Mizuho Bank + IBM
Die Abteilung International Trade Business Operations No. 2 der Mizuho Bank bearbeitet Handelsdokumente im internationalen Zahlungsverkehr. Im Rahmen von Import- und Exportgeschäften überprüft die Abteilung Eigennamen, darunter die von Unternehmen, Vertretern und Ländern, die auf zahlreichen unterschiedlichen Formularen erscheinen, und gibt diese korrekt manuell in mehrere zugehörige Systeme ein. Handelsdokumente können je nach Land und Unternehmen unterschiedlich aufgebaut sein, ein einheitliches Format existiert nicht. Daher ist der Austausch von Originaldokumenten in Papierform international nach wie vor üblich.
Vor diesem Hintergrund verwaltete die Mizuho Bank über viele Jahre lang papierbasierte Handelsdokumente mithilfe eines Systems, bei dem die Mitarbeiter jeden einzelnen Eintrag manuell prüften und in die entsprechenden Systeme eingaben. Handelsdokumente können bis zu mehrere tausend Seiten pro Transaktion umfassen. Täglich werden Hunderte solcher Transaktionen verarbeitet, was eine genaue Bearbeitung sämtlicher Unterlagen erfordert. Außerdem sind die Geschäftsprozesse noch komplizierter geworden, was die Belastung für das Management weiter erhöht.
Darüber hinaus steigt weltweit die Zahl der Transaktionen, die Gegenstand von Finanzkriminalität und Wirtschaftssanktionen sind, und Finanzinstitute sind verpflichtet, ihre Überwachung von Finanztransaktionen, einschließlich der Handelsfinanzierung, zu verstärken. Aus risikospezifischer Sicht ist die genaue Eingabe von Eigennamen bei Finanztransaktionen von entscheidender Bedeutung, und die bisherige manuelle Verarbeitung zeigte zunehmend ihre Grenzen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat die Mizuho Bank ihre Geschäftsprozesse grundlegend überprüft und sich für eine Strategie entschieden, die auf die Digitalisierung durch den Einsatz von KI-OCR-Technologie setzt.
IBM schlug der Mizuho Bank eine digitale Lösung vor, die KI-OCR-Technologie (KI-gestützte Zeichenerkennung) einsetzt, um Abläufe zu automatisieren und zu optimieren.
An diesem Projekt waren das IBM Consulting-Team, das über umfassende Geschäftsexpertise verfügt, sowie das Technology Expert Labs (TEL)-Team, das auf Lösungstechnologien spezialisiert ist, beteiligt. Gemeinsam entwickelten sie eine fortschrittliche Lösung, die KI-OCR und Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) kombiniert.
Im Prozessablauf werden Handelsdokumente, die per Post von externen Unternehmen eingehen, zunächst von der Abteilung International Trade Business Operations No. 2 mit einem Hochgeschwindigkeitsscanner eingelesen und in digitale Daten (PDF) umgewandelt.
Anschließend werden die PDF-Dateien mit IBM Datacap verknüpft. Dort extrahiert und klassifiziert eine Bildanalyse-KI die relevanten Informationen. So können Dokumente in unterschiedlichen Formaten und mit unstrukturierten Daten flexibel verarbeitet werden, was eine hochpräzise Informationsextraktion ermöglicht, die optimal auf die Anforderungen der Handelsdokumentenprozesse der Mizuho Bank zugeschnitten ist.
Darüber hinaus kommt die NLP-Technologie von Watson Discovery zum Einsatz, um die extrahierten Informationen strukturell zu analysieren. Durch den Abgleich mit einem Wörterbuch auf Wort-für-Wort-Ebene werden diese in noch genauere Zeichenketten umgewandelt. Nach der visuellen Überprüfung durch einen Mitarbeiter werden die Daten in IBM Db2 gespeichert und automatisch mit den nachgelagerten Systemen verknüpft.
