入职自动化

作为人力资源自动化的一部分，入职自动化融合了组织流程和技术，包括机器人流程自动化 (RPA) 和 AI，能够为自动化入职计划提供动力。组织选择自动化员工入职流程，可以提高效率、减少错误并寻找和招聘更好的候选人。它可为多个利益相关者提供优势，包括人力资源部门和新员工。

所有组织，特别是拥有数千名员工的组织，都可以通过简化员工入职流程和最大限度减少花在耗时的管理任务上的时间来获益。其中一些重复性任务可以在员工入职第一天之前进行，而其他一些则在员工开始为公司工作时进行。近年来，由于将人工智能 (AI) 引入到 HR 人才流程中，自动化变得更加强大。

消除手动入职作业还有益于招聘和离职，即管理员工在接受新工作、被解雇、下岗或退休后离开公司的过程。

例如，它可以从潜在员工的求职信或简历中获取信息，并将其与工作标准进行匹配，以了解候选人是否合适。如果候选人进入面试环节，自动化系统可以为面试官填写介绍表。当员工离职时，自动化系统可以向离职员工发送他们需要签署的任何剩余文件，并在他们离职后立即将其从所有敏感材料中注销。如果他们远程办公，系统还可以发送他们可能需要退回的任何设备的文档和邮寄标签。

自动入职技术越来越多地使用 AI 来实现更多优势。

• 生成式 AI
• 智能自动化
• 机器学习
• 自然语言处理

生成式 AI 可以支持员工入职体验的多个自助领域，包括从实时回答员工的问题到为组织的培训体验提供支持。它是组织自助服务聊天机器人和知识中心的核心。员工还可以使用这些技术来确保他们在开始工作时向经理提出正确的问题。

智能自动化采用 AI 和机器人流程自动化 (RPA) 等自动化技术来简化组织中的工作流程。它是任何自动化战略的基石。通过使用人工智能根据先前提供的信息启动入职文件、填补员工可能在入职文件中遗漏的空缺并将权限路由给正确的经理或管理员，它可以增强入职自动化。它是任何入职自动化战略的核心。

机器学习 (ML) 可以帮助自动化工具在了解更多关于他们正在执行的任务和所协助的人员时实现改进。公司可以使用 ML 来处理有关入职流程的数据，并找出瓶颈或其他可改进的领域。

自然语言处理 (NLP) 通过计算语言学、统计建模、机器学习和深度学习，增强识别、理解和生成文本和语音的能力。公司在招聘过程中使用 NLP 来解析简历，以确定候选人是否适合特定工作。在入职流程中，公司还可以利用它从入职表中获取信息，并将其输入联系人和福利系统中的相应字段。

员工自动化战略可以提高效率和改善整体流程，其用例有很多。

• 批准行动
• 提供指导和文书工作
• 完善并更新内部联络管理系统
• 针对具体角色的培训
• 回答员工问题
• 持续支持和反馈

组织可设置定制的工作流程来进行审批。这些审批可包括将潜在员工推进至面试流程的下一阶段、进行薪资匹配、创建工作机会以及发送公司礼品或邀请新同事见面。

组织可以自动化一些耗时的人力资源入职工作流程。他们可以要求员工为各个系统创建用户账户。然后，他们可以为新员工创建模板，以填写他们的员工信息。

这些工作流程的范围包括让新员工了解最新情况，例如欢迎电子邮件和有关福利的信息。员工表示他们已阅读这些材料并提供了任何所需的信息。如果员工没有打开电子邮件、点击框或提供相关信息，系统将继续跟进，直到这些任务完成。

这种自动化的入职流程对于从新员工那里获取员工数据（例如捐助人、银行账户信息和关键紧急联系人）至关重要。

自动化软件消除了工人发出信息请求的需要，还可以自动跟进缺失的信息。

入职通常需要大量的数据输入工作才能将员工纳入正确的系统，例如人力资源信息系统 (HRIS)。组织通常使用人力资源信息系统来记录员工的联系方式、银行和税务信息。使用自动软件平台向员工发送相关表格以获取这些信息，可使员工免于承担不必要的任务。

组织可以设置 HR 聊天机器人和 AI 智能体来与员工互动。他们可以解决员工的一些最简单的问题，员工可以联系 HR 代表解决任何尚未回答的问题。由人工智能驱动的 watsonx Assistant 将人力资源员工在常见人力资源任务上花费的时间减少了 75%。

员工入职的最初几天对于员工和组织取得成功都很重要。组织可以通过设置简单的系统来收集反馈并分发答案（无论是通过生成式 AI 还是人才管理专业人员），在最初几天就能迅速让这些员工步入正轨。

新员工可能在关键领域需要自动提升技能或重新培养技能。组织可能会为员工准备提供个性化培训方案的培训应用程序。培训系统会持续跟进员工，直到他们完成所有所需的培训。像 ML 这样的 AI 自动化技术还可以根据员工在特定主题上的表现来创建个性化培训。例如，如果员工在营销分析问题上遇到困难，它会建议围绕营销分析进行补充培训。

