O gerenciamento estratégico de portfólios (SPM) é um conjunto abrangente de recursos e processos que uma organização usa para decidir como concentrar os recursos e financiamentos disponíveis em portfólios para atender a seus objetivos estratégicos.
Permite alinhamento e transparência e ajuda as organizações a lidar com mudanças econômicas ou prioridades de concorrência, minimizando riscos e maximizando o valor de negócios.
Uma subdisciplina da governança organizacional, o SPM centraliza os processos de negócios e as tecnologias de gerenciamento de portfólios para oferecer aos tomadores de decisão várias opções para executar as melhores e mais econômicas estratégias de negócios. As equipes e os líderes de negócios podem avaliar e gerenciar coletivamente o portfólio estratégico da empresa (todos os projetos existentes e propostos) com base em métricas importantes (utilização de recursos e custo, por exemplo).
As funções do SPM, embora familiares para muitos estrategistas e planejadores de TI, são cada vez mais essenciais para o sucesso dos negócios em geral. E, embora as definições, metas e necessidades de investimento variem de empresa para empresa, o SPM ajuda as empresas a:
Quando implementadas de forma eficaz, as práticas de SPM podem otimizar a alocação de recursos em direção a estratégias de negócios em toda a empresa, facilitando a comunicação robusta e precisa de orçamentos, cronogramas, roteiros e dependências entre equipes e fluxos de trabalho.
E, usando dados organizacionais e de projetos em tempo real, o SPM ajuda a focar a business intelligence, para que executivos e outros tomadores de decisão possam acompanhar mudanças em orçamentos, condições de mercado, prioridades de portfólios e objetivos gerais de negócios.
Tempo, recursos, pessoal e orçamentos são limitados nos ambientes dinâmicos de negócios e TI de hoje. As organizações de negócios precisam se mover mais rápido do que nunca, tomando decisões mais arriscadas e impactantes e promovendo inovação contínua para garantir sua sobrevivência a longo prazo.
Consequentemente, os tomadores de decisão devem escolher quais projetos, produtos, programas ou iniciativas devem ser seguidos e quais devem ser abandonados (com base em fatores como o consumo de recursos e o alinhamento com as metas estratégicas da organização).
Os investimentos que não apoiam os resultados de negócios desejados são candidatos à eliminação, e os investimentos que se alinham bem com os objetivos estratégicos são priorizados.
No entanto, o processo de tomada de decisão pode apresentar desafios significativos para companhias de nível empresarial. Se, por exemplo, os objetivos estratégicos não forem claros (porque não são bem definidos ou adequadamente comunicados a todos os stakeholders envolvidos na implementação), as decisões de investimento podem ser prejudicadas.
Algumas organizações também enfrentam dificuldades com a visibilidade de informações e processos nos sistemas essenciais ao gerenciamento de portfólios, criando silos de informações em áreas vitais (como planejamento de capacidade, gerenciamento de riscos e gerenciamento financeiro). Esses problemas geralmente pioram devido à expansão agressiva de práticas ágeis, o que pode criar pontos cegos para planejadores financeiros e de portfólios.
Silos de informações não resolvidos impedem que os gerentes de portfólios de projetos tenham uma visão abrangente dos dados empresariais, o que dificulta o planejamento de capacidade, a alocação de orçamento e a tomada de decisão geral. Além disso, os sistemas desconectados de registro que rastreiam orçamentos, recursos e atribuições de trabalho dificultam a resposta dinâmica às mudanças nas condições do mercado.
Porém, à medida que equipes de toda a empresa trabalham com mais autonomia e tomam decisões mais rápidas, o alinhamento contínuo com uma fonte única da verdade se torna cada vez mais fundamental.
As práticas de SPM lidam com problemas de visibilidade e alinhamento ao integrar disciplinas que normalmente são tratadas por equipes separadas. Isso inclui gerenciamento de estratégia, gerenciamento de portfólios de programas (PPM), análise integrada de portfólios de TI, gerenciamento de portfólios enxuto e gerenciamento financeiro ágil.
Em ambientes de SPM, essas tarefas são centralizadas e interconectadas, de modo que qualquer alteração (na estratégia de negócios, nos modelos operacionais, nos portfólios de TI ou na arquitetura corporativa) fica imediatamente visível para todos os stakeholders necessários. A visibilidade em tempo real e em toda a empresa facilita o alinhamento simplificado dos portfólios, a tomada de decisão orientadas por valor e a adaptabilidade contínua dos portfólios.
