什么是数字资产管理?
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什么是数字资产管理?

数字资产管理解决方案是一种软件和系统解决方案,它提供了一种系统化的方法,可以有效地存储、组织、管理、检索和分发组织的数字资产。

数字资产管理 (DAM) 既可以指业务流程,也可以指某种形式的信息管理技术或数字资产管理系统。DAM 功能可帮助许多组织创建可以访问媒体资产的集中位置。

数字资产是 DAM 流程的关键组成部分。它是由企业或个人拥有的任何有价值的文件类型,它采用数字格式,可通过元数据进行搜索,并包含访问和使用权限。数字资产的类型有很多,包括但不限于:

  • 文档
  • 图像
  • 音频内容
  • 视频
  • 动画
  • 媒体文件
  • 图形
  • 演示文稿
  • 任何包含使用权的数字媒体

DAM 解决方案通过为数字资产创建集中管理系统,简化资产管理并优化富媒体的制作,尤其是在销售和营销组织内。它通过自动资产更新和强化品牌准则来实现品牌一致性,为企业内部提供单一可信信息源,并为外部受众提供更加一致的用户体验。

现代数字内容管理团队和营销人员还依靠 DAM 来重新利用内容,通过宝贵的搜索功能减少不必要的制作成本和重复的工作流。

鉴于品牌资产和营销资产通过数字渠道(如社交媒体)具有很高的知名度,品牌必须在图像和信息传递方面保持一致,以建立品牌权威并促进业务增长。因此,数字资产管理平台正在成为数字化转型工作的关键组成部分,这也就不足为奇了。

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DAM 软件如何工作

使用 DAM 解决方案涉及几个步骤:

  1. 创建资产:标准化模板和文件格式甚至在数字文件创建之前就为编码做好了准备。这种标准化提高了文件搜索和检索的便利性。
  2. 编码和索引:为简化资产搜索,元数据可通过资产类型(如白皮书)、版本(如新版本)、媒体类型(如视频)和所用技术(如 Photoshop)等属性识别数字内容。这些标识符会创建索引,对具有共同标签的资产进行分组以提高可搜索性。
  3. 工作流:这种索引可用于规则驱动的工作流,实现任务和流程自动化。
  4. 版本控制:版本控制对于实现工作流自动化越来越重要,因为它能确保在现有工作流中使用最新的资产。在建立新的工作流时,它还能确保只访问最新版本,并将其转发给他人审查和使用。
  5. 通过权限进行治理:通过权限进行治理可确保只有获得访问权限的人员才能按照分配给他们的方式使用资产。此功能可保护组织资产免遭盗窃、意外损坏或删除。
  6. 审核:进行内部审计,评估 DAM 的有效性并确定需要改进的领域。同样,监管机构可以审计 DAM 解决方案,确保组织的技术和流程符合法规。这两种类型的审计在金融和医疗保健等受到高度监管的行业中都会定期进行。

您可以在本地、云端或混合拓扑中实施 DAM 解决方案。基于云的资产存储、管理和交付对于您的组织来说是一种经济高效、安全、可扩展且灵活的选择。

DAM 的优点
  • 降低生产成本,改善资源分配。DAM 中的资产集中化使组织能够查找和重用资产,从而降低生产成本和重复工作流。降低成本可以鼓励将资源分配到业务的其他领域。由此产生的效率提升有助于更快地将资产和解决方案推向市场。
  • 提高组织透明度。DAM 为用户提供清晰、全面的数字资产视图,对内容规划和执行产生了积极影响。它可以加强不同利益相关者之间的协作,或者通过消除冗余项目来引入更具影响力的工作流程。
  • 提高转化率和客户保留率。当企业根据用户在买家旅程中的阶段适当地组织内容时,他们可以在正确的时间为目标受众提供内容和营销材料。DAM 使组织能够个性化客户体验,建立和培养更牢固的关系。这个过程反过来有助于潜在客户和现有客户更快、更有效地根据购买周期向前推进。
  • 品牌一致性。DAM 有助于确保信息传递、定位、视觉表示和其他品牌坚持方式保持一致。借助 DAM,职能部门和业务部门可以重复使用创意文件和其他资产,提高效率并向市场呈现单一事实。
  • 治理与合规。许可证、法律文档、档案和其他资产可以在满足行业驱动或政府监管合规要求方面发挥关键作用。组织和快速检索这些资料的能力可以为组织节省时间和资金,并减少对核心业务流程的干扰。
DAM 的历史和未来

20 世纪 80 年代末出现了桌面出版,使印刷商、出版商和广告商能够将文本、图形和摄影数字化。对于大多数内部硬盘来说,这些文件太大,因此使用简单的元数据标签将这些文件传输到外部介质。它们被放置在简单的分层文件和文件夹中。

