Intelligenter arbeiten, um Gebäude in optimalem Zustand zu halten
HFL modernisiert seinen Ansatz zur Immobilienverwaltung mit MaxLogic und IBM Maximo
Blaupausendarstellung eines Gebäudes

Gebäude gehören zu den größten und teuersten Vermögenswerten, die Unternehmen betreiben müssen. Aus diesem Grund vertrauen viele britische Unternehmen auf die Expertise von HFL Building Solutions, um ihre Immobilien sicher, komfortabel und effizient zu halten.

HFL ist auf Wartungsdienstleistungen, integrierte Gebäudeservices und Umweltdienstleistungen für Gebäude spezialisiert. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Objekte seiner Kunden so effizient und kosteneffektiv wie möglich zu verwalten. Um dies zu erreichen, setzt es auf einen klaren Einblick in die Aktivitäten seiner Ingenieure und die von ihnen verwaltete und gewartete Infrastruktur.

Mark Roberts, Leiter der Finanzabteilung bei HFL, erklärt: „Die von uns ausgeführte Arbeit ist relativ einfach – die Komplexität ergibt sich aus dem Umfang unserer Tätigkeit. Wir beschäftigen 150 Mitarbeiter, die an über 400 Standorten tätig sind und jeden Monat etwa 4.000 Arbeitsaufträge generieren.“

Jedes Mal, wenn ein Ingenieur einen Standort besucht, um einen Arbeitsauftrag auszuführen (z. B. einen Servicecheck zur vorbeugenden Wartung oder eine Reparatur an einer Heizungsanlage), trägt er einen schriftlichen Bericht über den Auftrag in ein vor Ort geführtes Protokollbuch ein.

Jedes Protokollbuch enthält eine wichtige Aufzeichnung der für einen Kunden durchgeführten Arbeiten sowie wichtige unterstützende Dokumente, einschließlich eines gewerblichen Plans, Entwürfe, Zertifikate und mehr. Damit HFL die tägliche Arbeit effektiv erledigen, die laufenden Kosten verfolgen und seine Kunden über den Status ihrer Objekte auf dem Laufenden halten kann, ist das Unternehmen auf den schnellen Zugriff auf diese Informationen angewiesen. Aber auch für die Kunden selbst sind diese Informationen oft von entscheidender Bedeutung. Denn nur so können sie nachweisen, dass sie die behördlichen und gesetzlichen Auflagen für ihre Firmengebäude erfüllen.

In der Vergangenheit verwendete HFL physische Protokollbücher und verließ sich bei der Steuerung der unterstützenden Arbeitsabläufe auf tabellenbasierte Prozesse. Dieser Ansatz führte zu Verzögerungen bei der Fertigstellung von Berichten über Arbeitsaufträge, während Unterlagen oft falsch abgelegt wurden oder verloren gingen. Und das führte wiederum zu zeitaufwändiger Nacharbeit und einem erhöhten Risiko für das Unternehmen und seine Kunden. Da HFL expandierte, war man auf der Suche nach einer nachhaltigeren und sichereren Methode zur Verwaltung der Arbeitsaufträge.

Vereinfachte Verwaltung



HFL hat die Anzahl der offenen Arbeitsaufträge um 95 % reduziert und damit die Verwaltung vereinfacht.

Vertrauenswürdige Plattform

 

Maximo bietet eine zentrale, vertrauenswürdige Plattform für die Arbeitsorganisation an über 400 Kundenstandorten

Sie können sehen, wie sich ein bestimmter Standort im Vergleich zu dem von uns veranschlagten Auftrag verhält. Erzielen wir einen Gewinn? Sind die Kosten höher oder niedriger als wir geschätzt haben? Das sind Erkenntnisse, die wir vor der Zusammenarbeit mit MaxLogic einfach nicht hatten. James Kissane Director of Business Development HFL Building Solutions
Mit unserem MaxLogic Managed Service übernehmen wir die Verantwortung für die Verwaltung von IBM Maximo und der unterstützenden Infrastruktur. Gemeinsam mit HFL konfigurieren wir das System und unterstützen das Unternehmen bei der Anwendung von Best Practices für Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse. Mit diesem Ansatz behält das Unternehmen die volle Kontrolle über das Lösungsdesign und die Ergebnisse, während es gleichzeitig von der Last des IT-Managements befreit wird. Und das ist unserer Meinung nach eine echte Win-Win-Situation. Ed Cohn CEO and Co-Founder MaxLogic
Optimale Nutzung von Maximo

Der ursprüngliche Einsatz der IBM Maximo EAM SAAS Flex-Lösung bewährte sich bei der Bewältigung der grundlegenden Anwendungsfälle des Unternehmens. Doch HFL wollte die Dinge auf die nächste Stufe bringen.