Dessa forma, o SPM ajuda empresas, gerentes de projetos e escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) a alcançar resultados de negócios superiores e manter sua vantagem competitiva por meio de investimentos relacionados ao digital e à tecnologia.
O gerenciamento estratégico de portfólios ajuda as empresas a criar uma fonte única da verdade, incorporando várias disciplinas de negócios e TI, como:
O desenvolvimento de estratégias de negócios e o modelos operacionais é essencial para definir a visão estratégica de uma empresa. O processo normalmente inclui a especificação de modelos de negócios e operacionais e a elaboração de temas estratégicos para atingir as metas estabelecidas. Também exige que as equipes alinhem a estratégia de negócios com as iniciativas de TI, priorizando aquelas que apoiam a estratégia corporativa.
Os modelos operacionais servem como um blueprint para que as organizações visualizem e estruturem suas operações. Eles conectam ofertas de clientes, recursos de negócios e estruturas corporativas para ajudar a garantir que a entrega de valor esteja alinhada com os objetivos estratégicos da organização.
Ao definir claramente como as diferentes partes da empresa interagem, os modelos operacionais facilitam processos eficientes e melhoram a satisfação do cliente, criando operações mais coesas e estratégicas.
O gerenciamento de portfólios empresariais e de TI fornece uma visão holística de todos os ativos e iniciativas relacionados à tecnologia em uma organização. Ele permitem que as empresas organizem todo o seu portfólio de TI, aumentando a agilidade, simplificando as modificações no portfólio e otimizando o impacto do portfólio.
E, com portfólios centralizados, os gerentes de projeto podem realizar análises de impacto abrangentes para melhorar as sinergias dos ativos e minimizar os erros de planejamento.
A TI e o gerenciamento de portfólios empresariais fornecem uma ampla compreensão do cenário de TI de uma empresa, para que as empresas possam tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos, priorização de projetos e estratégia geral de TI. As equipes e os líderes de negócios também podem supervisionar e manter melhor os recursos de TI para ajudar a garantir a inovação contínua e o alinhamento com os objetivos de negócios.
A governança de arquitetura empresarial define as camadas estruturais (incluindo as camadas de negócios, aplicações, informações e técnicas) de sistemas de negócios complexos. Ela fornece um framework para gerenciar e otimizar ativos e processos de TI, permitindo que os tomadores de decisão alinhem seus recursos e ferramentas com o restante da empresa.
A governança eficaz ajuda a otimizar a integração do sistema e maximizar a agilidade da infraestrutura, para que as equipes possam implementar mais facilmente práticas competitivas de transformação digital e estabelecer padrões para mudanças.
Transformação ágil refere-se ao processo iterativo e abrangente de migrar uma empresa inteira para práticas de negócios mais ágeis e reativas.
Como parte de um programa de SPM, a transformação ágil ajuda a garantir visibilidade unificada do sistema, desde o desenvolvimento de objetivos e temas estratégicos até a manutenção de portfólios, de modo que as saídas ágeis estejam alinhadas com as prioridades de negócios. Destaca como as mudanças no planejamento de negócios ou na execução da estratégia podem afetar a estratégia upstream e as atividades downstream.
Os líderes de negócios e os gerentes de portfólios têm uma linha de visão clara sobre o desempenho de novos produtos, incluindo quaisquer obstáculos que possam impedir o sucesso no mercado ou o impacto dos produtos nos resultados estratégicos.
A visibilidade abrangente dos pipelines ágeis permite que as equipes ajustem novos produtos à medida que surgem problemas e oportunidades de melhoria, ajudando as empresas a otimizar continuamente a estratégia e as operações dos portfólios.
O gerenciamento financeiro permite que as equipes alinhem os custos com a estratégia de negócios, concentrando-se em forecasting e orçamentos precisos. Ele ajuda os líderes de negócios a entender as prioridades de negócios atuais e futuras (e o suporte de TI de que precisam) e as implicações financeiras das medidas de corte de custos em diferentes partes da empresa.
Ao prever com precisão o impacto das decisões de otimização de custos de TI, as empresas podem tomar decisões estratégicas que apoiam objetivos de longo prazo e, ao mesmo tempo, mantêm a integridade financeira. Essa abordagem ajuda a garantir a alocação eficiente de recursos e minimizar o risco financeiro.
O gerenciamento de riscos e segurança é a prática de identificar possíveis ameaças e proteger todas as áreas com vulnerabilidades ou problemas de conformidade. Ele fornece às organizações insights sobre os sistemas que podem expor a infraestrutura de TI a riscos, detalhando quais são os riscos e a melhor maneira de lidar com eles.
