O que é ECM (enterprise content management)?
ECM (gestão de conteúdo empresarial) é um conjunto de estratégias e recursos para capturar, armazenar, ativar, analisar e automatizar conteúdo de negócios, usado para fornecer um novo valor a partir de dados que antes eram desestruturados e indisponíveis.
Com a gestão de conteúdo empresarial, uma organização pode aproveitar ao máximo as informações dos clientes e o conhecimento empresarial para incorporá-los em seu conteúdo.
Quando gerenciados de forma eficaz por toda a organização, esses conteúdos podem ser utilizados para engajar clientes, automatizar processos empresariais e aprimorar a colaboração.
O conteúdo (dados) é o combustível que impulsiona e financia a transformação digital. O conteúdo possui informações úteis sobre os clientes, suas atitudes, sentimentos e valor para a organização, mas apenas se você souber extrair isso dele. Coletivamente, o conteúdo armazenado em repositórios, compartilhamentos de arquivos e pastas na nuvem por toda a empresa representa o conhecimento da organização.
Conforme a produção de conteúdo cresce a velocidades sem precedentes, as organizações tomam medidas concretas para agilizar os seus processos relativos aos serviços de conteúdo. “Caos de conteúdo”, a falta de conteúdo digitalizado e a incapacidade de acessar o conteúdo certo no momento certo, é uma barreira difundida para as empresas de hoje em dia.
Agora, mais do que nunca, os softwares de ECM são um elemento essencial na jornada para se tornar um negócio digital.
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As organizações que levam a transformação digital a sério podem começar pelo básico. Primeiro, capte o conteúdo, classifique-o e aplique regras de governança. Em seguida, controle quem pode acessá-lo e forneça as ferramentas para encontrá-lo. Por fim, encaminhe o conteúdo para os processos de negócios e colaboração.
A adoção bem-sucedida do ECM começa com uma avaliação da empresa.
Em que parte do processo os documentos físicos estão atrasando os resultados? Onde está localizado o conteúdo corporativo na empresa? O conteúdo está nos compartilhamentos de arquivos, repositórios em nuvem ou em um sistema de ECM? E qual é a sua estratégia para governança, conformidade e retenção de documentos?
As soluções de ECM são escaláveis e começam geralmente com uma aplicação de linha de negócios ou de departamento.
Depois que todos os stakeholders estiverem engajados e tiverem fornecido inputs, desenvolva uma visão e metas mensuráveis para criar uma solução de gerenciamento. Então, após realizar testes completos e treinamento do usuário, implemente a solução. Muitas vezes, o sucesso da solução se espalha para outros departamentos, gerando um lobby para que ela seja o próximo projeto de ECM.
A melhor maneira de implementar um ECM é como uma solução empresarial. Uma vez que o primeiro projeto for concluído, muitos elementos e procedimentos podem ser reutilizados, tornando os projetos seguintes menos caros e mais rápidos de implementar.
Muitas empresas desenvolvem uma estratégia de serviços compartilhados para maximizar o investimento em pessoas, conteúdo e tecnologia.
Recursos
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O IBM ECM System Monitor é uma solução proativa de monitoramento de integridade para gerenciar suas aplicações de BA.