信息架构本质,第 5 部分

信息架构中的商业智能

您是否正在交付对组织的可操作见解?

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敬请期待该系列的后续内容。

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本系列文章探索用于创建成功的信息架构设计的各种元素。在管理和组织数据及内容、处理分布式数据挖掘以及分析并向用户提供信息时,存在一个您不能弃之不用的重要元素:商业智能。您如何使用所有的数据来从中构建更好的业务呢?您是否正在向正确的人员提供正确的信息,并使用他们能够理解的格式?如果您的第一反应是迟疑不决的,很可能您的设计正遭遇到某些专家所称的信息矛盾——用处不大的过多信息。

诚然,商业智能几乎是成功的信息架构设计所固有的,但是该概念主要是指架构的外部用户。当然,您的设计必须向用户交付相关和有针对性的信息,而这需要大量的数据筛选和对各个用户的足够了解。这是商业智能的一个方面。

但是这里将不讨论商业智能的该方面。我将讨论如何向组织中的人员交付相关和有针对性的信息。那些单独的用户在购买什么?他们在查看什么而没有购买?他们在做出购买之前访问了站点的哪些区域?有多少用户在查看站点,但是没有看一眼组织的产品就离开了?如果您在正确的时间将此类信息交付到正确的内部人员手中,他们就拥有了战术上的业务优势。如果您没有这样做,整个组织都可能遭遇麻烦。要考虑的事情太多,但是在下面几个部分中,我将介绍一些应该会帮助您以有利于组织的方式使用商业智能的思想。

技能和能力

当使用商业智能作为信息架构设计中的内部业务工具时,您将扮演多种不同的角色:

  • 您必须清楚地了解组织的业务目标。
  • 您必须是精明的信息评估者。
  • 您必须能够提取对主管有用的准确信息。
  • 您的信息技术 (IT) 反应能力必须足够快,以基于所检索到的信息转换您的设计元素。

当然,您需要数据设计和架构、数据库管理、结构化查询语言(Structured Query Language,SQL)、脚本、数据存储库映射和业务领域知识等基本 IT 技能。但是从纯粹的业务角度看,评估、研究和业务转换技能是在设计中有效地应用商业智能所需要的主要技能和能力。

评估数据的易访问性

您在信息架构中是使用数据仓库、多维数据结构还是数据集市并不重要。更重要的是要以业务主管能够方便快捷地访问信息的方式建立您的设计。在创建设计时,务必记住,典型的主管并不真正以 IT 语言行事。他们可能随心所欲地操作,但实际上他们只希望获得最终的详细信息,而不关心详细信息是如何得出的。这有点像大多数人使用电冰箱一样——他们不希望了解系统中的冷冻剂;他们只希望在取食物时食物已冷冻。

仔细研究一下您的设计。IT 部门以外的任何人查找和理解信息有多容易?当人们只想了解前一天站点上有多少访问者时,是否也必须请求特殊的报告?他们是否必须等待该信息,或者该信息是否立即可用?请在这里从主管的角度进行思考。例如,如果您知道竞争者刚发布了某种与您的最畅销产品直接竞争的产品,您不是希望知道对网站上该产品部分的访问是否由于此原因而减少了吗?毫无疑问,您不希望向 IT 部门发出特殊请求以运行将在一两天内才产生的报告。您希望立即获得该信息,以便能够采用突击销售或其他策略进行反击。

如果能够随时产生业务相关的信息,您就会取得很好的销售成绩。然而,如果没有真正了解业务需要什么,则产生该信息是非常艰巨的。忍住成为 IT 鸵鸟的冲动,走出您的部门去获得您需要的方向。

组织中的研究

为了获得该方向,您需要与主管一起坐下来确定他们需要的信息类型。我知道这不是一项容易的任务。主管——尤其是最高层主管——往往假设您能够揣摩心思,仿佛这是您的本职工作的一部分一样。他们以为您无需从他们那里获得任何帮助,就完全可以在设计中识别出重要的业务模式和关系。您当然可以,但是这并不意味着您能够识别出对他们最有用的模式和关系类型。

与尝试揣摩心思并碰壁不同,您可能必须负起责来并承担与主管发生冲突的风险。毕竟,如果您将陷入无法为他们提供正确数据类型的麻烦,为什么不干脆预先陷入打扰他们的麻烦呢?可以采用两种不同的方法来解决此问题。您可以通过请求将该问题包括在整个组织的业务会议中,从而逐渐地采取分而治之的方法。这当然是一种方法,并且的确有效。然而,由于这种方法要求您出席大量冗长、令人厌烦有时甚至任由会议主持人放纵的会议,这是相当痛苦的。最终,您可能会也可能不会获得所需要的指导。

第二种方法是直接切入主题,根据重要主管的时间表,每月进行一次 15 到 30 分钟的会议。在您开始之前,请确保了解总体业务目标。您应该能够从经理、诸如月刊杂志或年报或等内部出版物甚至网站的“关于我们”部分获得此信息。例如,大多数组织都设定了“销售额增加 10%”或诸如此类的目标。

在会议中,提出下列类型的问题(如果您有其他问题,当然不限于这些问题):

  • 来自消费者的什么类型的信息对您最有帮助?
  • 您需要该信息的频繁程度如何?
  • 您需要信息时的理想周转时间是多久?
  • 什么格式对您来说最容易使用?
  • 正在提出什么新的目标,我可以帮助您获得有关那些目标的信息?