O gerenciamento eficaz de riscos e segurança permite que as empresas protejam seus ativos de TI, mantenham a continuidade operacional e a confiança do consumidor e protejam o lucro da empresa.
O SPM se concentra no alinhamento de portfólios de projetos com objetivos estratégicos e maximiza a contribuição de projetos existentes e propostos para esses objetivos. Ela avalia todos os portfólios de projetos e funções de planejamento de capacidade coletivamente, medindo a adequação estratégica das iniciativas para otimizar o gerenciamento de recursos em cada portfólio.
A tomada de decisão ocorre no nível do portfólio e geralmente envolve a diretoria executiva, para ajudar a garantir que os portfólios de projetos sejam priorizados com base em sua pertinência aos objetivos estratégicos.
O PPM prioriza o gerenciamento eficiente de projetos e programas para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, dentro do orçamento e em alinhamento com as metas organizacionais.
Assim como o SPM, o PPM se concentra na seleção de projetos, priorização de projetos, alocação de recursos e gerenciamento de riscos e dependências. No entanto, ao contrário do SPM, o escopo do PPM é limitado a projetos individuais dentro de cada portfólio, portanto a tomada de decisão ocorre no nível do projeto ou programa. Ele adota uma visão de curto a médio prazo e busca simplificar e otimizar o ciclo de vida do projeto de ponta a ponta.
O SPM é uma abordagem de gerenciamento de portfólios versátil e personalizável; portanto, a implementação varia de acordo com os orçamentos organizacionais, metas, necessidades de negócios e requisitos de TI. No entanto, as empresas líderes tendem a confiar em quatro processos principais:
Para entender os requisitos de recursos e iniciar o processo de alocação, todos as stakeholders precisam de uma compreensão clara dos resultados de negócios pretendidos e do estado atual dos portfólios estratégicos. É importante considerar os objetivos de curto e longo prazo, fazer um inventário de todos os recursos disponíveis (como orçamentos e pessoal) e fazer avaliações das prioridades estabelecidas.
Planejadores, PMOs e resource managers podem, então, priorizar e categorizar os investimentos, identificando quaisquer tarefas e projetos que não funcionam em direção a metas mais amplas e redirecionando recursos devidamente.
Com todos os stakeholders em sintonia, as equipes podem selecionar os principais indicadores de desempenho (KPIs) e iniciar processos de monitoramento contínuo para medir o sucesso. Quando necessário, os tomadores de decisão ajustam sua abordagem para manter os portfólios alinhados com a estratégia de negócios.
Muitas empresas usam processos de "phase-gate" (que dividem os projetos em segmentos ou etapas menores e mais gerenciáveis) para agilizar a análise. Metodologias ágeis e híbridas de gerenciamento de projetos também são frequentemente usadas para otimizar análises.
Usando insights em tempo real de análises de projetos e portfólios, as equipes podem desenvolver um plano de portfólios que detalha projetos específicos e iniciativas estratégicas para priorizar, despriorizar ou cancelar. Os processos de planejamento também incluem alocação de orçamento e pessoal, avaliação de riscos e tarefas de identificação de problemas.
Metas, objetivos e KPIs estabelecidos ajudam gerentes de projeto e PMOs a medir o progresso e ajudam os líderes de negócios a visualizá-lo.
Com o plano de portfólios implementado, as equipes podem iniciar o processo de execução da estratégia. No entanto, o monitoramento e a avaliação contínuos são vitais para manter o portfólio alinhado com os objetivos estratégicos e se adaptar à medida que as condições ou os orçamentos mudam.
As ferramentas de SPM automatizam essas tarefas, oferecendo aos stakeholders uma visão integrada de todo o trabalho atual, futuro e concluído. Essa abordagem permite que todos os stakeholders saibam o status dos portfólios estratégicos. Se um programa não for mais a melhor opção para o plano estratégico, os líderes podem optar por adiá-lo ou cancelá-lo.
A transição para o SPM pode ser uma tarefa desafiadora. Se uma empresa tem um orçamento limitado, pode ser difícil tomar decisões de priorização que satisfaçam todos os stakeholders. E o gerenciamento de um grande portfólio de projetos inter-relacionados pode ser complexo, exigindo ferramentas e processos sofisticados para manter a coerência e o alinhamento.
No entanto, o SPM oferece inúmeros benefícios às empresas, incluindo: