¿Qué es la gestión de instalaciones?

La gestión de instalaciones ayuda a garantizar la funcionalidad, la comodidad, la seguridad y la eficiencia de los edificios y terrenos, la infraestructura y los bienes inmuebles

Horizonte de Lower Manhattan en la hora azul, Nueva York, EE.UU.

Definición de gestión de instalaciones

La gestión de instalaciones se puede definir como las herramientas y los servicios que respaldan la funcionalidad, la seguridad y la sustentabilidad de los edificios, los terrenos, la infraestructura y los bienes inmuebles. 

La gestión de las instalaciones incluye:

  • Gestión de arrendamientos, incluida la administración y contabilidad de arrendamientos
  • Planificación y gestión de proyectos de capital 
  • Mantenimiento y operaciones
  • Gestión de la energía eléctrica
  • Ocupación y gestión del espacio 
  • Experiencia de empleados y ocupantes 
  • Gestión de emergencias y continuidad del negocio
  • Gestión inmobiliaria

Tipos de  gestión de instalaciones. Hay dos áreas básicas: Gestión de instalaciones duras (Hard FM) y Gestión de instalaciones blandas (Soft FM). 

  • Hard FM se ocupa de activos físicos como plomería, cableado y ascensores, además de calefacción y refrigeración.
  • Soft FM se enfoca en tareas realizadas por personas, como servicios de custodia, contabilidad de arrendamiento, catering, seguridad y mantenimiento.

¿Cuál es la importancia de la gestión de instalaciones?

Para que las personas hagan su mejor trabajo y se sientan integradas en sus entornos, deben estar en edificios que sean seguros, acogedores y eficientes. La gestión de instalaciones incluye todo lo relacionado con las personas en las instalaciones y en los terrenos. Los lugares donde trabajan, juegan, aprenden y viven deben ser cómodos, productivos y sustentables.

Una gestión superior de las instalaciones contribuirá al resultado final de su organización, lo que afectará el valor a corto y largo plazo de las propiedades, los edificios y los equipos. Sus esfuerzos pueden ser cruciales para:

  • Optimización del espacio
  • Orientación de proyectos de capital
  • Gestión y mantenimiento de energía eléctrica
  • Contabilidad de arrendamiento
  • Experiencia en el lugar de trabajo

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Los números muestran la importancia de la gestión de instalaciones

30 % de ahorro

Los bienes inmuebles son el segundo costo más alto para una organización y la gestión efectiva del espacio puede resultar en ahorros de costos de hasta un 30 %.¹

80 % por encima del presupuesto

El proyecto de capital promedio tiene un 80 % por encima del presupuesto y 20 meses de retraso, pero la adopción de la tecnología de gestión de proyectos de capital puede conducir a una reducción de hasta el 45 % en los costos generales del proyecto.²

Pérdida de USD 27.5 mil millones

Los empleados en los EE. UU. pierden 160 millones de días al año buscando escritorios, oficinas y colegas. Eso resulta en una pérdida de USD 27.5 mil millones  al año a nivel nacional.³

59 % menos rotación de empleados

Las empresas que ocupan un lugar destacado en el compromiso de los empleados tienen un 59 % menos de rotación, un 17 % más de productividad y un 41 % menos de ausentismo.

30–50 % de ahorro

Un edificio inteligente con sistemas integrados puede generar un ahorro del 30 al 50 % en edificios existentes que, de otro modo, serían ineficientes.


Tecnología de gestión de instalaciones

La tecnología en la gestión de instalaciones incluye tanto software como sistemas. Los entornos construidos generan grandes cantidades de datos mediante sensores del Internet de las cosas (IoT), wi-fi,  medidores, manómetros y dispositivos inteligentes. Las soluciones más eficaces permiten a los departamentos de gestión de instalaciones hacer un buen uso de estos datos mediante la infusión de analítica e inteligencia artificial (IA) en un Sistema integrado de gestión del lugar de trabajo  (IWMS). Estas tecnologías brindan funcionalidades cognitivas que facilitan la gestión de instalaciones asistida por computadora, para que pueda analizar y aprender de los datos, lo que le permite lograr visibilidad en tiempo real, realizar mantenimiento predictivo de instalaciones y crear entornos más productivos y rentables.


Funciones de la gestión de instalaciones

En varias industrias y tamaños de empresas, los gerentes de instalaciones tienen una amplia variedad de importantes responsabilidades diarias. Estos gerentes deben planificar con anticipación y también estar listos para diversas tareas dentro de un día determinado. Mientras que las responsabilidades del gerente a menudo incluyen:

  • gestión inmobiliaria
  • proyectos de capital y planificación
  • ocupación y gestión del espacio 
  • administración de arrendamiento y contabilidad
  • experiencia en el lugar de trabajo

... también hay formas de mejorar el rendimiento de cada responsabilidad que llenará la agenda del gerente:

  • entregar eficiencias operativas
  • crear un entorno propicio para la productividad
  • encontrar y adoptar soluciones tecnológicas 
  • garantizar la conformidad normativa
  • minimizar los riesgos para las instalaciones y los empleados
  • reducir los costos de consumo de energía
  • reducir la huella de carbono de la cartera inmobiliaria

Tendencias futuras en la gestión de instalaciones

En el Estudio de CEO de IBM Institute for Business Value 2021, el 56 % de los directores ejecutivos enfatizan la necesidad de "buscar agresivamente" la agilidad y la flexibilidad operativas durante los próximos dos o tres años. Una implicación es que a medida que muchas empresas regresan a sus oficinas, el lugar de trabajo idealmente se convierte en un destino donde los empleados desean reunirse y colaborar, conectándose entre sí de manera segura. Y luego ya existe la necesidad de crear una estrategia de regreso al lugar de trabajo. Obtenga más información en los siguientes blogs.

El paso es a los espacios de trabajo híbridos. El nuevo espacio de trabajo en el mundo posterior a la pandemia deberá satisfacer aún más necesidades. ¿La productividad significa mantener el trabajo presencial o ahorrar tiempo de desplazamiento de los empleados? Eche un vistazo a las ventajas y desafíos de crear un modelo de espacio de trabajo híbrido.

Ofrezca a los empleados una mejor experiencia en el lugar de trabajo. LA COVID-19, las expectativas de los empleados y la tecnología están redefiniendo "un excelente lugar para trabajar". Esa experiencia aún puede significar la diferencia entre empleados comprometidos y productivos y una empresa que enfrenta rotación e incluso más interrupciones. Descubra cómo crear esa nueva experiencia.


Casos de estudio de gestión de instalaciones

Sistema de Servicio Internacional (ISS)

Vea cómo ISS está transformando la gestión de instalaciones de más de 25,000 edificios en todo el mundo con TRIRIGA. Los ejemplos específicos de gestión de instalaciones muestran el valor del IoT a medida que los edificios y los entornos se vuelven más personalizados, intuitivos y fáciles de usar.

IBM Global Real Estate (GRE)

Con la aparición de COVID-19, GRE pudo trasladar al 95 % de los empleados globales de IBM de la oficina al hogar mediante el uso de nuestras propias soluciones. Ahora nos estamos preparando para volver a la oficina, con la capacidad de supervisar el cumplimiento de los protocolos relacionados con la pandemia y verificar las credenciales de salud.


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Fuentes


¹ Research and Markets  (enlace externo a ibm.com)

² McKinsey & Company  (enlace externo a ibm.com)

³ Senion  (enlace externo a ibm.com)

⁴ Gallup  (enlace externo a ibm.com)

⁵ American Council for an Energy-Efficient Economy (PDF, 1.2 MB)