Estratégias de redução de custos de procurement

A redução eficaz de custos se concentra em diminuir as despesas relacionadas à aquisição de bens e serviços e, ao mesmo tempo, manter a qualidade, a eficiência e relacionamentos sólidos com os fornecedores. Qualquer alteração na fabricação ou procurement deve preservar a integridade do produto final.

Em vez de servir como uma correção de curto prazo, a redução de custos deve ser uma estratégia de longo prazo que ajude a garantir eficiência sustentável e estabilidade financeira. Ao identificar oportunidades de economia por meio de análise de gastos e comparação com padrões do setor, as organizações podem ajudar a garantir que as reduções de custos sejam sustentáveis e competitivas.

Além de simples iniciativas de economia de custos realizadas no processo de compras, a redução dos custos em procurement requer uma abordagem estratégica em toda a organização. Algumas de suas principais estratégias incluem:

• Implementação de tecnologia e IA em procurement para agilizar processos e melhorar a tomada de decisão.
  
  
• Renegociação e revisão de contratos com fornecedores, para garantir melhores termos e preços.
  
  
• Redução dos gastos independentes, reforçando a conformidade com as políticas de procurement.
  
  
• Melhoria dos processos administrativos e operacionais, para aumentar a eficiência.
  
  
• Otimização do gerenciamento de categorias e de licitações, para melhorar o sourcing e a seleção de fornecedores.
  
  
• Aprimoramento do gerenciamento de riscos, para evitar perdas financeiras e interrupções na cadeia de suprimentos.

Ao implementar essas estratégias, as equipes de procurement podem otimizar fluxos de trabalho, reduzir despesas desnecessárias e maximizar a lucratividade, e, ao mesmo tempo, manter a qualidade e a estabilidade.

Embora as economias de custos de procurement sejam o resultado mais visível e mensurável, as equipes de procurement também devem se concentrar na prevenção de custos, prevenção de despesas desnecessárias e mitigação de riscos antes que aconteçam. Juntas, a redução de custos e a prevenção de custos contribuem para uma organização mais eficiente, financeiramente estável e competitiva.

A redução de custos em procurement é essencial, pois impacta diretamente os resultados de uma empresa, tornando-se um indicador de desempenho-chave (KPI) para os profissionais de procurement. Como os gastos com procurement representam uma parcela significativa das despesas gerais da empresa, mesmo pequenas reduções podem levar a economias substanciais.

A má gestão de custos pode enfraquecer uma empresa e criar riscos financeiros. O foco na redução de custos ajuda as empresas a melhorar a lucratividade, aumentar o fluxo de caixa e manter preços competitivos. Identificar e lidar estrategicamente com os custos de procurement ajuda as empresas a melhorar a rentabilidade, aumentar o fluxo de caixa, manter preços competitivos e fortalecer o processo de procurement.

Os custos de procurement podem ser diretos e indiretos. Alguns exemplos importantes incluem:

Custos diretos

• Preço de compra: o custo dos bens ou serviços que estão sendo adquiridos. 
  
• Matérias-primas: o custo das matérias-primas usadas na fabricação ou produção. 
  
• Transporte e logística: custos associados à movimentação de bens ou serviços do fornecedor até o usuário final. 
  
• Custos de mão de obra: custos de mão de obra por hora para prestadores de serviços. 
  
• Taxas e impostos: quaisquer impostos ou taxas aplicáveis na compra. 

Custos indiretos

• Gerenciamento de inventário: custos associados ao armazenamento de inventário, incluindo armazenamento, seguro e obsolescência. 
  
• Despesas administrativas: custos associados ao gerenciamento do processo de procurement, como salários da equipe de procurement, treinamento e software. 
  
• Controle de qualidade e inspeção: custos associados à garantia da qualidade dos bens ou serviços. 

Insights claros sobre esses custos ajudam as empresas a identificar oportunidades de gastos, negociar melhores acordos com fornecedores e desenvolver estratégias de procurement eficazes.

Além dos benefícios financeiros, a redução dos custos de procurement fortalece o gerenciamento de riscos. Custos mais baixos tornam as empresas mais resilientes a flutuações econômicas, interrupções no gerenciamento da cadeia de suprimentos e incertezas de mercado.

