Robertson Group

Desafio de negócios

Robertson Groupcontava com planilhas para consolidar, relatar e prever suas finanças de negócios. Com 22 conjuntos de relatórios financeiros de três sistemas diferentes, ele precisava eliminar a entrada manual e melhorar a confiabilidade.

Transformação

Com a ajuda da Spitfire Analytics edo Planning Analysitcs desenvolvido com o software TM1, o Robertson Group colabora de forma transparente e segura entre sua equipe financeira e outros departamentos e produz previsões e relatórios rápidos e precisos.

Resultados

Caso do desafio de negócios

A necessidade de uma base de análise mais confiável

Uma empresa de serviços de construção, de infraestrutura e de suporte baseada no Reino Unido Robertson Group dependia fortemente de planilhas independentes para sua consolidação financeira, relatórios, planejamento e previsão. Ele teve de consolidar dados de 22 linhas de negócios que produzem 22 conjuntos de relatórios financeiros de três diferentes sistemas de finanças. A empresa não tinha investido em sistemas de informações de gerenciamento em vários anos.

Não houve automação na transferência de dados, por isso os dados estavam propensos à distorção. A maioria das planilhas era armazenada em computadores pessoais locais sem backups, e cada uma das mais de 1.000 planilhas era uma ilha de dados.

À medida que a empresa crescia, ela gastava uma quantidade de tempo cada vez maior consolidando e construindo manualmente os seus relatórios contábeis. Com tantas versões e tantas pessoas fazendo mudanças, gerenciar os relatórios tornou-se quase impossível e a precisão dos dados tornou-se pouco confiável.

Além disso, o grande volume de dados significava que sete contadores altamente qualificados estavam sendo desviados de tarefas de informações gerenciais mais valiosas para inserir manualmente os dados nas planilhas durante aproximadamente duas semanas por mês.Isso inevitavelmente levou a atrasos e dificuldades em relação ao controle de versão, criou duplicação de trabalho e fez do gerenciamento de dados um problema.

Phil Talbot, Finance Director do Robertson Group, observa que a empresa vinha utilizando planilhas para seus Relatórios de Valor de Custo (CVRs), que são contas detalhadas de lucro e prejuízo (P& L), para cada um dos seus contratos. Os CVRs também são uma previsão para cada um dos contratos da empresa. Há oito anos, a empresa tinha apenas cerca de 60 contratos e utilizava uma planilha independente para relatar o desempenho financeiro de cada um, sendo que agora o Robertson Group tem aproximadamente 150 contratos.

O problema mais significativo com o uso de planilhas era que os usuários frequentemente as corrompiam, de acordo com Talbot. “O que significava que elas tinham de ser trazidas de volta e corrigidas por alguém e, em seguida, reemitidas”, diz ele. “E por não ser uma solução em rede, nós ocasionalmente tivemos situações em que o disco rígido de alguém falhou e perdemos o CVR daquele mês e fomos obrigados a recomeçar do zero”.

Talbot acrescenta que, uma vez que os dados financeiros estavam vindo de tantas fontes e locais diferentes, a centralização dos dados também era um problema. “Obviamente, aprimorar e melhorar a planilha foi sempre bastante desafiador porque era necessário colher dados dos aproximadamente 60 contratos individuais para as planilhas, fazer alterações 60 vezes e, em seguida, alimentar as planilhas novamente”, diz ele. “Os dados dentro das planilhas só podiam ser vistos para aquele contrato, então a consolidação de dados era impossível. Simplesmente não era prático”.

Casos de transformação

Uma solução com algo em que se basear

Desafiado com planilhas, cuja entrada era feita manualmente, que estavam sendo revisadas por muitas pessoas e unidades de negócios diferentes, o Robertson Group precisava encontrar uma solução automatizada que pudesse ser melhor gerenciada sem comprometer seus valiosos contadores.

“O que queríamos era um sistema em que pudéssemos centralizar nossas planilhas em um único modelo, em uma rede que pudesse ser usada por vários contratos”, diz Talbot. “Precisava ser escalável porque somos uma organização em rápido crescimento. Também precisava ser flexível para que possamos fazer mudanças nesse modelo com o passar do tempo para aprimorá-lo e melhorá-lo continuamente. E nós precisávamos fazer isso sem atrapalharmos o negócio”.

Dessa forma, o Robertson Group contratou a Spitfire Analytics para realizar uma prova de conceito (POC). A empresa testou um aplicativo de consolidação simples usando o software Planning Analytics. A ideia era construir um modelo que pudesse utilizar os dados do negócio de construção civil, junto com meia dúzia de outras unidades de negócios que cada uma detém as finanças da empresa e realiza suas transações financeiras, os somar e relatar o desempenho financeiro de todo o grupo.

“Foi muito tranquilo e ainda está sendo usado até hoje”, diz Talbot. “Foi aí que começamos e aumentamos o número de aplicativos no sistema, a maior deles sendo o nosso modelo de banco de dados, que é um fluxo de caixa de balanço de P&L resumido dos nossos contratos individuais”.

Talbot observa que a Spitfire Analytics ajudou o Robertson Group a adotar o software IBM Planning Analytics na IBM Cloud. Ele diz que a decisão foi baseada no fato de a empresa estar usando um servidor no local em um local diferente, o que não era muito confiável. “Estávamos constantemente frustrados devido a problemas de conexão e velocidade”, diz ele.

“Nós usamos a ferramenta Planning Analytics para todas as nossas tarefas de relatórios mensais, seja relatórios de fluxo de caixa, relatórios de desempenho real de contrato ou desempenho de negócios, bem como planejamento ou previsão de lucros em dinheiro e previsão de balanço”, diz Talbot.

