内容


在业务流程管理中使用分阶段方法

紧随目标,采用逻辑方法来处理管理工作

Comments

在前一篇文章“Manage the process, not the steps”中,我们已经了解了流程管理的各个组成部分:启用流程步骤、创建流程设计、概述流程角色、实现流程管理系统和使用战略规划。所有这些流程管理活动形成了本文将要讨论的阶段框架。

什么是分阶段方法?

阶段 是从逻辑上先后进行的流程部分。方法 是对每个阶段中的原则或过程进行的分析。那么,分阶段方法 就是流程的逻辑分析。

对流程而言,阶段至关重要。阶段可帮助有组织地进行相应的工作。它们提供了实现更改的标准方法,允许按照逻辑进度对人员、流程和信息进行分析,从而提供了清楚定义目标、可交付内容和测定的方法。此外,这还能非常好地以关键涉众能够理解的语言告知其相关情况(例如,我们正在进行第 2 阶段第 3 步)。最后,这还是帮助其他人员了解流程中任意给定时间所进行的工作的完美方法。如果没有阶段,很容易被大量信息搞得不知所措,或者漏掉重要的细节。

可以采用很多方法来建立阶段,而且可以根据组织的需要创建任意数量的阶段。例如,IBM® WebSphere® Business Integration 产品套件就提供了能够帮助进行流程管理的几乎所有方面的软件,包括分阶段方法。对于本文,我们将讨论使用四个阶段的基本分阶段方法:

  • 流程管理
  • 发现
  • 评估
  • 重新设计与部署

阶段 1:流程管理

由于已经在前一篇文章中讨论了流程管理,因此将不在此处对该阶段进行详细说明。不过,务必注意,流程管理是围绕其他阶段的框架,如果没有此阶段,您的阶段划分将不会非常有效,或者可能不会得到严格遵守。图 1 显示了此概念。

图 1. 分阶段方法
分阶段方法
分阶段方法

正如您所看到的,流程管理包围其他所有阶段。此阶段实际上是后面三个阶段的基础。

阶段 2:发现

针对未来的需求(或任何其他原因)为组织进行重新设计时,必须首先花费一定的时间检查和分析当前的情况。正如我在前一篇文章中提到的,企业流程框架(Enterprise Process Framework,EPF)是组织必须完成的基本流程(包括其抽象步骤)的虚拟图。通过使用 EPF 作为指导,发现阶段可充当网络,用于帮助捕获各种细节,包括:

  • 时间表和时间安排选项
  • 所需的业务功能
  • 供应商应用程序和最佳流程的分析
  • 当前流程、异常和应用程序

其中有些细节可能在流程管理阶段捕获,但还要务必在发现阶段对其进行捕获或提出。这样可确保在进行阶段 2 的各个方面的工作时恰当地涵盖所有细节。

时间表和时间安排选项

阶段 2 首先要进行的工作是草拟时间表和选项路线图。这可帮助您调查可用于为新流程和应用程序确定时间安排的所有选项。时间表取决于您和您的组织的目标:希望何时完成重新设计?您的公司是否有具体的时间限制?在特定日期完成重新设计是否存在任何冲突因素?某些应用程序是否具有在特定时间结束的技术服务协议?哪些企业事件(例如,新网站推出)可能会影响重新设计?

考虑时间限制时,请确保同时将部门因素考虑进来。例如,销售部门可能会举行针对合作伙伴的年度活动,不能由于同时部署新应用程序而打断。或者,或许销售部门希望 在大型销售活动之前建立新流程,而这可能会大幅度缩短部署时间。在调查时间安排选项时,请创建一个路线图来提供帮助,从而清楚地将时间限制可视化。这个路线图可以很简单,也可以很详细,主要是要突出可能会影响重新设计时间安排的主要事件和活动。图 2 显示了一个非常简单的路线图示例。

图 2. 示例路线图
示例路线图
示例路线图

所需的业务功能

发现阶段的另一个方面是,要确定所需的业务功能。这应该基于公司的业务模型进行确定。例如,如果您的公司采用事务业务模型,哪些功能将为此提供最佳支持呢?是否需要更多的商业功能?采用更好的从制造到运输流程?无论业务模型如何,都将需要跨组织的特定功能,也都将需要对提供所需功能的应用程序进行集成。将在发现阶段标识这些功能、跨部门对其进行跟踪并构建满足业务需求的当前应用程序目录。

在处理所需的业务功能时,您需要“残忍”一些。要在此时确定已不再需要的功能。您需要对所需的功能进行优先排序,并了解哪些功能是可有可无的。此外,还需要将不再需要的功能清除出去。是否存在不再为公司的业务模型提供支持的过时功能(已多年不用的功能)?可能某个特定的部门坚持使用不满足新业务需求(因为数据传输相当费时,操作起来相当痛苦)的应用程序;因为这样,可能配备了三个额外的流程来负责处理应用程序错误。您不能承受额外的流程或不完善的流程和应用程序继续拖累您的组织,但这并不意味着您无法帮助各个部门找到更好的替代解决方案。

供应商应用程序和最佳流程的分析

发现阶段的第三个方面是能够用于提供业务功能的供应商应用程序和其他流程的分析。供应商将希望知道关于您的组织的所有细节,然后才会提供大量有关他们的应用程序和流程能够提供的好处的细节,现在请和他们保持一定的距离。否则您将发现自己浪费大量的时间与根本不适合您的组织的供应商进行沟通。请转而研究供应商网站上的产品、与使用该供应商的客户交流并在 Forrester 或 Gartner 之类的地方展开深入的调查,从而粗略地了解这些供应商。

