Un flujo de trabajo es un sistema para gestionar procesos y tareas repetitivos que ocurren en un orden particular. Son el mecanismo por el cual las personas y las empresas realizan su trabajo, ya sea para la fabricación de un producto, prestar un servicio, procesar información o cualquier otra actividad que genere valor.

Dentro de la gestión de procesos de negocio, un flujo de trabajo se puede definir como una serie simple de tareas individuales, mientras que un proceso de negocio se considera más complejo y consta de múltiples flujos de trabajo, sistemas de información, datos, personas y sus patrones de actividad. Un flujo de trabajo se distingue por su simplicidad y repetibilidad, y generalmente se visualiza con un diagrama o una lista de verificación.

El software de gestión de flujo de trabajo ayuda a simplificar y optimizar un proceso de negocios dentro de una organización. En gran medida, lo hace mediante la coordinación de interacciones entre diferentes partes interesadas o entre individuos y sistemas de información. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo canalizan las tareas al empleado apropiado en el momento correcto, proporcionando la información pertinente y un impulso para acelerar el trabajo a lo largo del proceso general. También admite tareas manuales y automatizadas a través de la gestión de documentos para actividades como informes de gastos.

A Frederick Taylor, un ingeniero mecánico, se le atribuyen las teorías de gestión científica que son fundamentales para los flujos de trabajo. Buscó aumentar la eficiencia industrial mediante el análisis empírico de los procesos de fabricación con el objetivo de reducir el desperdicio y estandarizar las mejores prácticas.

Sus teorías, junto con las de Henry Gantt, el desarrollador del popular diagrama de Gantt, continúan informando la gestión de proyectos y la ingeniería industrial en la actualidad. Los flujos de trabajo ayudan a planificar y monitorear proyectos de una manera metódica y lógica, lo que permite a los equipos alcanzar fechas límite y cumplir con metas importantes.

El concepto de flujo de trabajo también se ha utilizado dentro de la disciplina relacionada de la investigación de operaciones, que aplica métodos analíticos para examinar la naturaleza del trabajo. En investigación de operaciones, tanto las técnicas de estadística como la teoría de juegos y la inteligencia artificial  se utilizan en combinación con la ciencia administrativa para resolver problemas complejos del mundo real.

Dado que los flujos de trabajo se componen de tareas discretas paso a paso, se pueden visualizar fácilmente a través de un diagrama de flujo. El mapeo del flujo de trabajo, también conocido como mapeo de procesos , proporciona una comprensión más profunda del proceso de flujo de trabajo general, lo que permite la optimización y/o la automatización total o parcial.

Los diagramas de flujo de trabajo se crean siguiendo los siguientes pasos:

1. Determine un proceso para mapear. Algunos tipos de flujos de trabajo son autónomos y cuentan con parámetros muy estrechos y poca variación en sus procesos internos; otros están definidos de forma más difusa. Para lograr el mayor impacto, es posible que se busque priorizar un proceso que tiene dificultades para lograr resultados o un proceso que afecta la satisfacción del cliente.
2. Recopile información e identifique a las partes interesadas. Reúna a aquellos que tengan un conocimiento profundo del proceso que busca optimizar. Estos expertos en la materia (SMEs, por sus siglas en inglés) proporcionan una mayor comprensión sobre dónde ocurren las transferencias en el proceso, como las partes interesadas, la secuencia de pasos, los plazos, los recursos, etc. También pueden enfocarse en algunas de las áreas problemáticas, como los cuellos de botella y redundancias, que pueden comprometer la eficiencia. Durante esta etapa del proceso, usted necesita documentar toda la información relevante sobre el mismo.  
3. Describa los pasos del flujo de trabajo. Determine dónde comienza y termina el proceso actual, así como la secuencia de pasos intermedios. Si bien el nivel de detalle puede variar, generalmente se incluye información sobre entradas, salidas, métricas y partes interesadas.
4. Represente el proceso de flujo de trabajo como un  diagrama de flujo. Una  herramienta de flujo de trabajo sería ideal para la documentación, ya que proporciona un lugar centralizado y sin papel para que los miembros del equipo compartan y accedan fácilmente a la información del proceso. Durante esta etapa, las redundancias en el proceso se pueden ver más fácilmente, lo que inspira formas de agilizar un proceso dado. 
5. Obtenga retroalimentación. Revise esta plantilla de flujo de trabajo con las partes interesadas para su validación y obtener sus comentarios. A medida que los equipos identifican áreas donde ocurren errores o cuellos de botella más frecuentemente, estos pueden alinearse colectivamente en las mejoras del proceso, por ejemplo, la consolidación, eliminación o reordenación de pasos. Las metodologías de proceso populares, como Six Sigma y la filosofía Kaizen de mejora continua, también se pueden aplicar durante esta etapa.
6. Finalice el  diagrama de flujo. Esto debe incluir ajustes basados en comentarios. Los motores de los flujos de trabajo automatizan parcialmente  la operación de los equipos, haciendo progresar a los individuos a la siguiente tarea  en un proceso determinado.

