Gestion des actifs numériques
La gestion des actifs numériques (DAM) est à la fois un processus métier et une technologie de gestion de l'information, qui crée un système centralisé permettant aux organisations d'organiser et d'accéder à leurs actifs multimédias.
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Qu'est-ce que la gestion des actifs numériques ?

Une solution de gestion des actifs numériques est une solution logicielle et système qui fournit une approche systématique pour stocker, organiser, gérer, récupérer et distribuer efficacement les actifs numériques d'une organisation. La gestion des actifs numériques (DAM) peut être utilisée pour désigner à la fois un processus métier et une forme de technologie de gestion de l'information, ou un système de gestion des actifs numériques. La fonctionnalité DAM aide de nombreuses organisations à créer un endroit centralisé où elles peuvent accéder à leurs ressources multimédias.

L'actif numérique est un composant clé du processus DAM. Il s'agit de tout type de fichier de valeur qui appartient à une entreprise ou à un individu. Il se présente sous un format numérique, contient des éléments permettant les recherches via des métadonnées et comprend des droits d'accès et d'utilisation. Il existe de nombreux types d'actifs numériques, y compris, mais sans s'y limiter :

  • Documents
  • Images
  • Contenu audio
  • Vidéo
  • Animations
  • Fichiers multimédias
  • Graphique
  • Présentations
  • Tout média numérique qui inclut le droit d'utilisation

La solution DAM rationalise la gestion des actifs et optimise la production de médias riches, en particulier au sein des organisations commerciales et marketing, en créant un système de gestion centralisé des actifs numériques. Elle permet la cohérence de la marque grâce à des mises à jour automatiques des actifs et au renforcement des directives de la marque, en fournissant une source fiable unique au sein des entreprises et une expérience utilisateur plus cohérente pour les publics externes. Les équipes modernes de gestion de contenu numérique et les spécialistes du marketing s'appuient également sur une solution DAM pour réutiliser le contenu. Elle permet de réduire ainsi les coûts de production inutiles et les flux de travail en double grâce à ses fonctionnalités de recherche inestimables. Compte tenu de la grande visibilité des actifs de la marque et des actifs marketing via les canaux numériques, tels que les réseaux sociaux, il est important que les marques restent cohérentes dans les images et les messages pour renforcer l'autorité de la marque et générer une croissance commerciale. Par conséquent, il n'est pas surprenant que les plateformes de gestion des actifs numériques deviennent des éléments essentiels en termes d'efforts de transformation numérique.


Comment fonctionne le logiciel DAM

Plusieurs étapes sont impliquées dans l'utilisation d'une solution DAM :

  1. Création de l'actif : des modèles et des formats de fichiers standardisés préparent les fichiers numériques pour l'encodage avant même leur création. Cette standardisation améliore la souplesse de recherche et de récupération des documents.
  2. Encodage et indexation : pour simplifier la recherche d'actifs, les métadonnées permettent d'identifier le contenu numérique grâce à des attributs tels que le type d'actif (par exemple, livre blanc), la version (par exemple, nouveau), le type de média (par exemple, vidéo) et la technologie utilisée (par exemple Photoshop, etc.). Ces identifiants créent un index, regroupant des actifs avec des balises communes pour améliorer la recherche.
  3. Flux de travail : cette indexation peut ensuite être exploitée pour les flux de travail basés sur des règles, permettant l'automatisation des tâches et des processus.
  4. Contrôle de version : le contrôle de version devient de plus en plus important pour automatiser les flux de travail, car il garantit que l'actif le plus récent et le plus à jour est utilisé dans l'actif existant. À mesure que de nouveaux flux de travail sont établis, cela garantit également que seule la version la plus récente est accessible et reportée pour revue et utilisation.
  5. Gouvernance via les autorisations : la gouvernance via les autorisations garantit que seuls ceux à qui l'accès a été accordé sont en mesure d'utiliser l'actif de la manière dont il leur a été attribué. Cette fonctionnalité protège les actifs de l'organisation contre le vol, la corruption accidentelle ou l'effacement.
  6. Audit : un audit doit être mené en interne pour évaluer l'efficacité de la solution DAM et identifier les domaines d'amélioration. De même, les organismes de réglementation peuvent auditer une solution DAM pour s'assurer que la technologie et les processus d'une organisation sont conformes aux réglementations. Les deux types d'audits ont lieu régulièrement dans des secteurs hautement réglementés tels que la finance et la santé.

Une solution DAM peut être implémentée sur site, dans le cloud ou dans une topologie hybride. Le stockage, la gestion et la déliverabilité des actifs basés sur le cloud peuvent être une option abordable, sécurisée, évolutive et flexible pour une organisation.