A implementação de estratégias de redução de custos de procurement permite que as organizações mantenham a eficiência e, ao mesmo tempo, reduzam o custo total de propriedade em todo o ciclo de vida de procurement.

Em procurement, gerenciar despesas de forma eficaz requer uma compreensão clara das diferentes estratégias de economia de custos. Embora a redução de custos, o corte de custos e a prevenção de custos visem controlar os gastos, diferem em abordagem e impacto.

A redução de custos tem como objetivo reduzir permanentemente as despesas de procurement, ao simplificar os processos de procurement e aumentar a eficiência. Essas economias são sustentáveis e alcançadas sem comprometer a qualidade ou o serviço. Os exemplos incluem a renegociação de contratos de fornecedores, a melhoria dos processos de compras e o uso da tecnologia para simplificar o procurement. O objetivo é economia a longo prazo e melhoria contínua.

A redução de custos é uma maneira mais rápida de reduzir os gastos, muitas vezes fazendo mudanças drásticas. Essas mudanças podem incluir o corte de compras não essenciais, a mudança para fornecedores ou materiais mais baratos ou a redução temporária das operações. Embora proporcione economias rápidas, pode afetar as relações de qualidade, serviço ou fornecedores, tornando-a menos sustentável do que a redução de custos. Geralmente, é uma resposta de curto prazo a pressões financeiras.

A prevenção de custos evita aumentos de preços futuros em vez de reduzir os custos atuais. Ajuda a manter as despesas estáveis, ao gerenciar riscos e evitar gastos desnecessários. As estratégias incluem melhorar o gerenciamento de contratos por meio da negociação de preços fixos, da garantia de contratos de fornecedores de longo prazo e do uso de tecnologia para aprimorar a eficiência. Ao contrário da redução de custos, a prevenção de custos pode não mostrar economias imediatas, mas ajuda a manter a estabilidade financeira ao longo do tempo. A prevenção de custos é frequentemente chamada de "soft savings", que são benefícios financeiros indiretos, como melhorias de processos, mitigação de riscos e ganhos de eficiência. Isso reduz custos futuros sem afetar diretamente as demonstrações financeiras.

Resumindo, a redução de custos visa à economia permanente, o corte de custos é uma medida mais imediata, às vezes reativa, e a prevenção de custos ajuda a prevenir aumentos de custos futuros. Cada um tem seu lugar em uma estratégia de procurement bem-sucedida, dependendo das circunstâncias e dos objetivos da organização.

As estratégias de redução de custos podem ser categorizadas com base em seu período de impacto: curto, médio e longo prazo. Cada categoria envolve abordagens diferentes para a otimização de despesas, mantendo a qualidade, a eficiência e o alinhamento com os stakeholders.

Negocie com fornecedores: avalie contratos em busca de termos desatualizados ou custos ocultos. Negocie preços melhores ou termos mais favoráveis com fornecedores existentes para obter economias imediatas, como descontos para compras em grandes quantidades ou prazos de pagamento estendidos.

Elimine os gastos independentes: os gastos independentes são compras não autorizadas feitas fora dos contratos acordados. Eles podem aumentar os custos, especialmente em organizações sem um processo centralizado de purchase-to-pay (P2P). A realização de uma análise de gastos ajuda a identificar gastos não controlados e a permitir a implementação de controles automatizados para minimizá-los.

Reduza os custos de transporte: negocie melhores taxas de frete e otimize os métodos de entrega para obter fretes de mercadorias mais econômicos.

Use seus dados: dados limpos são essenciais para identificar oportunidades de economia. Analise as compras anteriores e o desempenho dos fornecedores para apoiar melhores negociações e gerenciamento de riscos e evitar despesas desnecessárias.

Fornecedores alternativos de sourcing: desenvolva uma sólida estratégia de sourcing para garantir bens e serviços de alta qualidade a custos mais baixos. Use gerenciamento de categorias para avaliar os padrões de gastos e desempenho dos fornecedores, identificando opções mais competitivas. Use lances competitivos ou leilões reversos para garantir melhor valor e preços.

