Mapeo de procesos
Equipo que trabaja con notas adhesivas en la oficina
¿Qué es el mapeo de procesos?

Conozca el mapeo de procesos, un método que promueve una mejor comprensión de los procesos y la identificación de áreas de mejora.

El mapeo de procesos representa visualmente un flujo de trabajo, lo que permite al equipo comprender un proceso y sus componentes con mayor claridad. Hay una variedad de mapas de procesos, y es posible que usted conozca uno por un nombre diferente, como un diagrama de flujo, mapa de proceso detallado, mapa de documento,  un mapa de procesos de alto nivel, mapa de procesos renderizado, carril o "swimlane", diagrama de cadena de valor agregado, mapa de flujo de valor, diagrama de flujo, diagrama de flujo de proceso, modelo de proceso o diagrama de flujo de trabajo. Estos diagramas visuales suelen ser un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM) de una empresa.

Un mapa de proceso describe los pasos individuales dentro de un proceso, identifica a los responsables de las tareas y detalla los plazos esperados. Son particularmente útiles para comunicar procesos entre las partes interesadas y revelar áreas de mejora. La mayoría de los mapas de procesos comienzan en un nivel macro y luego brindan más detalles según sea necesario.

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Tipos de mapas de procesos

Hay varios tipos diferentes de mapas de procesos. Algunas de las técnicas de mapeo incluyen:

  • Diagramas de flujo básicos: son mapas visuales, que proporcionan los detalles básicos de un proceso, como entradas y salidas.
  • Mapas de implementación: también conocidos como diagramas de flujo multifuncionales, muestran las relaciones entre diferentes equipos. Estos mapas suelen utilizar diagramas de carriles para ilustrar cómo fluye un proceso en la empresa, lo que facilita la detección de cuellos de botella o redundancias.
  • Mapas de proceso detallados: muestran una versión detallada de un proceso, que contiene detalles sobre los subprocesos.
  • Mapas de proceso de alto nivel: también conocidos como mapas de cadena de valor o de "arriba hacia abajo", muestran una vista macro de un proceso, incluidos sus elementos clave, como un proveedor, una entrada, un proceso, una salida o un cliente (SIPOC).
  • Mapas de procesos renderizados: representan un proceso actual/futuro para mostrar áreas de mejora potencial del proceso.
  • Un mapa de flujo de valor (VSM) es una técnica lean six sigma, que documenta los pasos necesarios para desarrollar un producto o servicio para un usuario final.

Símbolos de mapeo de procesos

Los mapas de procesos utilizan representaciones visuales, como símbolos básicos, para describir cada elemento del proceso. Algunos de los símbolos más comunes son flechas, círculos, rombos, cajas, óvalos y rectángulos. Estos símbolos pueden provenir del modelo y notación de procesos de negocio (BPMN) oLenguaje de modelado unificado (UML) (enlace externo a IBM), que son métodos gráficos para los mapas de procesos.

La mayoría de las organizaciones necesitarán usar solo algunos de los símbolos más comunes para completar un mapa de procesos. Algunos de estos símbolos incluyen:

  • Un rectángulo se utiliza para representar un proceso específico y sus actividades y funciones.
  • Se utiliza una flecha para mostrar tanto la dirección del flujo como la conexión entre los pasos.
  • Un óvalo se usa a menudo para mostrar el comienzo o el final de un flujo de proceso.
  • Se utiliza un rombo para indicar un punto de decisión. El proceso continuará siguiendo una ruta predefinida en función de la decisión.
  • Un rectángulo con un extremo redondeado se usa a menudo como símbolo de retraso, que muestra una pausa en el proceso antes de que continúe el flujo.

