Business Process Management

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Business Process Management

Erfahren Sie mehr über das Geschäftsprozessmanagement und wie es Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management (BPM), wie es von Gartner definiert wird (Link befindet sich außerhalb von IBM), verwendet Methoden zum Erkennen, Modellieren, Analysieren, Messen, Verbessern und Optimieren der Geschäftsstrategie und -prozesse. Obwohl es manchmal mit Aufgaben- und Projektmanagement verwechselt wird, ist es breiter angelegt als diese verwandten Themen. Das Aufgabenmanagement konzentriert sich auf einzelne Aufgaben, während das BPM den gesamten End-to-End-Prozess betrachtet. Projektmanagement bezieht sich auf einen einmaligen Arbeitsumfang, während BPM sich speziell auf Prozesse konzentriert, die wiederholbar sind. Durch die kontinuierliche Neugestaltung von Prozessen können Organisationen ihre gesamten Workflows rationalisieren, was zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen führt. Dieses Konzept ist nicht neu; Six Sigma und die Lean-Prinzipien sind Beispiele für BPM-Methoden.

Durch die Integration fortschrittlicher Analyse-, Aktivitätsüberwachungs- und Entscheidungsmanagement-Funktionen sind Business Process Management-Suites in der Lage, Menschen, Systeme, Informationen und Material zu koordinieren, um erwünschte Geschäftsergebnisse zu erzielen. Sie sind daher besonders hilfreich bei der Beschleunigung von Strategien zur digitalen Transformation.

Typen von BPM

Es gibt drei Haupttypen des Geschäftsprozessmanagements: Auf Integration ausgerichtet, auf Menschen bezogen oder dokumentorientiert

  • Auf Integration ausgerichtetes BPM: Diese Art von BPM konzentriert sich auf Prozesse, die keine große menschliche Beteiligung erfordern. Diese Prozesse sind stärker von APIs und Mechanismen abhängig, die Daten systemübergreifend integrieren, wie z. B. Human Resource-Management (HRM) oder Customer Relationship-Management (CRM).
  • Auf Menschen bezogenes BPM: Im Gegensatz zum auf Integration ausgerichteten BPM steht bei diesem Typ die menschliche Beteiligung im Mittelpunkt – typischerweise dort, wo Genehmigungen erforderlich sind. Intuitive Benutzerschnittstellen mit Drag-and-drop-Funktionen ermöglichen es Teams, Aufgaben verschiedenen Rollen zuzuweisen, sodass es einfacher ist, die einzelnen Personen im Verlauf des Prozesses zur Verantwortung zu ziehen.
  • Dokumentorientiertes BPM: Bei dieser Art von BPM steht ein bestimmtes Dokument, z. B. ein Vertrag, im Mittelpunkt. Wenn Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen, müssen sie verschiedene Formulare und Genehmigungsverfahren durchlaufen, um eine Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Verkäufer zu treffen.

Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements

Ein erfolgreiches BPM-System beginnt mit der Definition der an einem Workflow beteiligten Phasen. Auf diese Weise kann das Team Verbesserungsmöglichkeiten und Messwerte zur Verfolgung der Fortschritte festlegen. Durch die Anwendung des Geschäftsprozessmanagements können Organisationen ihre Abläufe verbessern, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt. Um diese Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie den BPM-Lebenszyklus vollständig verstehen. Hier sind die fünf Schritte des Lebenszyklus:

  1. Prozessdesign: Das Team sollte damit beginnen, die Meilensteine innerhalb des Prozesses zu skizzieren. Von dort aus sollten die einzelnen Aufgaben innerhalb des gesamten BPM-Prozesses zusammen mit den für die einzelnen Aufgaben Verantwortlichen für jeden Schritt im Workflow bestimmt werden. Die Schritte sollten klar definiert sein, damit das Team die Bereiche für die Prozessoptimierung und die anschließenden Messwerte zur Verfolgung der Verbesserung ermitteln kann.
  2. Modell: In diesem Schritt sollte das Team eine visuelle Darstellung des Prozessmodells erstellen. Dies sollte bestimmte Details, wie Zeitpläne, Aufgabenbeschreibungen und alle Datenflüsse im Prozess enthalten. Der Einsatz von Software für das Geschäftsprozessmanagement ist in dieser Phase hilfreich.
  3. Ausführung: Das Team sollte einen Machbarkeitsnachweis durchführen und das neue BPM-System mit einer stark begrenzten Gruppe testen. Nachdem alle Rückmeldungen berücksichtigt wurden, kann das Team damit beginnen, den Prozess einem breiteren Publikum zugänglich zu machen.
  4. Überwachung: In dieser Phase sollte das Team den Prozess überwachen, Verbesserungen in Sachen Effizienz messen und etwaige zusätzliche Engpässe ermitteln.
  5. Optimierung: Im letzten Schritt nimmt das Team letzte Anpassungen am Prozess zur Verbesserung der Geschäftsaktivität vor.

Ein erfolgreiches BPM-Projekt erfordert eine sorgfältige Planung und eine offene Kommunikation, aber nachdem eine Reihe von Aktivitäten verbessert wurde, erkennen die Teams schnell die damit einhergehenden Vorteile.

