Microsoft Tenant-zu-Tenant-Migration

Dieser komplexe Prozess findet in der Regel im Rahmen von Konsolidierungsbemühungen statt, die durch Unternehmensumstrukturierungen, Fusionen und Übernahmen, Veräußerungen sowie Compliance- und behördliche Anforderungen vorangetrieben werden.

Neben dem Datentransfer umfasst die Tenant-to-Tenant Migration von Microsoft auch die Neuerstellung von Benutzerkonten und die Verlagerung ganzer Workloads, einschließlich Benutzerpostfächern, SharePoint-Sites, OneDrive-Dateien und Microsoft Teams-Kanälen. Dazu gehört auch die Migration von Sicherheitseinstellungen und Compliance-Richtlinien. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Datenintegrität und minimale Unterbrechungen der Endnutzererfahrungen zu gewährleisten.

Da der Markt für Cloud-Migration voraussichtlich von 232,51 Milliarden USD im Jahr 2024 auf 806,41 Milliarden USD im Jahr 2029 wachsen wird, müssen Unternehmen darauf vorbereitet sein, komplexe Szenarien zu bewältigen. Wie bei der Migration von Microsoft 365 entstehen diese Szenarien, da sich die Cloud-Adoption und die Geschäftskonsolidierung weiter beschleunigen.¹

Unternehmen können zwischen drei primären Microsoft-Migrationsansätzen wählen, die jeweils für unterschiedliche Geschäftsszenarien geeignet sind. Diese Ansätze erfüllen die verschiedenen Anforderungen für die Verschiebung von Quell-Tenants zu Ziel-Tenants.

Dieser Ansatz umfasst die Migration aller Daten, Benutzer und Konfigurationen in einem umfassenden Vorgang innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums – in der Regel während eines geplanten Wartungsfensters oder der endgültigen Umstellung auf einen neuen Mandanten.

Diese Methode bietet zwar die schnellste Gesamtdurchführungszeit und macht die Verwaltung mehrerer Umgebungen gleichzeitig überflüssig, erfordert jedoch umfangreiche Planung und Tests. Unternehmen müssen während des Migrationszeitraums mit einer vollständigen Unterbrechung des Dienstes rechnen, sodass dieser Ansatz für kleinere Unternehmen oder solche mit einer hohen Toleranz gegenüber Ausfallzeiten geeignet ist.

Ein stufenweiser Ansatz unterteilt die Migration in mehrere Phasen, wobei verschiedene Benutzergruppen, Abteilungen oder Services über Wochen oder Monate separat verschoben werden. Dank dieser Methode ist das Risiko erheblich reduziert, da Unternehmen ihren Migrationsprozess in jeder Phase testen und optimieren können.

Eine schrittweise Migration bietet die Möglichkeit, Probleme zu beheben, bevor sie sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, und gleichzeitig die Verfügbarkeit von Teilen der Dienste während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten. Allerdings erfordert dies eine komplexere Planung und die vorübergehende Koexistenz von Quellumgebung und Ziel-Tenants sowie potenzielle Lizenzkosten für die Wartung beider Umgebungen.

Dieser spezialisierte Ansatz umfasst entweder die Verlagerung bestimmter Organisationseinheiten von einem Mandanten zu einem anderen oder die Aufteilung eines Single-Tenant in mehrere separate Mandanten.

Diese Methode, die häufig bei Unternehmensverkäufen oder Ausgliederungen zum Einsatz kommt, erfordert eine sorgfältige Abwägung gemeinsamer Ressourcen, abteilungsübergreifender Abhängigkeiten und der Datenhoheit. Die Komplexität liegt darin, zu bestimmen, welche Benutzer, Gruppen und Ressourcen zu welcher Organisationseinheit gehören, und gleichzeitig die betrieblichen Beziehungen aufrechtzuerhalten, wo dies erforderlich ist.

Die Vorbereitungsphase beginnt mit einer umfassenden Erfassung und Bewertung, in der Unternehmen alle vorhandenen Benutzer, Gruppen, Anwendungen, benutzerdefinierten Konfigurationen und Datenrepositorys in allen lokalen und Cloud Computing-Umgebungen katalogisieren müssen.

IT-Teams führen detaillierte Bestandsaufnahmen von Dateien und Daten durch (z. B. OneDrive for Business-Konten, Benutzerpostfächer in Exchange Online). Sie katalogisieren auch Konfigurationen für Entra ID (Microsofts Identitätsplattform), Tenant-Domains, einschließlich Microsoft.com-Adressen (Microsofts Standarddomains) und Outlook.

