London South Bank University

Desafio de negócios

O financiamento universitário oscila com matrículas de estudantes e muitos outros fatores. Como a LSBU poderia obter os insights de que precisa para otimizar o planejamento de recursos e fazer investimentos prudentes a longo prazo?

Transformação

Trabalhando com a Parceira de Negócios IBM Budgeting Solutions, a LSBU aprimorou seus recursos de planejamento com o IBM® Planning Analytics, potencializando a equipe de finanças com processos de elaboração de previsão mais eficientes.

Resultados

Caso do desafio de negócios

Acompanhando os números dos alunos

Para muitas universidades, uma proporção significativa de seu orçamento é determinada pelo número de alunos matriculados em seus cursos durante o ano acadêmico. A cada ano, o número de candidatos a cada curso oscila, e as taxas de atrito estudantil também podem variar, o que representa um desafio significativo para o planejamento de negócios. Como é possível garantir que seja oferecido o portfólio de cursos correto a fim de atender a demanda estudantil? Você está empregando o número correto de funcionários acadêmicos para ensinar em cada curso? Em quais tipos de instalações, equipamentos e outros recursos você deve investir? E como é possível não apenas atender às necessidades de hoje, mas também garantir um futuro estável e de sucesso para os negócios?

O departamento de planejamento financeiro da LSBU (London South Bank University) enfrentou precisamente este desafio: a universidade queria encontrar uma maneira mais inteligente de projetar e executar estratégias financeiras sustentáveis de longo prazo.

Keith Would, Head of Financial Planning and Reporting at LSBU, explica: "Os relatórios financeiros e de previsão eficientes e efetivos são fundamentais para a habilidade da LSBU para fazer os melhores investimentos em seus alunos, funcionários e instalações. Para ajudar a LSBU a direcionar seus recursos, utilizamos ferramentas de planejamento financeiro para rastrear cada aspecto das finanças da universidade, incluindo os números de alunos, folha de pagamento de funcionários e CAPEX (despesas de capital), bem como todos os custos adicionais da Universidade."

Ao longo do tempo, a LSBU descobriu que os sistemas de previsão de legado que estava usando para rastrear seus principais dados financeiros não oferecia mais a flexibilidade, a eficiência, a capacidade e a funcionalidade necessárias.

Keith Would: "Ao concluir nosso ciclo de orçamento, tivemos que atualizar manualmente cerca de 20 ferramentas diferentes para garantir que produzimos os números de alunos e informações de renda de taxa para os diferentes programas de estudo, incluindo cursos de graduação ou de pós-graduação e estudantes no Reino Unido e no exterior. Isso criou uma quantia significativa de esforço manual demorado e trabalhoso para nossa equipe, e aumentou o escopo para os erros humanos. Como nossas necessidades cresceram, ficou claro que a ferramenta de planejamento financeiro que estávamos usando não tinha a capacidade de lidar com a quantia de dados que precisávamos para desenvolver um modelo orçamentário consolidado.

"Enquanto nosso aplicativo de previsão legado nos permitia desenvolver ferramentas individuais para alguns sistemas como a folha de pagamento de funcionários, essas ferramentas eram diferentes e nos exigiam extrair e importar informações para dentro de diferentes sistemas, um processo que às vezes poderia levar até dois dias."

A LSBU descobriu que o esforço manual e intensivo de mão de obra, necessário para suportar seus sistemas de planejamento financeiro, tomou um valioso tempo da equipe de finanças, afetando a capacidade da equipe de desenvolver estratégias financeiras de longo prazo.

Casos de transformação

Graduando-se para em um novo nível de planejamento e previsão

Para transformar seus recursos de planejamento, a LSBU trabalhou com a Budgeting Solutions para implementar o IBM Planning Analytics, com execução na cloud.

Keith Would acrescenta: "Nós conhecemos várias soluções e consultamos vários parceiros de negócios antes de decidirmos trabalhar com a Budgeting Solutions para implementar o IBM Planning Analytics. Descobrimos que a maioria das empresas parecia estar mais interessada em fechar acordos do que nos ajudar a desenvolver a funcionalidade que precisávamos. A Budgeting Solutions se destacou porque eles deixaram a solução IBM falar por si só e nos ajudaram a dar tração ao nosso trabalho desenvolvendo ferramentas customizadas com a solução imediatamente.

"A equipe de planejamento e relatórios financeiros da LSBU acredita que as qualificações e conhecimento de sistemas devem ser integrados ao negócio, para garantir flexibilidade. Precisamos ser capazes de fazer mudanças em nossas ferramentas de previsão, conforme necessário. E é preciso saber que o negócio não está vinculado a depender de consultores para atualizar nossos sistemas, com todos os custos que isso acarretaria.

"A beleza do IBM Planning Analytics é que é relativamente fácil de aprender e você não precisa ser um especialista em TI para desenvolver ferramentas com ele.

"A Budgeting Solutions compreendeu a mentalidade da nossa equipe de planejamento e relatórios financeiros, e rapidamente percebeu quais membros da equipe estariam envolvidos. Eles selecionaram um consultor que sabiam que seria um bom encaixe para o que a LSBU desejava ao invés de tentar fornecer a sua própria solução. A LSBU ficou muito satisfeita com esta abordagem e isso permitiu que a equipe de planejamento e relatórios financeiros descobrisse a usar o IBM Planning Analytics com apenas poucos de dias de treinamento."

