业务挑战
Robertson Group依赖电子表格来整合、报告和预测企业的财务状况。处理来自三款不同系统的 22 套财务报告过程中，需要消除人工输入，提高可靠性。
转型
在 Spitfire Analytics 和 TM1 支持的 Planning Analytics 软件助力下，Robertson Group 可实现其财务团队和其他部门间无缝、安全的协作，并生成快速、准确的预测和报告。
结果
统一多个数据源
至单一位置，并自动生成复杂报表简化预测并提高有效性
以提高建模速度和规划方案的准确性缩短数据输入时间，节省 40,000 英镑
相当于两个财务总监所达成的效果业务挑战故事
需要更可靠的分析基础
英国建筑、基础设施和支持服务公司 Robertson Group严重依赖独立的电子表格进行财务整合、报告、规划和预测。该公司必须整合来自 22 条业务线的数据，利用三款不同财务系统生成 22 套财务报告。公司几年来始终没有投资于管理信息系统。
无法自动进行数据转移，因此数据极易损坏。大多数电子表格存储在本地 PC 上且没有备份，1,000 多份电子表格中的每一份都是一个数据孤岛。
随着公司的发展，该公司要花费越来越多的时间手动整合和构建会计报告。版本如此之多，且经这么多人修改，管理报告几乎成为不可能完成的任务，数据准确性也随之下降，数据变得不再可靠。
此外，大量数据意味着 7 名资深会计师要从更具价值导向的管理信息任务分出精力，每月花费大约 2 周的时间手动将数据输入到电子表格中。这不可避免地会导致版本控制方面的延迟和困难，造成重复工作，并让数据管理面临很大问题。
Robertson Group 财务总监 Phil Talbot 指出，该公司过去一直使用电子表格来制作每月成本价值报告 (CVR)，报告中会记录每份合同的详细损益 (P&L) 账户。CVR 也是对每份公司合同的预测。8 年前，该公司只有约 60 份合同，并使用独立电子表格报告每份合同带来的财务业绩；现在 Robertson Group 约有 150 份合同。
Talbot 表示，使用电子表格面临的最大问题是用户经常会损坏电子表格。他说：“这意味着必须返回电子表格并由某人修复，然后重新发布。因为并不是联网解决方案，我们偶尔会遇到某人硬盘崩溃的情况，那个月的 CVR 就会丢失，必须从头重新制作。”
Talbot 补充说，由于财务数据来自这么多不同的来源和位置，数据的集中也是一个问题。他说：“显然，增强和改进电子表格总是充满挑战，因为必须从 60 个左右的独立合同提取数据到电子表格，进行 60 次更改，然后再返回电子表格。电子表格中的数据只是面向该合同，因此无法整合数据。这并不实用。”
“ 电子表格很容易出现人们众所周知的所有那些固有问题。但是，就算紧紧锁定电子表格，也总会出现一些损坏情况。 ”
— Phil Talbot, 财务总监, Robertson Group
转型故事
用于构建内容的解决方案
手动向电子表格输入数据，且电子表格要经多个不同人员和业务部门修改，面对这些挑战，Robertson Group 需要找到一种自动化解决方案，解放出这些宝贵的会计师资源，实现更好的管理。
Talbot 说：“我们想要的系统应该可以把电子表格集中到单一模型，且模型位于可由多个合同使用的网络上。该模型需要是可扩展模型，因为我们是一个快速发展的组织。它还需要十分灵活，这样我们就可以随时间推移对模型进行更改，不断加以增强和改进。我们需要在不中断业务的情况下做到这一点。”
因此，Robertson Group 对 Spitfire Analytics 开展了概念证明 (POC)。该公司使用 Planning Analytics 软件测试了简单的整合应用程序。思路是构建一个模型，该模型可以从建筑业务以及其他六个业务部门中获得数据，然后将数据累加，并报告整个集团的财务绩效，其中这些业务部门均持有该公司的财务业绩并开展财务交易。
Talbot 说：“该过程进展很顺利，至今仍在沿用。我们以此为起点，已经增加了系统中应用的数量，其中最大的是我们的数据银行模型，这是针对个别合同的 P&L 资产负债表现金流汇总。”
Talbot 指出，Spitfire Analytics 帮助 Robertson Group 采用了 IBM Planning Analytics 软件，该软件依托IBM Cloud他表示，这一决策的立足点是该公司使用的是位于其他位置的内部服务器，这样做不太可靠。他说：“我们持续受到连接和速度问题的困扰。”
“我们利用 Planning Analytics 工具完成所有月度报告任务，无论是现金流报告，实际合同业绩报告还是业务绩效，以及规划或预测现金利润 和资产负债表预测，”Talbot 说道。
Spitfire Analytics 总经理 Simon Bradshaw 指出，过去，电子表格的版本控制是一个问题，现在进入系统的人员点击 Planning Analytics 仪表板中的按钮即可管理财务版本。他说：“它带来的是整个 Planning Analytics 系统的信息，并以这种方式向 Robertson 或感兴趣的其他利益相关方展示。”
