King Living Pty. Ltd.

Geschäftliche Herausforderung

Nach dem jüngsten globalen Wachstum war es für King Living Pty. Ltd. schwierig, die routinemäßigen Finanzberichte zu erstellen. Und viel zu oft enthielten diese Berichte veraltete Zahlen.

Transformation

Das Unternehmen startete in Zusammenarbeit mit mit Octane eine zentrale Berichtsplattform, die Finanz- und ERP-Daten aus allen Abteilungen und Kontinenten zusammenzog.

Ergebnisse

Business-Challenge-Story

Globale Expansion

King Living war bereits in ganz Australien als erstklassige Adresse für Wohnmöbel bekannt und nutzte diesen Erfolg, indem es in den letzten 18 Monaten seine Geschäftstätigkeit weltweit ausweitete und neue Möbelausstellungsräume in Singapur, Neuseeland, Malaysia, Kanada und China eröffnete.

Dieser Schritt zementierte zwar die Position des Unternehmens als Global Player auf dem Möbelmarkt, brachte aber auch eine Reihe von Herausforderungen für das Unternehmen mit sich – vor allem in Bezug auf die regelmäßige Finanzberichterstellung.

„Alles lief in Excel“, erklärt Tim Farag, Senior Business Analyst des Unternehmens. „Aber Excel konnte nicht alle Informationen für unsere Transaktionen speichern. Wir mussten verschiedene Tabellenkalkulationen konsolidieren und von anderen Währungen in Australische Dollar umrechnen. Die Extraktion der Informationen nahm viel Zeit in Anspruch, und bei so vielen manuellen Schritten gab es verschiedene Fallen, in die man tappen konnte. Manchmal wussten wir nicht, ob die Daten, die wir meldeten, zuverlässig waren.“

„Es wurde sehr schwierig, die von unserem Eigentümer und CEO geforderten Informationen schnell zu liefern“, ergänzt Rajnesh Prasad, Global Head of Finance bei King Living. „Wir erstellen monatliche Management-Pakete für unsere Führungskräfte. Wir berichten über die Produktions- und Verkaufskanäle. Und jedes Mal, wenn es eine kleine Änderung gab, mussten wir alle Abfragen erneut durchführen.“

Um dieses Wachstum besser zu bewältigen und die Prognose- und Budgetierungsmöglichkeiten zu verbessern, suchte das Unternehmen nach einer neuen Berichtsplattform. „Wir brauchten ein Tool, mit dem wir die Leistung messen und unserem Managementteam die Daten liefern konnten, die es brauchte, um die richtigen Entscheidungen zu treffen“, erklärt Farag. „Wir mussten in der Lage sein, Fragen zu beantworten, z. B. ob wir in einem bestimmten Land und an einem bestimmten Standort ein neues Geschäft oder einen Showroom eröffnen sollten. Oder sollen wir die Eröffnung aufgrund der aktuellen Leistung verschieben?“

Transformations-Story

Bekannte Mengen

Nachdem King Living eine Reihe von Optionen in Erwägung gezogen hatte, entschied man sich schnell für die Standardisierung der Back-Office-Berichterstellung mit IBM Planning Analytics-Software.

„Wir wollten eine einzige Wissensressource haben“, erklärt Prasad. „Wir sind jetzt ein globales Unternehmen, und wir brauchten einen globalen Überblick über unser Geschäft. Ich hatte zuvor schon mit Planning Analytics gearbeitet. Es ist ein weltbekanntes Tool im Finanzwesen, und ich wusste, dass es uns das geben konnte, was wir brauchten.“

Um die neue Berichtsarchitektur einzurichten, wandte sich Prasad an eine weitere vertrauenswürdige Partei, die Business-Intelligence-Spezialisten des IBM Business Partners Octane Software Solutions. „Mit ihnen hatte ich auch schon früher zusammengearbeitet“, erklärt er. „Und Octane verstand unsere Bedürfnisse und unser Geschäft ziemlich schnell. Ich wusste, dass wir mit ihnen die Einsparungen und die Qualität erreichen würden, die wir erwarten.“

Das Octane-Team begann mit einer Reihe von Workshops, um die bestehenden Prozesse und Anforderungen des Kunden besser zu verstehen. Auf der Grundlage dieser Gespräche entwickelte Octane einen Plan zur Automatisierung verschiedener gängiger Aufgaben und zur Rationalisierung der Berichterstellung.

