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UWV Agentur für Arbeitnehmerversicherung
Ein flexibler, automatisierter Weg zur Innovation
Manchmal braucht es nur einen Funken, um eine schnelle Innovation auszulösen. So war es auch bei UWV*, als die niederländische Regierung das Unternehmen mit der Durchführung eines Programms zur Verhinderung von Arbeitslosigkeit angesichts von COVID-19 beauftragte.
Die UWV ist eine autonome Verwaltungsbehörde, die Arbeitnehmerversicherungen durchführt und Arbeitsmarkt- und Datendienste anbietet: Sie hilft Arbeitslosen bei der Arbeitssuche, legt Leistungen für Menschen mit Berufsunfähigkeit fest und verwaltet Kranken- und Arbeitslosengeld für die Anspruchsberechtigten.
Das NOW**-Programm, auch bekannt als temporäre Notfallmaßnahme zur Schaffung von Arbeitsplätzen, bot von COVID-19 betroffen Unternehmen eine Entschädigung, damit sie die Gehälter ihrer Mitarbeiter weiter zahlen konnten. Unternehmen, die über einen Zeitraum von drei Monaten einen Umsatzverlust von 20 % oder mehr erlitten hatten, erhielten einen Zuschuss von bis zu 90 % der Lohnkosten für diesen Zeitraum. Das zeitlich begrenzte Programm wurde über sechs Registrierungszyklen verwaltet, die bis zum Ende des Programm am 1. Oktober 2021 alle drei Monate stattfanden.
*Vollständiger Firmenname auf Niederländisch: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
**Vollständiger Programmname auf Niederländisch: Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheidd
Verkürzte Entwicklungszeit
Reduziert die Zeit für die Entwicklung und Einführung einer neuen Anwendung von Jahren auf 6 Wochen
Workflow-Automation
Automatisiert Workflows zur Behandlung von Ausnahmen bei 250.000 Kerngeschäftsprozessen
Die Regierung gab dem UWV nur sechs Wochen Zeit, um das Programm zum Laufen zu bringen. Um diesen kurzen Zeitrahmen einhalten zu können, benötigte das Unternehmen eine automatisierte Methode zur Bearbeitung von Anträgen, die eine besondere Berücksichtigung erforderten – Fälle, die aufgrund von Faktoren wie früheren Insolvenzen, fehlenden historischen Daten oder falschen Bankkontoinformationen nicht ganz in die typische Form passten.
Die UWV zog verschiedene Optionen in Betracht, so zum Beispiel die Neuentwicklung einer Java-Anwendung oder die Erstellung einer automatisierten Tabellenkalkulation. Letztendlich entschied sie sich jedoch für eine Technologie, die sie bereits besaß: IBM® Cloud Pak for Business Automation. Die Organisation hatte zwar mit der Nutzung der Lösung begonnen, sie aber noch nicht vollständig in einer Live-Umgebung implementiert. Jetzt war es an der Zeit, sie in Betrieb zu nehmen.
Ein großer Fortschritt in Sachen Geschwindigkeit und Agilität
UWV arbeitete eng mit dem IBM Business Partner You-Get BV zusammen, um die NOW-Anwendung für Ausnahmeregelungen bei Anträgen unter Verwendung der Business Automation Workflow-Funktion von IBM Cloud Pak for Business Automation zu entwickeln. Die Anwendung half bei der Bewältigung einer der größten Herausforderungen, mit denen das Unternehmen bei der Bearbeitung von Programmanträgen konfrontiert war: die Sicherstellung, dass alle genehmigten Anträge mit den komplexen Vorschriften und Anforderungen des NOW-Programms in Einklang standen.
Und so funktionierte es: Ein Unternehmen beantragte die NOW-Fördermittel über ein Online-Portal. Wenn es eine Ausnahme gab (z. B. eine veraltete Adresse oder ein Unternehmen mit Niederlassungen außerhalb der Niederlande) leitete das System den Antrag auf Basis eines festgelegten Prozesses über die Business Automation Workflow-Funktion an die entsprechende Abteilung weiter. Jede Art von Ausnahme folgte ihrem eigenen Prozess, je nachdem, welche Maßnahmen zur Lösung erforderlich waren. Erledigte Anfragen wurden nachts in Batches zusammengefasst und für die nächste Verarbeitungsstufe wieder in die Anwendung eingegeben.