Avantages de la solution DAM
  • Réduction des coûts de production et meilleure allocation des ressources. La centralisation des actifs au sein d'une DAM permet aux organisations de rechercher et de réutiliser les actifs, réduisant ainsi les coûts de production et les flux de travail en double. La réduction des coûts encourage l'affectation des ressources dans d'autres domaines de l'entreprise. Les gains d'efficacité qui en résultent contribuent à accélérer la mise sur le marché des actifs et des solutions.
  • Plus de transparence organisationnelle. Étant donné qu'une solution DAM fournit aux utilisateurs une vue claire et complète des actifs numériques, cela a des implications sur la planification et l'exécution du contenu. Elle peut augmenter la collaboration entre les différentes parties prenantes ou introduire des flux de travail plus percutants grâce à l'élimination de projets redondants.
  • Augmentation de la conversion et de la rétention des clients. Lorsque les entreprises organisent le contenu de manière appropriée en fonction de l'étape du parcours d'achat de l'utilisateur, elles peuvent proposer du contenu et des supports marketing au bon moment pour leurs publics cibles. La solution DAM permet aux organisations de personnaliser l'expérience client, en établissant et en entretenant des relations plus solides qui permettent aux clients potentiels et existants d'évoluer plus rapidement et plus efficacement tout au long du cycle d'achat.
  • Cohérence de la marque. Une solution DAM aide à garantir que le message, le positionnement, la représentation visuelle et les autres moyens d'adhésion à la marque sont cohérents. Avec une solution DAM, les domaines fonctionnels et les unités commerciales peuvent réutiliser des fichiers créatifs et d'autres actifs pour gagner en efficacité et présenter une fiabilité unique sur le marché.
  • Gouvernance et conformité. Les licences, la documentation juridique, les archives et d'autres actifs peuvent jouer un rôle clé pour répondre aux exigences de conformité réglementaire imposées par l'industrie ou les gouvernements. La possibilité d'organiser et de récupérer rapidement ces documents peut faire gagner du temps et de l'argent aux organisations, tout en réduisant l'interruption des processus métier de base.

Historique et avenir d'une solution DAM

L'émergence de la publication assistée par ordinateur à la fin des années 1980 a permis aux imprimeurs, aux éditeurs et aux annonceurs de numériser du texte, des graphiques et des photographies. Trop volumineux pour la plupart des disques durs internes, ces fichiers ont été transférés sur des supports externes avec de simples étiquettes de métadonnées. Ils ont été placés dans des fichiers et des dossiers simples et hiérarchiques.

En 1992, Canto Software a lancé Cumulus, l'un des premiers systèmes DAM. Il s'agissait d'une solution autonome sur site, offrant des fonctionnalités de prévisualisation des miniatures, d'indexation des métadonnées et de recherche. Alors que les premières solutions DAM facilitaient la recherche, la vérification et la récupération des actifs, les fichiers n'étaient toujours pas faciles à partager.

Au début des années 2000, la DAM sur serveur permettait le partage de fichiers sur Internet. Peu de temps après, le stockage en cloud offrait un autre moyen de stocker, gérer et répartir les actifs numériques.

La DAM a rapidement évolué pour devenir des bibliothèques intégrées capables de fournir du contenu à une variété d'appareils, de systèmes et de référentiels. Les interfaces de programmation d'applications (API) ont permis aux actifs de se connecter à différentes applications et de répondre à des exigences spécifiques rapidement et efficacement.

Désormais, il est courant que des capacités d'IA soient intégrées dans la DAM - en balisant et en recoupant intelligemment les ressources, y compris la reconnaissance vidéo et la reconnaissance vocale. IBM Watson Video Enrichment peut analyser les flux vidéo à l'aide de technologies d'apprentissage en profondeur, tandis que la plate-forme IBM Blockchain assure une plus grande sécurité au niveau de la DAM. Grâce à l'apprentissage automatique, les systèmes DAM peuvent anticiper les besoins en contenu et faire des recommandations aux utilisateurs. Ces tâches de marketing étant effectuées très rapidement, souvent en quelques minutes ou moins, les organisations peuvent effectuer des ajustements en temps quasi réel pour obtenir un avantage concurrentiel.