您是否发现该对话似乎根本不涉及到 IT?您不是在问主管希望使用哪一种数据库。您是在请求他们提供业务输入。在考虑商业智能时,从这些方面进行考虑是非常关键的。太多的 IT 团队无法在足够长的时间里脱去技术帽子,从而对不关心如何定位信息的主管没有意义,仅此而已。请忍住卖弄自己的技术技能的冲动。仅以一般业务术语进行交谈,然后倾听所获得的响应。如果您给他们机会,您的主管将非常乐意告诉您他们需要什么。

深入挖掘,但是要保持敏捷

业务信息的管理正在变得更加复杂。商业智能不只是在事后分析和报告信息的手段。它应该是转换繁忙的业务以响应竞争问题和消费者需求的手段。其基本思想是利用信息来更好地规划、测量和管理业务。如果采用这种方法,您将知道在业务中的何处以及如何创造价值,并且您将能够更快地响应组织不断变化的业务环境。

因此,您需要密切考虑您的设计有多敏捷。不要自己哄骗自己。如果主管过来告诉您将在一周内需要一种新的销售方法,您是否能够在设计中交付所需的更改?例如,如果某个竞争问题意味着您的组织需要突然向某件商品增加 30% 的折扣、跟踪促销期间的前 24 小时销售了多少件该商品,并监视有多少用户查看了促销但是没有购买——您的设计是否可以处理所有这些事情?

高度直观的信息架构设计就可以。稍差一点的设计将首先需要数小时的编码、重新设计和测试。您的设计必须能够足够深入地挖掘,以提供组织在此刻需要的所有信息,但是又要足够敏捷,以在数小时内改变航向。很苛刻的要求吗?是的。不可能实现?否。存在许多可用的产品,可以帮助您完成实现此目的可能需要的各种任务,并且它们不一定非常昂贵。其中一个这样的产品就是 Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT),这是一个开放源代码的关系-报告解决方案。若要了解有关 BIRT 的更多信息,请参阅参考资料部分。

工具和技术

本部分提供在向信息架构设计应用商业智能时要考虑的工具和技术。

探索 IBM InfoSphere Warehouse

IBM 最近引入了 InfoSphere™ Warehouse with Optim Data Retention,这是单个商业智能解决方案,能够通过仅查询与业务相关的信息并对其他信息存档来帮助改进业务洞察力。此产品的关键之处在于,它通过在单个产品中组合了数据仓库和存档功能,从而帮助您管理日益增加的信息量。

测量业务的成功程度

您使用的任何商业智能解决方案都应该提供强大的分析功能。我所谓的强大是指,那些解决方案必须能够从结构化数据(例如数据库和网页)和非结构化数据(例如文本、音频和视频)中提取可操作的信息。在理想的情况下,该解决方案应该无需您做多少工作即可自动运行。

IBM 提供了若干个使用 DB2® 作为基础的分析解决方案。例如,用于 AIX® 操作系统的 IBM Data Warehousing Balanced Configuration Unit 使用 DB2 Universal Database Data Warehouse Edition 作为重要组件。该产品提供了可在大多数行业中使用的各种内置分析功能。有关 DB2 的更多信息,请查看参考资料部分中的链接。

里程碑

从商业智能的角度看,存在多个要考虑的里程碑。在处理您的设计时务必记住这些里程碑:

  • 确定主管所面对的业务问题。
  • 当您知道问题时,确定哪一种设计能最好地测量和报告所需的信息。
  • 对您管理的现有业务数据源进行编目。其中是否有任何数据源满足要求?
  • 创建计划,以便将业务信息集成为主管可理解和可容易地访问的格式。

在处理您的里程碑时,务必记住组织作为整体是您的商业智能工作的受益者。虽然诸如销售等部门可能是商业智能信息的最明显受益者,但是也不要忽略诸如制造、运输、人力资源等部门。这些部门能够从您的设计所揭示的信息中获得什么呢?保持灵活和开放的思维。您很可能会发现,几乎组织的每个领域都可以得益于您的天赋。

总结

虽然还有许多关商业智能的知识有待了解,但是我希望这个讨论已促使您从更加以业务为中心的角度而不是从 IT 的角度考虑该概念。请在下个月继续关注本系列以了解分布式数据挖掘。


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