Was ist Onboarding?

By Talent Management

Integration von Neueinstellungen in Ihr Unternehmen für langfristigen Erfolg

Was ist Onboarding?

Beim Onboarding werden neu eingestellte Mitarbeiter in ein Unternehmen und seine Kultur eingeführt. Dadurch können sie sich einfacher integrieren und sich das richtige Wissen und die nötigen Fähigkeiten aneignen, um ihre neuen Aufgaben zu erfüllen. Zu den Strategien, mit denen ein Mitarbeiter bei der Eingewöhnung unterstützt werden kann, zählen Orientierung, Schulungen, Mentoring und soziale Veranstaltungen.

Hinter den Kulissen kümmern sich Personalmanager auch um die Onboarding-Verwaltung und die Logistik, z. B. die Einrichtung von Sonderleistungen und Gehaltsabrechnungen sowie die Bereitstellung von Geräten für die neuen Mitarbeiter.

Viele Unternehmen haben die eine oder andere Art von Onboarding-Prozess etabliert. Diese können jedoch je nach Unternehmensgröße und Einstellungsanforderungen in Konzept und Umfang stark variieren.

Das Onboarding kann in manchen Fällen einfach aus einem Ad-hoc-Gespräch, einer Tour des Gebäudes und der Unterzeichnung einiger Formulare bestehen. Auf der anderen Seite haben große Unternehmen möglicherweise Tausende Mitarbeiter zu verwalten und benötigen dazu Onboarding-Software, Mitarbeiterportale, Orientierungsprogramme, Schulungen und mehr, um ihre neuen Talente zu integrieren.

Darüber hinaus müssen Unternehmen in manchen Branchen ihre Belegschaft abhängig von Nachfragefluktuationen anpassen, z. B. für das Weihnachtsgeschäft oder zu Zeiten der Steuererklärungsabgabe. Wenn kurzfristig Mitarbeiter einzustellen sind, um Nachfragesteigerungen gerecht zu werden, liegt weniger Fokus auf der Mitarbeiterbindung. Es zählt, die Mitarbeiter so schnell wie möglich einzusetzen.

Unternehmen, die ihre Onboarding-Programme formalisieren und automatisieren, verzeichnen Effizienzzuwächse und Kostensenkungen durch die Prozessrationalisierung, weniger Papierberge und höhere Produktivität. Ein weiterer Vorteil: Manager haben mehr Zeit, sich auf Onboarding-Prozesse mit Mehrwert zu konzentrieren, was den neuen Mitarbeitern zusätzlich zugutekommt.

Laut der Aberdeen Group stellen 54 Prozent der Unternehmen mit einem formalen Onboarding-Prozess fest, dass ihre Neueinstellungen produktiver sind. 50 Prozent verzeichnen eine bessere Bindung neuer Mitarbeiter.[1]

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Warum der Onboarding-Prozess wichtig ist

Durch ein effektives Onboarding werden neue Mitarbeiter unterstützt und auf den Weg zum Erfolg gebracht. Je schneller sie sich in ihr neues Aufgabengebiet einfinden, desto früher erarbeiten sie Mehrwert für das Unternehmen.

Die Gewinnung von Talenten ist der erste Schritt. Der zweite ist die Bindung von Mitarbeitern, sobald sie an Bord sind. Durchschnittlich verlieren Unternehmen 17 Prozent ihrer Neueinstellungen in den ersten drei Monaten wieder.[2] Dies kann sich aufgrund von Investitions- und Produktivitätsverlusten zu erheblichen Kosten summieren.

Ein positives Erlebnis während des Onboardings ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung. Wenn Mitarbeiter es bereuen, ihren aktuellen Job angenommen zu haben, ist laut dem IBM Smarter Workforce Institute die Wahrscheinlichkeit dreimal so hoch, dass sie das Unternehmen wieder verlassen möchten. Umgekehrt kann ein positives Mitarbeitererlebnis beim Onboarding diese Ergebnisse verringern.

Weitere Studien legen nahe, dass Unternehmen Mitarbeiter ein Jahr lang bei der Integration unterstützen sollten, um von ihren Fähigkeiten und ihrem Wissen zu profitieren. In manchen Fällen tragen erfolgreiche Onboarding-Programme nicht nur zur Bindung von Neueinstellungen, sondern auch zu einem höheren Gewinn bei.[3]

Gute Onboarding-Prozesse berücksichtigen den Nutzen der Mitarbeiterbindung und einer langfristigen Ausrichtung. Damit können Unternehmen neu eingestellte Mitarbeiter integrieren und die richtige Umgebung für ihren langfristigen Erfolg etablieren.

