功执行,而且请求收回操作的用户将收到一个报告,声明该服务器不支持邮件收回功能。

发件人邮件文件中必须保存邮件消息副本,以便成功收回邮件。如果发件人在发送邮件时没有保存消息副本,则无法使用邮件收回功能。由于将检查签名(出于安全性考虑),因此原发件人必须从发送邮件的邮件文件收回它。被委托者可以从其他用户的邮件文件中收回邮件消息,但是只有当由被委托者发送邮件时才能执行此操作。这表示 Lotus Notes Administrator 或管理助理不能收回由其他用户发送的消息,除非有权使用该用户的 ID 和密码。

如果邮件被收件人转发,则转发邮件无法由原发件人收回,因为 UNID 与原文档的不同。换句话说,Message Recall 没有找到邮件的转发副本。任何转发邮件必须由转发人收回。

Message Recall 不能用于 IBM Lotus Domino Web Access。如果邮件位于 Lotus Domino V8 服务器上,并且请求收回操作的用户拥有用来启动收回功能的 Lotus Notes V8 邮件模板,则可以收回发送到 Lotus Domino Web Access 用户的邮件。

邮件收回功能仅用于邮件,不能用于 Calendar 和 To Do 消息。如果尝试收回 Calendar 或 To Do 消息,用户会看到一个显示 “This message type cannot be recalled(该消息类型不能被收回)” 的弹出框。使用 Reschedule 或 Cancel 选项可以取消或更改这些消息项,所有版本的 Lotus Notes 日历中都有这些选项。

该功能的工作方式:详细说明

原发件人单击 Sent(或 All Documents)视图中的 Recall Message 按钮后,Lotus Notes 客户机会为高亮显示的邮件创建收回请求。该请求将通过电子邮件发送给用户选择的每个收件人或组。(请注意,图 2 中显示了 Internet 用户的地址,并且收回请求可以通过电子邮件进行发送,但是对于这些用户来说,邮件收回功能没有成功执行。)

文档 UNID 用于识别收件人邮件文件中的消息。如果服务器能够执行收回功能,将定位并删除消息。路由器将彻底删除消息且仅留下删除存根,还允许从复制副本删除消息。即使收件人已经启用软删除,邮件也不会保留在 Trash 文件夹中。由于文档 UNID 用于定位消息,因此移至文件夹中的所有副本也会被删除。

请求收回功能的用户将收到收回结果报告。如果消息被成功删除,该报告将包含此信息,并说明邮件是否被阅读。如果收回失败,则该报告将说明失败原因。在收回消息后,请求收回功能的用户的邮件文件中会有两个非常相似的通知,一个位于 Sent 文件夹,另一个位于 Inbox。这两个通知用来正确地告知用户哪些消息被收回,因此必须告诉用户在他们对收回结果感到满意之前应保留这两个通知。然后再删除它们。

不会将发生的收回事件告知原始邮件收件人。仅仅从收件人的邮件文件中删除该邮件。

如果尝试收回通过 SMTP 发送的消息,Lotus Domino V8 路由器会发送一个未送达报告(Non-Delivery Report),即 “Message Recall Requests cannot be routed via SMTP”。

控制邮件收回功能

尽管是在服务器级别上启用、禁用和配置邮件收回功能,但可以在其他级别上进行细化和控制,为企业提供良好的灵活性来按照所需的方式应用该功能。

首先可以在 Server Configuration 文档中进行控制,启用或禁用收回功能;可以选择收回已读邮件、未读邮件或所有邮件;可供选择的时间限制范围从几分钟到几周。

Lotus Notes Administrator 可以使用 Mail Policy 控制功能。Message Recall 选项包括以下内容,如图 4 所示:

  • 是否允许用户收回发送的消息:是/或。
  • 是否允许其他用户收回向该用户发送的消息:是/或。
  • 是否允许收回未读状态的消息:只收回未读状态消息/收回已读和未读状态消息。
  • 允许收回的消息的最长时间限制:指定周、日、时、分。
图 4. Server Configuration 文档中的 Mail Policy 设置
Server Configuration 文档中的 Mail Policy 设置
Server Configuration 文档中的 Mail Policy 设置

可以将 Mail Policy 应用于用户群中的一部分,这些用户可能由于法律责任需要保留所有邮件消息,或者用于限制允许收回消息的用户。Mail Policy 将重写 Server Configuration 文档中的设置。例如,如果服务器允许收回未读邮件,而应用于某用户的 Mail Policy 允许收回未读和已读邮件,则 Mail Policy 将起作用,未读邮件和已读邮件都可以被收回。这样将提供针对个别用户的特殊控制。

除非在服务器上或通过策略禁用邮件收回功能,否则,用户也可以控制邮件收回功能。在 User Preferences - Basics 下,可以选择或取消选择 “Allow others to recall mail sent to me”。如果用户取消选择该选项,该设置会向使用收回功能的用户发送通知,声明无法收回邮件。

邮件收回和法律遵从性

对于很多使用 Lotus Notes/Domino 的企业来说,邮件收回功能是一个全新的概念。问题随之而来,这个新功能是否会与法律要求发生冲突,特别是很多有关保留电子邮件的最新法律。

针对法律遵从性设计的解决方案通常要求在发送所有邮件时,在到达收件人文件之前进行记录。邮件收回功能不会影响此类解决方案。实际上,不仅会对原始消息进行记录,还会对收回请求进行记录。

如果原始邮件需要用于遵从性目的,它应该存放在邮件日志和离站存储设备中(遵从性解决方案的组成部分)。为了进一步确保,邮件收回功能不能收回这些原始邮件。因此,一个健壮的邮件法律遵从性解决方案不应与邮件收回功能发生冲突,并且很多公司已经拥有完全遵从法律的定制构建的或其他邮件收回解决方案。

了解一些细节

由于可以离线阅读 Lotus Notes 邮件,用户断开网络连接后,邮件文件中邮件的本地副本的已读和未读状态与基于服务器副本的状态不同,直到发生复制。因此,当用户离线阅读邮件时,发送到服务器的收回请求将告知消息未被读取。

移动设备给希望收回消息所有副本的用户提出了挑战。除非将手持设备配置为对基于服务器的邮件执行删除操作,否则不会从手持设备中删除邮件。手持设备的所有者将管理该设置。同时,根据供应商的不同,设备本身可能无法执行邮件收回功能。

如果将邮件发送给名称含混的用户,则该邮件不能被收回;收回消息无法确定哪一个收件人是发件人最初所选定的。

可以从邮件组成功收回邮件,但是如果在邮件发送和收回期间组成员发生了更改,那么不会将收回通知发给邮件组中已删除的原始收件人,而且可能会将收回通知发给从未获得原始邮件的用户。同样,可以从包含 Internet 地址的组收回邮件,但是只有那些具有有效 Lotus Notes 地址的组内用户才能收到收回通知。其他请求将导致失败通知。

最后,始终可以打印和转发邮件,甚至制作屏幕截图。在这些情况下,邮件收回功能是不起作用的。邮件收回功能不能保证消除任何或所有邮件踪迹;而是为用户提供恢复邮件发送错误的功能。

结束语

Lotus Notes/Domino V8 Message Recall 对于用户来说仍是一个新工具,并且它会很受欢迎。当您选择部署该功能时,应考虑为用户提供培训,以便他们能够有效使用它。


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