Que rechercher dans une solution DAM

Lorsque vous examinez les plates-formes DAM, il est important d'évaluer si les solutions que vous sélectionnez offrent des fonctionnalités qui vous aideront à mettre en œuvre une solution efficace pour répondre à vos besoins aujourd'hui et demain. Une solution DAM efficace fournira les fonctionnalités suivantes :

  • Prise en charge du cycle de vie des actifs et des autorisations basées sur les rôles : votre solution DAM doit vous permettre de gérer vos actifs numériques de l'idée à la conception et tout au long de leur cycle de vie. Elle doit également fournir des droits d'accès et des autorisations avec la granularité dont vous avez besoin pour préserver l'intégrité de vos actifs.
  • Intégration : votre solution DAM doit s'intégrer aux solutions que vous avez en place aujourd'hui, telles que la création et la distribution d'actifs, et tous les systèmes que vous prévoyez d'ajouter à l'avenir.
  • Flexibilité bidirectionnelle : une solution DAM flexible et agile offrira la flexibilité nécessaire pour rechercher des actifs dans n'importe quelle direction. La flexibilité bidirectionnelle vous permet de rechercher des métadonnées, telles que la marque, pour trouver un actif, ou de rechercher des actifs spécifiques pour trouver des métadonnées. Cette fonctionnalité prend en charge la recherche et la réaffectation d'actifs par d'autres groupes fonctionnels au sein d'une organisation.
  • Capacité d'importation et d'exportation : votre solution DAM ne doit pas créer un îlot de données isolé. Votre solution idéale doit inclure la possibilité de partager des actifs numériques ainsi que des résultats de recherche et d'autres données.
  • Infrastructure de stockage et de transfert stable : la solution DAM que vous choisissez est tout aussi importante que la manière et l'endroit où les actifs sont stockés, et la capacité de transférer les actifs là où ils sont nécessaires. Que vous choisissiez un stockage défini par logiciel sur site ou un stockage cloud, tenez compte de la fiabilité, de la flexibilité, de l'extensibilité, de la performance et de la récupérabilité pour protéger vos actifs.
  • Efficience du transfert de fichiers : la vitesse et l'efficience du transfert de fichiers sont importantes, car elles affectent directement la vitesse de votre entreprise. La possibilité de partager et d'utiliser les actifs quand et où vous en avez besoin aidera à définir l'efficacité de la solution que vous choisissez.

IBM et DAM

Une solution DAM aide les organisations du monde entier à maintenir les droits d'accès, le contrôle et l'intégrité de leurs actifs numériques à de nombreuses fins. La mise en œuvre d'une DAM en tant que solution holistique centralisée liée aux stratégies d'entreprise et fonctionnelles peut fournir une expérience client plus cohérente et plus convaincante. Selon Forrester, « Plus des 2/3 des entreprises souhaitent diffuser leur contenu plus efficacement. Les entreprises qui réussissent intègrent désormais la DAM dans leur expérience numérique et leur stratégies de contenu au sens large, il ne s'agit plus d'une solution ponctuelle à laquelle elles ont recours. » 1
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Cas d'utilisation

La DAM est utilisée dans tous les secteurs, partout où des actifs numériques sont impliqués. Voici deux exemples d'utilisation de la DAM :

Offices des brevets

Les offices de brevets gèrent généralement de gros volumes d'actifs numériques à divers stades d'achèvement. Comme les mises à jour sont effectuées tout au long du cycle de vie de l'actif, les fonctionnalités de transférabilité, de contrôle de version et de droits d'accès sont essentielles pour la maintenance. D'autres fonctionnalités telles que la fonction de recherche permettent également aux processus au sein des offices de brevets d'évoluer efficacement. 

Entreprises de technologie

Les entreprises de technologie utilisent la DAM dans de multiples départements différents, souvent sur plusieurs sites. La DAM centralise les actifs pour l'accès et l'utilisation. Les domaines fonctionnels au sein d'une organisation utiliseront la DAM à des fins différentes. Quelques exemples incluent :

  • Les RH utilisent la DAM pour gérer les dossiers des employés, les abonnements et le statut des avantages, les demandes d'embauche, les demandes de congés et les fiches de paie.
  • Le service Achats utilise la DAM pour stocker les coordonnées, les factures et les spécifications des fournisseurs de prédilection.
  • Les équipes de développement utilisent la DAM pour stocker des plans de conception et de développement de produits exclusifs, des documents de planification et des images.
  • Les équipes de vente et de marketing utilisent la DAM pour la gestion de la marque et pour maintenir les actifs créés et utilisés dans l'ensemble de l'organisation. 

De nombreux membres de ces organisations devront accéder, utiliser, modifier et suivre les actifs, ce qui rend les autorisations d'accès extrêmement importantes. Ces autorisations peuvent être basées sur l'unité commerciale, le département fonctionnel et le rôle. Elles peuvent restreindre l'accès de certains actifs aux employés en interne. Les autorisations peuvent également étendre l'accès d'autres actifs à des composants externes tels que des partenaires ou des clients. Pensez aux logos et aux propositions d'engagement qui peuvent aider à soutenir les initiatives de partenariat et de commerce électronique.


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Source

The Digital Asset Management Cookbook, Forrester, Inc., Nick Barber, 26 juin 2020