内容


Lotus Notes/Domino 8 邮件和日历新功能

Comments

邮件部分

邮件收回功能(Message recall)

在日常的邮件来往过程当中,我们偶尔会遇到发错信的问题,例如:选择了错误的收信人,或是在邮件还没有最终完成的时候就错误地点击了发送按钮。这种无心的错误有时会给发信人带来负面的影响,对于收信人来说也是一种烦恼。而现在使用 Lotus Notes 8 客户端的用户可以根据需求从收件人的邮箱中收回(也就是删除)已经发出的邮件,很好地解决了误发邮件所带来的烦恼。

邮件收回功能首先必须要基于 Lotus Domino 8 服务器,在服务器配置文档的 Router/SMTP->Message Recall 页面可以选择是否启动该功能,在启动的情况下又可进一步选择是仅收回未读邮件还是无论邮件已读或者未读都被收回,并可以设定收回邮件的最大时间间隔。

图 1. 配置 Message Recall 功能
图 1. 配置 Message Recall 功能
图 1. 配置 Message Recall 功能

在服务器配置文档中启动了邮件收回功能之后,管理员可以根据需要来决定是否使用邮件策略(Policy)进行更加有针对性的设置。在邮件策略文档中可以进一步设置是否允许其他人从该用户处收回邮件。

图 2. 在 Mail Policy 中配置 Message Recall 功能
图 2. 在 Mail Policy 中配置 Message Recall 功能
图 2. 在 Mail Policy 中配置 Message Recall 功能

另外除了管理员的设置之外,最终用户也可以在自己 Notes 8 客户端的邮件惯用选项中设置是否允许其他人从自己的邮箱中收回邮件。 如果用户想要收回邮件,首先该邮件必须在发送时被保存在了发件人的发件箱中,进入发件箱,选择要收回的邮件,点击 "Recall Message…" 按钮,在弹出的收回邮件对话框当中,用户可以选择从哪些收件人那里收回邮件、是否收回已读邮件以及是否发送结果报告给发件人。

图 3. Recall Message 选项
图 3. Recall Message 选项
图 3. Recall Message 选项

发件人收到的邮件收回报告当中包含了收件人信息、邮件收回是否成功的状态以及该邮件是否已被收件人阅读等信息。

图 4. Message Recall 邮件收回报告
图 4. Message Recall 邮件收回报告
图 4. Message Recall 邮件收回报告

全新的邮件线索(Mail Thread)和会话视图(Conversation)

邮件线索可以被简单的理解为是一系列相互回复的邮件,Notes 客户端可以将这些相互之间有关联的邮件以集中的形式展现。当在收件箱中选中一封邮件时,如果在邮件标题左侧出现了一个三角形图标便说明存在与这封邮件相关的邮件线索。用鼠标点击三角形按钮将展开这一邮件线索。

图 5. Notes 8 中的邮件线索
图 5. Notes 8 中的邮件线索
图 5. Notes 8 中的邮件线索

在上图中我们可以看到,展开的邮件线索显示了相关邮件的数量和每封邮件所在的文件夹。与 Notes 7 不同的是,邮件线索当中的每封邮件不只是显示单一的邮件主题,而是将每封邮件中第一段的部分内容突出显示在主题栏中,使用户能够更加方便的在不打开邮件之前看到邮件的主要内容,这大大提高了用户查看和查找邮件的效率。

Lotus Notes/Domino 8 以邮件间的相互回复和转发的关系作为组织邮件线索的依据,即便某个用户在转发或者回复的过程中修改了邮件的主题,Lotus Notes 8 仍然可以正确的知道这封邮件应该属于哪一个邮件线索。新版本的邮件线索除了支持 Domino 邮件之外还支持来自于 Internet 的邮件,这也是对 Notes /Domino 7 当中邮件线索功能的一个重要加强。

在邮件线索的基础之上,Lotus Notes 8 还为用户提供了一个全新的会话视图,在该视图中邮件可以按邮件线索分类,每一组邮件线索只显示其中的最后一封邮件,这种新的邮件组织形式使得收件箱更加简洁,大大方便了对邮件的管理和查找。从收件箱右上角的 Show->Conversation 选项可以进入会话视图,从 图 6 中我们可以看到,标题末尾的括号内的数字标明了这个邮件线索中的邮件数量,点击左侧的三角形按钮可以展开整个邮件线索。

图 6. 在收件箱中显示邮件会话
图 6. 在收件箱中显示邮件会话
图 6. 在收件箱中显示邮件会话

Out of Office 功能加强

Lotus Notes/Domino 8 重新设计了 Out of Office 功能,服务器和客户端的配置都有了很大加强,性能也有了很大的提升。默认情况下 Lotus Notes/Domino 8 的 Out of Office 功能仍然同以前的版本一样以 Agent 的方式运行,但新的配置允许 Out of Office 作为一种服务来运行,使得反应时间更快、设置时间更灵活、并且支持故障转移。有关新的 Out of Office 服务的更多信息,请参阅 developerWorks Lotus 文章 "IBM Lotus Notes V8 中全新的 Out of Office 功能"。

查看协作历史(View Collaboration History)

当您寻找与某个人协作的信息时,您可能只记得那个人的名字而忘记了曾经采用何种协作方式。Lotus Notes 8 提供了查看协作历史(View Collaboration History)的功能,能够给用户提供一个和对方协作的完整信息列表,该列表包含了邮件、日历、Sametime 聊天记录等信息。

这一功能不仅存在于邮件、日历和 Sametime 的联系人右键菜单中,在很多其它数据库的联系人右键菜单中也是可用的。

图 7. 查看协作历史
图 7. 查看协作历史
图 7. 查看协作历史

全新的邮件窗体(Mail Form)

新的邮件窗体带来的主要好处包括:

  • 在信件的标题部分重点信息更加突出,更加集中
  • 新的信头样式
  • 可选择性的显示详细的邮件信息(见 图 8 中 Show Details 选项)
  • 改进了的历史区段,在区段的标题上会自动截取邮件第一段的部分内容来显示。
图 8. Notes 8 中的邮件窗体
图 8. Notes 8 中的邮件窗体
图 8. Notes 8 中的邮件窗体

可选择的水平和垂直预览功能

邮件预览功能可以方便用户快速的查看邮件内容,提高工作效率。在 Lotus Notes 8 当中除了原有的水平预览功能之外,又添加了新的垂直预览功能,用户可以有选择性的在收件箱的下侧或者右侧进行邮件预览,具有更高的灵活性。这两种预览功能不只是适用于邮件,在日历文档、联系人记录等文档中也可很方便的使用。

图 9. 在 Notes 8 中选择预览方式
图 9. 在 Notes 8 中选择预览方式
图 9. 在 Notes 8 中选择预览方式

收件箱自动维护(Mail Inbox Maintenance)

在收件箱中,邮件的大量堆积对 Notes 和 Domino 的性能都有很大的影响。为此,Lotus Domino 8 新推出了收件箱自动维护功能(Mail Inbox Maintenance)。此功能通过运行代理来实现定时移除用户收件箱中超过指定时间的邮件,从而缩减收件箱中邮件的数量,进而极大的提高了 Domino 服务器端和 Notes 客户端的性能。

在 Domino 服务器中可以设置只移除已读的邮件,或者无论已读还是未读都从收件箱中移除。但是需要指出的是,虽然这些邮件从收件箱中被移除了,但是它们并没有真的从邮件数据库中彻底删除,仍然可以从“所有文档”视图中找到。

该功能可以通过服务器文档(Server Document)(图 10)或者邮件策略(Mail Policy)来进行设置(图 11)。

图 10. 在服务器文档中设置收件箱自动维护
图 10. 在服务器文档中设置收件箱自动维护
图 10. 在服务器文档中设置收件箱自动维护
图 11. 在邮件策略中设置收件箱自动维护
图 11. 在邮件策略中设置收件箱自动维护
图 11. 在邮件策略中设置收件箱自动维护

日历部分

在日历视图中管理尚未处理的会议邀请

在以前的 Lotus Notes 版本当中,日历视图中只显示了用户已经接受的会议邀请,而那些已经接收到但还没有来得及处理的邀请仍然保存在收件箱当中,因此经常收到大量会议邀请的用户常要在日历和收件箱之间来回进行切换。从现在开始 Lotus Notes 8 的用户可以在单一的日历视图当中处理所有邀请,无论你是否已经对会议邀请进行了处理。这种一目了然的形式使得用户可以更加方便的查看自己的日程安排并选择参加哪些会议。

这一新的功能在默认情况下并未开启,需要用户在自己的日历惯用选项中进行设置:

图 12. 在邮箱的惯用选项中设置显示未处理的会议邀请
图 12. 在邮箱的惯用选项中设置显示未处理的会议邀请
图 12. 在邮箱的惯用选项中设置显示未处理的会议邀请

设置成功后,新收到的会议邀请将会在日历视图中显示为灰色,直到用户接受邀请之后才显示为该事件的正常颜色。

图 13. 在日历视图中显示未处理的会议邀请
图 13. 在日历视图中显示未处理的会议邀请
图 13. 在日历视图中显示未处理的会议邀请

事件声明(Event Announcement)

对于经常组织会议的用户来说,并不是每一次会议邀请都希望得到被邀请者的回复,因为当参加会议的人很多时,大量的回复邮件将充斥会议组织者的邮箱。Lotus Notes 8 新增加的 Event Announcement 日历项使活动组织者可以在发送会议邀请后不接收被邀请者的任何回复。

图 14. Notes 8 中新增的 Event Announcement 日历项
图 14. Notes 8 中新增的 Event Announcement 日历项
图 14. Notes 8 中新增的 Event Announcement 日历项

在会议邀请中灵活查看日程安排

如果组织一个有许多人参加的会议,想找到一个所有人都空闲的时间段可能并不容易。Lotus Note 8 提供了只选择查看部分用户日程安排的功能。例如:可以选择只查看那些会议关键人物的日程安排,从而很方便的根据关键人物的空闲时间段来确定会议时间。

图 15. Notes 8 新的查看日程安排界面
图 15. Notes 8 新的查看日程安排界面
图 15. Notes 8 新的查看日程安排界面

其他新特性

全新的操作条

Lotus Notes8 邮箱采用可以显著标明功能的图标来显示操作条,更加美观和易用。

图 16. 全新的操作条
图 16. 全新的操作条
图 16. 全新的操作条

快速创建多种类型条目

在 Lotus Notes 8 的邮箱中点击新建下拉菜单时,除了可以新建邮件外,您还可以快速方便的新建会议、联系人等其它条目,如 图 17 所示。同样的,在日历的新建下拉菜单中您也可以快速方便的新建邮件、联系人、组和待办事宜。

图 17. 在邮箱中快速创建其它类型条目
图 17. 在邮箱中快速创建其它类型条目
图 17. 在邮箱中快速创建其它类型条目

动态地址查找

Lotus Notes 8 将最近和用户联系过的联系人存储在本地的个人通讯录中,当用户输入某个(些)字母时,Notes 8 将会把名字中含有这些字母的联系人,按照最近联系频率多少的顺序依次列举出来,从而能以最快的速度找到想要的联系人。

图 18. Notes 8 动态地址查找
图 18. Notes 8 动态地址查找
图 18. Notes 8 动态地址查找

重新安排收件箱中列的顺序,突出重要信息

Lotus Notes 8 新的邮件模版将收件箱中列的顺序重新进行了安排,日期和时间等不太重要的内容都放在了后面,从而使得用户最关注的信息更加突出。

图 19. Notes 8 重新安排了的收件箱中列的顺序
图 19. Notes 8 重新安排了的收件箱中列的顺序
图 19. Notes 8 重新安排了的收件箱中列的顺序

常用操作,只需一步

Lotus Notes 8 全新的用户界面使得用户操作更加简便快捷,在大多数情况下,用户最常用的操作只需要点击一次即可完成,而那些不太常用的操作也最大限度的缩短了操作次数。例如,用户打开一个还未回复的会议邀请,只需要点击一次就可以完成最常用的接受和拒绝操作,比以前更加高效。

图 20. 在 Notes 8 中快速回复会议邀请
图 20. 在 Notes 8 中快速回复会议邀请
图 20. 在 Notes 8 中快速回复会议邀请

在日历视图中显示已经取消的会议邀请

对于被取消了的会议邀请,用户可以在日历惯用选项中进行设置,选择将会议邀请从日历视图中自动删除,或是选择让会议在被取消之后仍然在日历视图中显示为灰色,以方便查看。

图 21. 在惯用选项中设置显示取消了的会议邀请
图 21. 在惯用选项中设置显示取消了的会议邀请
图 21. 在惯用选项中设置显示取消了的会议邀请

文本编辑中的多级撤消(undo)功能

Lotus Notes 8 允许在进行文本编辑时进行 50 次以上的回退,不仅是在撰写邮件时,任何 Notes 8 文档当中的文本域都具备了这一功能。这将提高用户使用 Notes 时的工作效率。

实时拼写检查

用户可以在惯用选项当中启动拼写检查功能,并选择所用的词典。当存在拼写错误时,将会有红色曲线显示在单词的下面,在错误单词上点击鼠标右键后将出现多个与该词接近的正确单词供用户选择。

结束语

一切文字说明都无法比亲身体验更具说服力,现在 Lotus Notes/Domino 8 正式版已经发布,IBM 公司网站 为您提供了更多的相关信息。


相关主题


评论

添加或订阅评论,请先登录注册

static.content.url=http://www.ibm.com/developerworks/js/artrating/
SITE_ID=10
Zone=Lotus
ArticleID=228306
ArticleTitle=Lotus Notes/Domino 8 邮件和日历新功能
publish-date=09302007