Dieser Prozess macht die doppelte Eingabe zwischen den verschiedenen Systemen überflüssig und reduziert den Workload erheblich. Zudem wird die Lösung zur Überwachung von Wirtschaftssanktionen und zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) eingesetzt und unterstützt dadurch anspruchsvollere Kontrollprozesse.
Durch die Abschaffung der physischen Zustellung von Papierdokumenten können mehrere Teams innerhalb der Abteilung gleichzeitig an ihren Bildschirmen arbeiten, was die Produktivität deutlich steigert. Auch die Vorlaufzeiten für die Bearbeitung solcher Vorgänge wurden erheblich gekürzt.
Die Mizuho Bank hat durch die Einführung von KI-OCR sowohl direkt als auch indirekt gute Ergebnisse erzielt.
Durch die Automatisierung manueller Aufgaben wie der Eingabe und Prüfung von Handelsdokumenten mithilfe von KI-OCR konnten der Verarbeitungsaufwand und die Durchlaufzeiten zunächst um etwa 50 % reduziert werden. Dies verringert direkt den Workload der Mitarbeiter. Wie Mitarbeiter der Mizuho Bank berichten, spüren sie eine deutliche Entlastung in ihrer Arbeit.
Darüber hinaus entfällt durch die Umwandlung der Dokumente in PDFs die Notwendigkeit, Papierdokumente herumzureichen oder zwischen Stockwerken zu verschieben. Alle Prozesse lassen sich nun auf einem einzigen Bildschirm durchführen, was die Effizienz deutlich steigert. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass Dokumente nun problemlos gemeinsam genutzt werden können. So können mehrere Teams innerhalb der Abteilung gleichzeitig an demselben Prozess arbeiten.
Die papierlose Bearbeitung großer Mengen an Handelsdokumenten hat außerdem zu einer besseren Nutzung der Büroflächen geführt. Das elektronische Dokumentenmanagement verbessert auch die Genauigkeit der Unternehmensführung, da es neben der Durchsuchbarkeit sofortige Statusaktualisierungen ermöglicht. Die gesteigerte Transparenz über den gesamten Ablauf hinweg bildet die Grundlage für künftige Verbesserungen in anderen Bereichen.
Auf Basis dieser Ergebnisse plant die Mizuho Bank, die Anwendung von KI-OCR weiter auszubauen und die Technologie horizontal auf andere Geschäftsprozesse zu übertragen. Das Unternehmen beabsichtigt, papierlose Abläufe und Geschäftsoptimierungen auch in weiteren Abteilungen einzuführen, in denen die Papierkultur noch vorherrscht.
Mizuki Shimizu, der das Capital Trade Team der Abteilung International Trade Business Operations No. 2 leitet, sagt: „Die IBM-Mitarbeiter kamen häufig direkt ins Büro, teilten ihre Erfahrungen im Umgang mit KI-OCR und gaben offen Rückmeldung, um Probleme zu lösen. Dank ihres zuverlässigen Support-Systems konnten wir der Einführung des neuen Systems mit einem sicheren Gefühl entgegensehen." IBM wird auch weiterhin optimale Lösungen bereitstellen und die digitale Transformation der Mizuho Bank unterstützen.
Die Mizuho Bank ist eine der führenden Banken Japans mit einem der größten inländischen Klientel, umfangreichen nationalen und internationalen Netzwerken sowie fortschrittlichen Dienstleistungen. Die Abteilung International Trade Business Operations No. 2 ist für die Verwaltungsarbeiten im Zusammenhang mit Handelsgeschäften zuständig und bietet spezialisierte internationale Devisendienstleistungen an, die den Bedürfnissen verschiedener Kunden, von Privatpersonen bis hin zu Großunternehmen, gerecht werden. Durch diese Tätigkeiten unterstützen sie reibungslose Übersee-Handelsgeschäfte und arbeiten daran, Risiken zu minimieren.
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