目前过度依赖手动流程的组织应采取以下步骤为自动化的未来做好准备。

1. 创建入职清单
2. 确定哪些手动任务可以转变为自动化任务
3. 选择合适的技术和合作伙伴
4. 定制自动化技术
5. 培训 HR 员工
6. 执行 A/B 测试
7. 大规模部署
8. 测量结果

确定新员工必须完成的所有相关入职任务，以被视为具有良好信誉，并已准备好在组织中工作。确定这些任务中哪些最重要，以及员工是否必须按照特定的顺序完成这些任务。例如，员工必须在告知组织他们希望如何收到工资之前提供银行信息。

每个组织在为员工提供技术时应辅以适当的人性化手段。有些任务，例如回答有关薪酬或福利误解的问题，可能总是需要人工干预。另一方面，围绕关键但常规信息的表单的发送和接收是自动化的理想选择。

实施自动化入职可能需要授权多种技术并与合作伙伴合作实施。他们可能希望选择一种 AI 驱动的入职技术，自动执行他们希望从工作流中去除的特定任务。

IBM® watsonx Orchestrate 通过设置帐户和实现新员工体验标准化来帮助组织自动执行耗时、重复的业务流程。

并非每项技术都能按组织的期望运行。与合适的提供商（例如 IBM® watsonx Orchestrate）合作，可以使技术满足组织的特定需求。

虽然入职自动化可以从 HR 员工的工作量中除去多项手动任务，但他们需要了解自己的职责是如何变化的，以及如何利用技术来实现这些任务。因此，他们需要进行培训，以了解新系统的功能、如何与之交互以及如何获得他们可能需要的数据。例如，如果他们讨论薪酬或员工部门的关键绩效指标 (KPI)，他们可能需要知道如何调用员工的消息历史记录。

即使是最精通技术的组织，也可能需要在全面部署之前用一小部分员工试用新的工作流程。组织应该选择一些新用户来尝试工作流程，并就哪些有效、哪些无效以及哪些地方忽略了人为因素提供反馈。这样，在为所有新员工永久使用时，组织可以拥有正确的人机交互和技术部署组合。

测试期结束后，组织应向整个组织推出入职自动化流程。理想情况下，HR 主管或高级管理人员应该解释为什么要执行自动化流程，以及它将如何影响现有员工。

在此过程中，入职自动化可以改进几个关键绩效指标 (KPI)。一个关键因素是完成时间，即员工提供所有相关信息以完成入职所需的时间。公司还应该跟踪了解新的自动化系统中存在多少错误，并将其与历史人工系统中发生的错误数量进行比较。他们还应该定期询问员工的入职情况，确定满意度是否随着流程的改进而提高。

使用员工入职自动化有几个优点。

• 提高 HR 团队成员的工作满意度

• 最大限度减少人为错误

• 降低人才招聘成本，缩短招聘时间

• 实现员工和客户体验的转型

通过从人力资源代表的工作量中移除人工流程，入职自动化可以让他们腾出时间来专注于更重要、更有意义的体验。他们可以花时间与新员工交流，了解他们的动力，并指导他们如何充分利用在公司的工作。

员工入职软件可以保护组织免受不必要的人为错误影响，例如薪资信息输入错误，或将入职资料发送给了错误的人员。围绕员工数据的人为错误会在信息存储或分发不当的情况下，给组织带来声誉和财务风险。虽然自动化有助于最大限度地减少数据方面的人为错误，但它也容易受到网络攻击，因此组织应该加强这些敏感数据的网络安全。

尽量减少招聘经理在招聘员工和员工入职时需要完成的手动任务数量，可以简化整个 HR 流程。这它使他们可以腾出时间与潜在对象完成更优质的互动，解决更高层次的问题。它还最大限度地缩短了从员工提供信息到员工将其添加至人力资源信息系统之间的时间，从而加快了整个入职流程。

IBM 的客户 FloCareer 每月曾需要完成 20,000 次技术面试。它需要智能自动化工具来扩大可以联系和安排面试的候选人范围。通过使用 watsonx Orchestrate，从合作伙伴 ThisWay Global 创建的人才库中获取合格的候选人，FloCareer 员工可以利用 watsonx 在几秒钟内识别出一系列高素质的专业人员。

组织可以通过简化员工在入职第一天提供信息的方式来改善员工体验。发送员工可以在家中或办公室完成的自动化在线表单会给人留下深刻的第一印象。它使员工在最初几天获得更有效率的工作体验，并可能提高员工留存率，因为这表明当可以实现自动化时，组织不会让他们做不必要的手动工作。

事实上，在 Paychex（链接位于 IBM.com 站外）调查的人力资源专业人员中，65% 的受访者¹ 预计入职流程中的 AI 将提高员工保留率。员工满意度会产生连锁效应。敬业且快乐的员工更有可能为组织的客户提供卓越的客户服务。