O que é intercâmbio eletrônico de dados ?

O intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é a comunicação entre empresas de documentos de negócios em um formato padrão. A definição simples de EDI é um formato eletrônico padrão que substitui documentos em papel, como ordens de compra ou faturas. Por meio da automação de transações em papel (PDF, 669 KB), as empresas podem economizar tempo e eliminar erros difíceis de corrigir que são causados pelo processamento manual.

Com as transações de EDI, as informações são movimentadas diretamente de um aplicativo de computador de uma empresa para um aplicativo de computador de outra.¹ Os padrões de EDI definem o local e a ordem das informações em um formato de documento. Esse recurso automatizado permite que os dados sejam compartilhadas rapidamente, em vez de depois de horas, dias ou semanas com documentos em papel ou outros métodos.

Hoje, os mercados utilizam a integração de EDI para compartilhar uma variedade de tipos de documentos, como ordens de compra, faturas, solicitações de cotações, requisições de empréstimo e muito mais. Na maioria dos casos, essas empresas são parceiras comerciais que trocam mercadorias e serviços frequentemente como parte de suas redes de cadeias de fornecimento e business-to-business (B2B).

 

Guia de EDI

Todas as transações de EDI são definidas por padrões de mensagem EDI. É vital que os processos de controle sejam adequados para obter qualidade de dados. Quando as informações estão ausentes ou no local errado, talvez não seja possível processar corretamente o documento EDI.

Os padrões são a base das conversas de EDI.² Diversas empresas definem os padrões de mensagens EDI, incluindo ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e ASC X12 (Accredited Standards Committee X12).

Em geral, as transmissões de EDI podem ser divididas em dois tipos básicos:

  • Conexões ponto a ponto ou diretas. Dois computadores ou sistemas são conectados sem intermediários na Internet, geralmente com protocolos seguros.
  • VAN (Rede de valor agregado). Uma rede de terceiros gerencia a transmissão de dados, geralmente com um paradigma de caixa de e-mail.

Os protocolos de transmissão de Internet de EDI incluem o Protocolo de Transferência de Arquivos (SFTP), a Declaração de Aplicabilidade 2 ou AS2, um protocolo baseado em HTTPS, o SOAP (Protocolo Simples de Acesso a Objetos) e outros.

Os elementos de dados de EDI incluem itens como os IDs do remetente e do destinatário. Os segmentos de dados combinam dois ou mais elementos relacionados para fornecer maior significado, por exemplo, FNAME e LNAME podem ser combinados e formar CUSTOMERNAME. Os envelopes estruturam diferentes tipos de dados e transportam as informações de endereço do remetente e do destinatário. O fluxo de documentos ou o fluxo de mensagens EDI descreve o movimento de mensagens EDI para diversos endereços e departamentos de entrada e de saída para executar um processo de negócios ou transação.³

Metalinguagens, como XML (Extensible Markup Language) ou JSON (JavaScript Object Notation), complementam o EDI, em vez de substituí-lo. As empresas devem estar prontas para lidar com um número cada vez maior de formatos de documentos e opções de transmissão. Um fabricante global rotineiramente troca cerca de 55 tipos de documentos diferentes com quase 2.000 parceiros. 

"Praticamente 20% de nossas transações de B2B estavam produzindo erros antes de começarmos a usar o IBM Supply Chain Business Network. Temos menos erros agora. Por exemplo, tínhamos problemas com ordens de transferência causados pelo envio de um código errado pelo cliente; isso era difícil para nossa equipe de atendimento ao cliente. Isso acontece provavelmente 80% menos vezes agora, pois esses processos eram manuais."Veja o que outros gerentes de EDI disseram à IDC sobre como impulsionam o valor estratégico com o IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Vantagens do EDI

As transações de EDI são essenciais para os processos de B2B e continuam a ser o meio preferencial de troca de documentos e transações entre empresas pequenas e grandes.

