Automação de integração

Parte da automação de RH, a automação de integração é uma combinação de processos organizacionais e tecnologias, incluindo automação robótica de processos (RPA) e IA, que alimentam um programa automático de integração. As organizações optam por automatizar a integração dos funcionários para criar eficiências, reduzir erros e encontrar e contratar candidatos melhores. Beneficia várias partes interessadas, incluindo departamentos de RH e novos funcionários.

Todas as organizações, especialmente aquelas com milhares de funcionários, usufruem do benefício da simplificação do processo de integração dos funcionários e da minimização do tempo gasto em tarefas administrativas demoradas. Algumas dessas tarefas repetitivas podem ocorrer antes do primeiro dia de trabalho do funcionário e outras acontecem quando ele começa a trabalhar para a empresa. A automação ficou ainda mais poderosa nos últimos anos devido à introdução da inteligência artificial (IA) nos processos de talentos de RH.

A eliminação da integração manual também ajuda no recrutamento e no desligamento, o processo de gerenciar a saída dos funcionários da empresa depois que eles assumem um novo emprego, são demitidos, demitidos ou se aposentam.

Por exemplo, pode obter informações de cartas de apresentação ou currículos de possíveis funcionários e compará-las com os critérios do cargo para verificar se o candidato é adequado. Se o candidato chegar à rodada de entrevistas, o sistema automatizado poderá preencher um formulário com instruções para o entrevistador. Quando um funcionário sai, o sistema automático pode enviar aos funcionários que estão saindo qualquer papelada restante que precisem assinar e desconectá-los de todo o material confidencial assim que saírem. Pode também enviar documentação e etiquetas de correio para qualquer equipamento que eles precisem devolver se trabalharem remotamente.

As tecnologias de integração automática utilizam cada vez mais tecnologias de IA para oferecerem ainda mais benefícios.

• IA generativa
• Automação inteligente
• Aprendizado de máquina
• Processamento de linguagem natural

A IA generativa pode potencializar vários aspectos de autoatendimento da experiência de integração do funcionário, desde responder a perguntas dos funcionários em tempo real até potencializar a experiência de treinamento da organização. É parte integrante dos chatbots e dos centros de conhecimento de uma organização. Os funcionários também podem utilizá-los para terem certeza de que estão fazendo as perguntas certas aos gerentes ao iniciarem suas funções.

A automação inteligente utiliza tecnologias de automação, como IA e automação de processos robóticos (RPA), para otimizar fluxos de trabalho em organizações. É a base de qualquer estratégia de automação. É capaz de potencializar a automação de integração com inteligência artificial para iniciar documentos de integração com base em informações apresentadas anteriormente, preencher lacunas que os funcionários podem não ter nos documentos de integração e encaminhar permissões para o gerente ou administrador certo. Está no centro de qualquer estratégia de automação de integração.

O Aprendizado de máquina (ML) pode ajudar as ferramentas de automação a melhorar à medida que aprendem mais sobre as tarefas que estão realizando e sobre o pessoal que estão auxiliando. As empresas podem usar o ML para processar dados sobre o processo de integração e identificar gargalos ou outras áreas que podem ser melhoradas.

O processamento de linguagem natural (NLP) potencializa a capacidade de reconhecer, entender e gerar texto e voz por meio da linguística computacional com modelagem estatística, aprendizado de máquina e deep learning. As empresas utilizam a PLN no processo de recrutamento para analisar currículos e determinar se os candidatos estão qualificados para empregos específicos. No processo de integração, as empresas também podem utilizar para pegar informações de formulários de onboarding e colocá-las nos respectivos campos nos sistemas de contato e benefícios.

Há muitos casos de uso para estratégias de automação de funcionários que aumentam a eficiência e melhoram o processo geral.

• Aprovar ações
• Oferecer orientação e documentação
• Completar e atualizar os sistemas internos de gerenciamento de contatos
• Formação para função específica
• Responder às perguntas dos funcionários
• Suporte contínuo e feedback

As organizações podem configurar fluxos de trabalho personalizados que possam aprovar. Essas aprovações podem incluir a transferência de possíveis funcionários para a próxima fase do processo de entrevista, a correspondência salarial, a criação de ofertas de emprego e o envio de produtos de promoção da empresa ou convites para conhecer novos colegas de trabalho.

