Com o IBM Planning Analytics, a Notino passou a planejar de forma colaborativa e orientada por dados, ligando estratégia, execução e rentabilidade
Em toda a Europa, os varejistas que operam em grande escala enfrentam uma pressão crescente para planejar mais rápido, alinhar um número cada vez maior de áreas e responder com mais eficácia à volatilidade do mercado. À medida que as organizações entram em novos mercados, os processos de planejamento que antes atendiam bem ao negócio muitas vezes precisam evoluir, conectando as perspectivas financeira e operacional e preservando a consistência, o controle e a transparência entre as regiões.
O crescimento da Notino seguiu esse caminho. À medida que a empresa expandiu sua presença para 27 países europeus, o escopo e a complexidade do planejamento aumentaram significativamente. As equipes de finanças e de negócios precisavam coordenar planos entre várias áreas, mercados e dimensões de negócio, mantendo a precisão e o alinhamento. Com o tempo, os processos de planejamento da Notino ficaram cada vez mais difíceis de gerenciar. Os planos anuais e contínuos dependiam de mais de 130 arquivos separados do Excel, com controle de versão limitado e muito trabalho manual. Preparar um único plano exigia um extenso trabalho de consolidação e validação, deixando pouco tempo para análise ou modelagem de cenários.
Para continuar acompanhando sua trajetória de crescimento, a Notino reconheceu a necessidade de uma abordagem de planejamento mais sólida e integrada. O objetivo não era apenas acelerar os ciclos de planejamento, mas estabelecer uma base comum que conectasse os planos financeiros e operacionais, ampliasse a visibilidade em todo o negócio e permitisse decisões mais rápidas e mais seguras à medida que as condições de mercado mudassem.
Para apoiar sua próxima fase de crescimento, a Notino realizou uma avaliação estruturada de soluções de planejamento, incluindo comparações entre fornecedores e visitas de referência. A empresa escolheu a solução APOLLO, criada sobre o IBM Planning Analytics e fornecida pela ADEOS s.r.o, uma IBM Silver Partner. Essa combinação ofereceu o desempenho exigido pelo planejamento multidimensional complexo em tempo real, acelerando a implementação por meio de conteúdo metodológico comprovado.
O APOLLO é uma solução modular configurada para o ambiente do cliente como parte de um projeto de consultoria. Em vez de começar do zero, a Notino aproveitou modelos de dados, lógicas de cálculo, formulários de planejamento, relatórios e visões analíticas já prontos. Isso reduziu significativamente a complexidade e a duração da implementação, preservando a flexibilidade para responder a requisitos de negócio novos ou ampliados ao longo do tempo. A cada atualização, o APOLLO continua evoluindo com novos módulos testados na prática, ampliando o valor da plataforma IBM.
A implementação foi conduzida em estreita colaboração entre a equipe de controladoria da Notino, os especialistas em BI e os consultores da ADEOS s.r.o. Nas palavras de Vladislav Hanák, CEO da ADEOS s.r.o.: "O IBM Planning Analytics é uma base poderosa e flexível, e o APOLLO é uma solução construída sobre ela, que acelera a geração de valor. Juntos, eles ajudam clientes como a Notino a criar um ambiente de planejamento que evolui com o negócio."
O projeto seguiu uma abordagem em fases, permitindo que as equipes adotassem os novos processos de planejamento aos poucos e aplicassem os aprendizados obtidos no caminho. Em aproximadamente nove meses, a Notino implementou várias áreas de planejamento, incluindo o planejamento de vendas e demonstrações financeiras completas, cobrindo DRE (P&L), balanço patrimonial e fluxo de caixa.
À medida que o planejamento saiu das planilhas, os processos ficaram mais colaborativos e descentralizados. Os responsáveis por centro de custo e áreas como marketing e logística agora inserem e gerenciam seus planos diretamente no sistema, reforçando a responsabilidade sobre os planos, a qualidade dos dados e o alinhamento em toda a organização.
Com o IBM Planning Analytics em operação, a Notino conta agora com um ambiente de planejamento totalmente integrado e de ponta a ponta, com mais de 80 usuários ativos em finanças, vendas, marketing, logística e operações. O que antes era um processo fragmentado e baseado em planilhas se tornou uma fonte única e consistente de verdade para o planejamento e a previsão em todo o negócio.
O impacto mais imediato foi uma economia expressiva de tempo em todo o ciclo de planejamento. A preparação dos modelos de orçamento anual, que antes exigia vários dias de trabalho manual para configurar e distribuir, agora é feita com simples mudanças de parâmetros, reduzindo o esforço de dias para apenas algumas horas. Vojtěch Hotárek, Diretor de Planejamento e Análise Financeira da Notino, explica: "Não se tratava apenas de ir mais rápido, e sim de trabalhar de forma mais inteligente. Com o IBM Planning Analytics e o APOLLO, liberamos nossas equipes da conciliação de dados e demos a elas condições de se concentrarem no que realmente importa: entender o negócio e tomar decisões melhores".
A maior melhoria veio na consolidação e validação do orçamento. Antes, consolidar as informações de mais de 130 arquivos do Excel e verificar a consistência dos dados levava de vários dias a uma semana inteira, e qualquer alteração significava começar tudo de novo. Hoje, a consolidação é feita automaticamente e a validação termina em minutos ou horas, o que permite iterações mais rápidas e um planejamento mais ágil. As transferências de dados também ficaram mais simples: os uploads manuais que antes levavam até um dia inteiro agora são automatizados, e os dados ficam disponíveis nos sistemas de relatórios em minutos. Como resultado, ciclos de planejamento que antes se estendiam por meses agora terminam em semanas, permitindo que a Notino faça previsões mais rápidas e responda com mais eficácia às mudanças.
No futuro, a empresa pretende expandir a plataforma para áreas como a gestão avançada de rentabilidade e o planejamento de armazéns, continuando a reforçar seus recursos de planejamento integrado de negócios à medida que cresce.
Fundada em 2004, a Notino é uma das principais varejistas online da Europa, especializada em produtos de beleza e cuidados pessoais. A empresa atua em 27 países europeus e atende milhões de clientes com um amplo portfólio de marcas e produtos. Com sede na República Tcheca, a Notino emprega aproximadamente 2.300 pessoas e segue crescendo rapidamente nos mercados internacionais.
A ADEOS s.r.o é uma IBM Business Partner sediada na República Tcheca, especializada em soluções de planejamento corporativo, gestão de desempenho e análise de dados. Como membro do IBM Partner Plus, a ADEOS s.r.o ajuda organizações a modernizar o planejamento financeiro e operacional combinando profunda expertise de negócios com as tecnologias IBM.
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Os exemplos apresentados são meramente ilustrativos. Os resultados reais variarão conforme as configurações e as condições de cada cliente e, portanto, não é possível indicar resultados esperados de modo geral.