Neben der Bereitstellung der IBM Software richtete Octane auch ein Vertriebs-Dashboard ein, das einen direkten Einblick in die kürzlich aktualisierte SAP-ERP-Plattform des Unternehmens bietet und es dem Unternehmen ermöglicht, regelmäßige Berichte zu planen oder Ad-hoc-Abfragen zu erstellen, die Daten auf verschiedene Weise analysieren und organisieren können.

„Man kann die Daten nach Belieben zerlegen“, fügt Farag hinzu. „Nach Produkt. Nach Kategorie. Wir haben Pakete für die Umsatzberichterstellung, mit denen sich Standorte, Quadratmeterzahl und Besucherzahlen vergleichen lassen. Wir haben Berichte aus der Gehaltsabrechnung, so dass wir die Stunden auf wöchentlicher Basis bis hin zur einzelnen Person einsehen können.“

Er fährt fort: „Wir haben Ad-hoc-Berichterstellung. Wir können alles nach Tag, Woche, Monat, Jahr aufschlüsseln – all die schönen Finanzdaten, die wir gerne betrachten. Und wir können dies auf unsere Budgetierung anwenden, die auch Planning Analytics umfasst. Wir können vergleichen, was wir derzeit tun und was wir in der Vergangenheit getan haben.“

Erfolgs-Story

Die richtigen Daten. Genau jetzt.

Dank dieser gestrafften Berichterstellung sind die Informationen für die wichtigsten Entscheidungsträger nun viel leichter verfügbar, und die damit verbundene Arbeitsbelastung hat sich verringert. „Zum Beispiel“, so Prasad, „erstellen wir einen ROI-Bericht nach Mitarbeitern, für den wir früher eine Woche brauchten. Jetzt dauert es nur noch fünf Minuten.“

„In ähnlicher Weise“, fügt Farag hinzu, „wird das monatliche Berichtspaket, das an unseren CEO geht, jetzt über Planning Analytics erstellt. Früher dauerte das vielleicht drei Tage – wenn alles gut lief. Und es waren keine Echtzeitdaten. Jetzt brauchen wir nur noch einen halben Tag, um alles einzupflegen. Und es sind Echtzeitdaten, so dass eine späte Änderung schnell aktualisiert werden kann.“

Er fährt fort: „Dadurch haben wir mehr Zeit, die Zahlen zu analysieren, anstatt sie nur vorzubereiten. Und mit der IBM Software können wir uns darauf verlassen, dass die Zahlen, die wir ansehen, richtig sind.“

Und da die globalen Finanz- und ERP-Daten leichter zugänglich und verständlich sind, ist King Living besser auf Prognosen, Budgetplanung und damit verbundene Wachstumsdiskussionen vorbereitet.

„Octane hat uns genau das gegeben, was wir wollten“, fasst Prasad zusammen. „Jetzt können wir mit Planning Analytics die konsolidierten Finanzdaten der gesamten Gruppe auf einer Seite mit nur einem Knopfdruck abrufen.“

King Living Pty. Ltd.

Das 1977 gegründete Unternehmen King Living (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) gilt als einer der führenden Möbeldesigner und -händler in Australien. Das Unternehmen, das sich auf moderne Wohnmöbel spezialisiert hat, hat seinen Hauptsitz in Sydney und betreibt derzeit 15 Ausstellungsräume im ganzen Land. In den letzten Jahren hat das Unternehmen auch globale Ausstellungsräume in Singapur, Malaysia, Kanada, China und Neuseeland eröffnet.

Über Octane Software Solutions

Octane (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) liefert erstklassige Performance-Management- und Business-Intelligence-Lösungen für den asiatisch-pazifischen Raum. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Sydney, Australien, bietet auch entsprechende Beratungs-, Schulungs- und Gesundheitscheckdienste an.

Lösungskomponente

• Planning Analytics

Machen Sie den nächsten Schritt

Wenden Sie sich an Ihren IBM Ansprechpartner oder IBM Business Partner, um mehr über die IBM Lösung in dieser Story zu erfahren.

Wenn Sie mehr über die Business-Intelligence-Lösungen erfahren möchten und darüber, was Octane Software Solutions für Sie tun kann, besuchen Sie: Octane (Link befindet sich außerhalb von ibm.com).