利用机器人流程自动化提高员工队伍效率
GAM 利用机器人开发解决方案并降低成本
Gam 总部

1968 年,一位年轻的制药公司员工 Genésio A. Mendes 做出了一个改变人生的决定:决定推出自己的处方配送服务。他卖掉了自己的大众甲壳虫汽车,以筹集资金并购买一些药品。然后,Mendes 骑着自行车穿过巴西圣卡塔琳娜州图巴朗的大街小巷,将这些药品送到药店。GAM Distributors of Medicines and Perfumery 公司由此诞生。

如今,GAM 为制药、医院和超市行业的 17000 多家客户提供服务。近 700 名员工在巴西各地以及制药、医院和食品行业经销 13000 多种产品。通过注重诚信、创新和员工福利,GAM 已成长为巴西物流业的主要参与者。

为支持这一增长,GAM 建立了庞大的后台业务。员工执行重复性的手动任务,例如将信息从一种 CRM 解决方案剪切并粘贴到另一种解决方案,为客户准备报价单,以及收集政府规定的纳税证明。

但是,手动输入数据会导致错误。客户往往需要等待报价。这些重复性任务减少了员工为 GAM 的客户和供应商服务的时间。

GAM 管理层意识到,需要简化这些流程,以保持增长和竞争力。“我们始终专注于技术和创新,以推动我们不断前进,”GAM 流程和项目协调员 Lucas Remor 解释说。 “因此,我们决定寻找可以帮助我们解决这些问题的技术。机器人流程自动化(RPA)是一个很有前途的解决方案。”

成本节省

 

自动执行手动和重复性任务,每年可节省 120000 雷亚尔

流程自动化

 

一年内自动完成 22 项任务和流程

IBM 对我们提出的每个问题都提供了详细的解释。每当我们遇到问题时,IBM 都会帮助我们找到解决方案。 Lucas Remor 流程和项目协调员 GAM Distributors of Medicines and Perfumery
领先技术与卓越服务的完美结合

GAM 管理层联系了三家领先的自动化供应商,以确定最适合公司的供应商。经过仔细评估后,他们选择了位于巴西的 IBM 团队,因为该团队具有出色的客户服务以及使用 IBM® Robotic Process Automation 技术进行的成功概念验证 (POC)。

“仅从客户服务来看,IBM 就是一个简单的选择,”Remor 回忆说。“他们花了很多时间,详细解释了我们提出的每一个问题。每当我们遇到问题时,IBM 都会帮助我们找到解决方案。”

同样重要的是,GAM 员工在使用新机器人时要感到得心应手。“IBM 在培训我们的员工使用机器人方面发挥了重要作用,”Remor 说。 “在很短的时间内,我们的员工就能明白机器人不是用来取代他们的,而是帮助他们更好、更快地完成工作。”

在项目启动之初,GAM 员工就发现了各自团队中的重复性任务。然后,该公司构建了机器人来执行这些特定功能。很快,就有 12 人开始使用机器人流程,其中 15 人正在接受培训。在大约 12 个月内,GAM 自动完成了 22 项任务。这些机器人可以与网站、电子表格和公司的 ERP 应用程序无缝协作。由于一切都在云中运行,GAM 可以在需要时增加容量。

通过自动执行手动和重复性任务,我们每年可节省大约 12 万雷亚尔的员工工资。现在,机器人可以执行这些任务,而员工则可以腾出手来执行智能化、价值更高的任务。 Lucas Remor 流程和项目协调员 GAM Distributors of Medicines and Perfumery
成本更低,效果更好

通过使用 IBM 机器人流程自动化技术,GAM 节省了大量成本。“当我们自动化手动和重复性任务时,我们每年为员工节省大约 12 万雷亚尔”,Remor 说。 “现在,机器人可以执行这些任务,而员工则可以腾出手来执行智能化、价值更高的任务。”

该公司还改进了三项核心任务。第一项任务涉及如何准备报价。过去,当潜在的新客户向 GAM 询问产品定价时,员工要花费数小时在网站上搜索信息。如今,机器人会不断查找这些报价单,并快速响应请求,将信息转发给员工。因此,潜在客户可以更快地获得所需的信息,从而改善服务。

GAM 还改进了其供应商加入流程。在使用机器人之前,4–5 个人每人花费一小时收集信息来确定新供应商的资格。如今,机器人可以处理这项任务,每天可为员工节省多达 5 个小时的时间。现在,员工可以专注于管理供应商,而不是填写表格。

该公司在收集完税证明(称为 CND)方面获得了第三个好处。根据巴西法律要求,这些证书可证明公司按时缴纳联邦、州和市的税款。现在,机器人会负责收集 CND 证书,这可确保 GAM 始终保存有效的文档。

RPA 将 GAM 员工从耗时的流程中解放出来,使他们能够专注于更有趣、价值更高的任务。此外,IBM 的简单编辑功能使员工能够对机器人进行编程,而无需依赖 IT 人员。

Remor 说:"员工已经从对机器人的警惕转变为对它们的欢迎。”“他们有更多的时间从事价值更高的工作。此外,他们还可以利用机器人为日常问题制定解决方案,从而使工作更加充实。”

此外,GAM 认为,公司不同部门之间会有更多的思想交流。“当一个部门想要实现流程自动化时,我会帮助他们考虑机器人提供的不同解决方案。在大家的共同努力下,我们经常会发现机器人的工作流程出乎意料。”

有了这样的成果,GAM 管理层正计划在公司的更多部门扩大机器人的使用。Remor 总结说:“在机器人和员工的共同努力下,我们的业务得到了超出预期的改善。现在,有了 IBM 的参与,我们期待更多的创新与 IBM 提供的优质服务相结合。这种组合无疑使我们在竞争激烈的市场中处于领先地位。”

备注:
本案例研究中的客户最初与 WDG Soluções Em Sistemas E Automação De Proces LTDA 合作,该公司于 2021 年 1 月 1 日开始以  IBM  名义开展业务。本案例研究中的 WDG 产品 WDG Studio 和 WDG RPA 现在分别称为  IBM RPA Studio 和 IBM RPA Solution  。

GAM 标志
关于 GAM Distributors of Medicines and Perfumery

GAM  (链接位于 ibm.com 外部)总部位于巴西圣卡塔琳娜州图巴朗,向药店、医院和超市分销药品和香水。该公司成立于 1968 年,现在拥有 700 名员工,为全国 17000 多家客户提供服务。

采取下一步行动

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2021 年 3 月在美国制作。

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