1992 年,Canto Software 发布了最早的 DAM 系统之一 Cumulus。它是一个本地独立解决方案,具有缩略图预览、元数据索引和搜索功能。虽然早期的 DAM 解决方案使资产易于查找、验证和检索,但文件仍然不易共享。

到 21 世纪初,基于服务器的 DAM 实现了互联网上的文件共享。此后不久,云存储提供了另一种存储、管理和分发数字资产的方式。

DAM 迅速发展成为能够将内容交付到各种设备、系统和存储库的集成库。应用程序编程接口 (API) 使资产能够插入不同的应用,快速高效地满足特定要求。

现在,通常会将 AI 功能通常嵌入 DAM 中,即智能地标记和交叉引用资产,包括视频识别和语音识别。IBM Watson Video Enrichment 可以使用深度学习技术分析视频流,而 IBM Blockchain Platform 可确保更高的 DAM 安全性。使用机器学习,DAM 系统可以预测内容需求并向用户提出建议。这些营销任务在几分钟或更短的时间内完成,使组织能够近乎实时地做出响应并获得竞争优势。

在 DAM 解决方案中寻找什么

在考察 DAM 平台时,重要的是要评估所选解决方案是否具有支持当前和未来需求的功能。成功的 DAM 解决方案提供以下功能:

  • 支持资产生命周期和基于角色的权限:您的 DAM 解决方案应使您能够管理从构思到概念以及整个生命周期的数字资产。它还应提供您所需的细粒度访问权和权限,以维护资产的完整性。
  • 集成:您的 DAM 解决方案应与您当前拥有的解决方案(如资产创建和分发)以及您计划在未来添加的任何系统集成。
  • 双向灵活性:灵活、敏捷的 DAM 解决方案提供了在任何方向搜索资产的灵活性。双向灵活性使您能够搜索元数据(如品牌)以查找资产,或搜索特定资产以查找元数据。此功能支持组织内的其他职能组搜索和重新利用资产。
  • 导入和导出功能:您的 DAM 解决方案不应创建数据孤岛。理想的解决方案应包括共享数字资产以及搜索结果和其他数据的功能。
  • 稳定的存储和传输基础设施:您所选的 DAM 解决方案与资产的存储方式和地点以及将资产转移到任何所需地点的能力同样重要。无论您选择本地软件定义存储还是基于云的存储,都应考虑可靠性、灵活性、可扩展性、性能和可恢复性,以保护您的资产。
  • 文件传输效率:文件传输的速度和效率很重要,因为它们会直接影响您的业务速度。在需要的时间和地点共享和使用资产的能力将有助于定义所选解决方案的有效性。
IBM 和 DAM

DAM 帮助全球组织出于多种目的维护数字资产的访问权限、控制和完整性。将 DAM 作为与企业和职能战略相关联的集中式整体解决方案来实施,这样可以提供更一致、更有吸引力的客户体验。

根据 Forrester 的数据,“超过 2/3 的公司希望更有效地交付内容。成功的企业现在将 DAM 作为更广泛的数字体验和内容战略的一部分,而不是单点解决方案。”1 了解有关 IBM® Aspera® on Cloud 的更多信息,该托管服务使您能够在混合云环境中快速可靠地移动和共享任何大小和类型的文件和数据集。

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用例

DAM 可用于涉及数字资产的各个行业。以下是使用 DAM 的两个示例:

专利局

专利局通常管理处于不同完成阶段的大量数字资产。随着资产生命周期的更新,可转移性、版本控制和访问权限功能对于维护至关重要。搜索功能等其他功能也能使专利局内的流程有效扩展。

科技公司

科技公司在许多不同的部门使用 DAM,通常是在多个地点使用。DAM 将资产集中起来,便于访问和使用。组织内的职能部门使用 DAM 的目的各不相同。其中部分示例包括:

  • HR 使用 DAM 来管理员工记录、福利订阅和状态、招聘申请、假期和休假申请以及薪资收据。
  • 采购部门使用 DAM 来存储首选供应商的联系方式、发票和规格。
  • 开发团队使用 DAM 来存储专有产品设计和开发计划、规划材料和图像。
  • 销售和营销团队使用 DAM 进行品牌管理并维护整个组织创建和使用的资产。

这些组织中的许多成员需要访问、使用、编辑和跟踪资产,因此访问权限至关重要。这些权限可能基于业务部门、职能部门和角色。它们可以限制内部员工访问某些资产。

权限还可以将其他资产的访问权限扩展到外部成员,例如合作伙伴或客户。思考有助于支持合作伙伴关系和电子商务计划的品牌和参与建议。

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资源

《数字资产管理手册》,Forrester, Inc.,Nick Barber,2020 年 6 月 26 日