Los procesos manuales son susceptibles a errores humanos, ineficiencias e inconsistencias que pueden alterar la calidad del producto y las experiencias del cliente, mientras que los sistemas automatizados son inherentemente eficientes, consistentes y escalables. La Gestión de los Procesos de Negocio (BPM) puede ayudar a automatizar tareas que pueden parecer fútiles utilizando tecnología conocida como la automatización de procesos robóticos  (RPA). La RPA es ideal para realizar tareas repetitivas, como generar automáticamente una respuesta por correo electrónico cuando un cliente completa un formulario de solicitud, procesar transacciones o comunicarse con múltiples bases de datos mientras procesa un reclamo de seguro.

Casi cualquier procedimiento operativo en cualquier industria puede describirse como un flujo de trabajo, asumiendo que está compuesto por pasos repetibles. Algunos casos de uso incluyen:

• Órdenes de compra de la empresa: Los flujos de trabajo de aprobación  representan una ayuda a los gerentes y equipos de finanzas y adquisiciones dentro de las organizaciones. La gerencia pasa por un proceso de aprobación para establecer presupuestos con sus equipos de finanzas, y el departamento de adquisiciones les ayuda a garantizar que las agencias de terceros cumplan con los requisitos legales y de la compañía para la asociación.  
• Comercio electrónico:  Después de que un cliente envía un pedido y la información de la tarjeta de crédito, se procesa una transacción y se recibe el pago. Luego, el artículo pedido se recoge en un almacén y se empaqueta para su envío. Después, el paquete se envía al cliente.
• Incorporación de nuevos empleados:Cuando un nuevo empleado se une a un equipo, el nuevo empleado debe completar un flujo de trabajo de incorporación  que generalmente incluye trámites legales, acceso a recursos de TI y capacitación y orientación relevantes para la organización.
• Servicio y soporte al cliente: Los sistemas de venta de entradas forman parte de los flujos de trabajo digitales. Están diseñados para que los equipos de soporte respondan una variedad de preguntas en tiempo real y resuelvan problemas de manera sistemática siguiendo los pasos de rutina.
• Registro de cuenta bancaria:  Cuando un nuevo cliente abre una cuenta, pasa por una serie de tareas secuenciales. El cliente verifica su identidad y luego la institución financiera proporciona declaraciones de divulgación e información de cuenta relevante. Los registros de la transacción se documentan y mantienen con fines de auditoría.
• Gestión de los servicios de salud:  Para cada paciente que visita una clínica médica, se sigue un procedimiento estándar de clasificación, diagnóstico y manejo.
• Talleres de trabajo y flujo en la manufactura:  Los productos pueden moverse a través del proceso en una secuencia lineal de pasos que nunca cambia (un taller de flujo) o pueden moverse a través de diferentes máquinas en un patrón variable según lo que se está fabricando (un taller de trabajo). Los procesos industriales son donde se utilizaron por primera vez los conceptos de flujos de trabajo complejos, y sigue siendo un término común en la fabricación hasta el día de hoy.

Al emplear sistemas automatizados o estrategias analíticas formales para mejorar los flujos de trabajo en una empresa, las partes interesadas pueden ver muchos beneficios, que incluyen:

• Mejora de la toma de decisiones (volviéndose racional y coherente basada en datos)
• Reducción de costos y riesgos
• Procesos operativos más rápidos y eliminación de los cuellos de botella
• Una comprensión más profunda de las operaciones y las formas de cerrar la brecha entre el estado actual y un estado futuro deseado.
• Experiencias de cliente mejores y más consistentes
• Eliminación de tareas aburridas y repetitivas de las funciones laborales, lo que libera a los empleados para que se concentren en un trabajo más creativo y de mayor valor.
• Aplicaciones, sistemas y tecnologías cognitivas avanzadas integradas

La minería de procesos es solo una parte de la modernización de su organización a medida que la necesidad de automatización se amplía en las operaciones comerciales y de TI. El cambio hacia una mayor automatización debe comenzar con pequeños proyectos exitosos, que luego puede escalar y optimizar para otros procesos y en otras partes de su organización.

Al trabajar con IBM, tendrá acceso a las funcionalidades de automatización basadas en inteligencia artificial, incluidos los flujos de trabajo preintegrados, para ayudar a acelerar la innovación haciendo que cada proceso sea más inteligente.

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