苏格兰政府与 IBM
苏格兰政府 (SG) 负责与各部长一起制定政策和立法议程。作为苏格兰公共部门的核心要素，SG 赞助和资助了许多负责向苏格兰 500 万人口提供服务的公共机构。
为了与众多公共机构有效合作，SG 必须在幕后顺利运作。这并非易事，尤其在技术体系碎片化且过时的情况下。
这就是 SG 人力资源 (HR) 和财务职能部门面临的现实。几十年来，他们的团队一直在使用两个独立的 Oracle 电子商务系统来处理财务和采购以及人力资源和薪资任务。这些旧版系统没有跟上组织的发展或科技变革，导致用户只能依赖电子表格和手动解决方法来完成工作。
正如企业转型总监 Brian Reid 所说：“这是过时的技术无法再满足组织需求的典型案例。我们的系统不仅没有提供帮助，反而阻碍了人们高效工作和获得所需的洞察分析。它们也带来了很大的运营风险。例如，在我们以前的平台上，维护工资单变得非常困难。”
SG 一直希望将财务和人力资源纳入共享服务平台，以实现流程标准化、降低成本并优化公务员和公民的体验。
Reid 指出：“有 30 多个公共机构在旧版系统上运行，因此它实际上已经是一项共享服务。但该平台从未实现 SG 最初的愿景，即通用数据、简化流程和共享节省。我们的愿望是发展这种共享服务模式，并真正利用它来为公共部门员工和苏格兰人民带来益处。”
为了实现其共享服务愿景，SG 需要摆脱过时技术，并采用新的工作方式。SG 选择 Oracle Cloud 来应对其挑战，因为它能提供整合财务、人力资源和薪资职能的统一平台。这意味着它可以实现流程标准化，最终降低成本并增强公务员和公民的体验。
随后，SG 将关注点转向寻找实施和系统整合合作伙伴。这项迁移项目尤为艰巨，需要 SG 在漫长而充满挑战的旅程中从头构建新的 IT 环境，迁移旧版系统，并管理由此产生的所有变更。因此，寻找合适的合作伙伴是 SG 成功完成项目的关键所在。
IBM® Consulting 的 Oracle 实践部门凭借其专业能力、创新工具及成熟方法论的强大组合，获选主导此次转型。IBM 以面向 Oracle Cloud 的 IBM 公共部门平台为基础，始终致力于整合流程和数据，以满足通用操作模型 (COM) 流程分类法的要求。在内部，IBM 充分利用 Ignite 质量平台和 Oracle 数据迁移工具包等先进工具，前者可以减少 60% 的测试工作量，后者则可将迁移执行工作量减少 40%。该实践由 400 多名英国 Oracle Cloud 专业从业人员组成的团队提供支持，其中多人已通过安全检查，可确保高水平的专业能力和实施准备度。
“得知我们即将与 IBM 共事时，我非常高兴。”Reid 回忆道，“IBM 是一家优秀的企业，拥有高技能人才、良好的声誉和全球影响力。我坚信 IBM 会与我们并肩前行，共同推动转型进程。”
ERP 系统的实施应避免“速成”心态；对于 SG 来说，这场变革将持续数年，并不断面临新的挑战。与 IBM 的密切合作，对于消除复杂性、管理变革和创建共享服务平台以支持各项财务和人力资源工作至关重要。
Reid 解释说：“我们并没有达成业务性的、公允的安排，即 IBM 自行设计一切然后实施。我们与 IBM 共同创造了一项计划和一条路径来完成非常复杂的实施。迄今为止，IBM 的这种合作伙伴关系和领导力对我们的成功至关重要。”
作为该计划的一部分，SG 和 IBM 紧密配合，共同设计、配置并测试新的 Oracle Cloud 应用程序。IBM 团队支持 SG 以标准化流程和政策为后盾，建立新的目标运营模式。它还致力于确保 SG 的数据、流程和人员做好向云端迁移的准备，同时完成大量提取、转换和加载 (ETL) 任务、系统整合及培训。
SG 选择进行大规模迁移，在一天之内将所有财务和人力资源模块部署于 Oracle Cloud。这是一项大胆的举措，并且获得了切实回报。新的云平台顺利投入运行，为 SG 核心运营和 32 个公共机构的 20,000 名员工引入了全新的工作方式。
上线三周内，SG 对新的 Oracle 平台进行了首次重大测试——为 20,000 名员工发放月度薪资。该解决方案表现卓越，此后更助力 SG 连续数月顺利完成月度薪资处理任务。
