发布日期：2024 年 2 月 20 日
撰稿人：Cole Stryker
员工生产力衡量一名员工或一组员工为实现组织目标所做出的贡献的效率和效果。关键绩效指标 (KPI) 衡量与时间、精力和资源输入相关的工作输出。
提高员工工作效率是组织取得成功的关键组成部分。工作效率的提高有助于员工更快、更高效地实现目标，从而节省成本并提高盈利能力。此外，它还有助于提高员工满意度。
工作效率的一大组成部分在于：消除或自动完成无需大量人类认知输入的死记硬背型任务或繁琐任务。近年来，各大组织实施了各种人工智能驱动式工作流程来自动执行重复性任务，从而为公司节省了时间和金钱，且通常还能让员工腾出时间专注于更有趣、“更高级”的工作（此类工作非常需要特有的认知能力，而人类更适合提供此类能力）。
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评估员工工作效率时可能会涉及各种指标，具体则取决于实际工作和组织目标。具体指标可能包括产量、销售收入、项目完成率、产品质量和客户满意度。为实现这些指标所量化的具体目标，管理人员和工作场所工作效率分析师会研究众多因素，而这些因素可通过采用各种最佳实践和方法来加以改进。
有效规划并分配时间以完成任务的流程。繁琐或低效的工作流程、含混不清的程序和冗余的流程均可能会降低工作效率。时间跟踪工具或方法可监控员工如何分配其时间，从而帮助识别效率低下的领域并提供针对工作负载分配的洞察。
员工在各自岗位上所掌握的专业知识水平和熟练程度。如果员工缺乏必要的技能或培训，或是他们对自己的角色、职责和组织目标缺乏清晰的了解，他们则可能难以完成个人任务。
企业领导者的行为会对工作效率产生重大影响。领导与管理实践的质量会严重影响员工工作效率。良好的领导往往能在整个工作日都激发员工辛勤工作。无效的管理实践或有害的公司文化可能会导致沟通不畅或积极性下降，从而对工作效率产生负面影响。有效的产品管理工具和方法可减少各工作流程中的低效问题。
一系列因素；例如，旨在实现舒适和高效的物理工作空间的空间布局、组织文化以及员工完成任务所需工具和资源的可用性。较高的工作压力、过长的工作时间、微观管理以及缺乏工作与生活的平衡均可能会导致倦怠和工作效率下降。相比之下，积极的工作环境则可实现更高的工作满意度和工作质量，从而最终有助于提高盈利水平。
员工对自身工作的积极性和参与度，而这可能会受到薪酬和其他物质激励、认可和目标感的影响。否则，工作效率出色的员工会认为自身的工作缺乏挑战性、吸引力或回报性，从而可能会缺少动力。明确界定的工作角色、职责、绩效预期以及明确的 KPI 可激励员工动力，并帮助他们通过工作来达成这些期望。
使用适当的技术和工具来提高效率并简化流程。过时的方法或失灵的工具会导致挫败和延误。
沟通渠道的可及性、可用性和清晰度，而它们可为团队合作以及员工接收指导和反馈的能力提供支持。沟通不清晰或缺乏沟通会导致误解并降低员工的工作效率。
为了评估员工的生产力，组织需要能够衡量生产力水平。这包括评估员工在完成任务和履行职责时的产出和效率。衡量个人或团队生产力的常用方法有两个总体类别：定量和定性。
管理人员和分析人员可测量在特定时间范围内完成的工作量，或是完成特定工作量所需的时间—这是查看同一数据的两种不同方法。其他定量工作效率指标则可能包括：生产的部件数、完成的任务数或已完成的项目数。对于涉及销售的角色，这些指标则可跟踪销售收入、已完成的交易数或客户获取率。销售 KPI 可能包括转化率或每客户平均收入。每员工收入和每产出成本等财务指标有助于了解特定工作流程、项目或团体的财务成功状况。
当然，成功不仅受到产量的影响，还会受到质量的影响。人们可衡量缺陷率或错误率，且有多种方法可用于衡量客户满意度（通常与产出质量相关）。在线调查、社交媒体情绪、流失率、客户服务量—有很多方法可用于衡量最终用户对员工所交付产品是否满意。管理人员与同行评审以及自我评估则可有助于捕获整体工作效率的抽象方面或难以衡量的方面。测试和绩效评估可帮助衡量员工对如何有效使用其工具和满足管理人员期望的了解程度。
