Qu'est-ce que la gestion des immobilisations ?

La gestion des immobilisations comprend le suivi, la surveillance et l'entretien du matériel, des ordinateurs, des véhicules et d'autres actifs physiques.

Technikerin mit Tablet überprüft eine Anlage in einer Technikhalle

Qu'est-ce que la gestion des immobilisations ?

La gestion des immobilisations désigne le suivi et la maintenance des actifs physiques et des matériels d'une entreprise. Les types d'actifs sont les véhicules, les ordinateurs, le mobilier et les machines.

Un système de gestion des immobilisations offre les possibilités suivantes aux entreprises :

  • Suivre et surveiller les immobilisations
  • Superviser le matériel et la machine dans différents sites
  • Réduire les coûts de maintenance
  • Améliorer l'efficacité opérationnelle
  • Tenir un registre des actifs retirés, vendus, volés ou perdus

La gestion des immobilisations permet aux entreprises de surveiller le matériel et les véhicules, d'évaluer leur état et de les maintenir en bon état de fonctionnement. De cette façon, l'entreprise réduit les pertes de stocks, les défaillances et la durée d'indisponibilité des matériels, et améliorent la valeur de la durée de vie d'un actif.


Pourquoi la gestion des immobilisations est importante

Les immobilisations telles que les serveurs, les camions de transport et les ascenseurs nécessitent un gros investissement en capital. Ils peuvent représenter une grande portion de la valeur nette d'une entreprise. Dans certaines entreprises, jusqu'à 40 % de l'investissement est consacré à l'achat de matériel et de véhicules.

Plus une société gère ses actifs efficacement, plus grandes sont ses chances de maximiser la valeur de ces investissements. Sans une gestion des immobilisations, une entreprise s'expose aux risques suivants :

  • Durée d'indisponibilité imprévue
  • Défaillances des matériels
  • Stocks incorrectement placés ou perdus
  • Infractions à la sécurité ou à l'environnement
  • Non-respect des normes de conformité ou des réglementations

Pour les entreprises disposant de stocks importants, les résultats peuvent se chiffrer en des millions de dollars de perte de productivité, de réparations, de remplacement ou d'amendes. Au-delà des coûts immédiats, des matériels de qualité médiocre peuvent impacter la qualité services ou des produits d'une entreprise et, par la suite, risquer de mécontenter les clients et de nuire à la réputation de l’entreprise.

Selon la norme internationale ISO 55000, la gestion des actifs doit optimiser la rentabilité. Idéalement, la gestion des immobilisations améliore la qualité et la durée de vie utile du matériel et assure un retour sur investissements optimal.


Principales fonctionnalités

La gestion des immobilisations peut être complexe, en particulier pour les entreprises internationales ou celles disposant de stocks importants, comme un loueur de voitures ou une multinationale du secteur de la fabrication.

Les petites entreprises peuvent utiliser des tableurs ou des outils d'ERP (planification des ressources de l'entreprise) pour le suivi des actifs. Cependant, la saisie manuelle de données est sujette aux erreurs. Elle peut aussi être une méthode trop lente pour tenir correctement à jour l'inventaire des immobilisations, lorsque des flottes de véhicules sont déplacées d'un site à l'autre ou que la technologie est complexe.

Dans son  blog sur la gestion des actifs, Sarah Dudley, directrice de Watson IoT Content, esquisse un scénario courant : "Vous avez cinq véhicules. Vous avez peut-être aussi un ordinateur bloc-notes où vous consignez la date où chacun d'entre eux aura besoin d'une vidange d'huile, de nouveaux essuie-glace ou de nouveaux pneus…Vous avez maintenant 500 véhicules. Vous commencez à voir s'accumuler les problèmes. Si seulement vous aviez une base de données où vous pourriez facilement effectuer le suivi de ces informations sans risque de les perdre ou de les classer incorrectement ! C'est le rôle d'un système de gestion des actifs."

Les logiciels de suivi et de gestion des actifs sont un moyen fiable de superviser les immobilisations. Ils comportent des fonctionnalités telles que le suivi des sites, le traitement des interventions et les pistes d'audit.

Logiciel de gestion des actifs

Les petites opérations peuvent bénéficier d'un système informatisé de gestion de la maintenance (CMMS, ou GMAO) . Le logiciel d'automatisation facilite la planification, la gestion et le reporting des activités de maintenance. Ses fonctionnalités comprennent la gestion des flux de travaux, la dotation en ressources et le routage, les conseils d'exploitation et de réparation, la production de rapports et l'audit.

Pour les grandes opérations, un système de gestion des actifs de l'entreprise (EAM) tel qu' IBM Maximo  fournit une plateforme centrale se chargeant de la gestion de toutes les immobilisations. Un tel système intègre les données d'actif issues de tout son cycle de vie : acquisition, opérations, maintenance, dépréciation et renouvellement ou remplacement.

Dotées d'une vue complète, les entreprises comprennent leurs environnements d'actif complexes. Elles sont mieux informées pour gérer la santé des actifs. Les caractéristiques et les flux de travaux les aident à optimiser les tâches de gestion et à réduire la durée d'indisponibilité. Les équipes ont également une vue au niveau de l'entreprise des contrôles de la sécurité et de l'environnement leur permettant de mieux répondre aux problèmes et aux risques.

IoT et IA

L'Internet des objets (IoT) offre des informations approfondies et permet un meilleur contrôle des immobilisations. Le logiciel IBM Watson IoT , par exemple , corrèle les données des capteurs et des appareils pour fournir une visibilité en temps opportun de la santé et la performance des actifs. Il améliore la gestion des actifs en analysant le statut, en évaluant la valeur et le risque, et en anticipant les échecs.

L'IA utilise l'apprentissage automatique pour évaluer l'état des actifs et mettre en œuvre la maintenance prédictive. La technologie rassemble les données d'actif (à partir de capteurs, de la télémétrie, des interventions et même des événements météorologiques) et utilise des algorithmes pour déceler les modèles ou des tendances et développer des modèles de prévision. Les informations, couplées au scoring prédictif, permettent au système de prescrire des tactiques ou des stratégies préemptives.

Blockchain

La blockchain est un grand livre sécurisé et partagé qui enregistre chaque transaction dans un réseau d'entreprise. En termes de suivi des immobilisations, la technologie offre les possibilités suivantes :

  • Établir la provenance des matériels et des services dans toute la chaîne d'approvisionnement
  • Enregistrer les transactions de sécurité telles que les permis et les incidents
  • Fournir une trace d'audit dans tout le réseau
  • Fournir une vue d'ensemble sur des réclamations en rapport avec les dommages et la garantie

"Une blockchain signifie que toutes les activités qui ont été effectuées sur un actif sont vérifiées. Elle crée un enregistrement précis pour les gestionnaires des actifs", explique Russell Bee, architecte produits chez IBM dans son blog sur la gestion des actifs. "Ils utilisent ces enregistrements pour analyser la performance et les risques et pour prendre des décisions stratégiques concernant leur matériel dans le cadre de leurs cycles de planification."


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