Experimente a IA: introduza a IA em uma área com maior potencial de sucesso. Por exemplo, 59% dos CPOs acreditam que é muito importante aplicar a IA generativa à análise preditiva de gastos e sourcing.  A IA generativa pode apoiar o sourcing estratégico e a negociação, identificando padrões nos dados de mercado e, em seguida, descobrindo rapidamente oportunidades para agregar compras ou reduzir drasticamente os custos que os funcionários podem deixar passar.

Consolide compras: combine pedidos para obter benefício de descontos por volume, reduzir custos de frete e minimizar esforços administrativos, aproveitando economias de escala e aumentando o poder de compra.

Melhore o gerenciamento de inventário: otimize os níveis de inventário para reduzir os custos de armazenamento e evitar falta de estoque usando estratégias como inventário just-in-time.

Implemente o gerenciamento de categories: agrupe compras relacionadas em categorias para desenvolver estratégias direcionadas para economia de custos e otimizar os gastos em todo o ciclo de vida de procurement. Essa abordagem aprimora o gerenciamento de custos ao usar o gasto total para melhorar os preços e reduzir o excesso de inventário.

Padronize produtos e serviços: padronize compras para negociar melhores preços e condições para grandes volumes com menos fornecedores.

Adote a transformação digital: se você teve sucesso na implementação da IA em um processo de procurement, expanda seu investimento em software de e-procurement e gerenciamento de procurement para criar oportunidades de economia de custos. Essas ferramentas usam a IA generativa e IA agêntica para simplificar fluxos de trabalho, melhorar a eficiência, rastrear gastos e automatizar tarefas de procurement, como processamento de pedidos de compras.

Implemente métricas para medir o desempenho de procurement, usando dados em tempo real e forecasting para responder rapidamente às mudanças nas condições do mercado. A IBM, com operações em mais de 170 países e envolvendo mais de 13 mil fornecedores, transformou suas próprias operações de procurement usando IA, automação e blockchain. Essa transformação permitiu que a equipe de procurement integrasse fornecedores 10 vezes mais rápido e realizasse análises de preços em 10 minutos, em vez de dois dias.

Crie relações de longo prazo com fornecedores: forme parcerias fortes e contínuas com fornecedores para negociar melhores preços e termos de contrato ao longo do tempo.

Reduza o risco de procurement: minimize riscos como depender demais de um fornecedor, aumentos inesperados de preços e problemas de qualidade. Tenha planos de contingência para suprimentos críticos e use estratégias de prevenção de custos para evitar que os custos aumentem desnecessariamente.

Terceirize: subcontrate funções não essenciais ou transfira o procurement para regiões com custos mais baixos, a fim de diminuir as despesas de longo prazo.

Pratique a sustentabilidade e o procurement verde: obtenha produtos sustentáveis e trabalhe com fornecedores ecológicos para reduzir os custos operacionais de longo prazo.

Margens de lucro melhoradas: a redução de custos em procurement afeta diretamente os resultados, ao reduzir as despesas. Essas economias podem ser reinvestidas em outras áreas da empresa, aumentando as margens de lucro e o desempenho financeiro.

Maior eficiência operacional: ao implementar software de procurement, simplificar as atividades de procurement e otimizar os relacionamentos com fornecedores, as organizações podem reduzir o desperdício e melhorar a eficiência das operações diárias. Isso resulta em aprovações e ciclos de procurement mais rápidos.

Relacionamentos fortalecidos com fornecedores: as estratégias de redução de custos de longo prazo geralmente envolvem o fortalecimento de parcerias com os fornecedores. Esses relacionamentos podem levar a melhores preços, melhor desempenho dos fornecedores e eficiências compartilhadas ao longo do tempo.

Risco reduzido: a redução de custos pode envolver análise de gastos, diversificação de fornecedores ou negociação de preços fixos, o que ajuda a mitigar os riscos relacionados a flutuações de preços, gerenciamento da cadeia de suprimentos ou volatilidade do mercado.

Controle de qualidade aprimorado: a redução de custos nem sempre significa pegar atalhos. Por meio do sourcing estratégico e do gerenciamento de fornecedores, as organizações podem encontrar maneiras de reduzir custos sem comprometer a qualidade, melhorando o valor geral dos produtos.