通过将定量与定性指标相结合，有助于组织全面了解如何提高员工的工作效率。
人工智能 (AI) 能以多种方式在提高员工工作效率方面发挥重要作用。其中部分最常见、最有效的用例如下。
AI 可处理日常与琐碎任务，以便员工腾出时间专注于自身工作中更复杂、更具创造性的方面。数据输入、文件管理和报告生成等任务如今可由 AI 快速执行，且具有很高准确性，而在某些情况下甚至还可超过人类的平均表现。
人工智能驱动式聊天机器人和虚拟代理可处理基本的客户查询，从而减轻人工客户支持团队的负担。如此一来，员工便可专注于需要人为参与的更复杂客户问题。
AI 可快速、准确地分析大量数据，从而提供有助于决策流程的洞察。预测性分析可帮助预测趋势，以便组织做出明智的决策并更有效地进行规划。
人工智能驱动式聊天机器人和虚拟助手可处理日常查询，以便员工更高效地访问信息和获取支持。此举可简化沟通并减少花在基本管理任务上的时间。
AI 可根据员工个人需求和学习风格来定制培训与发展计划，从而优化学习流程。自适应学习平台可调整内容和节奏以适应每位员工的进步速度。
AI 可协助监控员工绩效，以便提供实时反馈和改进建议。预测性分析可识别潜在问题，从而在工作效率受到影响之前进行主动干预。物联网传感器有助于量化人工工作流程的绩效。
AI 可分析工作流程模式并提出优化建议，从而帮助团队简化流程并消除瓶颈。智能调度工具可优化会议时间、任务分配和项目时间线。
生成式 AI 允许员工快速创建内容，或创建更高复杂程度的内容。销售人员可在几秒钟内生成定制的客户宣传，工程师可快速将代码从一种语言翻译成另一种语言，设计师则可生成和处理图像、视频与音频资产，而不必从头开始创建。
考虑到道德影响、数据隐私以及对员工队伍的潜在影响，实施 AI 技术时确保深思熟虑显得至关重要。此外，为员工提供充分的培训和支持并使其适应 AI 驱动式变化，对于成功实施 AI 和提高整体工作效率也至关重要。
随着 AI 系统和 IoT 传感器的引入，管理人员可比以往衡量员工体验的更多方面。员工工作效率领域正在飞速发展。其中值得注意的部分大趋势如下。
如上一节所述，AI 在工作场所的整合会继续扩展到几乎影响员工体验方方面面的各种用例。
远程与混合工作模式如今已成为知识工作者的主流。新冠疫情加快了新的项目管理方法与数字协作工具（如 Slack 和 Zoom）的采用，以适应通常为异步状态的远程协作并保持较高的工作效率。灵活的工作时间、压缩的工作周以及其他替代方案可满足远程团队成员的多样化需求。
直至最近，组织才开始重视员工的心理健康与保健问题。如今，心理健康和保健支持计划已十分普遍。快乐、充实的员工往往更有工作效率。此类计划可能包括引入默想室、现场瑜伽课程、员工资源小组以及致力于促进工作与生活平衡的举措。
对员工的整体工作体验采取整体方法，重点关注员工从工作中获得的无形利益，一直是一个主要趋势。为了吸引和留住顶尖人才，组织意识到他们必须考虑自己的使命、公司文化、职业和技能发展机会、工作场所的灵活性等。良好的员工体验不仅仅意味着薪水。
企业会利用数据分析来深入了解员工的工作效率模式。数据驱动式方法有助于确定需改进的领域，从而优化工作流程并做出明智的决策。
如果员工能轻松委派耗时的任务、通过简易查询来无缝访问信息并在单个简化的应用程序中处理复杂的项目，情况会是怎样？
员工体验是组织采取的一种整体性人才管理方法，它旨在帮助确保员工获得在工作中取得成功和发展所需的支持。
了解数字化员工如何实现数据收集自动化。并使员工能够将更多的时间投入到高价值任务上。
HR 自动化是使用数字工具简化人力资本管理中耗时 HR 任务的做法。
为了达到最佳性能，自动化需要来自整个组织和合作伙伴生态系统的不间断数据。
各组织可以优先考虑整体员工体验，深思熟虑如何在员工生命周期的各个阶段提供服务，从招聘流程到入职流程再到员工在公司的工作直到离职面谈。