London South Bank University

Geschäftliche Herausforderung

Hochschulfinanzierung fluktuiert mit Studenteneinschreibung und vielen weiteren Faktoren. Wie konnte LSBU die Erkenntnisse gewinnen, die es braucht, um die Ressourcenplanung zu optimieren und umsichtige langfristige Investitionen zu tätigen?

Transformation

In Zusammenarbeit mit IBM Business Partner Budgeting Solutions hat die LSBU ihre Planungsfunktionen mit IBM® Planning Analytics erweitert – um das Finanzteam mit effizienteren Prognoseprozessen zu ermächtigen.

Ergebnisse

Business-Challenge-Story

Anzahl der Studierenden überschauen

Für viele Hochschulen wird ein erheblicher Teil ihres Budgets durch die Zahl der Studierenden bestimmt, die während des Studienjahres in ihren Kursen eingeschrieben sind. Jedes Jahr schwankt die Zahl der Bewerber für jeden Kurs, und auch die Studentenfluktuationsrate kann variieren, was eine große Herausforderung für die Unternehmensplanung darstellt. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Portfolio an Kursen anbieten, um die Nachfrage der Studierenden zu decken? Beschäftigen Sie die richtige Anzahl an wissenschaftlichen Mitarbeitern, um jeden Kurs zu unterrichten? In welche Art von Einrichtungen, Geräten und anderen Ressourcen sollten Sie investieren? Und wie können Sie nicht nur den heutigen Bedürfnissen gerecht werden, sondern auch eine stabile und erfolgreiche Zukunft für das Geschäft sichern?

Die Finanzplanungsabteilung der London South Bank University (LSBU) stand genau dieser Herausforderung gegenüber: Sie wollte einen intelligenteren Weg finden, um nachhaltige langfristige Finanzstrategien zu entwerfen und umzusetzen.

Keith Would, Head of Financial Planning and Reporting bei LSBU, erklärt: „Effiziente, effektive Finanzberichterstattung und Prognose sind von grundlegender Bedeutung für die Fähigkeit der LSBU, die besten Investitionen in ihre Studenten, Mitarbeiter und Einrichtungen zu tätigen. Damit die LSBU ihre Ressourcen direkt nutzen kann, nutzen wir Finanzplanungsinstrumente, um jeden Aspekt der Hochschulfinanzierung zu verfolgen, einschließlich der Studentenzahlen, der Personalauszahlungen und der CAPEX sowie der gesamten zusätzlichen Kosten der Universität.“

Im Laufe der Zeit stellte die LSBU fest, dass die traditionellen Prognosesysteme, die sie zur Verfolgung ihrer wichtigsten Finanzdaten nutzte, nicht mehr die erforderliche Flexibilität, Effizienz, Kapazität und Funktionalität boten.

Keith Would sagt: „Beim Abschließen unseres Budgetierungszyklus mussten wir rund 20 verschiedene Tools manuell aktualisieren, um sicherzustellen, dass wir Studentenzahlen und Gebühreneinkommensinformationen für verschiedene Studiengänge, einschließlich Studenten- oder Postgraduiertenstudiengänge und Studenten aus dem In- und Ausland, erstellt haben. Dies hat eine erhebliche Menge an zeitaufwendigen, manuellen Aufwand für unser Team geschaffen und das Risiko für menschliche Fehler erhöht. Da unsere Bedürfnisse gewachsen sind, war klar, dass das Finanzplanungstool, das wir nutzen, nicht die Kapazität hat, die Datenmenge zu verarbeiten, die wir benötigen, um ein konsolidiertes Budgetierungsmodell zu erstellen.“

„Während unsere Legacy-Prognoseanwendung es uns ermöglicht hat, einzelne Tools für einige Systeme wie den Personalbestand zu entwickeln, waren diese Tools unterschiedlich und erforderten, dass wir Informationen in verschiedene Systeme extrahierten und importierten – ein Prozess, der manchmal bis zu zwei Tage dauern konnte.“

Die LSBU stellte fest, dass die arbeitsintensiven, manuellen Anstrengungen zur Unterstützung ihrer Finanzplanungssysteme wertvolle Zeit vom Finanzteam wegnahmen, was die Fähigkeit des Teams zum Aufbau langfristiger Finanzstrategien beeinträchtige.

Transformations-Story

Abschluss einer neuen Planungs- und Prognoseebene

Um seine Planungsfunktionen zu transformieren, arbeitete LSBU mit Budgeting Solutions zusammen, um IBM Planning Analytics in der Cloud zu implementieren.

