Automação de procure-to-pay (P2P)

O processo de procure-to-pay possui muitas partes móveis e, à medida que uma empresa cresce, lidar com cada etapa manualmente se torna cada vez mais complexo. Tendo que fazer malabarismos com cada vez mais solicitações de compra, faturas e interações com fornecedores, o risco de erros ou documentação perdida aumenta. As soluções de software e a automação de procure-to-pay reúnem tudo em um sistema tranquilo e integrado que conecta compras e contas a pagar, tornando todo o processo mais gerenciável e eficiente.

Tecnologias avançadas, como inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e Robotic Process Automation (RPA), reduzem erros e gargalos e aumentam a produtividade geral. As organizações que implementam a automação de procure-to-pay podem agilizar o gerenciamento de fornecedores, otimizar seu processo de compras e obter maior visibilidade de suas transações financeiras. A automação da cadeia de suprimentos torna o gerenciamento de fornecedores mais simples e melhora a tomada de decisão por meio de dados melhores.

Uma das principais vantagens da automação de P2P é sua capacidade de simplificar os processos, criar consistência e impor a conformidade nas atividades de compras. As verificações incorporadas, como a correspondência tripla (comparação de pedidos de compra, faturas e recibos) ajudam a evitar discrepâncias e fraudes.

Por exemplo, de acordo com um estudo recente, apenas cerca de um terço das organizações está usando ferramentas de automação em áreas como compras (33%) e contas a pagar (35%). No entanto, as empresas que otimizaram totalmente a automação para contas a pagar registram 33% menos pagamentos duplicados ou incorretos em comparação com aquelas que não fizeram a mudança.¹

Fluxos de trabalho de aprovação automatizados ajudam a garantir que as compras sigam as políticas da empresa. Funcionalidades como processamento de faturas digitais com tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) reduzem a necessidade de entrada manual de dados demorada, acelerando o processo de pagamento e melhorando os relacionamentos com fornecedores por meio de melhores notificações.

Os sistemas automatizados também fornecem análise em tempo real e insights sobre os padrões de gastos, ajudando as empresas a identificar oportunidades de economia de custos. Integrar a automação de P2P com o planejamento de recursos empresariais (sistemas ERP) e ferramentas financeiras ajuda a garantir que as atividades de compras estejam alinhadas com as necessidades de negócios mais amplas.

À medida que as empresas buscam maior agilidade operacional, automatizar o ciclo de procure-to-pay tornou-se uma iniciativa essencial para gerenciar com eficácia o fluxo de caixa e as operações a longo prazo.

A automação do processo de P2P é essencial para organizações que buscam escalar de forma eficaz e operar com maior controle. Ao substituir tarefas manuais por fluxos de trabalho automatizados, as compras digitais ajudam as organizações a migrar além de sistemas desatualizados, ao criar fluxos de trabalho mais simplificados e conectados que apoiam a velocidade e a precisão.

Essa mudança envolve a escolha da solução de compras certa, que seja compatível com vários módulos adaptados às necessidades da organização. A IBM, com operações em mais de 170 países e envolvendo mais de 13 mil fornecedores, transformou suas próprias operações de compras ao usar IA, automação e blockchain. Essa transformação permitiu que a equipe de compras integrasse fornecedores 10 vezes mais rápido e realizasse análises de preços em 10 minutos, em vez de dois dias.²

Ainda assim, diretores de compras (CPOs) podem precisar de mais convencimento. Conhecidos por serem tomadores de decisão cautelosos, eles, na verdade, são 60% mais propensos do que outros executivos a ver a IA generativa como sem importância, principalmente devido ao ceticismo com o ROI. Mas eles não verão nenhum ROI, a menos que comecem a usá-la. Os CEOs podem orientar os CPOs em direção às oportunidades de maior impacto. Por exemplo, 59% dos CPOs acreditam que é muito importante aplicar a IA generativa aos gastos preditivos e à análise de dados de sourcing.³  

Em um ambiente de negócios dinâmico, a capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado é fundamental. A automação de P2P remove os silos ao conectar as funções de compras e contas a pagar, o que ajuda a garantir que as equipes de compras e os stakeholders tenham acesso às informações certas no momento certo. Isso leva a uma tomada de decisão mais rápida, a operações mais eficientes e a um alinhamento mais forte entre as metas financeiras e estratégicas.