As organizações podem automatizar vários fluxos de trabalho demorados de integração de recursos humanos. Podem pedir aos funcionários que criem contas de usuário para seus vários sistemas. Depois podem criar modelos para novos candidatos preencherem com suas informações de funcionários.

Esses fluxos de trabalho podem variar desde a agilização de novas contratações, como um e-mail de boas-vindas e informações sobre benefícios. Os funcionários indicam que leram os materiais e prestaram todas as informações necessárias. Se o funcionário não abrir o e-mail, clicar em uma caixa nem apresentar informações relevantes, o sistema continuará acompanhando até que essas tarefas sejam concluídas.

Esse processo automático de integração é fundamental para obter dados de novos funcionários, como beneficiários, informações de conta bancária e contatos de emergência principais.

O software de automação elimina a necessidade de um trabalhador enviar a solicitação de informações e também pode automatizar os acompanhamentos para informações ausentes.

A integração muitas vezes requer um trabalho significativo de entrada de dados para levar os funcionários aos sistemas corretos, como um sistema de informações de recursos humanos (HRIS). As organizações costumam usar um HRIS para registrar as informações de contato, bancárias e fiscais de um funcionário. O uso de uma plataforma de software automática que envia formulários relevantes aos funcionários para capturar essas informações economiza para os funcionários tarefas desnecessárias.

As organizações podem configurar chatbots para RH e agentes de IA para interagir com os funcionários. Podem resolver algumas das perguntas mais simples dos funcionários e os funcionários podem entrar em contato com um representante de RH para resolver qualquer dúvida que permaneça sem resposta. O watsonx Assistant impulsionado por IA reduziu o tempo que os funcionários de RH gastam em tarefas comuns de RH em 75%.

Os primeiros dias após a integração de um funcionário são importantes para preparar o funcionário e a organização para o sucesso. Organizações que configuram um sistema simples para coletar feedback e distribuir respostas, seja por IA ou profissionais de gerenciamento de talentos individuais, podem manter esses colaboradores no caminho certo nos primeiros dias.

Os novos funcionários podem precisar de aprimoramento ou requalificação automática em áreas importantes. As organizações podem oferecer aos funcionários aplicativos de treinamento que apresentem regimes de treinamento personalizados. O sistema de treinamento continua acompanhando os funcionários até que concluírem todo o treinamento necessário. A automação de IA, como o ML, também pode criar treinamento personalizado com base no desempenho de um funcionário em um determinado tópico. Por exemplo, ele pode sugerir um treinamento suplementar sobre análise de marketing se o funcionário tiver dificuldades com essas questões.

As organizações que atualmente dependem demais de processos manuais devem tomar as seguintes medidas para se prepararem para um futuro automatizado.

1. Crie uma lista de verificação de integração
2. Identifique quais dessas tarefas manuais podem passar a ser automáticas
3. Escolha as tecnologias e os parceiros certos
4. Personalize as tecnologias de automação
5. Treine a equipe de RH
6. Execute um teste A/B
7. Implemente em escala
8. Meça os resultados

Identifique todas as tarefas relevantes de integração que um novo funcionário deve concluir para ser considerado em situação regular e pronto para trabalhar na organização. Identifique quais dessas tarefas são mais importantes e se há uma ordem específica em que o funcionário deva concluí-las. Por exemplo, os funcionários devem prestar suas informações bancárias antes de dizer à organização como preferem receber seus pagamentos.

Toda organização deve oferecer aos funcionários a combinação certa de tecnologia e toque humano. Algumas tarefas, como responder a perguntas sobre um mal-entendido sobre salário ou benefícios, podem sempre exigir intervenção humana. Por outro lado, enviar e receber formulários em torno de informações importantes, mas rotineiras, são opções ideais para automação.

A implementação da automação de integração pode exigir o licenciamento de várias tecnologias e o trabalho com um parceiro para implementá-las. Podem ter que selecionar uma tecnologia de integração orientada por IA que automatize tarefas específicas que desejam remover dos fluxos de trabalho dos funcionários.

O IBM watsonx Orchestrate ajuda as organizações a automatizar processos de negócios demorados e repetitivos, configurando contas e padronizando a experiência para novos funcionários.

Nem toda tecnologia está pronta para funcionar da maneira que organização deseja. Trabalhar com o fornecedor certo, como o IBM watsonx Orchestrate, pode tornar essas tecnologias adequadas às necessidades específicas de uma organização.