Mark Roberts sagt: „Wir waren fest entschlossen, dieses System zu einem Erfolg zu machen. Also haben wir uns noch einmal auf dem Markt nach einem Partner umgesehen, der nicht nur gute Kenntnisse der Maximo-Lösungen, sondern auch nachweislich Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen in unserer Branche mitbringen würde. Diese Suche führte uns zu MaxLogic.“

HFL schöpft jetzt das gesamte Potenzial von IBM Maximo aus und nutzt den MaxLogic Managed Service (MMS), um mit weniger Verwaltungs- und Managementaufwand das Optimum aus der Lösung herauszuholen. Das Unternehmen ist nun auf dem besten Weg zur Transformation seiner Geschäftsprozesse, angefangen bei der Basis für Planung und Technik (einschließlich der Verwaltung von Arbeitsaufträgen) bis hin zur Buchhaltung und dem Vertragsmanagement.

Roberts erklärt: „MaxLogic hat unsere gesamte Arbeit unter die Lupe genommen und uns geholfen, unsere Prozesse gründlich zu überprüfen und neu zu definieren. Das Team hatte keine Angst davor, die Ärmel hochzukrempeln und sich mit uns in die Arbeit zu stürzen. Was das Team von MaxLogic außerdem auszeichnet, ist die Tatsache, dass es sich um technische Spezialisten handelt, die Maximo in- und auswendig kennen, die aber auch fundierte Erfahrung in unserer Branche mitbringen, sodass sie unsere Arbeit und unsere Anforderungen verstehen.“

Ein wichtiger Schritt bei der Transformation von HFL war die Zusammenführung von Informationen aus Hunderten von Kundenstandorten in einem zentralen, digitalen Datenspeicher, der von der IBM Maximo Application Suite unterstützt wird. So konnte das Unternehmen Unmengen von Unterlagen durch virtuelle Protokollbücher und eine standardisierte Vorlage für die Einrichtung von Standorten und Arbeitsaufträgen in Maximo ersetzen.

Um diese digitalen Informationen den Teams im Außendienst zur Verfügung zu stellen, implementierte MaxLogic in einer der ersten kombinierten Implementierungen von Maximo Application Suite und Maximo Mobile in Europa für. Damit können die Techniker jetzt jederzeit und überall auf Arbeitsaufträge und die unterstützenden Dokumente zugreifen und so effektiver arbeiten.

Roberts beschreibt, wie der neue Ansatz funktioniert: „Sobald ein Ingenieur einen Arbeitsauftrag in Maximo Mobile öffnet, kann er sehen, was an dem jeweiligen Tag fällig ist, und welche spezifischen Aufgaben damit verbunden sind. Die Lösung fordert den Benutzer außerdem auf, seine Aufgaben durchzugehen und die Erledigung jeder einzelnen davon zu bestätigen. Sobald eine Aufgabenliste für einen Arbeitsauftrag vollständig ist, datiert die Lösung diesen, erstellt einen Bericht und speichert ihn im virtuellen Protokollbuch.“

Heute haben Benutzer im gesamten Unternehmen, einschließlich der Teams für Vertriebssupport und der Vertragsmanager, über Maximo direkten Zugriff auf diese digitalen Dateien. Darüber hinaus hat HFL ein Webportal eingerichtet, über das Kunden erstmals per Self-Service auf die entsprechenden Protokolle zugreifen können.

Nachdem HFL die Grundlagen der Arbeitsauftragsverwaltung grundlegend umgestellt hat, konzentriert sich das Unternehmen nun auf die Optimierung der komplexeren Planungs- und Analyseprozesse.

James Kissane, Direktor für Geschäftsentwicklung bei HFL, stellt fest: „Durch die zeitnahe Erfassung von Arbeitsaufträgen und die Vereinheitlichung aller Informationen von unseren Kundenstandorten und Einsätzen in einem einzigen System können wir mit unseren Daten ganz neue Fragen beantworten. So können wir zum Beispiel sehen, wie ein bestimmter Standort im Vergleich zu dem von uns ursprünglich kalkulierten Auftrag abschneidet. Erzielen wir einen Gewinn? Sind die Kosten höher oder niedriger als wir geschätzt haben? Das sind Erkenntnisse, die wir vor der Zusammenarbeit mit MaxLogic einfach nicht hatten.“

Neue Erkenntnisse, neue Möglichkeiten

Durch die Zusammenarbeit mit MaxLogic hat HFL die Qualität der Informationen, die seinen Teams und Kunden zur Verfügung stehen, erheblich verbessert, was wiederum zu einer besseren Entscheidungsfindung beiträgt.

