Tel un incendie hors de contrôle, la COVID-19 a commencé à se propager dans le monde en 2020. Presque du jour au lendemain, les stratégies d’entreprise ont changé. La santé et la sécurité au travail sont devenues une urgence absolue. Et compte tenu de la variabilité des politiques de santé publique, l’agilité organisationnelle est devenue indispensable.
Fidèle à sa vocation, IBM a exploité son expérience et ses ressources technologiques pour protéger non seulement ses propres employés, clients et partenaires, mais aussi ceux d’autres entreprises.
« IBM sait comment appréhender des problèmes comme celui-ci. Cela fait partie de notre identité, et nous avons l’habitude de gérer ce genre de crise, tant pour nous mêmes que pour les autres » déclare Cameron Potts, vice-président des opérations et des transformations du service Technologie et sécurité chez IBM.
L’organisation chargée de la gestion des biens immobiliers et des installations de la société, IBM Global Real Estate (GRE), a joué un rôle important dans la poursuite de ces efforts. En réponse aux premières mesures de confinement édictées par le gouvernement, le GRE a collaboré avec les dirigeants des sites et les équipes de gestion de crise pour transférer 95 % des employés d’IBM à l’échelle mondiale du bureau vers leur domicile. Avec une infrastructure riche en sécurité et des outils de travail numérique déjà en place, l’entreprise était bien préparée à gérer son personnel à distance.
L’organisation a immédiatement mis en place des processus de contrôle de la température corporelle et de dépistage des symptômes à l’entrée des locaux pour les personnes dont le travail sur site était considéré comme « essentiel ». A l’intérieur des bâtiments, elle a renforcé les règles d’hygiène, instauré la distanciation sociale et mis en place d’autres directives sanitaires à l’aide de panneaux de signalisation et d’autres dispositifs.
Ensuite, l’organisation a réfléchi à la manière de rouvrir les sites et les bureaux sans compromettre la sécurité une fois que les gouvernements auraient assoupli les restrictions. IBM emploie environ 350 000 personnes dans 170 pays. Les décideurs avaient besoin d’une approche flexible, basée sur les meilleures pratiques, et qui pourrait être adaptée aux besoins de chaque filiale et aux directives régionales de santé publique.
Portée étendue
Permet d’offrir des expériences de travail plus sûres aux employés des 370 sites d’IBM
Une analyse plus rapide
Analyse l’utilisation de l’espace 99 % plus rapidement
Marianne Flores, directrice d’IBM GRE, s’est associée à M. Potts et à d’autres leaders du GRE et des ressources humaines pour développer le Protocole IBM pour un retour sur le lieu de travail, le but étant de piloter la réouverture des bureaux d’IBM et d’autres grandes organisations. Le protocole fournit un cadre de prise de décision complet et une liste de contrôle pour toutes les phases de la reprise du travail en présentiel, notamment l’évaluation, la préparation et le maintien de la sécurité du site.
Une fois ces tâches terminées, Mme Flores et M. Potts ont commencé à redéfinir les fonctions des lieux de travail d’IBM. Leur but était de faciliter la sécurité, la productivité et l’efficacité sur site grâce à des technologies de pointe.
En janvier 2021, le GRE avait mis en place des solutions basées sur Watson Works dans 370 sites. En transformant ses processus de réponse et de conformité en réaction à la pandémie de COVID-19, le GRE a établi un cadre dans lequel les équipes d’IBM qui doivent prendre des décisions rapides (notamment les dirigeants des sites et des départements commerciaux, les directeurs généraux des filiales et les équipes de gestion de crise) ont un accès immédiat aux informations importantes.
Avec les solutions Watson Works, l’équipe du GRE a réduit de 99 jours à 10 minutes le temps nécessaire à l’analyse de l’utilisation de l’espace pour un site donné. De plus, avec des données très précises sur l’utilisation de l’espace, les dirigeants du GRE peuvent en optimiser l’utilisation et les dépenses associées dans le portefeuille mondial d’IBM.
« Le GRE doit prendre des décisions stratégiques concernant les locaux et définir le lieu de travail du futur. Nous sommes capables de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires à la collecte de données, à leur analyse et à la génération d’informations exploitables », explique Mme Flores.
Le plus important, c’est que les employés, les clients et les autres personnes qui accèdent aux installations d’IBM peuvent constater la différence. Le fait de savoir qu’IBM s’est investi sans réserve dans la protection contre la propagation de la COVID-19 renforce la confiance et les aide à donner le meilleur d’eux-mêmes.
« C’est la santé et la sécurité des employés qui sont en jeu », explique M. Potts. « Le GRE s’est placé au cœur des choses : “Comment protéger les employés d’IBM lorsqu’ils reprennent le travail en présentiel ?” Le GRE a aidé IBM à modifier son organisation en profondeur, ceci presque du jour au lendemain, afin de limiter la propagation de la COVID-19. »
Basé à Armonk à New York (Etats-Unis), le GRE gère plus de 6,6 millions de mètres carrés de locaux répartis entre 1 200 sites différents dans le monde. Son portefeuille d’activités comprend des bureaux, des laboratoires, des centres de données, des centres de formation et des entrepôts IBM. Environ 600 employés d’IBM contribuent à la mission du GRE : offrir une excellente expérience de travail.
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