Zu den Planungsaktivitäten gehören die Entwurf der Ziel-Tenant-Architektur, die Konfiguration von Domain-Namen, die Festlegung von Strategien für die Benutzerzuordnung und die Erstellung detaillierter Migrationsverfahren. Unternehmen müssen auch die Lizenzanforderungen berücksichtigen. Sie müssen sicherstellen, dass vor Beginn der Migration die entsprechenden Lizenzen im Ziel-Tenant verfügbar sind.

Sicherheits- und Compliance-Aspekte erfordern besondere Aufmerksamkeit, da die Teams planen müssen, wie Richtlinien für den bedingten Zugriff, Authentifizierungsprozesse, Regeln zum Schutz vor Datenverlust und Aufbewahrungsrichtlinien migriert werden können, während gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften während des gesamten Übergangs gewährleistet bleibt.

Tests sind eine weitere wichtige Komponente der Planung vor der Migration. Unternehmen sollten eine Testumgebung einrichten, die ihre Produktionskonfiguration widerspiegelt. So können sie Migrationsverfahren validieren, Benutzerszenarien testen und potenzielle Probleme identifizieren, bevor sie sich auf die Live-Migration auswirken.

Kommunikationsplanung und Strategien zum Change Management sind in dieser Phase gleichermaßen wichtig. Um einen reibungslosen Übergang zu schaffen und Verwirrung und Widerstand zu minimieren, ist es ratsam, Strategien für die Benutzerakzeptanz zu entwickeln, einschließlich einer umfassenden Kommunikationsplanung, um die Benutzer auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.

In der Ausführungsphase werden monatelange Planungen in die Tat umgesetzt, was eine präzise Koordination und Echtzeitüberwachung erfordert. Die Migration beginnt in der Regel mit administrativen Komponenten, wie dem Erstellen der Ziel-Tenant-Struktur, dem Einrichten von Benutzerkonten und dem Konfigurieren grundlegender Einstellungen. Die eigentliche Datenmigration erfolgt häufig in einer nach Prioritäten geordneten Reihenfolge, beginnend mit kritischen Geschäftsdaten und schrittweise erweitert auf alle organisatorischen Inhalte.

Während der Ausführung müssen die Migrationsteams den Migrationsfortschritt ständig überwachen, indem sie die Datenübertragungsraten, Fehlerprotokolle und die Systemleistung kontrollieren. Die meisten Migrationen verwenden eine inkrementelle Synchronisierung, die mehrere Durchläufe erfordert, um eine vollständige Datenübertragung zu gewährleisten, da dieser Ansatz die während des Migrationsfensters vorgenommenen Änderungen erfasst. In dieser Phase ist Kommunikation von entscheidender Bedeutung, da die Nutzer regelmäßig über die Verfügbarkeit der Dienste, zu erwartende Störungen und erforderliche Maßnahmen ihrerseits informiert werden müssen.

Die Ausführungsphase umfasst auch umfangreiche Tests und Validierungen, sobald die Migration jeder Komponente abgeschlossen ist. Teams müssen die Datenintegrität überprüfen, Metadaten bewahren, die Anwendungsfunktionalität testen und bestätigen, dass die Sicherheitsrichtlinien im Ziel-Tenant korrekt angewendet werden. Alle Probleme, die während der Ausführung entdeckt werden, müssen sofort behoben werden, um Verzögerungen oder Datenverluste zu vermeiden.

Die Phase nach der Migration konzentriert sich auf die Optimierung, die Unterstützung der Benutzer und die Sicherstellung des langfristigen Erfolgs der neuen Microsoft O365-Tenant-Umgebung. Zu den ersten Aktivitäten gehören eine umfassende Validierung aller migrierten Daten, das Testen von Anwendungen und die Überprüfung, ob alle Sicherheits- und Compliance-Richtlinien korrekt funktionieren. Die Teams müssen auch alle migrationsbezogenen Probleme Adresse beheben, z. B. defekte Links, fehlende Berechtigungen oder Konfigurationsabweichungen.

IT-Teams sollten auf ein erhöhtes Helpdesk-Aufkommen vorbereitet sein und über Ressourcen verfügen, um häufig gestellte Fragen von Benutzern zu neuen Anmeldeverfahren, zum Zugriff auf migrierte Inhalte oder zur Verwendung aktualisierter Anwendungen zu beantworten. Schulungen und Dokumentation sind unerlässlich, damit die Benutzer sich an die Änderungen in ihren täglichen Workflows anpassen können.

Diese Phase kann sich je nach Größe und Komplexität des Unternehmens über mehrere Wochen bis Monate nach Abschluss der technischen Migration erstrecken. Zu den langfristigen Optimierungsmaßnahmen gehören die Überwachung der Systemleistung, die Feinabstimmung der Konfigurationen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzungsmuster und die Implementierung zusätzlicher Funktionen oder Integrationen, die während der ersten Migration zurückgestellt wurden. Unternehmen sollten außerdem nach der Migration Überprüfungen durchführen, um gewonnene Erkenntnisse zu erfassen und Prozesse für zukünftige Migrationen oder Systemänderungen zu verbessern.