Keith Would fügt hinzu: „Wir haben eine Reihe von Lösungen erkundet und verschiedene Geschäftspartner konsultiert, bevor wir uns entschlossen haben, mit Budgeting Solutions zu arbeiten, um IBM Planning Analytics zu implementieren. Wir fanden heraus, dass die meisten Unternehmen mehr daran interessiert schienen Aufträge zu gewinnen, als uns dabei zu helfen, die Funktionalität zu entwickeln, die wir brauchen. Budgeting Solutions fiel auf, weil sie die IBM Lösung für sich selbst sprechen ließen und uns dabei halfen, unsere Arbeit mit der Lösung direkt zu entwickeln.“

„Das Finanzplanungs- und Berichtsteam von LSBU ist der Ansicht, dass Systemkenntnisse und Wissen in das Unternehmen integriert werden sollten, um Flexibilität zu gewährleisten. Wir müssen in der Lage sein, unsere Prognosetools nach Bedarf zu ändern. Und wir müssen wissen, dass das Geschäft nicht daran gebunden ist, sich auf Berater zu verlassen, um unsere Systeme zu aktualisieren, mit all den Kosten, die sich daraus ergeben würden.“

„Die Schönheit von IBM Planning Analytics ist, dass es relativ einfach zu lernen ist und man nicht ein IT-Experte sein muss, um Tools damit zu bauen.“

„Budgeting Solutions verstand die Denkweise unseres Finanzplanungs- und Berichtsteams und realisierte schnell, welche Mitglieder des Teams beteiligt wären. Sie wählten einen Berater, den sie kannten, für das, was LSBU wollte, anstatt zu versuchen, ihre eigene Lösung bereitzustellen. LSBU freute sich über diesen Ansatz und ermöglichte es dem Finanzplanungs- und Berichtsteam, IBM Planning Analytics nach nur wenigen Trainingstagen zu nutzen.“

Keith Would fährt fort: „Budgeting Solutions hat uns nicht nur geholfen, die IBM Lösung optimal zu nutzen, sondern auch verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt, unsere Lohnplanungssysteme wesentlich effizienter und effektiver zu strukturieren. Wir mussten nur einen Bruchteil des üblichen Budgets für Beratungsleistungen ausgeben, und jetzt sind wir mit IBM Planning Analytics völlig selbstständig. Die Kombination aus benutzerfreundlicher Software und tollem Mentoring von Budgeting Solutions hat sich zu einem hervorragenden Preis-/Leistungsverhältnis entwickelt.“

„Innerhalb von nur sechs Monaten nach der Implementierung von IBM Planning Analytics haben wir ein umfassendes Planungstool erstellt, um uns bei der Prognose von Schülerzahlen, Personalkosten und CAPEX zu helfen. Die Lösung bietet uns auch eine einfache Möglichkeit, Daten einfach zwischen IBM Planning Analytics und unserem Agresso-Buchhaltungssystem zu importieren und zu exportieren, was erheblich Zeit spart.“

Durch die Auswahl der Cloud-Implementierungsoption für IBM Planning Analytics muss sich die LSBU keine Gedanken über die Installation, Wartung oder Aktualisierung der Software machen. Dies trägt dazu bei, die Gesamtbetriebskosten zu senken und die Flexibilität zu erhöhen.

„Unsere IT-Abteilung hat empfohlen, dass wir die IBM Lösung als Cloud-Service übernehmen“, erklärt Keith Would. „Es bedeutet, dass unser Team direkt mit IBM arbeiten kann, und es reduziert die Wartungsbelastung für unser internes IT-Team. Während des gesamten Implementierungsprozesses und darüber hinaus war die Unterstützung von IBM gut und sie beantworten immer schnell an unsere Anfragen.“

Damit das Finanzplanungsteam Daten leichter zwischen verschiedenen Systemen übertragen kann, nutzt LSBU auch die IBM Planning Analytics for Microsoft Excel-Erweiterung, mit der Budgets und Prognosen von der IBM Plattform nahtlos in die Buchhaltungslösung geladen werden können.

Erfolgs-Story

In die Zukunft investieren

Mit IBM Planning Analytics, das seinen Budgetierungs- und Planungsprozess unterstützt, hat die LSBU zeitintensive manuelle Aufgaben aus ihren Planungsprozessen eliminiert, Mitarbeiter zur Flexibilisierung der Arbeit befähigt und neue Erkenntnisse gewonnen, die ihr dabei helfen, die Qualität des Bildungswesens in der Zukunft zu fördern.

Keith Would erklärt: „Seitdem wir unsere Planungs- und Budgetierungsfähigkeiten mit IBM Planning Analytics erweitert haben, haben wir dramatische Verbesserungen in der Leistung gesehen, die uns helfen, produktiver zu werden.