Simon Bradshaw, Managing Director na Spitfire Analytics, observa que, enquanto o controle de versão das planilhas costumava ser um problema, agora alguém acessando o sistema pode gerenciar versões financeiras com o clique de um botão usando o dashboard do Planning Analytics. "O que ele traz são informações de todo o sistema Planning Analytics e é assim que elas são apresentadas a todos na Robertson ou a outros stakeholders interessados", diz ele.

Talbot explica por que a solução Planning Analyitcs foi a escolha certa para executar a transição de relatórios financeiros de sua empresa: “Para nós, se tratava de conectar dados. Trata-se de obter dados em um só lugar e estruturá-los de tal forma que é possível relatar a respeito de dados entre contratos, entre empresas, de forma consistente. Trata-se de unir os dados de recursos atualizados e de orçamento e previsões também, independentemente do período”.

Comentando sobre a parceria com a Spitfire Analytics, Talbot acrescenta: “Simon e a Spitfire são realmente apaixonados pelo software, e realmente responsivos às nossas perguntas incessantes. Tem sido uma grande parceria, e possa ela continuar por muito tempo”. Ele também observa que a própria IBM responde rapidamente às consultas e que seu software em cloud é confiável.

Casos de resultados

Um ciclo de relatórios mais rápido e preciso

No geral, a tecnologia do Planning Analytics ajuda o Robertson Group a integrar de forma inteligente várias fontes de dados em um único local centralizado, possibilitando a análise automatizada e complexa. O resultado final é a previsão ser simplificada, permitindo aos contadores agora se concentrarem em tarefas de maior valor agregado que impulsionam os negócios, e à liderança sênior poder tirar proveito de uma modelagem rápida e de cenários de planejamento precisos.

“Podemos muito rapidamente encontrar soluções que nos permite modelar diferentes cenários de fluxos de caixa e o tipo de cenários hipotéticos que começamos a usar”, diz Talbot. Ele observa que, embora a transição para a solução Planning Analytics economiza apenas alguns dias ao produzir um relatório, ele considera isso significativo porque os dados produzidos são consolidados a partir de todas as entidades de relatório de negócios, portanto, ele é muito mais confiável. “A ferramenta de planejamento e relatório substituiu o Excel para todos os tipos de tarefas críticas de relatório. Não poderíamos voltar para as planilhas.”

Ele acrescenta que, quando anteriormente olhava para números nos relatórios, encontrava números que não deveriam estar lá. O versionamento múltiplo em planilhas desprotegidas poderia causar erros significativos. Mas, com o software Planning Analytics, Talbot agora tem confiança nos números.

"Como diretor financeiro, você precisa poder confiar na precisão dos números", diz ele. "Você precisa saber que existe um processo robusto que significa que os números informados estão corretos. Sem nenhuma incógnita em nossos aplicativos, posso dormir à noite."

Talbot observa que o software Planning Analytics ajuda com a clareza dos dados. Ele possibilita que o Robertson Group forneça exatamente o que os stakeholders precisam em tempo hábil, sustentado por processo robusto, de modo que elas possam contar com a precisão dos dados relatados.

Ele também diz que a transição para a tecnologia do Planning Analytics resultou em uma redução de custos na contabilidade. A solução permite que seu complemento existente de contadores se dediquem sua atenção para analisar dados de negócios e a fornecer valor ao negócio em vez de inserir manualmente dados em planilhas.

A adoção da solução Planning Analytics também eliminou a necessidade de dois controladores financeiros adicionais que seriam necessários para dar suporte ao crescimento. A introdução da solução também resultará em economias adicionais de mão de obra ao longo do tempo.

Talbot diz que os relatórios financeiros produzem dados muito mais ricos do que nunca para o Robertson Group. E é mais amplamente implementado em toda a organização. Ele também comenta que outras áreas da empresa, incluindo os seus negócios de gerenciamento de instalações, estão considerando usar o software Planning Analytics também.

Talbot diz que o Robertson Group está começando a se “aventurar com o IBM Planning Analytics Workspace”. E Bradshaw acrescentou: “Agora que o usuário está no Planning Analytics, o Planning Analytics Workspace está disponível e parte do roteiro; começaremos a fazer com que os usuários utilizem o Planning Analytics Workspace”.

Robertson Group

​​Fundado em 1966 e sediado em Stirling, Escócia, o Robertson Group (link externo à ibm.com) é uma das maiores empresas familiares de serviços de construção, de infraestrutura e de suporte do Reino Unido. A empresa, juntamente com seus clientes, investe, desenvolve, constrói e mantém em todo o ambiente de construção, incluindo grandes projetos e projetos residenciais e comerciais. O Robertson Group oferece desenvolvimento de propriedades, manufatura com base no tempo, projetos de capital e serviços de construção de casas novas, assim como oferece gerenciamento de instalações para clientes nacionalmente. A empresa relata cerca de EUR 600 milhões em receita e mantém cerca de 50 unidades operacionais, e está trabalhando de forma consistente em 150 ou mais contratos.

Sobre a Spitfire Analytics Limited

Localizada em Handforth, Cheshire no Reino Unido, e uma empresa de capital privado, a Spitfire Analytics (link externo à ibm.com) é um Parceiro de Negócios IBM composta por quatro profissionais de finanças que entendem como o planejamento preciso e automatizado pode posicionar uma equipe de finanças no coração dos negócios de uma empresa. A empresa combina o seu entendimento detalhado sobre a importância do planejamento financeiro com as habilidades e a experiência em implementar a solução IBM Planning Analytics. Ela é especializada na concepção, na implementação, no gerenciamento e no suporte do software Planning Analytics para relatórios, orçamento, planejamento, previsão e análise. A Spitfire Analytics foi fundada em 2016.

Componentes da solução

• Cloud & Data Platform
• Planning Analytics

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