Roberts bestätigt: „Das Verständnis unserer Daten und deren Verwaltung war zum Zeitpunkt der Einführung von Maximo nicht ideal. Ursprünglich hatten wir 200.000 offene Arbeitsaufträge in Maximo. Mit Hilfe von MaxLogic konnten wir diese Zahl auf weniger als 20.000 Live-Datensätze reduzieren. Unser Team weiß jetzt genau, welche Daten wir erfassen und vorhalten, und kann bessere Regeln für die Verwaltung dieser Daten aufstellen.“  

Er fügt hinzu: „Diese Daten werden der Schlüssel zu einem differenzierteren Verständnis unserer Leistung sein, und das nicht nur in operativer, sondern auch in finanzieller Hinsicht. Gegenwärtig kennen wir unsere Gesamtmarge, unseren Umsatz und unseren Gewinn. Mit Maximo erhalten wir zusätzlich einen sehr differenzierten Überblick über die Rentabilität auf Standortebene. Damit können wir die Kosten noch besser nachvollziehen und gezieltere Maßnahmen zur Kostenkontrolle am Einsatzort ergreifen, was für uns und unsere Endkunden geschäftskritische Einsparungen bedeutet.

Diese solide Grundlage an Daten und Erkenntnissen, gepaart mit hochgradig optimierten Prozessen rund um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen und Verträgen, wird HFL eine schlankere, agilere Unternehmensführung ermöglichen.

„Wir sind jetzt kurz davor, alles mit Maximo zu machen“, berichtet Roberts. „Das vereinfacht nicht nur die Arbeit unserer Teams, sondern ermöglicht ihnen auch eine schnellere Reaktion auf Planänderungen, wie sie in unserer Branche häufig vorkommen. Ein Beispiel: Ein Ingenieur plant einen Besuch bei einem Kunden, wird aber in letzter Minute zu einem anderen Standort gerufen, sodass er für den ursprünglichen Auftrag ausfällt. Mit Maximo können wir mit diesen Änderungen Schritt halten, sodass wir nicht auf dem falschen Fuß erwischt werden und unsere Ressourcen für ein möglichst störungsfreies Arbeiten orchestrieren können.“

„Da die Ingenieure jetzt Arbeitsaufträge in Maximo in Echtzeit verwalten, können wir diese schneller abschließen und unsere Kunden zeitnah darüber informieren. Je schneller wir Aufträge erledigen können, desto besser – und so sind auch unsere Kunden zufriedener.“  

Mit Blick auf die Zukunft wird Maximo ein Sprungbrett für noch größere Verbesserungen und Innovationen bei HFL sein. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit MaxLogic plant das Unternehmen die Einführung neuer intelligenter Funktionen zur Objektüberwachung und vorausschauenden Wartung, um die Betriebszeit der Objekte und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen.

Roberts fasst zusammen: „Eines der wertvollsten Dinge, die wir aus der Zusammenarbeit mit MaxLogic gewonnen haben, ist das genaue Verständnis der Möglichkeiten von Maximo. Jetzt, da wir die Möglichkeiten kennen, wollen wir uns weitere Funktionen der Lösung zunutze machen. So können wir unser Geschäft effektiver steuern und unseren Kunden einen noch besseren Service bieten.“

HFL-Logo
Über HFL

HFL Building Solutions (Link befindet sich außerhalb von IBM.com) ist ein führendes Unternehmen für Gebäudedienstleistungen mit Hauptsitz in Manchester, England. Das Unternehmen bietet Gebäudemanagement sowie betriebliche und technische Dienstleistungen für Hunderte von Kunden in ganz Großbritannien an, unter anderem für Einkaufszentren, Freizeiteinrichtungen, Bildungseinrichtungen und Gewerbeimmobilien.

 

Logo von MaxLogic
Über MaxLogic

IBM Gold Business Partner MaxLogic ist ein Lösungs- und Beratungsunternehmen mit einer Leidenschaft für die digitale Transformation und einem Schwerpunkt auf Enterprise-Asset-Management. Das Unternehmen wurde im Jahr 2020 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Leeds, Großbritannien.

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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Oktober 2022.

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