“自上线以来，我们已经历许多关键里程碑，并规避了我们最担心的所有潜在问题。”Reid 说，“妥善完成薪资、付款、财务报告等关键流程，是至关重要的第一步。Oracle Cloud 应用程序所具备的强大一致性、透明度和控制力，恰好能满足我们的需求。”
正如一开始所预料的那样，该项目始终过程中一直存在挑战。系统的所有部分和相关流程并未达到最佳状态。Reid 还指出，某些利益相关者仍在努力向新的工作方式过渡，并且组织正在经历这场大规模复杂化变革中不可避免的上线后问题。因此，并非 SG 的所有部门都能认识到转型的优势。不过，Reid 相信组织拥有进行构建和优化所需的核心平台及能力。变革的规模异常庞大。Reid 表示，持续改进、定期升级以及与 Oracle 和 IBM 的合作伙伴关系将逐步解决现存的所有不足。
Reid 表示，“IBM 团队在上线后的支持工作中发挥了关键作用，为我们提供了持续的专业能力和长期知识传递。我们携手合作，迅速采取行动解决上线后问题，在‘实时模式’环境下重新验证关键设计决策，并确保解决方案和平台支持所有用户发掘转型的全部价值。”
虽然还有很多工作要做，但在 SG 中，团队已经可以在云端获得人力资源和财务数据的统一视图，从而推动决策的改进。
Reid 指出，“通过与 IBM 和 Oracle 合作，我们已实现经典的唯一可信数据源。目前，我们能够在一个完整的人力资源与财务数据集上运行报告和分析，而无需依靠两个独立的数据集开展工作。这一成果影响深远。人力与财务数据以往彼此脱节，如今则能无缝协同。这正是支持我们从管理层面制定更明智决策的关键所在。”
他继续补充道，“通用平台可确保人力资源与财务部门协同配合，共同掌握并优化数据、管理平台变更并落实管控措施。目前，借助共享技术、通用数据集以及优化运营模式的共同目标，我们已经看到了诸多进一步的改进机遇。”
Reid 表示：“与旧系统相比，Oracle 中的财务数据透明度更高。财务专业人员可以深入分析总分类账和会计科目表，查看每一张发票以及每一项支出的明细。当然，学习这些新工具并建立广泛的熟悉度需要时间，但已经有迹象表明，数据质量和透明度将提供更快、更清晰的资金使用方式洞察。”
同样，采用行业标准解决方案并遵循最佳实践方法进行流程设计，开始为运营带来更大的严谨性，降低成本并为部门和组织发展提供更多选择。
“系统中嵌入的管控措施运行良好，组织就能立即从中受益。”Reid 证实，“从审计角度来看，这是一个极具潜力的正面因素。它还能支持组织对日常财务管理开展更严格的尽职调查。我们深知各部门正遵循一致流程，而非各行其是。”
随着现代云应用程序和标准化流程的部署，SG 正朝着实现其高效共享服务的目标迈进。该组织目前正与 IBM 合作，计划协同其他机构开展一系列探索研讨会，旨在将更多的苏格兰公共机构迁移至同一共享服务平台。
Reid 评论道，“每一个公共机构都必须管理薪资、人力资源记录、财务和报告账目。如今，与其他机构共享平台这一选项已经实现。这意味着单个公共机构可以避免独自应对整个问题并将其完全内部化，从而节省所有相关成本。如今，实现去重协作以共同构建和完善大规模技术服务的构想已成为现实。如果这些实体加入我们的共享平台，它们就能从加速变革和降低运行成本中获益。这正是我们的最终目标。”
在后台，SG 继续与 IBM 合作，完善新系统和工作实践。Reid 总结道：“在这样的重大项目中，问题是不可避免的。关键是你如何解决这些问题，保持冷静，并保持强大的团队精神。拥有一个坚持到底、为集体利益与内部团队和谐合作并认识到何时需要指导才能做出正确决策的合作伙伴至关重要。我认为 IBM 一直是这样的合作伙伴，我们很高兴在继续旅程的过程中能够得到他们的支持。”
苏格兰政府 (SG) 负责与各部长一起制定政策和立法议程。作为苏格兰公共部门的核心要素，SG 赞助和资助了许多负责向苏格兰 500 万人口提供服务的公共机构。
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