Cómo crear un mapa de procesos

Usted querrá aprovechar esta metodología al momento de desarrollar su propio mapa de procesos de negocio:

  1. Enfóquese en el proceso que ellija. Para lograr el mayor impacto, es posible que se busque priorizar un proceso que tiene dificultades para lograr resultados o un proceso que afecta la satisfacción del cliente.
  2. Involucre a las personas adecuadas. Reúna a aquellos que tengan un conocimiento profundo del proceso que busca optimizar. Estos expertos en la materia (SMEs) lo ayudarán a determinar la información crítica dentro de todo el proceso, como los stakeholders, la secuencia de pasos, los cronogramas, los recursos, etc. También pueden enfocarse en algunas de las áreas problemáticas, como los cuellos de botella y redundancias, que pueden comprometer la eficiencia. Durante esta etapa del proceso, usted necesita documentar toda la información relevante sobre el mismo.  
  3. Haga un bosquejo del mapa del proceso. Durante este paso, querrá determinar dónde comienza y termina el proceso actual, así como la secuencia de pasos intermedios. Si bien el nivel de detalle puede variar, generalmente se incluye información sobre entradas, salidas, métricas y partes interesadas.
  4. Utilice símbolos de diagrama de flujo básicos para mejorar el mapa del proceso. Detalle el mapa de procesos actual utilizando correctamente los símbolos básicos de los diagramas de flujo. El software de mapeo de procesos se usa generalmente para completar este paso.
  5. Obtenga retroalimentación. Una vez que haya mejorado el mapa, valídelo con los miembros del equipo para confirmar la documentación precisa del proceso, asegurándose que todos los pasos correctos estén incluidos y/o que no se repitan. Cuando los involucrados en el proceso hayan acordado los pasos que se presentaron, pida feedback sobre las optimizaciones a realizar en el proceso. Esto puede implicar eliminar pasos para simplificarlo o incorporar otros para permitir una mayor colaboración o calidad.  
  6. Implemente y observe el impacto de los cambios de proceso. Realice una prueba de concepto (POC) con un subconjunto del equipo antes de escalar cualquier cambio en toda la organización. Esto minimiza el riesgo para el negocio y brinda la oportunidad de incorporar comentarios adicionales para optimizar el proceso, lo que permite a la administración realizar la transición a un nuevo proceso a escala de manera más fluida. El seguimiento regular de los procesos permitirá una mejora continua a lo largo del tiempo.

Para obtener más consejos sobre cómo crear un mapa de procesos eficaz,lea el siguiente blog .


¿Por qué es importante el mapeo de procesos?

El propósito principal del mapeo de procesos de negocios es ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y efectivas al alcanzar una meta u objetivo específico. Esto a través de una mayor transparencia en torno a la toma de decisiones y el flujo de procesos, lo que a su vez ayuda a identificar redundancias y cuellos de botella dentro y entre los procesos. Dado que los mapas de procesos aprovechan las señales y los símbolos visuales, estos facilitan la comunicación de un proceso a una amplia audiencia. Esto puede conducir a una mayor participación, ya que estas documentaciones detalladas suelen ser más tediosas para los responsables de su creación, o para los clientes de consumir.

Al utilizar correctamente las plantillas prefabricadas dentro del software de mapeo de procesos, los equipos pueden colaborar fácilmente e intercambiar ideas sobre diferentes formas de agilizar los procesos de trabajo, lo que permite la mejora de los procesos comerciales. Al hacerlo, las empresas también pueden abordar mejor los desafíos específicos, como la incorporación y retención de empleados o la disminución de las ventas.

Algunos beneficios específicos del mapeo de procesos incluyen:

  • Un mejor entorno para probar escenarios y evaluarlos
  • Mayor estandarización y conocimiento de los papeles y las responsabilidades
  • Fácil identificación de los aspectos vulnerables de un proceso
  • Mejor rendimiento del equipo y mayor satisfacción de los empleados
  • Curva de aprendizaje más corta para los empleados durante la capacitación

Mapeo de procesos e IBM

En lugar de documentar todo de forma detallada, optimice su flujo de trabajo con programas de software, como IBM Blueworks Live, que pueden ayudarlo a personalizar su mapa de procesos según las necesidades de su negocio.

IBM Blueworks Live es una herramienta de modelado de procesos de negocios basada en la nube que proporciona un entorno de colaboración dedicado para construir y mejorar los procesos de negocios a través de la automatización del mapeo de procesos. IBM Blueworks Live facilita la documentación, el análisis y la mejora de sus procesos comerciales. Los equipos pueden colaborar en tiempo real a través de una interfaz web intuitiva y accesible, lo que permite una fácil documentación y análisis de los procesos.

Para obtener más información sobre la automatización inteligente, regístrese en IBMid ycree su cuenta de IBM Cloud.


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