发现阶段还可帮助您标识适合您的组织的最佳流程。在对供应商进行研究的过程中,您将开始发现被其他公司视为成功的关键的流程。这些流程被视为最佳流程。您会希望在可能的情况下尽可能将其用于您自己的组织。在此阶段要放开,可以询问大量您感兴趣的问题。除非您愿意询问所交流的每个人并向他们学习,否则就无法发现有用的事实和潜在问题。

从这里,您可以确定真正希望与之进行沟通的供应商列表,其中大约包含五个左右的供应商。向供应商索要一份其提供的功能的列表,并将其与您自己所需的功能的列表进行比较。然后就可以确定最适合您的需求的三家供应商,并开始与其中每个进行沟通。他们将到您的组织进行演示、参与电话会议,甚至会提供其软件的试用版,这样您可以了解该软件在您的环境中的工作情况。

如果供应商并不提供您所需要的所有功能,请不要着急。通常供应商会提供后备选项,或者可以创建自定义软件来满足您的具体需求。不过此时应该谨慎。不要被供应商的低成本所诱惑。如果供应商无法在不进行自定义的情况下提供所需的大部分功能,则应该考虑长远效益。

当前流程、异常和应用程序

通常会在整个流程管理阶段收集当前流程和异常的文档以及当前应用程序的目录。不过,应该在发现阶段对二者进行仔细检查。在此阶段,您将对这些项进行分析,以简化流程和简化及淘汰应用程序。

阶段 3:评估

完成了整个发现阶段后,就可以继续阶段 3:评估。与发现阶段相比,评估阶段相当简单直接。我们将在此阶段完成业务所需功能的优先排序,并最终确定整个组织中所需的流程改进。评估的第二部分是为功能和企业选择最佳的解决方案。当然,除非已经对供应商进行了分析,否则无法进行此评估,因此评估阶段与发现阶段的逻辑关系得到很明确的体现。

正如您看到的,发现阶段的活动相当重要。如果没有这些活动,则无法确定任何内容的优先级或做出解决方案决策。对所需的功能和改进的优先级有了良好的认识后,就可以开始重新设计整个企业流程并开始规划对所选择的解决方案的支持工作。这就是评估阶段的两个主要成果。

阶段 4:重新设计与部署

最后一个阶段是重新设计与部署。虽然在重新设计并部署任何应用程序时可能有几十个细节需要考虑,不过此阶段有三个主要组成部分:

  • 确保企业关联
  • 采用最佳流程
  • 为适合性/差距分析和解决方案制定详细的路线图

确保企业关联

在流程的重新设计阶段期间确保企业关联对今天全球经济环境下的组织绝对非常关键。为了有效地完成工作,每个应用程序和流程都必须进行关联,以尽可能提高效率。营销流程必须关联到销售流程,销售流程必须关联到制造和交付流程,交付流程又必须关联到营业额与佣金流程。您组织的所有领域都必须通过集成流程设计关联到一起。

采用最佳流程

开始对解决方案进行合并时,请注意寻找最佳流程,并尽可能对其加以使用。不要怕告诉供应商您由于找到了更好的东西而不使用他们的应用程序。这很有可能会促使该供应商着手为您创建更好的流程。很少有单个提供商能够通过单个应用程序或应用程序套件提供您需要的全部功能,那为什么要欺骗自己,而与完美的应用程序擦肩而过呢?将您认为适合您的组织以及将帮助您有效完成大部分工作的项包括进来。

进行适合性/差距分析和构造解决方案

为了支持您选择的解决方案,需要对所创建的路线图进行一下仔细分析。进一步来说,可以开始将您选择的应用程序解决方案或相关部署时间安排放置到路线图上。通过这样,可以开始进行适合性/差距分析。您选择的解决方案是否真的适合所有部门?如果不是,差距在哪里?可以使用什么解决方案来弥合这些差距?部署期限是否与任何重大事件重叠?如果是,将如何确保关键系统和流程不会在这些事件期间出错?

在进行了这么多工作之后进行适合性/差距分析似乎有些多余,但此步骤是实际上是确定您建议的重新设计是否有效的最后一步。千万不要忽略这个步骤。如果您需要有关分阶段方法的各个方面的更多信息,请参阅 WebSphere Process Server 的相关文档。

总结

分阶段方法可以在任何组织和任何流程工作级别使用。这对于处理大型流程重新设计工作特别有用,也可以在处理单个流程时使用。通过此方法,可以通过将组织的希望与竞争激烈的现实进行比较,从而在将来获得各方面都很平衡的系统。此处讨论的阶段是当今业务最常用的阶段,但如果觉得能帮助明确组织的方向,尽可大胆地添加其他阶段。通过这种通过循序渐进的方式,您将逐步引导您的公司成为高效而极具竞争力的组织。


相关主题


评论

添加或订阅评论,请先登录注册

static.content.url=http://www.ibm.com/developerworks/js/artrating/
SITE_ID=10
Zone=Rational
ArticleID=267619
ArticleTitle=在业务流程管理中使用分阶段方法
publish-date=11302007