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Fünf Wege in die digitale Verwaltung

Laut dem European Digital Government Barometer 2017 wünschen sich 85 Prozent der Befragten eine digitale Verwaltung. Sie erhoffen sich davon Zeitersparnis und mehr Flexibilität, beispielsweise bei der Steuererklärung, dem Meldewesen oder der Beantragung von staatlichen Leistungen. Technologie allein wird diese Wünsche in Deutschland nicht erfüllen. Aber es gibt Ansätze, die in föderalen, risikofreien Systemen Lösungswege aufzeigen können.

Der Wandel zieht auch in die Amtsstube ein

Die deutsche Gesellschaft verändert sich; als entscheidende Treiber gelten drei Faktoren: Der demografische Wandel, die Entwicklung hin zu einer Informations- oder Wissensgesellschaft und die veränderten Wertvorstellungen der Gesellschaft. Sie beeinflussen das Vertrauen in Institutionen und europäische Werte, zudem verspüren viele BürgerInnen ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis. Diese Aspekte bedingen Veränderungen im Öffentlichen Sektor und führen dazu, dass auch hier immer mehr über die Digitalisierung nachgedacht wird.

Die BürgerInnen selbst begrüßen diese Entwicklung, merken aber auch, dass die föderale Struktur des Öffentlichen Sektors bisweilen eine Herausforderung bei der Umsetzung sein kann. Funktionstüchtige lokale Lösungen beweisen aber, dass auch die Verwaltung hierzulande offen gegenüber neuen Ansätzen ist. Eine Besonderheit ist außerdem, dass der Öffentliche Sektor risikofrei aufgebaut ist, d.h. das Credo „Wer wagt gewinnt“ wird hier nicht gelebt. Im Rahmen des IBM IT-Kompass wurden 100 Behördenvertreter zum Stand der Digitalisierung befragt. Sie gaben an, dass Strukturen, eine unklare Rechtslage und Ressourcenengpässe derartige Projekte bisweilen ausbremsen würden. Doch auch hier erleben wir ein Umdenken: Seitens der Rechtslage gibt es schon viele Verbesserungen und auch die benötigte Technologie ist grundsätzlich verfügbar. Aber auf die allein kommt es am Ende nicht an.

Bei genauerem Hinsehen stellt man fest: Der Öffentliche Sektor besitzt nicht die gleiche Anpassungsfähigkeit wie der private. Und die ist für den erfolgreichen Wandel zu einer Verwaltung 4.0 nötig. Erfolgreiche Projekte wie die e-Akte oder HERKULES aber machen Mut. Sie zeigen, dass die Digitalisierung die Verwaltung in vielfältiger Art und Weise zukunftsfähig machen kann. Damit diese Insellösungen den Startpunkt für eine flächendeckende digitale Verwaltung markieren können, sollte die Verwaltung fünf Ansätze verfolgen:

1. Neue Verantwortungsmodelle schaffen

Streng hierarchische Strukturen sollten in Frage gestellt werden. Für die Umsetzung von Digitalprojekten sollten die Fähigkeiten ausschlaggebend sein – und wenn diese nicht vorhanden sind, sollten externe Partner zu Rate gezogen oder entsprechende Ressourcen geschaffen werden. Nur interdisziplinäre Teams sind in der Lage, Lösungen zu erarbeiten, die von allen getragen werden können. Mut, etwas anzupacken und auch mal anders zu machen, ist der erste Schritt.

Außerdem ist es wichtig, dass in den Köpfen der Beamten ein Umdenken stattfindet: Hochkomplexe digitale Lösungen gibt es nicht von der Stange. Die Entscheider in der Öffentlichen Verwaltung müssen sich also von dem Gedanken verabschieden, eine fertige Lösung zu kaufen – stattdessen sollten sie das Hauptaugenmerk auf den Weg dorthin richten.

2. Mehr Vernetzung von Verwaltung, Forschung und Industrie

Die starke Zergliederung des Öffentlichen Sektors hemmt den Informationsfluss – dabei ist es in Umbruchzeiten wichtig, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Die Vernetzung untereinander – ungeachtet föderaler Strukturen – schafft Abhilfe. Zudem ist es auch ratsam, über andere Akzente in der Zusammenarbeit mit Forschung und Industrie nachzudenken. Nur wer miteinander ins Gespräch kommt, kann neue Erkenntnisse gewinnen. Die enge Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern der Gesellschaft kann zudem die Suche nach Talenten vereinfachen und neue Geschäftschancen für den Öffentlichen Sektor eröffnen.

Digitale-Verwaltung

3. Design Thinking als Methode

Die Öffentliche Verwaltung sollte bei ihren Projekten die Anforderungen und Erfordernisse der BürgerInnen in den Fokus stellen. Um dies umzusetzen, bietet sich eine Methode an, die wir Design Thinking nennen.

Dabei ist der Nutzen für die BürgerInnen die Prämisse bei jeder Handlung und der Erfolg basiert auf dem Wert, den die Behörden für andere generieren. Um die Probleme der BürgerInnen zu verstehen, müssen diese über den gesamten Prozess mit einbezogen werden. Interdisziplinäre Teams brechen in diesem Ansatz auch Silos und Abteilungsgrenzen auf und können Lösungsansätze für die unterschiedlichsten Problemstellungen entwickeln.

Zugleich sollte der Leitspruch „Alles ist ein Prototyp“ gelten. Denn nur, wenn die Verwaltung auch bereits produktive Lösungen immer wieder unter die Lupe nimmt und mit den Bedürfnissen der BürgerInnen abgleicht, können gute digitale Lösungen entstehen. Zudem zeigt der iterative Prozess schnell, ob eine Idee greift oder nicht.

4. Plattformen nutzen und auf kleine Projekte setzen

Auf Projektebene können zwei Grundgedanken dem Öffentlichen Sektor bei der Digitalisierung helfen: Zum einen kann es ratsam sein, mit einem kleinen, vergleichsweise schnell umsetzbaren Projekt zu beginnen. Die schnellen Erfolge wirken positiv nach innen, weil sie motivieren und positiv nach außen, weil sie den Nutzern die gewünschten digitalen Services zur Verfügung stellen. Zum anderen kann das Etablieren von Plattformen das Zusammenwirken vieler Parteien erleichtern. Als Vorbild kann der IBM Insurance Service Hub dienen: Im Rahmen dieses Projektes wurde der Informations- und Dokumentaustausch zwischen Ärzten, Versicherungen und Patienten digitalisiert. Dieses Modell kann auch im Verwaltungsumfeld Schule machen, denn auch hier liegen ähnlich komplexe Strukturen und Regularien vor.

5. Das Prinzip „Security by Design“ beherzigen

Wenn die Digitalisierung erfolgreich voranschreiten soll, dann müssen sich sowohl die beteiligten Organisationen als auch die BürgerInnen stets auf die Sicherheit ihrer Daten und den entsprechenden Datenschutz verlassen können. Leaks und andere Skandale aus Cyberangriffen wirken wie Nadeln im Luftballon – sie bringen den Traum in Sekundenschnelle zum Platzen. Daher ist es wichtig, jedes Digitalisierungsprojekt von Anfang an nach stringenten Sicherheitsregeln zu planen und umzusetzen und auch in einem übergreifenden Security Operation Center zu beschützen.

Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, ebnen sie den Weg zur digitalen Verwaltung. Interessiert, mehr über unsere Ansätze zu erfahren und sie gemeinsam mit uns zu diskutieren? Der Kongress Digitaler Staat ist eine gute Gelegenheit dazu – wir sind am 2. und 3. April in Berlin dabei!

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