Além disso, automatizar o ciclo de P2P é essencial para mitigar riscos associados a erros humanos, fraudes e não conformidade. Sistemas automatizados impõem procedimentos padronizados e mantêm trilhas de auditoria detalhadas, ajudando a garantir transparência e responsabilidade durante todo o ciclo de vida do processo de compras. Isso protege os ativos financeiros da organização e fortalece sua reputação no mercado.   

Mais importante ainda, a automação ajuda a reduzir os riscos. Confiar em processos manuais deixa espaço para erros humanos e atividades fraudulentas. Com a automação de P2P, as organizações podem aplicar políticas consistentes, manter trilhas de auditoria completas e ajudar a garantir que cada etapa do processo de compras seja transparente e responsável.

Automatizar o processo de procure-to-pay (P2P) envolve integrar tecnologia para simplificar e aprimorar cada fase de compras e pagamento. Essa transformação reduz a intervenção manual, minimiza os erros e ajuda a garantir a conformidade com as políticas organizacionais. Exemplos de automação do processo de P2P incluem:​

O processo começa quando um departamento reconhece a necessidade de bens ou serviços. Em vez de preencher e enviar manualmente solicitações de compra, os sistemas automatizados permitem que os funcionários enviem requisições de compra digitais, detalhando os itens e especificações necessários. Essa abordagem digital padroniza solicitações e fornece rastreamento em tempo real.

Depois que uma requisição é enviada, fluxos de trabalho automatizados a encaminham para os gerentes apropriados para aprovação. Esses fluxos de trabalho podem ser personalizados com base em fatores como departamento, orçamento ou tipo de item, ajudando a garantir um processo de aprovação mais rápido.

A automação ajuda na avaliação de possíveis fornecedores, analisando critérios como preço, confiabilidade e qualidade. Uma vez selecionados, os fornecedores podem usar portais de autoatendimento para inserir e atualizar suas informações, o que ajuda a simplificar o processo de integração e manter registros precisos. ​Muitos sistemas também são compatíveis com o gerenciamento de contratos, ajudando a garantir que os contratos sejam rastreados, atualizados e cumpridos em todo o relacionamento.

Depois que uma requisição é aprovada, um sistema de purchase-to-pay ou de automação de pedidos de compra pode gerar instantaneamente um pedido de compra com detalhes precisos e enviá-lo eletronicamente ao fornecedor. Isso elimina o risco de erros na criação manual de POs e acelera o processo de pedidos.

Após a entrega, os sistemas automatizados correspondem os bens ou serviços recebidos com o PO correspondente. Esta etapa verifica se o pedido está completo e atende aos requisitos especificados.

Os fornecedores enviam faturas eletronicamente. A automação AP usa a tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) durante o processamento das faturas para digitalizar e extrair os principais detalhes, comparando as faturas com o PoS e os recibos de entrega antes da aprovação das faturas. Essa etapa de validação de correspondência tripla ajuda a garantir que os pagamentos sejam feitos somente para bens e serviços que foram pedidos e recebidos, reduzindo disputas e possíveis fraudes.  

Após a correspondência e aprovação bem-sucedidas, as empresas podem usar o software de automação para agendar e processar pagamentos aos fornecedores dentro do prazo e ajudar a garantir o cumprimento dos termos acordados. Os pagamentos podem ser executados por meio de vários métodos digitais, reduzindo o risco de taxas de atraso e fortalecendo o relacionamento com os fornecedores. A automação também melhora o gerenciamento do fluxo de caixa, ao proporcionar mais visibilidade das obrigações financeiras futuras.

Os sistemas de P2P automatizados coletam e analisam dados durante todo o processo de compras, oferecendo insights sobre padrões de gastos, desempenho dos fornecedores e eficiências dos processos. Essa análise de dados ajuda a melhorar a tomada de decisão e apoia a melhoria contínua do processo.