Vorteile des Geschäftsprozessmanagements

BPM-Lösungen steigern den Unternehmenswert durch Prozessverbesserung und bringen eine Reihe von Vorteilen mit sich. Einige dieser schließen ein:

  • Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung: BPM-Systeme helfen, bestehende Prozesse zu optimieren und die Entwicklung neuer Prozesse zu strukturieren. Dies geschieht durch die Beseitigung von Prozessredundanzen und Engpässen, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt. Mit mehr Flexibilität können Unternehmen die angestrebten Geschäftsergebnisse schneller erreichen und nicht benötigte Ressourcen für andere Aufgaben mit hoher Priorität einsetzen.
  • Verbesserte Mitarbeiter- und Kundenerfahrung: Eine BPM-Tool-Suite hilft dabei, sich wiederholende Arbeiten zu eliminieren und Informationen leichter zugänglich zu machen. Durch die Beseitigung von Ablenkungen können sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit und ihre Kunden konzentrieren, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Klare Arbeitsabläufe verkürzen auch den Einarbeitungsaufwand innerhalb des Onboarding-Prozesses, was die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter erhöht.
  • Besser skalierbare Prozesse: Da BPM eine bessere Prozessausführung und Workflowautomation ermöglicht, lässt sich dies auch bei der Skalierung von Prozessen auf andere Regionen der Welt nutzen. Tools für das Geschäftsprozessmanagement können Klarheit über die Rollen schaffen und die Konsistenz des Prozesses sicherstellen. Außerdem können sie Möglichkeiten zur Integration von Geschäftsregeln für die Automatisierung aufzeigen, sodass sich die Teams stärker auf Innovationen konzentrieren können.
  • Mehr Transparenz: Da bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen die Verantwortlichen für die Aufgaben entlang des Prozesses klar definiert sind, sorgt dies für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit während eines bestimmten Prozesses. Dadurch wird die Kommunikation innerhalb der Teams gefördert.
  • Reduzierte Abhängigkeit von Entwicklungsteams: BPM bietet Low-Code-Funktionen, die potenzielle Abhängigkeiten von der Entwicklung beseitigen. Geschäftsbenutzer können schnell und einfach in diese Tools eingebunden werden, was die Prozessautomatisierung im gesamten Unternehmen erhöht.

Anwendungsfälle des Geschäftsprozessmanagements

BPM-Software sorgt für mehr Struktur in den Prozessen und beseitigt einige der Ineffizienzen innerhalb eines bestimmten Workflows. Einige Beispiele für die erfolgreiche Anwendung dieses Verfahrens sind:

  • Verteilung von Inhalten: Medienunternehmen können BPM nutzen, um den Prozess der Vorbereitung und Bereitstellung von Inhalten zu automatisieren – von der Erstellung bis zur Verteilung der Inhalte. Ein Geschäftsprozessmanagementsystem kann so konzipiert sein, dass es mit Systemen für die Verwaltung von Inhalten, Berechtigungen, Datenverkehr und Aufträgen interagiert.
  • Kundendienst: Kundendienstmitarbeiter können häufig gestellte Fragen identifizieren, die von Chatbots bearbeitet werden können, und so das Team entlasten, wenn eine große Anzahl von Serviceanfragen vorliegt. Daten aus Mitschriften von Call-Centern und Chatbots können auch dabei helfen, Prozesse weiter zu automatisieren und personalisierte Antworten auf Kundenfragen zu geben.
  • Finanzwesen: Unternehmen können Vorlagen erstellen, um die von verschiedenen Teams eingereichten Bestellungen zu standardisieren und so die Beschaffung von Anwendungsprogrammen oder Hardware zu beschleunigen. Darüber hinaus können individuelle Workflows für spezielle Szenarien eingerichtet werden.
  • Personalabteilung: Die Personalabteilung kann BPM einsetzen, um das Management von Dokumenten und Workflows zu optimieren. Es bietet eine strukturiertere Umgebung für die Bearbeitung von HR-Formularen, z. B. für das On- und Offboarding von Mitarbeitern, Leistungsbewertungen, Urlaubsanträge und die Genehmigung von Arbeitszeittabellen.
  • Bankwesen: Bei der Bearbeitung von Kreditanträgen von Privatpersonen oder Unternehmen müssen die Banken die Antragsteller auf ihr potenzielles Kreditrisiko prüfen. Dabei werden Informationen aus verschiedenen Quellen gesammelt, z. B. von Bewerbern, Arbeitgebern und Kreditratingagenturen. BPM beschleunigt die Entscheidungen über die Kreditwürdigkeit, indem es den Informationsfluss während des gesamten Prozesses steuert und Fehler in der Dokumentation reduziert.
  • Auftragsausführung: Unternehmen können die betriebliche Effizienz ihrer Auftragsausführungssysteme mit BPM verbessern. Sie können BPM für die Verwaltung von Sonderangeboten, die Auftragserfassung und die Auftragsabwicklung nutzen. Dadurch verlagert sich der Prozess hin zu einer kundenorientierten Auftragsbearbeitung, die zu einem höheren geschäftlichen Nutzen führt.

Geschäftsprozessmanagement und IBM

BPM hilft Ihrem Unternehmen, einen geschäftlichen Mehrwert zu erzielen und seine Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Es ist auch ein wichtiger Schritt nach vorn, da der Bedarf an Automatisierung im gesamten Geschäfts- und IT-Betrieb zunimmt. Ein Schritt in Richtung auf eine größere Automatisierung sollte mit kleinen, messbar erfolgreichen Projekten beginnen, die Sie dann skalieren und für andere Prozesse und in anderen Teilen Ihrer Organisation optimieren können.

Durch die Zusammenarbeit mit IBM haben Sie Zugang zu KI-gestützten Automatisierungsfunktionen – einschließlich skalierbarer BPM-Lösungen, die Geschäftsprozesse, Entscheidungen und Inhalte automatisieren und erweitern – um Innovationen zu beschleunigen, indem jeder Prozess intelligenter wird.

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