Talbot 解释了为何 Planning Analytics 解决方案是实现公司财务报告转型的正确选择，他说：“对我们来说，一切都是为了实现数据的互连互通。从一个地方获取数据，并以这样的方式构造数据，从而让您以一致的方式，跨不同合同、不同业务报告数据。不论在哪个时段，该解决方案都能将实际数据和预算数据及预测相结合。”
在谈到与 Spitfire Analytics 的合作时，Talbot 补充道：“Simon 和 Spitfire 确实对软件充满热爱，一直积极响应我们不断提出的各种问题。这是一次很棒的合作，而且可能会一直持续下去。”他还指出，IBM 本身可以快速响应查询，且其云软件十分可靠。
结果故事
报告周期缩短，报告更准确
总体而言， Planning Analytics 技术可帮助 Robertson Group 以智能方式将多个数据源融合到单一、集中位置，从而自动完成复杂分析。最终结果是预测得以简化，会计师现在可以专注于推动业务发展的更多增值型任务，高级管理层可以利用快速建模和准确的规划方案。
Talbot 说：“我们可以很快找到解决方案，这让我们能够对现金流的不同场景以及我们开始使用的假设场景进行建模。”他指出，虽然过渡到 Planning Analytics 解决方案仅仅是在生成报表时节省了几天时间，但他认为这很重要，因为生成的数据是来自所有业务报告实体的整合数据，因此可靠性更高。“规划和报告工具已取代 Excel 用于处理各种关键报告任务；我们再也不想回去使用电子表格了。”
他补充说，之前查看报告中的数字时，会发现一些错误。对不受保护的电子表格进行多次版本更替可能会造成严重错误。但是，有了 Planning Analytics 软件，Talbot 现在对数字充满信心。
他说：“作为一名财务总监，必须对数字的准确性有充分把握。你需要知道，稳健的流程意味着报告的数字是正确的。我们的应用中不存在未知和不确定，晚上就可以安心睡觉了。”
Talbot 指出， Planning Analytics 软件可帮助理清数据。利用该软件，Robertson Group 能够依托背后的稳健流程，及时准确地交付利益相关方所需的内容，因而他们对所报告数据的准确性有充分把握。
此外，他表示，过渡到 Planning Analytics 技术还节省了会计成本。利用该解决方案，其现有后备会计师可将精力放在分析业务数据以及向业务交付价值方面，无需再手动向电子表格输入数据。
以往必须聘请另外两名财务总监来支持业务发展，采用 Planning Analytics 解决方案后，此需求也不复存在。引入此解决方案后，长期看来，还会节省人力资源。
Talbot 表示，财务报告中为 Robertson Group 生成的数据比以往任何时候都要丰富。且数据在组织中的部署也更加广泛。他还表示，公司的其他业务领域（包括其设施管理业务）也正在考虑采用 Planning Analytics 软件。
Talbot 称，Robertson Group 正开始“涉足 IBM Planning Analytics Workspace”。Bradshaw 补充说，“现在，用户正在使用 Planning Analytics，而 Planning Analytics Workspace 同样可用，且已成为路线图的一部分；我们将开始让用户接触 Planning Analytics Workspace。”
“ 每周一，我们会在几小时内生成现金预测。周一午餐时间之前，我们会推出一份有关前一周实际情况的报告，以及接下来 13 周的修订预测。这是一个很短的每周现金报告周期。 ”
— Phil Talbot, 财务总监, Robertson Group
Robertson Group
Robertson Group（链接位于 ibm.com 外部）成立于 1966 年，总部设在苏格兰斯特灵，是英国最大的建筑、基础设施和支持服务家族企业之一。该公司与其客户共同投资、开发、构造和维护整个建筑环境，包括重大项目以及住宅和商业项目。Robertson Group 提供房地产开发、限时制造、资本项目和新房建造服务，并为国内客户提供设施管理服务。该公司报告的收入大约为 6 亿欧元，维持约 50 个运营部门，并始终如一地履行 150 份或更多合同的义务。
关于 Spitfire Analytics Limited
Spitfire Analytics（链接位于 ibm.com 外部）是位于英国切斯特郡 Handforth 的一家私人持股公司，该公司是 IBM 的业务合作伙伴，由四位金融专业人士构成，他们了解自动完成的准确规划如何将财务团队置于组织业务的核心地位。该公司通过实施 IBM Planning Analytics 解决方案所获得的技能和经验，更加深入地了解财务规划的重要性。该公司专门致力于规划分析软件的设计、实施、管理和支持，此类软件用于报告、预算、规划、预测和分析。Spitfire Analytics 成立于 2016 年。
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