As principais tecnologias usadas na automação de P2P incluem:​

Inteligência artificial e aprendizado de máquina: a IA em compras e algoritmos de ML analisam dados de compras para prever tendências, otimizar decisões de compra e identificar anomalias que possam sinalizar fraudes ou problemas de conformidade. A IA generativa apoia o sourcing e a negociação estratégicos, ao descobrir padrões nos dados do mercado, revelar oportunidades de agregar compras ou reduzir significativamente os custos que, de outra forma, poderiam passar despercebidos.³ Essas tecnologias permitem que os sistemas aprendam com dados históricos, melhorando a tomada de decisão ao longo do tempo. ​

Plataformas baseadas na nuvem: as soluções modernas de procure-to-pay geralmente usam plataformas baseadas na nuvem para integrar os fluxos de trabalho de finanças e compras em sistemas unificados. Essas soluções de automação de P2P oferecem escalabilidade, acesso a dados em tempo real e colaboração aprimorada entre departamentos e com parceiros externos. ​Por exemplo, o SAP Ariba abrange o processo de source-to-pay (S2P) de ponta a ponta, incluindo sourcing estratégico, gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de fornecedores, compras, otimização de capital de giro, gerenciamento de faturas e visibilidade de despesas.

Robotic Process Automation: a RPA automatiza tarefas repetitivas, como entrada de dados, criação de pedidos de compra e processamento de faturas. Ao imitar as ações humanas, a RPA reduz o esforço manual, minimiza os erros e acelera o processamento de transações. ​

Reconhecimento óptico de caracteres: a tecnologia OCR converte diferentes tipos de documentos, como faturas digitalizadas e recibos de mercadorias, em texto legível por máquina. Isso ajuda a extrair e inserir dados automaticamente, tornando o processamento de faturas mais rápido e reduzindo o trabalho manual.

Intercâmbio eletrônico de dados (EDI): o EDI permite a troca eletrônica de documentos comerciais entre organizações em um formato padronizado. No P2P, o EDI apoia a comunicação sem dificuldades com fornecedores, gerenciando automaticamente transações como pedidos de compra e faturas, melhorando a velocidade e a precisão.

Os principais benefícios da automação do processo de P2P incluem:​

Maior eficiência e produtividade: automatizar tarefas como entrada de dados e processamento de faturas ajuda a reduzir o trabalho manual. Isso dá ao departamento de compras e às equipes financeiras mais tempo para se concentrar em metas e estratégias gerais.

Maior precisão e erros reduzidos: a automação minimiza a intervenção humana no manuseio dos dados. Com menos entradas manuais, há menos espaço para erros. A automação ajuda a manter os dados financeiros limpos e confiáveis, o que garante relatórios financeiros precisos e aprimora os processos de tomada de decisão.​

Conformidade e prevenção de fraudes aprimoradas: a digitalização do processo de P2P ajuda a garantir a adesão às políticas internas e aos regulamentos externos. Os sistemas automatizados aplicam procedimentos padronizados e mantêm registros claros, reduzindo o risco de fraudes. ​

Economia de custos: usar a automação para otimizar as atividades de compras reduz custos ao diminuir as despesas operacionais associadas ao processamento manual e atenuar erros dispendiosos causados por ineficiências. Melhor conformidade e prevenção de fraudes também ajudam a evitar multas ou perdas.

Melhores relacionamentos com fornecedores: pagar os fornecedores em dia e manter a comunicação eficiente cria confiança, o que pode melhorar os processos de pagamento, podendo levar a condições mais favoráveis, descontos de pagamentos e parcerias.

Visibilidade e controle de despesas aprimorados: os sistemas de P2P automatizados fornecem visibilidade em tempo real dos padrões de gastos e atividades de compras. Essa visibilidade permite que as organizações monitorem efetivamente os orçamentos, identifiquem oportunidades de economia de custos e tomem decisões financeiras informadas. ​