Keith Would continua: "A Budgeting Solutions não só nos ajudou a descobrir a aproveitar o máximo da solução IBM, mas também sugeriu diferentes maneiras de estruturar nossos sistemas de planejamento da folha de pagamento de maneira muito mais eficiente e eficaz. Nós só precisamos gastar uma fração do orçamento usual em consultoria, e agora somos totalmente autossuficientes com o IBM Planning Analytics. A combinação do software de fácil utilização e grande mentoria da Budgeting Solutions somaram-se a um excelente valor para o dinheiro.

"Dentro de apenas seis meses de implementação do IBM Planning Analytics, nós tínhamos desenvolvido uma ferramenta de planejamento abrangente para nos ajudar a prever os números de alunos, custos de funcionários e CAPEX (despesas de capital). A solução também nos dá uma maneira fácil de importar e exportar dados facilmente entre o IBM Planning Analytics e o nosso sistema de contabilidade Agresso, o que economiza quantias significativas de tempo.”

Ao escolher a opção de implementação em nuvem para o IBM Planning Analytics, a LSBU não precisa se preocupar em instalar, manter ou fazer upgrade do software. Isso ajuda a reduzir o custo total de propriedade e aumentar a flexibilidade.

"Nosso departamento de TI recomendou adotarmos a solução IBM como um serviço em nuvem", explica Keith Would. "Isso significa que nossa equipe pode trabalhar com a IBM diretamente, e isso reduz a carga de trabalho de manutenção para nossa equipe de TI interna. Ao longo de todo o processo de implementação e para além disso, o suporte IBM tem sido bom e eles sempre abordam rapidamente nossas questões.”

Para ajudar a equipe de planejamento financeiro a transferir dados entre diferentes sistemas com maior facilidade, a LSBU também utiliza o IBM Planning Analytics para extensão Microsoft Excel, possibilitando carregar os orçamentos e previsões da plataforma IBM em sua solução contábil perfeitamente.

Casos de resultados

Investindo no futuro

Com o IBM Planning Analytics oferecendo o suporte ao seu processo de orçamento e planejamento, a LSBU eliminou tarefas manuais intensivas de tempo de seus processos de planejamento, potencializou funcionários a trabalhar com mais flexibilidade, e ganhou novos insights que ajudarão a conduzir a excelência educacional no futuro.

Keith Would explica: "Desde que aprimoramos nossos recursos de planejamento e orçamento com o IBM Planning Analytics, estamos percebendo enormes melhorias no desempenho que ajudam a nos tornar mais produtivos.

"Com a nossa solução de planejamento legado, costumava levar pelo menos um dia para concluir nosso planejamento de folha de pagamento e para atualizar nosso orçamento com números reais mensais. Durante esse processo, os usuários ficavam com acesso aos dados bloqueado, causando transtornos e atrasos em todo o departamento de planejamento. Agora, o IBM Planning Analytics conclui a mesma carga de trabalho em pouco menos de 60 minutos, diminuindo os tempos de carregamento em 85 por cento.

"Além disso, a extração de dados do nosso sistema legado para importação no nosso sistema contábil costumava levar dois dias. Com o IBM Planning Analytics podemos fazê-la em uma hora. É uma melhoria de mais 93% e isso libera bastante tempo para investir em aspectos mais interessantes e valiosos do trabalho.

"Com essas economias de tempo, sem mencionar o fato de que não temos mais que gastar grandes quantias de tempo gerenciando várias planilhas, a equipe de planejamento e relatórios financeiros é capaz de ser muito mais produtiva. A habilidade de acessar o IBM Planning Analytics a partir de qualquer dispositivo nos possibilita trabalhar em movimento, passar mais tempo com os usuários fora do negócio, e trabalhar com muito mais flexibilidade e agregando mais valor."

O IBM Planning Analytics também está ajudando a LSBU a desenvolver sua abordagem de orçamento e planejamento, já que a análise de dados em memória e a capacidade flexível possibilita à universidade processar volumes maiores de dados.

Keith Would acrescenta: "Como o IBM Planning Analytics pode lidar com grandes conjuntos de dados, conseguimos estender o período da nossa previsão em um horizonte de três a cinco anos. Podemos fornecer aos tomadores de decisão maiores insights sobre o impacto dos investimentos essenciais ainda mais abaixo para a linha de base, ajudando a universidade direcionar seus recursos para áreas que produzirão o resultado mais positivo.

"A versatilidade da solução IBM nos permitiu aplicar ferramentas de planejamento e previsão a diferentes áreas da universidade, como acompanhar as horas de contato do funcionários estudantis, o que ajuda cada docente a gerenciar a carga de trabalho da equipe de ensino em diferentes módulos do curso. Também desenvolvemos uma ferramenta que ajuda os pesquisadores a registrar o tempo que gastam em seus projetos de pesquisa com precisão, reduzindo o risco de problemas durante auditoria."

Keith Would conclui: "Cada departamento da universidade está se tornando consciente sobre o quão potente é o IBM Planning Analytics e estamos recebendo mais solicitações para desenvolver ferramentas que os ajudarão a otimizar a eficiência. Capacitados com a ótima funcionalidade do IBM Planning Analytics, podemos ajudar a LSBU nutrir a conquista acadêmica e investir no futuro."

London South Bank University

Fundada em 1892, a London South Bank University (link externo à ibm.com) é uma universidade cosmopolita com mais de 18.000 alunos vindos de mais de 130 países. Nos últimos anos, a Universidade foi premiada com Prata por excelência de ensino sob o TEF (Teaching Excellence Framework) governamental e reconhecida como a Universidade THES (Times Higher Education's Entrepreneurial) do ano de 2016.

Componentes da solução

• Planning Analytics

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