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信息架构本质,第 1 部分

数据和内容的两难抉择

创建来自多个源的数据和内容的灵活设计

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此内容是该系列 # 部分中的第 # 部分: 信息架构本质,第 1 部分

敬请期待该系列的后续内容。

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“信息架构本质”系列 将讨论对创建成功的信息架构设计有重要意义的几个元素。在本系列中,您将了解如何管理和组织数据与内容,了解分布式数据挖掘并学习分析信息并向用户呈现的一些技巧。本系列还将讨论信息架构中业务智能的使用以及如何将内容应用到多个受众。

作为本系列的开篇,本文将讨论数据与内容之间的差别,并讨论如何查找和集成来自多个异类源的信息。如果您需要创建灵活的设计,不妨从现在起关注本系列每月的文章,以了解成功信息架构设计的技巧和窍门。

要了解数据与内容之间的差别,首先需要在进行比较前分别了解一下这两个概念。数据 实际上是采用特定方式格式化的具体信息——其存在形式包括数字、文本、位、字节、事实等等。从技术的角度而言,数据这一术语指代二进制(机器可读的)信息,如数字或字符。不过,数据也可以是事实型的信息——能够从中得出结论的事实集合,例如一组数字。另一方面,内容 通常更多的是面向人的——内容是用户在网站上发现的有用的东西,如图片、视频、音频或文本。

在任何成功的信息架构设计中,数据和内容都是以无缝的方式一起工作。下面是一个示例:未经组织的数据(如一组测定数据)通常采用某种方式进行处理,以便用户能方便地阅读,如处理为图形或图表。此图形或图表就是数据变成读者能够辩认和理解的实际内容的点。很多人通常认为这两个术语通常可以互换使用。在我看来,数据不过是令人讨厌的繁文缛节,而内容是我在屏幕上看到的适合阅读的或以图形方式显示的项目。给我丢过来一堆数字,我不会理解其中任何信息。但给我一张图形,其中所有的数字都采用简单的设计予以表示,以显示彼此间的关系,我就会立即明白其中的含义。在信息架构中,您的目标是以清楚而有意义的方式为受众组织和表示数据,因此了解数据和内置之间的这种差别至关重要。既然我们已经了解了二者之间的区别,接下来让我们看看如何查找并将二者集成到灵活的设计中。

技能和能力

搜索正确的数据以作为信息架构设计中的内容使用时,务必培养能够帮助您从多个(异类)源收集正确信息的技能和能力。具体来说,要完成这项艰巨的任务,您需要创造、研究、分析和集成技能。

发挥您的创造潜能

处理数据时,务必仔细考虑如何将该数据表示为内容。您的受众将如何理解您所提供的信息?是否要使用大量的图表和图形?您是否需要考虑使用简单文本或图形替换这些图表和图形?如果您不认为自己是一个有创造性的人,您可能需要远离信息架构或在组织中寻找能够帮助您以创造性的方式思考的人。例如,您可以向公司的出版部门寻求帮助,也可以从图形设计师那里了解一些窍门。设计师从视觉的角度考虑问题,他们能够帮助您设想信息的最佳表示方式。信息架构的整个概念实际上都是以实际可视的媒介为基础——人们访问网站来查看、体验和吸收信息。如果您的站点的数据和内容以平淡枯燥的方式呈现,您将失去受众,甚至可能丢掉工作。

不过,不要将您的创造力仅限于视觉概念。例如,可以考虑一下在看到别人的信息架构设计让您生气的地方,从而在站点组织方面表现出创造性。这个方法可以让您从客户的角度考虑问题。下面是一个示例:如果在站点上寻找所需的信息时需要不断地向下导航,这是否让您感到非常不舒服?如果是这样,则在您自己的设计中将常用的链接或产品链接放置在客户能够快速找到的位置。在以创造性的方式考虑问题时,请牢记业务需求。您是否将用户的需求与业务目标进行了结合?例如,您的公司是否需要每年销售特定数量的小部件来获利?如果是,请将这些小部件放在设计列表的顶部,并将其放在站点可见性最好的区域。

小小的创造性思维可以同时为业务目标和客户提供强大的支持。

进行研究

作为信息架构师,您同时承担着设计人员、分析人员、研究人员和工程师的工作。您需要充当很多角色,而研究和分析能力对成功完成所有这些工作至关重要。人们会抛给您大量的数据和内容,希望您能够完美地将其组织在一起。我知道这会让人有些困惑。这似乎是认为您应该知道业务的每个细节,对吧?您猜猜实际会是什么样的?您应该知道所有这些!!!您应该知道制造与销售之间如何相关、销售与营销之间如何相关以及会计部门的事务如何渗透到所有这三个方面。您的研究与分析技能还将帮助您确定内容重复和缺失的情况。顺便说一句,如果您的研究和分析能力有限,站点设计中的其他人将很明显地发现这一点。这会在您的设计中表现为信息不清楚、导航不方便以及其他设计中非常容易发现的特点。

如果您不确定从哪里开始研究,请首先从项目的目标、范围和约束着手。特别是目标和范围能告诉您下一步工作的方向。任何约束都可以帮助您确定研究应该限制在什么范围内。例如,预算限制表明最初可能不会在设计中涉及到会计工作。虽然您仍然应该尝试了解会计工作如何与公司的其他领域集成,以便在以后将其包括进来,但此时并没有必要了解所有会计工作方面的功能。