Embora a automação de integração elimine várias tarefas manuais das cargas de trabalho dos colaboradores de RH, eles precisam aprender como suas responsabilidades mudam e como alcançá-las com a tecnologia. Portanto eles precisam treinar para entender o que o novo sistema faz, como interagir com ele e como obter os dados de que podem precisar. Por exemplo, eles podem precisar saber como acessar o histórico de mensagens dos funcionários se estiverem discutindo remuneração ou os principais indicadores de desempenho (KPIs) dos departamentos de funcionários.

Mesmo a organização mais experiente em tecnologia pode precisar testar seu novo fluxo de trabalho com um pequeno grupo de funcionários antes de implementá-lo em toda a empresa. Ele deve selecionar alguns novos usuários para experimentar o fluxo de trabalho e apresentar feedback sobre o que funciona e não funciona e onde eles perderam o elemento humano. Dessa forma, a organização tem a combinação certa de interface humana e implementação de tecnologia quando é utilizada permanentemente para todos os novos funcionários.

Quando o período de teste terminar, a organização deve implementar o processo de automação de integração para toda a organização. Idealmente, o chefe de RH ou um executivo sênior deve explicar por que o processo de automação está acontecendo e como, se tudo isso, afetará os funcionários existentes.

Existem vários KPIs que a automação de integração melhora no processo. Um elemento-chave é o tempo de conclusão, ou o tempo que leva para os funcionários prestarem todas as informações relevantes para concluir sua integração. As empresas também devem rastrear quantos erros existem em seu novo sistema automatizado e compará-los com quantos erros ocorreram em seu sistema manual histórico. Eles também devem consultar rotineiramente os funcionários sobre sua integração, identificando se a satisfação aumenta à medida que o processo melhora.

Existem vários benefícios no uso de automação de integração de funcionários.

• Melhora a satisfação no trabalho dos membros da equipe de RH

• Minimiza o erro humano

• Reduz os custos e o cronograma de aquisição de talentos

• Transforma a experiência do funcionário e do cliente

Removendo processos manuais das cargas de trabalho dos representantes de RH, a automação de integração os libera para realizar experiências mais importantes e gratificantes. Eles podem passar um tempo conversando com novos funcionários sobre o que os motiva e orientá-los sobre como tirar o máximo proveito de sua carreira na empresa.

O software de integração do funcionário pode proteger as organizações contra erros humanos desnecessários como inserir informações salariais incorretamente ou enviar um pacote de integração para a pessoa errada. Erro humano nos dados dos funcionários cria riscos financeiros e de reputação se essas informações forem armazenadas de forma inadequada. Embora a automação possa ajudar a minimizar o erro humano em torno dos dados, ela também pode ser suscetível a ataques cibernéticos, portanto as organizações devem melhorar sua cibersegurança em relação a esses dados confidenciais.

Minimizar o número de tarefas manuais que os gerentes de contratação precisam realizar no recrutamento de funcionários e integrá-los pode agilizar o processo geral de RH. Isso os libera para passar mais tempo de qualidade com possíveis clientes, resolvendo problemas de ordem superior. Também minimiza o tempo entre um funcionário que presta informações e um funcionário que as adiciona ao HRIS, o que acelera o processo geral de integração.

Um cliente da IBM, a FloCareer, precisava concluir 20 mil entrevistas técnicas por mês. Ela precisava de ferramentas automáticas inteligentes para expandir o escopo dos candidatos que poderia contatar e agendar para entrevistas. Utilizando o watsonx Orchestrate para automatizar o contato com candidatos qualificados em um grupo criado pela parceira ThisWay Global, os funcionários da FloCareer podem usar o watsonx para identificar uma lista de profissionais altamente qualificados em poucos segundos.

As organizações podem melhorar a experiência dos funcionários simplificando a forma como prestam informações no primeiro dia de trabalho. O envio de formulários automáticos online que os funcionários podem preencher em casa ou no escritório causa uma ótima primeira impressão. Isso torna os primeiros dias da sua experiência como funcionário muito mais produtivos e pode levar a uma maior retenção de funcionários, demonstrando que a organização não os obrigará a fazer um trabalho manual desnecessário quando for possível automatizá-lo.

Na verdade, 65% dos profissionais de RH entrevistados pela Paychex (link fora do IBM.com)¹ esperavam que a IA na integração melhorasse a retenção de funcionários. A satisfação dos funcionários tem efeito cascata. Funcionários engajados e felizes são mais propensos a prestar um excelente atendimento ao cliente da organização.