A tecnologia EDI oferece cinco principais vantagens para os negócios por meio da automação e da integração de B2B:  

Para as grandes empresas, o EDI permite que padrões sejam instituídos entre parceiros comerciais a fim de auxiliar na obtenção consistente de vantagens. Para empresas menores, a adesão ao EDI oferece maior integração com grandes empresas que têm orçamentos maiores e forte influência.

Implementação de EDI

Para algumas empresas, o EDI pode ser difícil de implementar. Um motivo é a necessidade de manter-se em dia com as mudanças em regulamentos governamentais, padrões e atualizações. Ele também é inerentemente complexo, pois precisa acomodar as complexidades das necessidades de negócios globais.Por exemplo, cada parceiro comercial em uma rede de B2B pode apresentar requisitos individuais. Mesmo que dois parceiros possam concordar sobre qual documento EDI usar, cada um pode ter requisitos de formatação exclusivos que precisam ser suportados. Esses fatores, além de outros, levaram muitas empresas a terceirizar suas soluções de EDI.

Seja em um ambiente local ou terceirizado, há algumas condições básicas e recursos necessários para a implementação eficaz do EDI. Além de fatores como o acordo sobre os tipos de documentos, os métodos de transmissão seguros e o hardware/software necessário, uma implementação eficaz de EDI deve considerar:

  • Software de conversão ou de mapeamento. Mapeia campos, como nomes, endereços, quantias monetárias, números de peça e quantidades, a partir de formatos de aplicativos de negócios em documentos padronizados e vice-versa.
  • Empacotamento ou desempacotamento em lote de recursos. Suporta grandes lotes de mensagens EDI para permitir que os remetentes e destinatários agrupem e desagrupem transações que podem, então, ser agrupadas ou separadas em várias divisões ou áreas de negócios de um parceiro comercial.
  • Mecanismos de roteamento de mensagens. Necessário quando uma mensagem é desempacotada para classificar mensagens de diferentes grupos e entregá-las aos destinos apropriados. A transformação de mensagem também pode ser necessária para manter a mensagem no formato correto para seu destino.
  • Contratos de parceiros comerciais (TPA). Especifica termos e condições, estabelece padrões para documentos de negócios e define os protocolos de comunicação e de negócios entre parceiros comerciais.

O futuro do EDI

Considere esse cenário. Hoje, um estorno relacionado a uma remessa danificada é acionado usando um documento EDI 214, uma Mensagem de status sobre a remessa da transportadora. O material na remessa é inutilizável ou não pode ser comercializado. Os litígios provavelmente surgirão com base no estorno.

No entanto, em cadeias de fornecimento futuras, o EDI será o principal recurso de troca de documentos para suportar inovações como a Internet das Coisas (IoT), o blockchain e a inteligência artificial (IA). O EDI futuro usará:

  • Sensores de IoT. Incorporado na embalagem da remessa e ligado a mensagens periódicas EDI 214 para melhorar a visibilidade da condição do pacote quase em tempo real.
  • Tecnologia Blockchain. A sustentação de fluxos de informações de EDI para remessas pode oferecer uma versão compartilhada da verdade para ajudar a resolver rapidamente e até mesmo evitar litígios de estorno.
  • Agente de IA. Monitora todos os eventos e informações relevantes conectados a um envio: pode identificar um evento fora de conformidade, determinar a necessidade ou não de um reenvio, analisar a origem de substituição mais eficiente, iniciar um novo envio e autorizar um retorno.

Fonte

¹"Intercâmbio eletrônico de dados (EDI): uma introdução, (link externo à ibm.com)", Roger Clark, crédito de negócios, outubro de 2001

²"Intercâmbios eletrônicos de dados, (link externo à ibm.com)", Wikipédia

³"Conceitos básicos sobre EDI e B2B, (link externo à ibm.com)", Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011

⁴"O futuro do EDI: um ponto de vista da IBM, (PDF, 722 KB)", IBM Watson Supply Chain, outubro de 2018.