接下来,研究您具体的受众:用户涉及的范围有哪些?他们需要什么样的内容?他们需要在何种上下文中使用这些内容?从现在起 5 年后他们将在何种上下文中使用这些内容?在进行此研究的过程中,请了解一下您的竞争者以及他们如何影响相同的受众。不要害怕偷学最佳实践,但要确定能够认识到竞争者处理不正确的地方。如果您在访问竞争者的站点时遇到问题,不要在自己的设计中犯相同的错误。

在设计流程后期才会进行其他研究工作。例如,可用性测试只能在设计接近完成时进行。研究技能最终极大地依赖于常识。了解您应该完成的设计,然后进行研究工作,以实现此目标。另外,不要丢掉您已经完成的研究工作。您过去的经验也应该在研究工作中予以考虑,其他人在已发表的研究成果中的经验也非常重要。

诊断与建议

完成了研究后,就要使用您过去所积累的分析技能了。例如,主管人员和其他人依赖您告诉他们站点最佳的搜索策略。他们并不太关心您如何进行此工作,只是希望知道将会完成就行了。另外,还会希望您确定临时访问者应该如何访问整个站点、哪种屏幕形式最适合受众以及后端和前端数据应该如何传递才能提供最轻松的用户体验。

要处理所有研究工作可能会让人觉得负荷太大,因此首先要确定哪些需求最重要以及哪些可能在稍后处理。然后,考虑您可以如何将数据与受众的信息需求及更广泛的业务战略联系起来。作为分析流程的一部分,请考虑您的设计将如何使用不断变化的用户操作和需求。直面这个问题:现在适合用户的可能在几年后将不能满足他们。用户是经常发生变化的群体,不断变更的技术将在以后为他们提供新选项。因此,您分析工作的一部分不仅要确定设计现在能够如何支持用户,还要确定如何对其进行修改以支持不断出现的新技术。

集成

将集成称为技能或能力的提法可能会让人觉得有些奇怪,但在我看来,这是信息架构师一项极为重要的技能。或许您的研究能力非常出色,创造力非凡而且分析技能也是绝无仅有。不过,如果您不能将所具有的知识组合到一个全面的流程、工作流、数据和内容设计中,则所有这些几乎都没有任何价值。您作为信息架构师,最终要对来自多个源的数据和内容进行集成,以形成灵活的设计。

您现在的问题可能是“我如何提高我的集成技能?”这并不是大多数公司中通常教授的技能。我看到的集成技能的一个恰当定义将其定义为在网站设计和开发中评估、应用和采用技术所需的内容管理技能。这项技能似乎有点含糊,不过与集成技能相对的内容管理技能概念能让您对实际需要这些技能的场所有更好的了解:在设计中涉及对数据和内容进行管理的情况。

在提高集成技能方面,我能给出的最好的建议就是遵循以下基本步骤:

  1. 对通过发现流程找到的所有数据和内容进行编译。
  2. 创建图表,显示收集的数据和内容中存在的重叠和空白区域。
  3. 制定一系列策略消除每个重叠区域并处理空白区域。

每次完成这些步骤时,您收集和使用来自多个源的信息的能力都将得到提高。

另外还有一些培训选项值得考虑,如通过 developerWorks 培训目录提供的 IBM® WebSphere® Process Server V6 或 WebSphere Application Integration 集成开发人员培训和 Enterprise Content Management Designer 课程。另外,请参见 参考资料 部分提供的关于 WebSphere Information Integrator 的信息,这将切实地帮助您集成来自整个组织内的各种信息。

工具和技术

以下是一些能够帮助您的工具和技术。当然,并不要仅限于这些工具和技术,而可以将其作为好的着手点使用。

获得 XML 的应用知识

如果您目前不了解可扩展标记语言(Extensible Markup Language,XML),则需要对其加以了解。XML 可以快速而方便地将数据提交到 Web,是目前信息架构中的基本标准。将其与 IBM 的 DB2® 之类的产品结合使用时,可以采用方便快速搜索的方式存储 XML 文档、在 XML 文档和关系表之间进行转换甚至能够以 DB2 为基础构建 B2B 和 B2C 应用程序。可以通过 参考资料 部分了解关于 DB2 及其 XML 功能的更多信息。

了解 DB2 和 WebSphere 产品

DB2 产品是能够帮助您在设计中构建和部署应用程序的智能工具。在 developerWorks 上您甚至能够找到可以用于测试和使用的免费版本。例如,DB2 Express-C 就可以免费下载,能提供与 DB2 Universal Database™ Express Edition 相同的核心数据服务器功能,作为构建和部署使用 C/C++、Java™ 语言、Microsoft® .NET、PHP 和其他编程语言开发的应用程序的可靠基础。

WebSphere 产品从很多方面专门针对信息架构师进行了精心设计。目前提供了数百种产品用于帮助您设计和实现架构。例如,WebSphere Information Integrator 支持按照与单一数据源相同的方式访问各种分布式数据。

有关下载这些工具的详细信息,请参见 参考资料 部分。

里程碑

在处理数据和内容时,主要要达到两个里程碑:标识数据源和开发集成策略。本文对这两方面均进行了讨论,因此您能够一鼓作气处理好组织内的数据和内容的相关问题。这可能最开始让人觉得有些困难,但随着您开始将所有东西放到一起,并根据客户需求和业务目标对其进行整理,就会明确创建出色的设计所需的模式。

总结

本文讨论了大量的问题,但关于数据和内容以及如何将其放到一起还有很多需要讨论。请记得关注 “信息架构本质”系列 以了解更多信息。


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