O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) envolve o rastreamento e o gerenciamento de ponta a ponta dos ativos de TI, assegurando que cada ativo seja corretamente empregado, preservado, aprimorado e eliminado ao término de seu ciclo de vida.
O ITAM envolve o uso de dados financeiros, contratuais e de inventário com ferramentas de gerenciamento para rastrear e tomar decisões estratégicas sobre ativos de TI. O principal objetivo é garantir que os recursos de TI sejam utilizados de forma eficiente e eficaz. O ITAM também ajuda a otimizar custos, reduzindo o número total de ativos em uso e estendendo a vida útil desses ativos, evitando atualizações dispendiosas. Uma parte importante do ITAM é entender o custo total de propriedade e encontrar maneiras de otimizar o uso do ativo.
Um ativo de tecnologia da informação (TI) é qualquer peça de informação ou dado, software ou hardware que uma organização utiliza no decorrer de suas operações comerciais. Ativos de hardware incluem equipamentos de computação física como servidores físicos em data centers, computadores desktop, dispositivos móveis, notebooks, teclados e impressoras. Por outro lado, os ativos de software incluem aplicações para as quais licenças são tipicamente emitidas por usuário ou máquina, bem como sistemas de software e bancos de dados construídos com recursos de código aberto. Os ativos de software também incluem ativos baseados na nuvem e serviços na nuvem, como aplicações de software como serviço (SaaS).
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O gerenciamento de ativos de TI geralmente envolve as seguintes etapas.
O primeiro passo em qualquer processo de gerenciamento de ativos de TI é criar um inventário detalhado de todos os ativos de TI. Isso permite a fácil identificação e garante que ativos redundantes sejam otimizados para maior eficiência.
Isso envolve o uso de uma ferramenta ou sistema ITAM para monitorar continuamente os ativos de TI. As informações coletadas para rastrear cada ativo incluem dados financeiros (custos de ativo), contratuais (garantias, licenças e acordos de nível de serviço (SLAs)) e de inventário (localização e condição dos ativos físicos).
Os ativos de TI são mantidos de acordo com o estágio de seu ciclo de vida. A manutenção envolve reparo de ativo, atualização e substituição. Todas as atividades de manutenção realizadas em um ativo de TI são registradas como parte do processo de ITAM, para que os dados possam ser utilizados para avaliar o desempenho do ativo.
Cada ativo de TI tem um ciclo de vida finito. O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) trata do gerenciamento do ciclo de vida de um ativo para garantir a máxima produtividade. Embora possam diferir entre organizações, os ciclos de vida dos ativos de TI geralmente incluem estes estágios:
Isso envolve tomar decisões sobre os ativos necessários por uma organização, seu uso pretendido e como adquiri-los. As organizações também consideram alternativas competitivas e realizam análises de custo-benefício e TCO (custo total de propriedade) de todas as opções possíveis enquanto planejam a aquisição de ativos.
Os ativos podem ser adquiridos através da compra (incluindo software como serviço), construção, licenciamento ou locação.
A implementação de ativos pode envolver a instalação, a integração com outras ferramentas, a concessão de acesso ao usuário e o fornecimento de suporte técnico.
Depois que os ativos forem implementados, as disposições devem ser feitas para manutenção regular, atualizações e reparos para otimizar seu uso e maximizar o valor. Isso prolongará sua vida útil, minimizará os custos e mitigará os riscos.
Um ativo é retirado quando a depreciação se instala e os custos de suporte não são mais viáveis. Ou seja, um ativo de TI chega ao fim de seu ciclo de vida quando a manutenção se torna mais frequente e a organização gasta mais recursos com ele do que antes. Uma organização também pode decidir aposentar um ativo se houver alternativas melhores no mercado. A desativação de ativos envolve o descarte de ativos antigos, a atualização de informações sobre ativos, o encerramento de contratos de suporte e licença e a elaboração de planos de transição para novos ativos.
O ITAM eficiente pode ajudar as organizações a centralizar e simplificar o acompanhamento de ativos, otimizar o uso de ativos, garantir a conformidade das licenças de software e melhorar a tomada de decisões relacionadas a ativos.
Os ativos são difíceis de gerenciar quando rastreados em locais diferentes. A imprecisão e a desordem podem se instalar, levando à ineficiência e a decisões comerciais inadequadas. Ter um banco de dados de ativos central ou inventário torna o rastreamento de ativos mais fácil e eficiente. A organização pode ver em um só lugar quais ativos precisam ser descartados, atualizados ou otimizados para máxima produtividade.
