Das New Jersey Department of Community Affairs (DCA) und das New Jersey Board of Public Utilities (NJBPU) sind staatliche Behörden, die gegründet wurden, um lokalen Regierungen, Gemeindeentwicklungsorganisationen, Unternehmen und Einwohnern administrative Beratung, finanzielle Unterstützung und technische Hilfe zu bieten.

Ihr Prozess war manuell, papiergebunden und uneinheitlich, da die Agenturen über getrennte Systeme verfügten, die nicht miteinander in Verbindung standen. Diese Ineffizienz führte dazu, dass die Bewertung von Leistungsanträgen zu komplex wurde und die Bewilligung von Leistungen mehr Zeit als gewünscht in Anspruch nahm. Die Bewohner nutzten diese Dienste oft nicht ausreichend, weil sie nicht klar genug angeleitet wurden und nur begrenzt Zugang hatten.

Das Amt wollte einen umfassenden Überblick über seine Einwohner und Haushalte – ein „Datenmosaik“ – um die Beantragung, Entscheidungsfindung und Verwaltung der Vorteile zu rationalisieren und zu modernisieren. Genauer gesagt wollte die Behörde ein neues Portal einrichten, das die Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Berichterstattung und die Dashboards integriert, die von den Einwohnern, den Richtern der New Jersey DCA, den Anbietern von Versorgungsleistungen, den gemeindebasierten Organisationen (CBOs) und anderen Beteiligten genutzt werden.

IBM Consulting^®, die New Jersey DCA und das NJBPU haben sich zusammengetan, um das Utility Assistance Program (UAP) Portal ins Leben zu rufen. Diese Website vereinfacht die Verwaltung mehrerer staatlicher Programme:

• Das staatlich finanzierte Programm Universal Service Fund (USF) und das staatlich finanzierte Programm Home Energy Assistance (USFHEA), die den Einwohnern mit niedrigem und mittlerem Einkommen von New Jersey finanzielle Unterstützung bei den Heiz- und Kühlkosten bieten. ​
• Das Weatherization Assistance Program (WAP) bietet staatlich finanzierte Energieeffizienzmaßnahmen für einkommensschwache Haushalte.
• Blei Based Paint Hazard Assistance Program (LRAP), das sich mit Gefahren durch Bleifarben befasst.

IBM hat auch Portale eingerichtet, um zeitlich begrenzte Programme zu erleichtern:

• American Rescue Plan (ARP)
• Low Income Household Water Assistance Program (LIHWAP)

Im Rahmen dieses IBM Consulting for Microsoft-Projekts wandte das IBM-Team die IBM Design Thinking-Methodik für eine Lösung an, die ein einheitliches Fallmanagement zusammen mit folgenden Punkten bietet:

• Self-Service für Bewohner. Verwendung von Microsoft Power Pages zur Erstellung eines benutzerfreundlichen Portals, das geführte Online-Bewerbungen und einen schnellen Datenimport für schnellere Einreichungen bietet
• Fallmanagement. Verbesserung der Microsoft Power Platform-Funktionen für eine schnellere Anwendungsverarbeitung und effektivere Zahlungsvorteile
• Dokumentenautomatisierung. Basierend auf Microsoft Azure KI Document Intelligence zur Überprüfung und Extraktion wichtiger Daten aus der erforderlichen Dokumentation
• Single-Source-of-Truth. Schaffung einer einheitlichen Quelle für Daten, Dokumentation, Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit, die auf die Sicherheit ausgerichtet ist und in der Microsoft Azure Cloud gehostet wird
• Data Lakehouse. Vereinheitlichung verschiedener Systeme und NJBPU-Datenquellen in einem umfassenden Data Lake, unterstützt von Microsoft Azure Databricks
• Verbrauch. Bereitstellung robuster Echtzeit-Analysetools in Verbindung mit Microsoft Power BI

Die Bereitstellungsteams von IBM Consulting nutzten auch IBM Consulting Advantage for Cloud Transformation, das auf IBM watsonx, einer auf generativer KI basierenden Plattform, die wichtige Materialien zur Programmunterstützung, interne Workflows und Projektmanagementdokumente erstellt. Diese Lösung steigerte die Genauigkeit und führte zu schnelleren, fundierteren Entscheidungen.

Das UAP-Portal bietet den Einwohnern und den DCA-Beurteilern eine völlig neue Erfahrung. Das Ergebnis ist eine schnellere und präzisere Bearbeitung der Leistungen und umfasst:

• Erweiterter Zugang und Bequemlichkeit mit erhöhter Reichweite, da die Einwohner einen selbstgesteuerten Antrag in ihrem eigenen Zuhause ausfüllen können.
  • 60 % weniger Zeit für die Bearbeitung eines USFHEA-Antrags durch einen Einwohner
• Verkürzung der Entscheidungszeit um 88 %
• 4fache Steigerung der UAP-Annahme
• Implementierung eines wiederverwendbaren, zentralisierten Rahmens für die nahtlose Erstellung innovativer Programme und die effiziente Zusammenführung von Daten und Dokumentation über verschiedene Anwendungen hinweg, um das Datenmosaik der Bewohner und ihrer Haushalte weiter zu vervollständigen
  • 2 aktuelle Programme für WAP und LRAP hinzugefügt
  • Wiederverwendete USFHEA-Daten und -Dokumentation, die zur Erstellung von LIHWAP-, LRAP- und WAP-Anwendungen und umgekehrt genutzt werden können
  • Erhöhte Erkenntnisse über die Daten der Einwohner und ihrer Haushalte, um mehr Vorteile zu erzielen
• Zugang zu Business-Intelligence-Dashboards und Reporting-Tools geschaffen, die einen tieferen Einblick in die Förderprogramme und deren Analyse ermöglichen und die DCA und ihre Stakeholder in die Lage versetzen, künftige Initiativen schneller zu bereitstellen und zu beurteilen

„Das IBM Team hat eine Lösung für die NJDCA konfiguriert, die Zeit für die Bearbeitung von Anträgen auf Unterstützung drastisch verkürzt, wodurch die Familien und Einwohner von New Jersey schneller von dieser Unterstützung profitieren und so ihre finanzielle Sicherheit und Lebensqualität verbessert werden.“ John Harrison, Abteilungsleiter Abteilung für Gemeinschaftsangelegenheiten, Informationstechnologie

IBM Consulting hilft dabei, generative KI-Funktionen direkt in das UAP-Portal zu integrieren. Mit Microsoft Copilot Studio wird das IBM Team eine operative KI entwickeln, um Fragen besser zu beantworten und Anwendungen anhand etablierter Richtlinien zu bewerten.

Die New Jersey DCA ist die staatliche Behörde, die geschaffen wurde, um lokalen Regierungen, Gemeindeentwicklungsorganisationen, Unternehmen und Einzelpersonen administrative Beratung, finanzielle Unterstützung und technische Unterstützung zu bieten, um die Lebensqualität in New Jersey zu verbessern. Das Unternehmen bietet Programme und Dienstleistungen an, die auf Themen von öffentlichem Interesse eingehen, darunter Brand- und Gebäudesicherheit, Wohnungsbau, Gemeindeplanung und -entwicklung sowie Verwaltung und Finanzen der lokalen Regierung.