Innerhalb von sechs Wochen veröffentlichte das Team seine erste Iteration der NOW-Anwendung – eine bemerkenswerte Leistung, wenn man bedenkt, dass die UWV normalerweise Monate oder sogar Jahre für die Einführung neuer Anwendungen benötigt. Peter van der Heijden, Programmdirektor E-Werken, erklärt: „Wir waren alle erstaunt, dass wir das geschafft haben, nicht nur aus der Perspektive unseres Unternehmens, sondern aus der des gesamten öffentlichen Sektors in den Niederlanden. Es war erstaunlich, dass wir es in so kurzer Zeit zum Laufen bringen konnten.“
Nach der Einführung entwickelte das Team die Anwendung mit Hilfe der agilen Methodik weiter und begann sofort mit der Arbeit an der nächsten Iteration, um die Prozesse weiter zu automatisieren und zu optimieren, bekannte Probleme zu beheben und das Benutzerfeedback einzuarbeiten. Alle zwei Wochen gab das Team eine neue Version heraus. Zuvor dauerten die Entwicklungszyklen drei Monate oder noch länger. Diese Fähigkeit zur kontinuierlichen Aktualisierung war von entscheidender Bedeutung, um den Änderungen der Regierung an dem Programm gerecht zu werden, die in den dreimonatigen Registrierungszyklen von NOW vorgenommen wurden.
Die kurze Einführungszeit für neue Versionen, die bemerkenswerte Geschwindigkeit, mit der das Team die Lösung überhaupt erst zum Laufen brachte, und die hohe Qualität der Ergebnisse zogen die Aufmerksamkeit des UWV-Vorstands und anderer Abteilungen auf sich. „Wir hatten bereits damit begonnen, die Business Automation Workflow-Funktionen als allgemeines IKT-Tool (Informations- und Kommunikationstechnologie) innerhalb der UWV zu implementieren. Aber jetzt waren die Leute noch mehr von seinem Wert, seiner Flexibilität und seiner Fähigkeit, in kurzer Zeit hervorragende Ergebnisse zu liefern, überzeugt“, sagt van der Heijden.
Das nächste Projekt – die Rationalisierung der Prozesse für das UWV-Programm zur Zahlung von Arbeitslosenunterstützung – war komplexer. „Es gibt viele Altsysteme, die hier eine Rolle spielen, jedes System mit seinem eigenen Workloads“, sagt van der Heijden. „Unser Ziel ist es, all diese Systeme und Workloads in eine Anwendung zu integrieren, mit der die Mitarbeiter ihre Arbeit einsehen, priorisieren und organisieren können.“
Der Kundenprozess umfasst die Einhaltung zahlreicher staatlicher Vorschriften, die mehrere Entscheidungspunkte erfordern. „Wir haben die IBM Cloud Pak for Business Automation-Funktion des Operational Decision Management genutzt, um dabei zu unterstützen“, erklärt van der Heijden. „Auf unserer Website interagiert diese Funktion mit den Kunden und liefert Antworten auf der Grundlage ihrer Eingaben, um so den Antragsprozess zu unterstützen. Im Backend greift die Funktion auf einige der gleichen regulatorischen Informationen zurück, um den Mitarbeitern Entscheidungshilfen zu geben.“ Nach sorgfältiger Vorbereitung – bei 2.000 Mitarbeitern, die sich auf die Anwendung verließen, war es entscheidend, dass sie von Anfang an ihren Bedürfnissen entsprach – führte das Team die Anwendung im Juli 2021 ein.
Heute baut UWV seine Nutzung der IBM Cloud Pak for Business Automation-Lösung weiter aus und plant, sie in Zukunft in allen Prozesse einzusetzen. Mehr als 3.500 der 19.500 Mitarbeiter der Organisation nutzen die Lösung bereits in irgendeiner Form.
In der Zwischenzeit baut die UWV ihre Nutzung der Business Automation Workflow-Funktion für laufende und neue Projekte weiter aus. Bei der Stellenbewerbung macht das Unternehmen bei der Ersetzung mehrerer ihrer 22 Altsysteme durch eine zentrale Workflow-Anwendung Fortschritte. „Bisher konnten wir zwei Systeme durch unsere Workflow-Funktionalität ersetzen und arbeiten an den nächsten beiden“, sagt van der Heijden.
