Zukunft Industrien

Jung, mobil, intelligent – die Verwaltung von morgen!

Digitalisierung überall – und so steht auch die öffentliche Verwaltung vor der großen Aufgabe, sich im Sinne einer nutzerorientierten, effizienten und innovativen Behörde umzubauen. Wesentlich ist dabei, die externen Anforderungen an Behörden mit ihren internen Abläufen in Einklang zu bringen. Was wir uns ja alle wünschen, sind schnelle Bearbeitungen ohne Wartezeiten und von überall aus. Warum muss ich in der digitalen Welt noch zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort sein, um eine Hundesteuer anzumelden, eine Meldebescheinigung zu beantragen oder den Verlust meines Reisepasses zu melden?

Ein Totalumbau steht an – keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass die E-Akte – also die Digitalisierung der Papierwelt als eine erste Stufe – seit gut zehn Jahren die öffentliche Verwaltung umtreibt, aber immer noch zu jung für viele Behörden ist. Denn das papierlose Büro ist innerhalb der Verwaltungslandschaft immer noch eher eine Ausnahme. Aber es gibt Ausnahmen von der Ausnahme: Die Bundesagentur für Arbeit hat vor gut zehn Jahren mit der Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit im Bereich des Arbeitslosengeldes begonnen. Mit den Beschlüssen der Bundesverwaltung und der Länder im Zuge der Einführung der E-Government-Gesetze erreicht die E-Akte nun in einer zweiten Einführungswelle die deutschen Amtsstuben.

Die E-Akte ist mehr als Technologiewandel
Bürger profitieren von der E-Akte, weil Anfragen und Anträge schneller bearbeitet werden können. Für die Behörden bedeutet jedoch die E-Akte weit mehr als nur einen Technologiewandel, sie verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit. Steht doch die Verwaltungsakte als Synonym für die Verwaltungsarbeit, bringt das papierlose Büro für die Beschäftigten in vielen Fällen eine grundlegende Änderung der Sachbearbeitung mit sich. Dies macht es erforderlich, mit der Einführung der E-Akte einen umfassenden Change-Management-Prozess aufzusetzen, der Führungskräfte und die Sachbearbeiter ausreichend in diesem Veränderungsprojekt einbindet und mitnimmt.

Von der Bundesagentur für Arbeit lernen
Bereits im Einsatz ist die E-Akte von IBM bei der Bundesagentur für Arbeit, kurz BA. In diesem Basisdienst werden die Akten digitalisiert und den Mitarbeitern in einem Postkorbsystem zur Verfügung gestellt. Die Zustellung basiert auf einem Rollen und Berechtigungssystem, das an den Aufgabenschlüssel der BA angelehnt ist. BA-Mitarbeiter können schneller als bisher auf wichtige Informationen zugreifen und es stehen ihnen vielfältige, arbeitserleichternde Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Zudem reduziert sich der Bedarf an physischen Archivräumen und der Aufwand für den Postversand von Akten.

Auslaufmodell Papierakten – die E-Akte kommt.

Auslaufmodell Papierakten – die E-Akte kommt.

Bei der E-Akten-Einführung unterstützt IBM ihre Kunden ganzheitlich: Prozessoptimierung, technische Realisierung und das begleitende Change-Management. Technologisch bündelt IBM die eigene Expertise auf der Plattform „Elektronische Verwaltungsarbeit“. Die IBM Plattform steuert nicht nur das Zusammenspiel der digitalen Dokumentenverwaltung, sondern schlägt auch die Brücke zu anderen Anwendungen wie E-Mail-Funktionen oder Office-Anwendungen sowie den spezifischen Fachverfahren.

Next Generation wird mobiler und klüger
Von den Erfahrungen der Bundesagentur für Arbeit können Bund und Länder für die geplanten flächendeckende Einführung profitieren. Hinzu kommt, dass die zweite Generation der E-Akte durch innovative IT-Technologien wie Mobile oder Cognitive effizienter wird. Mobil macht IBM die E-Akte auf BSI-zertifizierten Tablets. Der sichere mobile Zugriff auf elektronische Dokumente erlaubt Mitarbeitern im Außendienst oder Home-Office einen verlässlichen geschützten Zugriff auf ihre Akten.

Außerdem fließen die jüngsten Innovationen rund um das Cognitive Computing in die E-Akte der zweiten Generation ein. Funktionen auf Basis des IBM Computersystems Watson ermöglichen eine intelligente Suche, die insbesondere unstrukturierte Informationen berücksichtigen kann. Eingescannte Briefe und Dokumente sowie Bilder oder Videoinhalte lassen sich mit Watson auswerten und für die Suche aufbereiten. Denn kognitive Algorithmen sind in der Lage, auch aus unstrukturierten Daten inhaltliche und semantische Zusammenhänge zu erkennen.

E-Akte bleibt Thema
Noch wird die Einführung der E-Akte die nächsten Jahre beschäftigen. Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen sollten jetzt die Zeit nutzen, um die E-Akte mobil und klug zu machen. Die IT der kognitiven Ära hält mehrere Optionen bereit, um die digitale Verwaltung effizienter zu gestalten – sowohl im Sinne der Mitarbeiter als auch der Bürgerinnen und Bürger.

Bildquelle: iStockphoto

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