Der Aufbau eines effizienten und effektiven Personalbeschaffungsprozesses ist besonders in angespannten oder wettbewerbsintensiven Arbeitsmärkten relevant. Laut der US-Handelskammer (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) gab es im Frühjahr 2023 mehr als 10 Millionen offene Stellen, aber nur 5,7 Millionen Arbeitslose in den USA. Dadurch sind Arbeitnehmer im Vorteil, da sie höhere Löhne, bessere Sozialleistungen und bessere Bedingungen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aushandeln können.

Um ihre Einstellungsziele zu erreichen, überdenken Unternehmen ihre Rekrutierungsprozesse und identifizieren Ineffizienzen und Möglichkeiten, wie künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung die Prozesse für Bewerber und Mitarbeiter attraktiver machen können.

Bei der Rekrutierung werden qualifizierte Kandidaten angeworben und eingestellt, um Stellen innerhalb eines Unternehmens zu besetzen. Dieser Schritt-für-Schritt-Workflow ist umfassend – von der Identifizierung der benötigten Fähigkeiten bis hin zum Onboarding eines neuen Mitarbeiters. Der Rekrutierungsprozess ist letztlich darauf ausgerichtet, die Einstellung effizienter, kostengünstiger und skalierbarer zu machen und mit den Unternehmenszielen und gesetzlichen Anforderungen in Einklang zu bringen.

Neben der Besetzung von Stellen und der Deckung des Personalbedarfs zielen die heutigen Rekrutierungsstrategien darauf ab, den Bewerbern eine positive Erfahrung zu bieten. Personalabteilungen tun dies, indem sie die besten Aspekte der Unternehmenskultur hervorheben und Technologien einsetzen, um den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten. In einem Umfeld, das Arbeitssuchende begünstigt, können Daten und KI Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie ein besseres Verständnis dafür vermitteln, welche Art von Arbeitskräften sie benötigen und wie sie diese besser ansprechen können.

Der Aufbau eines besseren Einstellungsprozesses beginnt mit der Definition einer Rekrutierungsstrategie. Hier sind einige der wichtigsten Phasen, die Unternehmen häufig durchlaufen:

• Beurteilen Sie Ihren Einstellungsbedarf: Der erste Schritt in einem effektiven Rekrutierungsprozess besteht darin, zu verstehen, was das Unternehmen benötigt. Unternehmen identifizieren Qualifikationslücken, wichtige offene Stellen und Bereiche, in denen sich Personalmangel auf den Service und die Leistung auswirkt. Dazu gehört die Überprüfung aller offenen Stellen, wie bestehende Mitarbeiter diesen Bedarf decken und wie Neueinstellungen das Team am besten ergänzen können.
• Entscheiden Sie sich für einen Rekrutierungsansatz: Werden Sie intern einstellen, einen Personalvermittler beauftragen oder ein Beratungsteam hinzuziehen, um die Einstellung in Ihrem Unternehmen zu steuern? Bei der Erstellung eines Rekrutierungsplans stellen Unternehmen oft ein Team aus Stakeholdern zusammen, welches die Interaktion mit den Arbeitssuchenden leitet.
• Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung: Ein detaillierter Stellentitel und eine detaillierte Stellenbeschreibung helfen dabei, den richtigen Kandidaten für die Stelle zu finden, und sollten mit Sorgfalt verfasst werden. Die Wortwahl kann unbeabsichtigt Vorurteile aufdecken, wie zum Beispiel die Verwendung von Begriffen wie „glattrasiert“ statt „professionelles Erscheinungsbild und Kleidung“. Jobbeschreibungen umfassen:
  • Titel
  • Rolle
  • Verantwortlichkeiten
  • Mindestanforderungen
  • Ort
  • Ob Vor-Ort/Hybrid/Remote
  • Vorteile
• Stellenanzeige veröffentlichen: In dieser Phase ist es wichtig, die Menschen, insbesondere diejenigen in Ihrer Branche, über die Stellenausschreibung zu informieren. Dies kann durch interne Bekanntgabe der Position, über eine Jobbörse, über soziale Medien usw. erfolgen. Das Ziel besteht darin, die Personen anzusprechen, die am ehesten als Spitzenkandidaten in Frage kommen, um die Qualität des Talentpools zu erhöhen und Spitzenkandidaten schneller zu identifizieren.
• Bewerbungen und Lebensläufe prüfen: Ob manuell oder mithilfe eines Bewerbermanagementsystems (Applicant Tracking System, ATS), Ihr Unternehmen muss die Bewerber prüfen und den Pool auf die vielversprechendsten Kandidaten reduzieren. Unternehmen berücksichtigen oft nicht nur die Fähigkeiten, sondern auch, wie verschiedene Kandidaten mit den Unternehmenszielen und den DEI-Metriken für Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion (Diversity, Equity, Inclusion) harmonieren. Prädiktive KI-Tools können verwendet werden, um ein ideales Kandidatenprofil zu erstellen, das Sie mit Top-Kandidaten vergleichen können, um diejenigen anzusprechen, die am besten zu Ihnen passen.
• Telefonische Vorauswahl durchführen: Sobald die besten Kandidaten ermittelt wurden, vereinbaren Sie Telefonate, um sich ein besseres Bild von ihren Erfahrungen und Qualifikationen zu machen. Dies kann von Mitarbeitern der Personalabteilung oder Mitgliedern des Rekrutierungsteams übernommen werden.
• Vorstellungsgespräche: Nach der Auswahl der zwei oder drei besten Kandidaten können Unternehmen persönliche Vorstellungsgespräche oder Videointerviews ansetzen, um die geeignetsten Talente zu identifizieren. Mitglieder des Rekrutierungsteams oder diejenigen, die die Einstellung direkt verwalten, sollten beim Vorstellungsgespräch anwesend sein.
• Kandidatenauswahl: Die verschiedenen am Vorstellungsgespräch beteiligten Stakeholder sollten in die endgültige Auswahl des Kandidaten einbezogen werden. Dieser Schritt kann die Überprüfung des Bewerbers durch Prüfung von Referenzen und Durchführung eines Hintergrundchecks umfassen.
• Ein Stellenangebot machen: Senden Sie anschließend ein Bewerbungsschreiben, das die wesentlichen Details zur Position, zum Startdatum, zu den Beschäftigungsbedingungen, den Arbeitszeiten und der Vergütung enthält.
• Onboarding beginnen: Dies umfasst die Schulung und Bereitstellung von Arbeitsmitteln und -technologien sowie die Vorstellung des neuen Kollegen bei den anderen Mitarbeitern. Das persönliche Onboarding kann zeitaufwendig sein, daher setzen viele Unternehmen auf Automatisierung und KI-Tools, um Systeme für Mitarbeiter effizienter bereitzustellen und bei der Schulung Unterstützung zu bieten.
• Überprüfen, überarbeiten oder erneut posten: Prüfen Sie mithilfe einer ATS-Plattform und -Analyse, wie lange es dauert, Positionen zu besetzen, wie viele Bewerber es gibt und andere Daten, um den Prozess anzupassen und effizienter zu gestalten. Wenn der Spitzenkandidat das Angebot zu irgendeinem Zeitpunkt ablehnt, können Sie hier verstehen, was schiefgelaufen ist, anderen Kandidaten Angebote unterbreiten oder die Stellenausschreibung für eine weitere Bewerbungsrunde anpassen.

Überdenken wir den Rekrutierungsprozess. Wenn Sie den Rekrutierungsprozess für ein neues Unternehmen entwerfen würden, wo würden Sie KI und Automatisierung einsetzen, um die besten Talente zu finden und zu gewinnen?