Inzwischen hat das Unternehmen in seiner medizinischen Abteilung ein neues Projekt zur Unterstützung von Menschen mit beruflichen Behinderungen aufgelegt. Dabei wird von einem Tabellenkalkulationssystem auf ein System umgestellt, das auf der Business Automation Workflow-Funktion der IBM Lösung basiert. Dieser Prozess betrifft etwa 3.500 Anwender.
Das UWV implementiert die Lösung auch in seinen Liefer- und Dienstleistungsprozessen sowie in seinen Prozessen für Arbeitsgenehmigungen. Darüber hinaus plant die UWV die Implementierung der Lösung in den Prozessen der Abteilung für Beschäftigungsförderung, um Menschen bei der Rückkehr ins Arbeitsleben zu helfen und Menschen mit Behinderungen zu unterstützen. Die Abteilung beginnt mit einem kleinen Projekt, möchte die Workflow-Fähigkeit aber letztendlich für alle ihre Prozesse nutzen.
Aus technologischer Sicht plant die UWV, die Business Automation Insights-Funktion der IBM Cloud Pak for Business Automation-Lösung im Jahr 2022 zu implementieren. „Die Generierung von Informationen über unsere Prozesse für das Management, einschließlich der Verfolgung von Reaktionszeiten, der Bewertung der Effektivität und der Möglichkeiten zur Neuausrichtung, ist für uns von entscheidender Bedeutung“, sagt van der Heijden. „Überall dort, wo wir die Workflow-Funktionen nutzen, werden wir wahrscheinlich auch Erkenntnisse aus der Automatisierung verwenden müssen.“
„Wenn wir in die Zukunft blicken, sehen wir den Einsatz neuer Technologien, einschließlich künstlicher Intelligenz – wie robotergestützte Prozessautomatisierung und maschinelles Lernen – und Process Mining“, fährt er fort. Wenn die UWV sich für eine dieser Technologien entscheidet, bietet IBM Cloud Pak for Business Automation Funktionen, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden könnten.
Die tatsächliche Wirkung der IBM Cloud Pak for Business Automation-Lösung geht jedoch weit über die Technologie hinaus. „Die Art und Weise, wie wir die Lösung implementieren – beginnend mit kleinen Projekten in ausgewählten Abteilungen, um sie dann in Betrieb zu nehmen und zu erweitern – war sehr erfolgreich“, sagt van der Heijden. „Ich glaube, es ist das erste Mal, dass wir innerhalb der UWV alle dasselbe Tool für die Bereitstellung von Anwendungen verwenden. Das gab es noch nie.“
Die vom niederländischen Ministerium für Soziales und Beschäftigung beauftragte UWV (Agentur für Arbeitnehmerversicherung) (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist eine autonome Verwaltungsbehörde (ZBO) und wird vom Ministerium für Soziales und Beschäftigung (SZW) mit der Umsetzung von Arbeitnehmerversicherungen und der Bereitstellung von Arbeitsmarkt- und Datendiensten beauftragt. Mit 19.500 Mitarbeitern hat die UWV ihren Hauptsitz in HG Amsterdam und beaufsichtigt die Dienstleistungen für niederländische Bürger in vier Hauptbereichen: Unterstützung bei der Arbeitssuche, Bewertung von Behinderungen und Krankheiten im Hinblick auf die Arbeitsfähigkeit, Verwaltung von Sozialleistungen und Datenmanagement.
Über You-Get BV
Der in Watergang, Nordholland, in den Niederlanden ansässige IBM Geschäftspartner You-Get (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) bietet Technologiedienstleistungen in den Bereichen Prozessverbesserung, robotergestützte Prozessautomatisierung, kognitive Lösungen sowie Änderungs- und Projektmanagement. Das 2007 gegründete Unternehmen befindet sich in Privatbesitz und beschäftigt rund 70 Mitarbeiter.
Fußnoten
© Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Januar 2022.
IBM, das IBM Logo, ibm.com und IBM Cloud Pak sind Marken der IBM Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Produkt‐ und Servicenamen können Marken von IBM oder anderen Unternehmen sein. Eine aktuelle Liste der IBM-Marken ist im Web unter https://www.ibm.com/de-de/legal/copytrade verfügbar.
Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist.
Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.