„Mit unserer traditionellen Planungslösung haben wir mindestens einen Tag gebraucht, um unsere Lohnbuchhaltung zu vollenden und unseren Etat mit monatlichen Ist-Daten zu aktualisieren. Während dieses Prozesses wurden die Nutzer aus dem Zugriff auf die Daten ausgeschlossen, was zu Unannehmlichkeiten und Verzögerungen in der Planungsabteilung führte. Jetzt erledigt IBM Planning Analytics dieselbe Workload in weniger als 60 Minuten und verkürzt damit die Belastungsdauer um 85 Prozent.“

„Außerdem: das Extrahieren von Daten aus unserem Altsystem, um sie in unser Buchhaltungssystem zu importieren, dauerte zwei Tage; mit IBM Planning Analytics machen wir das in einer Stunde. Das ist eine Verbesserung von mehr als 93 Prozent, und es verschafft viel Zeit, um an interessanten und wertvollen Aspekten des Jobs zu arbeiten.“

„Mit diesen Zeitersparnissen, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass wir nicht mehr viel Zeit damit verbringen müssen, mehrere Tabellenkalkulationen zu verwalten, sind das Finanzplanungs- und Berichtsteam in der Lage, viel produktiver zu sein. Die Möglichkeit, von jedem Gerät aus auf IBM Planning Analytics zuzugreifen, ermöglicht es uns, auch unterwegs zu arbeiten, mehr Zeit mit den Nutzern im Geschäft zu verbringen sowie viel flexibler und sinnvoller zu arbeiten.“

IBM Planning Analytics unterstützt die LSBU auch bei der Entwicklung ihres Ansatzes bei der Budgetierung und Planung, da die speicherinterne Analyse und die flexible Kapazität die Universität dazu befähigen größere Datenmengen zu verarbeiten.

Keith Would fügt hinzu: „Weil IBM Planning Analytics mit großen Datenmengen umgehen kann, konnten wir den Zeitraum unserer Prognose über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren verlängern. Wir können Entscheidungsträgern mehr Einblick in die Auswirkungen von Schlüsselinvestitionen in der Zukunft geben und der Universität dabei helfen, ihre Ressourcen auf Bereiche zu lenken, die das positivste Ergebnis erzielen werden.“

„Die Vielseitigkeit der IBM Lösung hat es uns ermöglicht, Planungs- und Prognosetools für verschiedene Bereiche der Universität anzuwenden, wie z. B. das Tracking von Mitarbeiter-Studentenkontaktstunden, die jeder Fakultät dabei helfen, die Arbeitsbelastung des Lehrpersonals über verschiedene Kursmodule hinweg zu steuern. Darüber hinaus haben wir ein Tool entwickelt, mit dem Forscher die Zeit, die sie für ihre Forschungsprojekte verbringen, genau protokollieren können. Das Risiko von Problemen während der Prüfung wird verringert.“

Keith Would kommt zu dem Fazit: „Jede Abteilung in der Universität wird sich bewusst, wie mächtig IBM Planning Analytics ist, und wir erhalten mehr Anfragen zum Erstellen von Tools, die ihnen helfen, die Effizienz zu optimieren. Ausgestattet mit der reichen Funktionalität von IBM Planning Analytics können wir LSBU helfen, akademische Leistungen zu fördern und in die Zukunft zu investieren.“

London South Bank University

Gegründet 1892, ist London South Bank University (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) eine kosmopolitische Universität mit mehr als 18.000 Studierenden aus mehr als 130 Ländern. In den letzten Jahren wurde die Universität mit dem „Silver for teaching excellence“ im Rahmen des „Government's Teaching Excellence Framework“ (TEF) ausgezeichnet sowie als „Times Higher Education's Entrepreneurial (THES) University of the Year 2016“.

Lösungskomponenten

• Planning Analytics

Machen Sie den nächsten Schritt

IBM Analytics bietet eine der tiefsten und umfassendsten Analyseplattform-, Domänen-und Branchenlösungen der Welt, die Unternehmen, Regierungen und Einzelpersonen einen neuen Mehrwert bieten. Weitere Informationen darüber, wie IBM Analytics Branchen und Berufsbilder mithilfe von Daten verändern kann, finden Sie unter ibm.com/analytics. Folgen Sie uns auf Twitter unter @IBMAnalytics, in unserem Blog unter Blog zur KI-Journey und beteiligen Sie sich an der Diskussion #IBMAnalytics.

Mehr Kundenreferenzen anzeigen oder erfahren Sie mehr über IBM Analytics

Budgeting Solutions ist ein anerkannter IBM Business Partner, der sich auf die Planung, Budgetierung, Prognose, Konsolidierung, Berichterstellung und Analyse spezialisiert hat. Es bietet eine umfassende Palette von Dienstleistungen, die durch starken finanziellen Scharfsinn unterstützt werden. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie budgetingsolutions.co.uk (Link befindet sich außerhalb von ibm.com).