Diese grundlegenden Vorgehensweisen helfen Unternehmen dabei, die Komplexität einer erfolgreichen Migration zu bewältigen.

Viele Unternehmen vertrauen auf erfahrene Migrationsdienstleister, um erfolgreiche Tenant-zu-Tenant-Migrationen sicherzustellen. Dabei nutzen sie spezialisiertes Fachwissen und bewährte Methoden, um Risiken und Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

Microsoft-Partner wie IBM® und Accenture bieten umfassende Migration-Services von Tenant zu Tenant, die auf fundiertem Microsoft 365-Fachwissen und branchenspezifischen Kenntnissen basieren. Diese zertifizierten Partner bieten umfassende Unterstützung, die von der ersten Bewertung bis zur Optimierung nach der Migration reicht, oft zu wettbewerbsfähigen Preisen und mit Zugang zu spezialisierten Microsoft-Ressourcen. Ihre direkte Beziehung zu Microsoft bietet auch Einblicke in bevorstehende Plattformänderungen, die sich auf den Zeitpunkt oder die Strategie der Migration auswirken können.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Microsoft-Partnern gehören:

• Fachwissen: Zertifizierte Kompetenzen in Microsoft-Technologien.

• Ressourcen der Unternehmensklasse: Große, erfahrene Teams, die komplexe, mehrphasige Migrationen durchführen können.

• Branchenspezialisierung: Tiefes Verständnis der Compliance-Anforderungen im Gesundheitswesen, im Finanzwesen und in der Regierung.

• Strategische Beratung: Fähigkeit, die Migrationsstrategie mit umfassenderen Initiativen zur digitalen Transformation in Einklang zu bringen.

Spezialisierte Migrationsanbieter (z. B. BitTitan, Quest) bieten in der Regel proprietäre Tools und Methoden an, die durch erfolgreiche Tenant-Migrationen für Office 365 entwickelt wurden. Sie verfügen über besondere Fachkenntnisse in komplexen Unternehmensumgebungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Bei der Auswahl von Anbietern sollten Unternehmen nachweisliche Erfahrungen mit Migrationen von Mieter zu Mieter und spezialisierte Automatisierungstools für die OneDrive-Migration bewerten. Weitere Überlegungen betreffen die geografische Abdeckung, branchenspezifisches Fachwissen, Sicherheitszertifizierungen und umfassende Supportleistungen nach der Migration.

Viele Unternehmen profitieren von hybriden Ansätzen, bei denen das Fachwissen zertifizierter Partner für die strategische Überwachung mit spezialisierten Anbietern für bestimmte technische Komponenten kombiniert wird.

Die Landschaft der Migrationstools bietet eine Reihe von Lösungen, von Microsoft-eigenen Funktionen bis hin zu umfassenden Plattformen von Drittanbietern, die jeweils für unterschiedliche Migrationsszenarien und technische Anforderungen geeignet sind.

Auch hier verfolgen Unternehmen oft einen hybriden Ansatz. Beispielsweise könnten sie die nativen Tools von Microsoft für die E-Mail-Migration verwenden und gleichzeitig Plattformen von Drittanbietern für SharePoint Online-Websites und Teams-Inhalte nutzen. Diese Strategie optimiert sowohl Kosten als auch Funktionalität auf der Grundlage der Stärken der einzelnen Tools.

Die nativen Tools von Microsoft bieten grundlegende Migrationsfunktionen, die direkt in die Microsoft 365-Services integriert sind. Zu diesen Services gehören Active Directory-Tools für die Benutzerverwaltung, PowerShell-Skripte und APIs für Verwaltungsaufgaben, Funktionen zur Tenant-übergreifenden Postfachmigration und das SharePoint-Migrationstool für die Übertragung von Inhalten.

Diese Tools sind zwar kostenlos und werden vollständig von Microsoft unterstützt, erfordern jedoch in der Regel umfangreiches technisches Fachwissen und manuelle Koordination über mehrere Services hinweg.

Migrationsplattformen von Drittanbietern (z. B. AvePoint FLY, BitTitan MigrationWiz) bieten eine umfassende Automatisierung und leicht zu erlernende Schnittstellen, die explizit für Tenant-zu-Tenant-Migrationen entwickelt wurden.

Diese Tools von Drittanbietern bieten einheitliche Dashboards für die Verwaltung komplexer Migrationen, automatisierte Planungs- und Überwachungsfunktionen sowie umfangreiche Berichts- und Validierungsfunktionen.