A gestão de ativos de TI leva ao uso eficiente de recursos, mitiga riscos, minimiza desperdícios e reduz custos. Ao estabelecer um processo de ITAM, uma organização obtém dados em tempo real sobre o estado de todos os seus ativos e pode tomar decisões informadas sobre o uso de ativos.
Organizações que licenciam software de terceiros muitas vezes passam por auditorias de software por provedores de software que desejam garantir que essas organizações cumpram os termos e condições da licença. O descumprimento desses acordos pode levar a multas severas. Portanto, as organizações usam o software ITAM para monitorar automaticamente todo o software instalado em todos os computadores em suas redes e garantir que estejam em conformidade com os contratos de licença relevantes.
Os dados do ITAM ajudam na avaliação de compras e implementações anteriores, o que informa as ações subsequentes. O ITAM pode melhorar a compra de ativos de TI e os processos de negócios.
À medida que os ativos de TI de uma organização crescem, gerenciá-los por meio de sistemas manuais, baseados em papel ou planilhas se torna complicado. O software de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é uma aplicação centralizada usada para gerenciamento e acompanhamento do ciclo de vida de ativos. As soluções de software ITAM geralmente incluem recursos e funcionalidades que dão às organizações um melhor controle de seu ambiente de TI e permitem que elas rastreiem ativos — tanto no local quanto na nuvem — como:
Detecção automática: a maioria dos sistemas de gerenciamento de ativos de TI detecta automaticamente todo o hardware e software instalados na rede de computadores de uma organização.
Banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB): o CMDB é um banco de dados centralizado que armazena informações sobre os ativos de TI de uma organização e as relações entre os ativos.
Gerenciamento de licenças: Ao cruzar licenças de ativos com dados de inventário relevantes, o software ITAM pode alertar a organização sobre expirações futuras de licenças, ativos com licenças insuficientes em risco de violar uma licença, ou ativos superlicenciados (subutilizados).
Gerenciamento de solicitações: alguns softwares de ITAM podem rastrear todas as solicitações de ativos de TI e permitir que as organizações definam fluxos de trabalho para solicitação de ativos.Eles avaliam os requisitos de licença para esses ativos e gerenciam o processo de aquisição e implementação.
Gerenciamento de versões e patches: o software de gerenciamento de ativos rastreia a implementação de novas versões e patches de software para manter um conjunto de computadores da organização seguro, atualizado e funcionando sem problemas.
Gerenciamento de inventário: as ferramentas de ITAM mantêm um registro de todos os ativos usados por uma organização.O inventário de ativos registra dados como nome, tipo de contrato de licença, preço e versão.
Gerenciamento de ativos fixos: a maioria das soluções de gerenciamento de ativos de TI tem um repositório dedicado para gerenciar dados de ativos fixos.Ativos fixos incluem principalmente hardware.
Gerenciamento de ativos digitais: Esse recurso do software de ITAM envolve o gerenciamento de direitos digitais e mídia interativa (por exemplo, conteúdo multimídia como vídeos, música e fotos).
Enquanto o gerenciamento de ativos de TI é sobre gerenciar ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida, o gerenciamento de serviços de TI (ITSM) envolve o gerenciamento e fornecimento de serviços de TI.
O gerenciamento de serviços de TI é o processo de gerenciar serviços de departamento de TI e assinaturas de TI em uma organização. Ele inclui muitos componentes, desde o planejamento e implementação de serviços de TI até o monitoramento e auditoria deles para garantir que eles estejam funcionando sem problemas e de forma eficiente. Os serviços de TI incluem suporte de help desk e service desk (como orientar um usuário sobre como alterar sua senha ou recursos de autoatendimento) e procedimentos de gerenciamento de mudanças, que envolvem o manejo eficiente de alterações na infraestrutura de TI.
O objetivo do gerenciamento de serviços de TI é fornecer serviços de TI confiáveis e de alta qualidade que atendam às necessidades da empresa e de seus usuários finais, incluindo clientes, funcionários e parceiros de negócios. O ITSM visa melhorar a experiência do usuário e a qualidade do serviço.
Uma biblioteca de infraestrutura de TI (ITIL) é considerada a melhor abordagem para fornecer ITSM eficiente, pois fornece as melhores práticas e framework. A versão mais recente do ITIL, ITIL 4, compreende cinco volumes—especificamente, Estratégia de Serviço, Design de Serviço, Transição de Serviço, Operação de Serviço e Melhoria Contínua de Serviço—que detalham 34 práticas de ITSM.
De certa forma, o ITSM engloba o ITAM. Gerenciamento de ativos e configurações estão entre os muitos processos de ITSM, e um CMDB—que é a ferramenta dedicada a esse processo—é um repositório centralizado dos ativos de TI de uma organização e dos relacionamentos entre eles.
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