Ob das Ziel nun darin besteht, die Kosten und den Zeitaufwand für die Einstellung neuer Mitarbeiter zu reduzieren oder einfach einen vielfältigeren Arbeitsplatz zu schaffen, ein gut durchdachter Rekrutierungsprozess hat viele Vorteile, darunter die folgenden:

• Senkung der Einstellungskosten: Eine erfolgreiche Strategie zur Talentakquise optimiert den Einstellungsprozess und macht ihn schneller und kostengünstiger. Durch eine proaktive Ansprache von Spitzentalenten erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass diese sich bewerben und das Unternehmen die erforderlichen Kompetenzen erhält, um effektiv zu arbeiten.
• Gewinnung von Spitzentalenten: Eine Umfrage von Robert Half aus dem Jahr 2021 (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ergab, dass 62 % der Fachkräfte das Interesse an einem Job verlieren, wenn sie nicht innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalten. Ein effizienter Rekrutierungsprozess verbessert die Erfahrung der Bewerber und stellt sicher, dass Spitzentalente nicht das Gefühl haben, hingehalten zu werden.
• Steigerung der HR-Produktivität: Da weniger Zeit für den Auswahlprozess aufgewendet wird, hat das Personalteam mehr Zeit für Schulungen, die Mitarbeiterentwicklung und Initiativen zur Unternehmenskultur.
• Sicherstellen, dass die Fähigkeiten den Unternehmenszielen entsprechen: Unternehmen können die Qualität der Stellenbeschreibung verbessern, die Wahrscheinlichkeit erhöhen, den richtigen Kandidaten auszuwählen, und zur Mitarbeiterbindung beitragen, wenn sie sich die Mühe machen, die benötigten Fähigkeiten und die Unternehmensziele, auf die die Position ausgerichtet sein muss, vollständig zu verstehen. Analytik und KI sind hier wertvolle Hilfsmittel, die Unternehmen die Qualifikationslücken aufzeigen, die sie möglicherweise übersehen haben.
• Einhaltung von Compliance- und internen Anforderungen: Eine Rekrutierungsstrategie stellt sicher, dass Best Practices befolgt und gesetzliche Anforderungen erfüllt werden – vom Schutz der Bewerberdaten bis hin zu Initiativen zur Chancengleichheit und DEI.
• Schnellere Behebung von Problemen im Prozess: Wenn Sie einen umfassenden Ansatz für die Rekrutierung haben, der auf dem Sammeln und Analysieren von Daten basiert, ist es einfacher, Erfolge und Misserfolge zu erkennen und schließlich bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Die Entwicklung und Feinabstimmung eines Rekrutierungsprozesses ist eine fortlaufende Aufgabe, insbesondere in sich verändernden Arbeitsmärkten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Fähigkeit verbessern können, effizient Talente anzuziehen:

• Nutzung der Markenreputation: Hochqualifizierte Talente werden in der Regel von Unternehmen angezogen, die in die Mitarbeitererfahrung investieren und eine positive Arbeitgebermarke pflegen. Wenn Sie mit potenziellen Kandidaten sprechen, informieren Sie sie über Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterzufriedenheit und gemeinnützige Initiativen, um die Vorteile am Arbeitsplatz hervorzuheben.
• Anreize schaffen: Überlegen Sie, welche Leistungen über das Grundgehalt hinaus angeboten werden können, z. B. Antrittsprämien. Außerdem ist es eine gute Idee, Mitarbeiterempfehlungsprogramme einzurichten. Entscheiden Sie, wie und wann diese Anreize eingesetzt werden sollten und ob die Personalabteilung oder die einstellenden Manager für diese Entscheidungen zuständig sind.
• Outsourcing oder Einsatz von Beratern: Entscheiden Sie, ob eine interne Einstellung effektiver ist als die Einstellung durch externe Rekrutierer und Berater. Dies kann eine unternehmensweite Entscheidung oder situationsbedingt sein, basierend auf bestimmten Positionen.
• Bevorzugung interner oder externer Kandidaten: Entscheiden Sie, ob Sie bevorzugt Mitarbeiter aus dem Unternehmen einstellen oder neue Perspektiven von außerhalb einbringen möchten.
• Zielgerichtete Stellenausschreibungen: Recherchieren Sie nach den besten Methoden und Plattformen, um die besten Kandidaten zu erreichen. Dazu gehören Online-Kanäle wie LinkedIn oder branchenspezifische Kanäle.
• Einsatz fortschrittlicher Tools: Bestimmen Sie, welche Rolle Technologien wie Automatisierung und KI bei der Rekrutierung, der Kandidatenauswahl und dem Onboarding spielen werden. Überlegen Sie, wie diese Tools dazu beitragen können, Vorurteile abzubauen, die Effizienz zu steigern und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Technologie und Daten können dazu beitragen, den Einstellungsprozess zu optimieren, indem wichtige Kandidateninformationen während des Einstellungsprozesses leicht zugänglich gemacht und Workflows optimiert werden. Zu den häufig verwendeten Tools gehören:

• Ein Bewerber-Tracking-System (ATS): Ein ATS bietet eine breite Palette von Funktionen zur Verfolgung von Bewerberdaten und zur Automatisierung praktischer Aufgaben, von der Veröffentlichung von Stellenangeboten über das Filtern von Lebensläufen bis hin zur Suche nach den qualifiziertesten Bewerbern.
• Umfassende Datenanalysen: Ein Datenanalysesystem kann HR-Teams zeigen, wie viele Personen sich für eine Stelle beworben haben, wie viele Personen interviewt wurden und woher die besten Kandidaten kamen. Wenn Sie diese Erkenntnisse nutzen und den Prozess bei jeder Einstellung analysieren, können Sie den gesamten Rekrutierungsprozess verbessern.

Andere neue Tools basieren auf KI, um neue Funktionen und tiefere Einblicke zu bieten. Nachfolgend finden Sie einige wichtige Tools:

• Maschinelles Lernen (ML): Der beste Weg, den Rekrutierungsprozess eines Unternehmens zu verbessern, besteht darin, zu bewerten, was funktioniert und was nicht. Vielen Personalabteilungen fehlt jedoch die Zeit und die Ressourcen, um Analysen durchzuführen und historische Einstellungsdaten auszuwerten. Maschinelles Lernen kann hier von unschätzbarem Wert sein und Einblicke in Rekrutierungsdaten über verschiedene Anwendungen hinweg liefern, um bessere Entscheidungen zu ermöglichen.
• KI-basierte Automatisierung: Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses hat den Personalabteilungen in den letzten Jahren unzählige Stunden an manueller Arbeit erspart und den Prozess effizienter gemacht. KI kann dazu beitragen, den Onboarding-Prozess individueller zu gestalten. Neue Teammitglieder werden mithilfe von Tools, die auf der Verarbeitung natürlicher Sprache und adaptiver KI basieren, durch den Onboarding-Prozess geführt.
• Prädiktive KI: KI wird heute nicht nur eingesetzt, um ideale Kandidatenprofile zu erstellen und den zukünftigen Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern zu ermitteln, sondern auch, um tiefere Einblicke in die Leistung der Mitarbeiter zu gewinnen und als Orientierungshilfe für faire, branchenbasierte Vergütungsentscheidungen zu dienen.

Die Rekrutierung von Kandidaten erfordert ein endloses Hin und Her mit Personalverantwortlichen, manuelle Nachverfolgung und Tabellenkalkulationen sowie die Verwendung mehrerer Tools in verschiedenen Systemen während des Einstellungsprozesses. Sie können den Prozess optimieren, indem Sie mithilfe von IBM watsonx Orchestrate die Anzahl der Schritte und Tools reduzieren und Aufgaben wie das Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanforderungen schneller und intelligenter automatisieren. Orchestrate lässt sich in die wichtigsten Tools integrieren, die Sie tagtäglich verwenden, darunter Software für die Bewerbersuche und das Bewerbermanagement.