O que é gerenciamento de negócios de tecnologia

O TBM é baseada em uma taxonomia padrão e um modelo de tomada de decisão que conecta dados financeiros e operacionais em TI, finanças e unidades de negócios. Ele proporciona às equipes com a estrutura, os processos e os insights necessários para gerenciar a tecnologia como um negócio.

Organizações que vão desde pequenas empresas até corporações internacionais e entidades públicas como o estado de Washington adotaram o TBM para melhorar a transparência, clareza, consistência e eficiência de seus departamentos de tecnologia.

O framework foi originalmente desenvolvido pelo TBM Council, uma organização sem fins lucrativos apoiada por milhares de CIOs, CTOs, CFOs e outros líderes financeiros e de tecnologia. Com a evolução da tecnologia, o TBM também evoluiu para abranger modelos de entrega modernos, como nuvem, software como serviço (SaaS),, infraestrutura como serviço (IaaS) e muito mais.

Ao alinhar custo, consumo e valor, o TBM permite que as organizações priorizem investimentos de alto impacto, rastreiem o ROI das iniciativas de tecnologia e assegurem que as decisões de gastos apoiem a estratégia geral de negócios.

A taxonomia do TBM é um modelo padronizado que fornece uma linguagem compartilhada sobre como os custos, serviços e valor da tecnologia são categorizados em uma organização. Ela permite que os líderes de TI, finanças e negócios colaborem de forma mais eficaz, alinhando a forma como os custos são definidos, alocados e compreendidos.

O TBM Council governa e mantém a taxonomia do TBM.

• Pools de custos: esses pools são categorias padronizadas de gastos de TI que distinguem entre despesas operacionais e de capital. Os pools de custos comuns incluem mão de obra, software, hardware, instalações e serviços externos. Eles fornecem a base para entender em que o dinheiro está sendo gasto.
  
  
• Torres de recursos: essa camada agrupa recursos tecnológicos em categorias funcionais, como servidores, armazenamento, redes, dispositivos do usuário final e segurança. Essas "torres" representam como os serviços são prestados e normalmente estão alinhados às operações técnicas.
  
  
• Soluções: soluções representam os produtos ou recursos voltados para os negócios fornecidos pela TI. Como exemplos, temos sistemas de CRM, plataformas de dados ou ferramentas internas. Essa camada permite que as organizações meçam o valor e o custo do que a TI entrega aos negócios.
  
  
• Consumidores: essa camada superior identifica quem está consumindo os serviços, quer sejam unidades de negócios internas, clientes externos ou equipes parceiras. Compreender o consumo ajuda a vincular custo e valor a centros de demanda específicos.

Dentro de cada camada, há uma terminologia padronizada que promove a colaboração e a compreensão. Na camada de pool de custos, por exemplo, pode haver entradas para "provedor de serviços de nuvem", "manutenção de SaaS" e "trabalho interno". O ideal é que todas as despesas possam ser enquadradas em uma dessas categorias. Essa categorização facilita a visualização e o rastreamento de onde o dinheiro está sendo gasto dentro de uma organização de tecnologia e é fácil de entender até mesmo para quem está fora da equipe de tecnologia.

Um modelo de TBM requer um método baseado em dados para mapear e alocar custos e consumo de recursos. Ao rastrear os custos desde suas fontes até seus usos, o TBM potencializa as conversas de valor com relatórios, análise de dados e métricas de benchmarking.

A alocação de custos é parte integrante do TBM, e a visibilidade do custo e da qualidade dos serviços de TI é crucial para que o framework seja eficaz. O TBM se baseia em dados confiáveis. Quando a qualidade de dados é questionada, os stakeholders duvidam da saída.

Difusão uniforme

Uma divisão simples na qual o número de entidades que usam uma despesa é dividido pelo custo dessa despesa. Se uma organização tiver US$ 100.000 para gastar em servidores e 100 servidores, cada servidor receberá US$ 1.000.

Percentual atribuído manualmente

Uma estratégia mais ad-hoc, o MAP, atribui às pessoas com experiência na área específica da despesa a decisão de qual percentual de um custo total vai para cada setor. Se um departamento de TI tiver um total de US$ 200.000 para dividir entre três funcionários, um percentual atribuído manualmente poderá dar a um gerente US$ 100.000 e a dois funcionários juniores US$ 50.000 cada.

Ponderado manualmente

Esse método é uma versão um pouco mais complexa de um percentual atribuído manualmente. Em vez de percentuais, um gerente ou equipe atribui destinatários individuais com uma prioridade ponderada. Por exemplo, os US$ 200.000 gastos com funcionários podem ser divididos desta forma:

Gerente (ponderação de 5): US$ 200.000 x 0,5 = US$ 100.000

Funcionário 1 (ponderação de 3): US$ 200.000 x 0,3 = US$ 60.000

Funcionário 2 (ponderação de 2): US$ 200.000 x 0,2 = US$ 40.000

Baseado em consumo

Nesse sistema, os custos reais de operação são monitorados, e as finanças são alocadas com base nesse consumo. Por exemplo, o aluguel pode ter um peso igual na cidade de Nova York e em Scraton, na Pensilvânia, mas, na realidade, o primeiro exigirá um percentual muito maior do gasto total do que o segundo. Após monitorar as despesas, uma alocação baseada em consumo pode alterar esses percentuais para atender às necessidades reais dos trabalhadores.

Multidimensional

Esse método adiciona complexidade significativa, mas também fornece uma compreensão mais profunda. Em um sistema multidimensional, reconhece-se que os gastos individuais têm múltiplos aspectos. Por exemplo, imagine que uma empresa está alocando gastos para uma solução de armazenamento em nuvem. A alocação multidimensional incorpora não apenas o "armazenamento necessário por funcionário", mas também os custos de rede, o número de vezes que o armazenamento é acessado e o custo desse acesso ou o tempo gasto no uso do serviço. Cada aspecto individual pode ser ponderado manualmente.

O TBM ajuda as organizações a avaliar o valor de negócios da tecnologia indo além das métricas básicas de gastos. Combina transparência financeira com contexto operacional. Ele faz isso aproveitando os KPIs, a economia unitária, a integração com os princípios de FinOps e uma taxonomia padronizada que mapeia os custos em recursos e resultados de negócios.

Muitas organizações começam e terminam a análise do valor de TI com métricas de gastos. Há valor na simplicidade, mas é mais produtivo tratar as métricas básicas de gastos como um convite para uma análise mais aprofundada, em vez de um endpoint. A análise de segundo nível pode incluir perguntas como: o que está gerando a variância? Quais centros de custo são valores discrepantes? Quais partes da TI estão mal otimizadas?

A TI precisa medir, otimizar e operacionalizar as práticas de gerenciamento dos gastos com TI, tanto para soluções locais tradicionais quanto para TI baseada na nuvem.

As ferramentas tradicionais de gerenciamento financeiro de TI (ITFM) muitas vezes não são suficientes, especialmente em ambientes descentralizados e de nuvem híbrida. O TBM oferece uma fonte única da verdade para dados de valor e custo de tecnologia, substituindo planilhas desconectadas ou relatórios isolados por um modelo unificado que apoia decisões mais inteligentes em toda a empresa.

O TBM oferece uma abordagem estruturada para gerenciar os investimentos tradicionais em TI e também para adotar a natureza dinâmica dos gastos com nuvem. Isso ajuda a garantir que cada dólar gasto esteja alinhado com os objetivos estratégicos de negócios.

A velocidade de entrada no mercado é um valor de TI que depende de metodologias ágeis. Os modelos de desenvolvimento ágil dependem de serviços de nuvem pública que são escalados sob demanda, mas que têm um custo. Enquanto isso, as organizações ainda devem gerenciar, modernizar e racionalizar as tecnologias existentes e, ao mesmo tempo, otimizar os custos.

Como a computação em nuvem continua a ter precedência no planejamento estratégico de TI, é fundamental integrar o gerenciamento de custos de nuvem ao framework de TBM, em todo o ecossistema. As plataformas de TBM integram metodologias ágeis ao rastrear, analisar e integrar serviços de nuvem. Essa integração pode ajudar a garantir uma abordagem mais abrangente para otimizar os gastos de TI, aproveitando a escalabilidade e a flexibilidade das soluções em nuvem, mantendo o controle sobre os custos e maximizando o valor para a empresa.

Os KPIs de TBM incorporam as necessidades dos fluxos de trabalho de valor orientados pelo produto. As métricas ágeis monitoram a produtividade em todo o ciclo de vida do desenvolvimento de software, mas os portfólios de produtos são julgados, em última análise, pelo tempo entre a solicitação de entrega de um produto e a entrega real. Os gerentes de produtos exigem uma linha de tendência de valor de negócios entregue pelo portfólio por trimestre. Isso ajuda a melhorar as estimativas de tempo e a sinalizar restrições de recursos caso as necessidades da empresa ultrapassem as horas produtivas de uma equipe. Medir e monitorar a saída de valor de negócios permite que os gerentes de produtos cumpram os compromissos de entrega.

A racionalização de aplicações (AppRat) é uma iniciativa fundamental para muitas práticas de TBM. A AppRat exige que a organização primeiro segmente as aplicações (por motivação, por provedor de receita e KTLO) e, em seguida, determine a ação a ser adotada em cada segmento (investir para maximizar o desempenho, otimizar o desempenho e o custo e minimizar o custo para atender aos acordos de nível de serviço).

Os indicadores-chave de desempenho, ou KPIs, para o sucesso da AppRat não são técnicos, nem mesmo particularmente complicados. As iniciativas bem-sucedidas de AppRat reduzem os portfólios, removem recursos de negócios duplicados e cortam gastos com aplicações. No entanto, criar uma linha de base para os custos de aplicações não é fácil. Afirmar que você cortou os gastos totais com aplicações depende de saber quais eram seus custos antes do esforço racionalizado.

Um modelo de custos de TI baseado em uma taxonomia do TBM com alocações de custos defensáveis (de um livro contábil geral, passando por locais e até aplicações e serviços) é um pré-requisito para a confiança nas métricas de valor de negócios. A AppRat é uma conversa de valor de negócios, mas você precisa de detalhes operacionais e financeiros dentro do TBM para obtê-la.

O TBM analisa quatro categorias amplas de KPIs:

• Os KPIs de custo por desempenho ajudam a TI a melhorar continuamente a eficiência de custo dos seus serviços e, ao mesmo tempo, manter a qualidade.
  
  
• Os KPIs de portfólio alinhados aos negócios permitem que a TI concentre seu tempo e recursos nos serviços, aplicações, tecnologias e fornecedores que geram o maior valor para os negócios.
  
  
• O investimento em KPIs de inovação ajuda a TI e seus parceiros de negócios a governar e colaborar melhor no nível certo de gastos do projeto.
  
  
• Os KPIs de agilidade empresarial facilitam a criação de uma estrutura de custos mais ágil para TI e aceleram a tomada de decisão eficaz.

A base dessas categorias são métricas específicas:

• Fundamentos financeiros
• Gastos com TI versus roteiro (variância de OpEx e CapEx)
• Custo total de aplicações e serviços
• Percentual dos gastos com TI na nuvem
• Entrega
• Prazo de entrega dos produtos
• Valor de negócios entregue por portfólio por trimestre
• Inovação e agilidade
• Percentual do investimento em TI para executar, crescer e transformar os negócios
• Percentual de gastos de projetos em iniciativas centradas no cliente
• Valor de negócios
• Gastos de TI por unidade de negócios
• Índices de satisfação do cliente para serviços voltados para os negócios
• Percentual de investimento em TI por iniciativa de negócios

Conforme as organizações navegam pelas complexidades dos investimentos em tecnologia, a integração entre TBM e FinOps (disciplina de gerenciamento financeiro em nuvem e prática cultural que visa maximizar o valor de negócios em ambientes de nuvem híbrida e multinuvem ) surgiu como uma estratégia de negócios crucial para aprimorar o gerenciamento de custos de nuvem.

O TBM visa facilitar a tomada de decisão baseada em dados no gerenciamento, planejamento e otimização dos custos, valor e qualidade de todos os investimentos em tecnologia, enquanto o FinOps se concentra especificamente nos aspectos financeiros dos serviços de nuvem. O FinOps é uma disciplina-chave dentro do framework do TBM mais amplo, fornecendo responsabilidade financeira específica da nuvem para complementar o gerenciamento de valor em toda a empresa do TBM.

A fusão dos princípios de TBM e FinOps oferece uma abordagem abrangente para enfrentar os desafios únicos apresentados pelos gastos em nuvem. A computação em nuvem, caracterizada por sua escalabilidade e flexibilidade, exige uma abordagem dinâmica de gerenciamento financeiro. A integração ajuda a garantir que as organizações possam não apenas acompanhar as rápidas mudanças nos serviços de nuvem, mas também otimizar esses investimentos para se alinhar aos objetivos estratégicos de negócios.

Essa abordagem de fusão estende o framework do TBM para abranger as nuances operacionais e financeiras dos serviços de nuvem, permitindo que as organizações:

• Otimizem os custos de nuvem: ao aplicar os princípios de FinOps dentro do framework do TBM, as organizações podem alcançar uma compreensão granular do uso e dos gastos com a nuvem, identificando oportunidades de economia de custos e melhorias na eficiência.
  
  
• Alinhe os gastos com o valor de negócios: esse alinhamento ajuda a garantir que os investimentos na nuvem estejam diretamente vinculados às metas estratégicas e aos resultados de negócios, auxiliando na melhoria do retorno sobre o investimento (ROI).
  
  
• Maior agilidade e inovação: o gerenciamento de custos na nuvem eficaz permite que as organizações aloquem recursos de forma mais estratégica, promovendo inovação e agilidade em um cenário competitivo. A automação pode ser implementada quando apropriado, para otimizar ainda mais as despesas.

Incorporar FinOps no framework do TBM não apenas melhora a visibilidade e o controle sobre os gastos de nuvem, mas também facilita uma cultura de responsabilidade de custos entre as equipes de TI e finanças. Essa colaboração é vital para impulsionar o desempenho financeiro e operacional ideal, garantindo que cada dólar gasto em serviços de nuvem gere o máximo valor para a organização.

Embora a seção anterior lide com o componente específico da nuvem do TBM, uma solução de TBM completa pode ser entendida como a integração de ITFM, FinOps e gerenciamento de portfólios estratégicos (SPM). Ela une essas disciplinas em uma estrutura abrangente de gerenciamento de valor, projetada para otimizar investimentos em um ambiente de TI.

O gerenciamento financeiro de TI (ITFM) é essencialmente a prática de aplicar táticas de gerenciamento de negócios tradicionais, como orçamento e análise de ROI, aos departamentos de TI. Isso difere do gerenciamento tradicional de TI, pois, anteriormente, os departamentos de TI simplesmente recebiam um orçamento para se manter dentro dele. O ITFM integra alinhamento estratégico, transparência total de custos e responsabilidade compartilhada entre a TI e o restante da organização.

O SPM é um conjunto abrangente de recursos e processos que uma organização usa para decidir como concentrar os recursos e fundos disponíveis em portfólios para atender a seus objetivos estratégicos. Por meio das práticas de SPM, uma organização pode alocar recursos para se alinhar às metas organizacionais, priorizar projetos e programas da mesma forma e confiar na tomada de decisão baseada em dados.

O TBM oferece um custo econômico unitário de TI totalmente onerado e preciso, estabelecendo a base para que as organizações avaliem a receita gerada por uma única unidade de uma empresa em relação ao custo de manutenção. Essa avaliação é fundamental para desvendar o valor de negócios dos gastos, destacando o impacto direto de frameworks de tomada de decisão, como a integração de TBM e FinOps, na economia em nível unitário.

A economia unitária é crítica para que as organizações:

Ao compreender a economia unitária dos serviços de TI, as organizações podem identificar a rentabilidade de serviços ou produtos específicos, orientando decisões estratégicas sobre onde investir ou reduzir.

A economia unitária converte os custos e a qualidade de TI em KPIs orientados para os negócios, como custo por transação em um contexto bancário ou custo por dia de paciente no setor de saúde. Esse detalhamento oferece uma imagem clara de como os investimentos em TI contribuem para os objetivos de negócios.

A integração dos princípios de TBM e FinOps melhora a precisão e a relevância dos cálculos econômicos unitários, especialmente em ambientes com gastos significativos com nuvem. Essa precisão respalda decisões estratégicas mais embasadas, alinhando os investimentos em TI com o valor de negócios.

As organizações geralmente querem uma métrica única que englobe o custo, a qualidade e o valor da TI em um KPI centrado nos negócios. No entanto, a economia unitária é inerentemente específica da organização, refletindo as realidades operacionais únicas e as prioridades estratégicas de cada empresa. Por exemplo, os hospitais podem medir o custo por dia de internação, enquanto as empresas de transporte podem avaliar o custo por quilômetro.

O foco refinado na economia unitária, reforçado pela integração do TBM e do FinOps, fornece uma compreensão diferenciada de como os investimentos em tecnologia impactam os resultados financeiros. Essa abordagem permite que as organizações naveguem pelas complexidades dos cenários modernos de TI, garantindo que investimentos estratégicos em tecnologia gerem resultados de negócios tangíveis.

Em essência, a dedicação para entender e otimizar a economia unitária, dentro do contexto do TBM e aprimorada pelo FinOps, oferece um caminho para não apenas gerenciar, mas maximizar o valor dos investimentos em tecnologia. Esse alinhamento estratégico garante que as organizações possam medir, gerenciar e comunicar com eficácia o valor da TI em termos que ressoem em toda a empresa.

O TBM como disciplina visa alinhar os gastos e as operações de TI com as metas de negócios. Quando bem implementado, um programa de TBM pode ter vários resultados benéficos.

Sem o TBM, os custos da tecnologia geralmente ficam ocultos em planilhas, duplicados em todos os departamentos ou agrupados em linhas orçamentárias vagas. Essa falta de clareza torna quase impossível otimizar ou justificar gastos.

O TBM fornece visibilidade estruturada sobre para onde vai o dinheiro, padronizando como os custos são categorizados em mão de obra, software, hardware, nuvem, instalações e muito mais. Por exemplo, o Estado de Washington reformulou toda a sua abordagem à transparência dos custos de TI depois de lutar com relatórios e taxonomia inconsistentes. Com o TBM implementado, ele conseguiu centralizar e esclarecer os gastos entre as agências.

A clara delimitação dos serviços de TI do TBM e a conexão entre esses serviços e o valor de negócios permitem que os líderes de tecnologia realoquem os recursos rapidamente em resposta às mudanças. Ao avaliar novas ferramentas ou realocar recursos, eles podem comparar os custos e o valor no contexto, em vez de confiar no instinto ou em dados fragmentados. Isso permite uma tomada de decisão melhor e mais rápida, especialmente quando as condições ou prioridades mudam.

O TBM fornece uma linguagem compartilhada que une as equipes de TI, finanças e negócios. Ele elimina a confusão sobre terminologia, ajudando os stakeholders a se entenderem e trabalharem em direção aos objetivos compartilhados. A linguagem comum usada pelo TBM é fácil de entender, flexível o suficiente para incorporar todos os conceitos necessários e versátil o bastante para que líderes de toda a organização participem.

O TBM posiciona a TI como um parceiro estratégico, não apenas como um centro de custos. Oferece aos líderes de tecnologia os dados e a estrutura necessários para demonstrar impacto, defender investimentos e liderar a inovação. Ao conectar os gastos de TI ao valor de negócios, o TBM ajuda as equipes de tecnologia a gerar resultados.

Identificar riscos potenciais é uma parte importante do valor que as equipes de TI fornecem, e o TBM amplifica esse valor. A taxonomia do TBM fornece uma forma padronizada de rastrear o custo e o benefício dos esforços de mitigação de riscos, como cibersegurança, conformidade e autenticação. Ele se integra ao Framework de Cibersegurança do NIST, um conjunto de diretrizes desenvolvido pelo Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia dos EUA para ajudar as organizações a gerenciar e reduzir os riscos de cibersegurança. Além disso, pode adotar uma abordagem baseada em dados para ajudar a rastrear o ROI desses esforços.

Especialmente (mas não exclusivamente) em grandes organizações a expansão dos custos de TI pode ser generalizada. O relatório centralizado do TBM permite que a equipe do TBM identifique custos desnecessários, como contas de serviço duplicadas, e facilita a negociação de compras combinadas ou em massa.

Embora o TBM tenha se mostrado inestimável para muitas organizações, grandes e pequenas, públicas e privadas, nenhum sistema está isento de desafios.

Implementar o TBM não é uma tarefa pequena. Envolve a integração de dados de sistemas díspares, controlados por equipes díspares. As empresas devem selecionar o software de TBM ideal para gerenciar esses dados, o que muitas vezes requer um desembolso inicial de custos. Também pode exigir uma equipe de TBM dedicada para mantê-lo.

Além disso, pode ser difícil recuperar e compilar todos os dados necessários para permitir que o TBM colha todas as suas recompensas. O TBM Council defende o tema “a perfeição é inimiga do progresso” e sugere inserir os dados que estão prontamente disponíveis, em vez de esperar até o último pedacinho. O processo de entrada de dados pode fornecer pistas sobre de quais informações você precisa e não tem.

O TBM é uma grande reformulação na maneira como os departamentos de TI operam e se veem, e na maneira como o resto de uma organização os vê. O líder ou a equipe de TI pode se sentir desconfortável em definir objetivos de negócios para cada despesa, e os líderes de negócios podem não ver o valor de ter a TI na mesa de tomada de decisão.

Isso pode mudar ao longo do tempo, à medida que os funcionários se ajustam ao novo sistema, mas é provável que haja dificuldades de crescimento.

O TBM não é um sistema do tipo "configure e esqueça". Para utilizar adequadamente o sistema, o software de TBM deve ser atualizado continuamente com novas categorias e novos dados. Se os dados não estiverem disponíveis em um local centralizado, fácil de encontrar e de entender, a imagem que o TBM pinta pode ser imprecisa. Isso requer esforços contínuos em geração de relatórios, entrada de dados, coleta de dados e análise de dados.