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Schlüsselmerkmale eines effektiven Onboarding-Prozesses

Eine positive Umgebung, in der die Mitarbeiter ihren Beitrag leisten können und wertgeschätzt werden, ist mit einer höheren Produktivität verbunden. Mitarbeiter mit dem positivsten Erlebnis suchen mit einer dreimal niedrigeren Wahrscheinlichkeit nach einer neuen Stelle.[4]

Wenn Neueinstellungen von Anfang an eingebunden und integriert werden, helfen Unternehmen ihnen damit, zu wertvollen Leistungsträger zu werden. Vor diesem Hintergrund gibt es einige bewährte Onboarding-Verfahren, die Unternehmen in Betracht ziehen sollten:

Fördern Sie den Teamgeist unter neu eingestellten Mitarbeitern – Personalmanager können sich während der ersten Zeit regelmäßig erkundigen, wie es ihnen ergeht, und ihnen Mitarbeiter mit längerer Unternehmenszugehörigkeit als Mentoren zur Seite stellen.

Bereitstellung der richtigen Tools und Ressourcen – Es kann von Vorteil sein, wenn Personalabteilungen den Neueinstellungen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag die Möglichkeit zum Informationsaustausch gibt. Außerdem können sie die Tools und Prozesse erläutern, die es zu ihrer Unterstützung gibt.

Schulung der Manager zur Wichtigkeit des Onboardings und zur Wirkung ihrer Maßnahmen – Wenn Manager bereits am ersten Tag und während der gesamten ersten Woche Zeit mit den neu eingestellten Mitarbeitern verbringen, bedauern die Mitarbeiter ihre Entscheidung für die Stelle erheblich seltener.

Verbesserung des Onboarding-Erlebnisses mithilfe von Technologie – Eine Online-Community und Onboarding-Software kann den Übergangsprozess reibungsloser gestalten und optimieren.

Fallstudien:

Dave & Buster’s macht die Einstellung mit IBM Kenexa Spaß

Dave & Buster’s brauchte einen Partner, um einfacher „Spaßbotschafter“ zu finden, die für das bestmögliche Erlebnis jedes Gasts sorgen. Im Gastgewerbe ist die Fluktuation hoch. Das Unternehmen sucht daher ständig nach Talenten. Die Talent-Software von IBM Kenexa hilft dem Unternehmen, die richtigen Mitarbeiter mit der richtigen Persönlichkeit zu finden.

Der Bewerbungsprozess gestaltet sich für die Bewerber nahtlos. Sobald sie die Karrierewebsite des Unternehmens aufrufen, können sie sich online bewerben. Recruiter haben außerdem die Möglichkeit, Online-Assessments für frühe Teammitglieder durchzuführen, deren Ergebnisse dann direkt in der Talentanwendung angezeigt werden.

„Wir können von der Bewerbung einer Person automatisch zu einer Hintergrundprüfung und anschließend automatisch zum Onboarding übergehen. So wird alles einfacher – ohne einen einzigen Knopfdruck.“ Kerri Walters, HRIS Manager, Dave & Buster’s Kundenreferenz lesen

H&R Block optimiert Einstellung am gleichen Tag

H&R Block nutzt Prozesse für die saisonale Einstellung von 80.000 Mitarbeitern während der Zeit der Steuererklärungsabgabe. Mit Unterstützung von IBM setzt das Unternehmen die Bewerbernachverfolgung und Automatisierung ein, um die Einstellungsvorgänge zu dezentralisieren. Personalmanager können auf das System zugreifen und eigene Kandidaten prüfen sowie Jobangebote abgeben.

Das Unternehmen konnte auch eine Initiative zur Einstellung am gleichen Tag ins Leben rufen. Damit wird es für Tausende möglich, sich für eine Stelle zu bewerben, ein Angebot zu erhalten und ihr Onboarding abzuschließen – all dies innerhalb von 24 Stunden.

„Vor der Implementierung dieser Tools mussten Sachbearbeiter hinter den Kulissen per Mausklick den HR-Status eines Kandidaten ändern, ein Schreiben versenden oder einen Status prüfen. Inzwischen haben wir eine recht umfassende Automatisierung eingeführt, sodass sich diese Back-Office-Teams jetzt für Aufgaben mit größerem Mehrwert einsetzen lassen.“ Katie Waldo, Manager, Talent Acquisition, H&R Block Video ansehen

Red Lobster findet, gewinnt und fördert Talente

Red Lobster suchte nach Möglichkeiten, den Einstellungsprozess zu verkürzen und bessere Kandidaten zu finden. Da Personalmanager keine professionellen Recruiter sind, war es wichtig, ihren Zeitaufwand für die Bewerbungsprüfung zu minimieren.

Mithilfe der IBM Kenexa-Software konnte das Unternehmen Tools und Anwendungsressourcen einsetzen, um die Einstellung in verschiedenen Unternehmensbereichen zu optimieren, u. a. auch von stundenweise beschäftigen Mitarbeitern.

„Wir wollten mit weniger mehr erreichen. Das Ziel war es, den Zeitaufwand eines Kandidaten zu verringern, dabei aber während des Prozesses besser vorhersagen zu können, welche Kandidaten die besten sind. IBM ist uns dabei hervorragend zur Seite gestanden.“ Jim Hughes, Senior Director of Human Resources, Red Lobster Seafood Company Video ansehen

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Quellen:

[1]http://aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

[2]https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

[3]https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly

[4]https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/lo/en/low14354usen/collaboration-and-talent-solutions-ibm-collaboration-solutions-white-paper-external-low14354usen-20180606.pdf